Tarjouspyyntö 736/ /2016 TALVIKUNNOSSAPITOTYÖT C 26/2016

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 736/ /2016 TALVIKUNNOSSAPITOTYÖT C 26/2016

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. HANKINTAYKSIKKÖ TARJOUSPYYNNÖN KOHDE JA LAAJUUS Tarjouspyynnön kohde Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen SOPIMUSKAUSI TARJOUSTEN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAT HANKINTAAN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Maksuehto ja laskutus Viivästyskorko Viivästyssakko Toimitusosoite TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Osatarjoukset Vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Alihankintasuhteet TARJOUKSEEN JA HANKINTASOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YLEISET ASIAT Noudatettavat sopimusehdot Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Erimielisyyksien käsittely Tarjouksen hylkääminen Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisen perusteet YHTEYSHENKILÖT TARJOUSKILPAILUN AIKATAULU Tarjouksen voimassaolo Tarjousten jättäminen Tarjouskilpailun aikataulu ALLEKIRJOITUKSET... 7

3 1 Lappeenrannan kaupungin hankintapalvelut pyytää Lappeenrannan kaupungin teknisen toimen puolesta Teiltä tarjousta talvikunnossapitotöistä talvikaudelle tämän tarjouspyynnön mukaisesti. 1. HANKINTAYKSIKKÖ Hankintayksikkönä tässä kilpailutuksessa toimii Lappeenrannan kaupungin tekninen toimi. 2. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE JA LAAJUUS 2.1. Tarjouspyynnön kohde Tarjouspyynnön kohteena on tuntiveloitteisten talvikunnossapitopalveluiden toimittaminen Tilaajalle tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla seuraavasti: TALVIKUNNOSSAPITOTYÖT TALVIKAUDELLA Pyydämme tarjoustanne Lappeenrannan kaupungin eri virastojen ja laitosten tarpeisiin talvikaudeksi tuntiveloitustarjouksia autoista ja työkoneista, jotka on varustettu asetusten mukaisin aurausvarustein ja aurauspuskurein tai työkoneen vetolaittein ja lisävarustein seuraavasti: 1. Autoaurauksiin kaduilla, teillä ja urheilukentillä urakoitsijan omalla aurauskalustolla. 2. Traktoriaurauksiin Lappeenrannan kaupungin hoitamilla kaduilla, teillä ja kentillä sekä haja-asutuksen piha-. yms. alueilla urakoitsijan omalla työkonekalustolla. 3. Liukkauden torjuntaan kuorma-autoon soveltuvalla perälautahiekoittimella tai traktorivetoisella hiekoittimella. Kaupunki luovuttaa hiekoituslaitteet ao. käyttöön. 4. Liukkauden torjuntaan kuorma-autoon soveltuvalla perälautahiekoittimella (urakoitsijan oma hiekoituskalusto). 5. Katujen ja teiden höyläykseen tiehöylällä. 6. Lumen poisajoon lumenläjityspaikalle, lumenajoon soveltuvalla kalustolla. Kuormauksen hoitaa tarjoaja itse. Lumenpoisajo tapahtuu keskusta-alueelta (Lavolankatu Ratakatu Lepolankatu Ainonkatu). 7. Lumenläjityspaikan hoitoon telapuskukoneella, tarpeen mukaan ma la klo

4 2 Hankintaan osallistuu Lappeenrannan kaupungin eri virastot ja laitokset. Palveluja hankitaan sopimuskautena tarpeen mukaan eikä sitouduta tiettyihin hankintamääriin. Hankinta ylittää arvoltaan kansallisen kynnysarvon Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta toteutetaan avoimena hankintamenettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMASSA sekä Lappeenrannan kaupungin internetsivuilla osoitteessa / Päätöksenteko ja talous / Kaupungin hankinnat / Avoimet tarjouspyynnöt. 3. SOPIMUSKAUSI Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa ja päättyy TARJOUSTEN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Koneiden valinta eri kohteisiin tapahtuu edullisimman hinnan perusteella tarjouspyynnön vaatimukset täyttävistä ja ao. kohteeseen soveltuvista koneista. Mikäli palvelutoimituksissa ilmenee ongelmia työtulosten tai toimitusvalmiuden suhteen, on tilaaja oikeutettu tilaamaan/hankkimaan tarvitsemansa kunnossapitopalvelun parhaaksi katsomallaan tavalla. 5. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET 5.1. Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjoajan tulee esitellä tarjouksensa johdantona toimintaansa ja yritystään. Tarjouksessa on mainittava: - tarjoajan Y-tunnus - tarjoajan yhteyshenkilöt sekä heidän yhteystietonsa (osoite, puhelin, faksi, sähköposti) - hankintapäätöksen lähettämistä varten toimittajan on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon päätös voidaan lähettää. Hankintapäätöksestä tiedotetaan vain sähköpostitse, joten käytettävän sähköpostiosoitteen suositellaan olevan yrityksen yleinen sähköpostiosoite eikä tarjouksen tekijän henkilökohtainen sähköpostiosoite.

5 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan tulee tarjouksensa yhteydessä antaa tilaajalle tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset seuraavat, tarjousten jättöpäivästä enintään kolme (3) kuukautta vanhat tiedot ja selvitykset: - onko yritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta taikka selvitys siitä, että erääntyneitä eläkemaksuja koskeva maksusopimus on tehty - todistus tapaturmavakuutuksen järjestämisestä - selvitys työterveyshuollon järjestämisestä Tilaaja hyväksyy myös seuraavien tahojen antaman selvityksen: - eportti internetpalvelu - tilaajavastuu.fi - Suomen Asiakastieto Oy - Rakentamisen Laatu RALA ry. rakennusalan yrityksistä Tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimusten syntymistä tarvittavat lisäselvitykset. Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva riittävä oman toimintansa vastuuvakuutus. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kopio vastuuvakuutuksesta, missä käy ilmi vakuutusyhtiö, vastuuvakuutuksen numero sekä omavastuuosan euromääräinen suuruus. Talvikunnossapitotyöhön osallistuvilta ajoneuvojen/työkoneiden kuljettajilta edellytetään vähintään Tieturva 1 kurssin hyväksyttyä suorittamista! Lisäksi on huomioitava, että: - tarjouksen pitää olla laadittu tarjouspyynnön sisällön mukaan - tarjouksen pitää olla perillä ajoissa

6 4 6. TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAT HANKINTAAN LIITTYVÄT VAATIMUKSET 6.1. Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Hinnat on ilmoitettava kiinteinä, arvonlisäverottomina nettohintoina ja niiden on oltava voimassa koko sopimuskauden. Kaikki hintatiedot tulee antaa tarjouspyynnön liitteellä 1, Tarjouslomake Maksuehto ja laskutus Maksuehto on 21 pv netto. Myös pidemmät nettomaksuehdot hyväksytään, mutta ne käsitellään samanarvoisina. Maksuaika lasketaan alkavaksi laskun saapumispäivämäärästä. Laskutus tapahtuu pääosin verkkolaskutuksena. Tilaajalla on oikeus saada palveluntuottajalta laskutuksen tarkistamista varten tarpeelliset tiedot Viivästyskorko Kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen 6.4. Viivästyssakko JYSE 2014 Palvelut mukainen 6.5. Toimitusosoite Palveluiden suorituspaikat määritellään erikseen hankintapäätöksen tai erillisten tilausten tekemisen yhteydessä. 7. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET 7.1. Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjous tulee tehdä oheisella tarjouslomakkeella (liite1), josta tulee käydä ilmi työkoneen merkki/tyyppi, vuosimalli, työvälineet ja tuntiveloitushinta huomioiden, että talvikunnossapitotyö on suoritettava viikonpäivistä ja vuorokaudenajoista riippumatta lumen tulon mukaan työnjohdon määräyksestä. Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjouksen sitomista muiden tarjouksiin ei hyväksytä.

7 Osatarjoukset Osatarjoukset hyväksytään Vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Vaihtoehtotarjouksia ei hyväksytä. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia Alihankintasuhteet Sopimus tehdään sen toimittajan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimittaja on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita. 8. TARJOUKSEEN JA HANKINTASOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YLEISET ASIAT 8.1. Noudatettavat sopimusehdot Tarjouspyynnössä mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Tarjoajan omien ehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 84 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Mikäli liikesalaisuuksia ei toimiteta erillisellä liitteellä, käsitellään tarjous julkisena tietona. Hinta, alennusprosentti eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia Erimielisyyksien käsittely Mahdollisten hankintaan liittyvien erimielisyyksien käsittelypaikka on Markkinaoikeus ja siltä osin kun ne eivät ole Markkinaoikeuden käsiteltäviä asioita Etelä-Karjalan käräjäoikeus, ellei sopimusta saada aikaan keskinäisillä neuvotteluilla.

8 Tarjouksen hylkääminen Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu 8.5. Sopimuksen tekeminen Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille ei tehdä kirjallista sopimusta Sopimuksen tekemisen perusteet Pidätämme oikeuden perustellusta syystä olla valitsematta mitään tarjousta. 9. YHTEYSHENKILÖT Palvelun sisältöön liittyvät asiat: - tiemestari Matti Himmi, puh: tiemestari Ulla Kiiveri, puh: tiemestari Jouko Niskanen, puh: Tiedustelut tulee esittää suomeksi. Ennen tarjouksen jättämistä suullisesti annetut selvitykset ja ilmoitukset eivät sido tilaajaa eivätkä tarjouksen antajaa.

9 7 10. TARJOUSKILPAILUN AIKATAULU Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä Tarjousten jättäminen Pyydämme tarjouksenne suljetussa kuoressa osoitteella: Lappeenrannan kaupunki Tekninen toimi/kirjaamo PL LAPPEENRANTA tai se on jätettävä kaupungintalon Asiakaspalvelukeskus Winkkiin, käyntiosoite Villimiehenkatu 1 (1.kerros), avoinna ma pe klo 8 15, tai sähköisesti osoitteeseen: hankintapalvelut@lappeenranta.fi Kuoressa tai sähköpostin viitteenä Lumityötarjous ja tarjoajan nimi. Tarjousten ja mahdollisten liitteiden tulee olla perillä klo 13:00 mennessä. Kaupunki pidättää itselleen oikeuden hyväksyä tai hylätä tehdyt tarjoukset. Myöhästyneitä tai epätäydellisiä tarjouksia ei käsitellä. Samoin menetellään siinä tapauksessa, jos tarjoaja muuttaa omasta aloitteestaan tarjousta sen jättöajan jälkeen Tarjouskilpailun aikataulu Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään viimeistään viikolla 38 ja teknisen lautakunnan päätös ja vertailulista lähetetään tarjoajille. 11. ALLEKIRJOITUKSET Lappeenrannan kaupunki hankintapalvelut Pirjo Kapiainen hankintasihteeri LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: Tarkastuslomake, työkoneen havaittavuus Liite 3: JYSE 2014 Palvelut