Tarjouspyyntö Akaan kaupunki Elinkeinopalvelut Myllytie Akaa. Akaa Group hankkeen asiantuntijakilpailutus.

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Akaan kaupunki Elinkeinopalvelut Myllytie Akaa Akaa Group hankkeen asiantuntijakilpailutus Sisällys 1 Hankinnan kohde ja laajuus 1.1 Käänteinen kilpailutus 1.2 Toimittajan projektiin osallistuminen 1.3 Toimitusaika 1.4 Sopimusaika 1.5 Alihankinta 2 Hankintamenettely 3 Osatarjous tai vaihtoehtoinen tarjous 4 Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset 4.1 Vaatimus Vaatimus Vaatimus Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset 4.5 Vaatimus Vaatimus 6 5 Tarjouksen vähimmäisvaatimukset 6 Tarjoushinta 7 Laskutus ja maksuehto 8 Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja tarjousten vertailu 8.1 Tarjousten käsittely 8.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 8.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 8.4 Tarjousten vertailu ja valinta 9 Päätöksestä ilmoittaminen 10 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat

2 11 Asiakirjojen julkisuus 12 Sopimus 13 Tarjouksen jättäminen 1 Hankinnan kohde ja laajuus Akaa Group- hanke on Pirkanhelmi ry:n/pirkanmaan ELY-keskuksen rahoittama esiselvityshanke, jolla selvitetään metalli- ja muoviteollisuuden yritysten kehittämistarpeita yksittäisenä yrityksenä ja verkostona. Hankkeen tavoitteena on hahmottaa yritysten ja verkoston kehittämiskohteita mm. logistiikassa, tuotannossa sekä hankinnoissa sekä löytää yrityksiä, jotka ovat kiinnostuneita yhteistoimintamahdollisuuksista sekä jatkoajatuksena saman katon alla toimivasta, uudesta "Akaa Group - verstashotellikonseptista", jonka toiminta mahdollistaa kilpailukykyisen toiminnan globaaleilla markkinoilla. Kartoituksen tavoitteena on siis metalli- ja muoviklusteriyritysten toimintojen synergiamahdollisuuksien tunnistaminen suuruuden ekonomian ja skaalahyötyjen aikaansaamiseksi toimintoja yhdistämällä. Hankkeessa selvitetään mm. osallistuvien yritysten.: - toimitusketjun hallinnan kokonaisuudet kehitystarpeineen - materiaalitoiminnat kehitystarpeineen - tuotannon näkökulma ja tunnistetut kehitystarpeet - tuki- ja lisäarvopalvelut ja niiden hyödyntämisen tuomien etujen näkökulma - tuotanto-, logistiikka- ja toimitilaratkaisut ja kehittämistarpeet - eri toimintojen sijainti ja kehittämistarpeet - toiminnan talous ja kehittämistarpeet Kiinnostuneet yritykset haastatellaan n. 2 h/yritys haastattelukierroksella ja niiden pohjalta tuotetaan tarveanalyysi ja loppuraportti. Haastattelut toteutetaan elo-lokakuun aikana Hanke on avoin kaikille Akaassa toimiville metalli- ja muovialan yrityksille sekä näitä toimialoja sivuavien toimialojen ja -alueiden yrityksille. Yritykset valitaan yrityksen oman kiinnostuksen ja sitoutumishalun mukaan. Kaiken kaikkiaan mukaan otetaan n yritystä. Lopullinen määrä selviää hankkeen käynnistyttyä 08/2016. Hankinnan kohteena on tämän haastattelukierroksen, tarveanalyysin ja loppuraportin toteuttaminen. Akaan kaupunki pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä Käänteinen kilpailutus Hankinta toteutetaan käänteisenä kilpailutuksena eli ns. ranskalaisena urakkana. Hankittavan asiantuntijapalvelun sekä matkakustannusten tulee olla hinnaltaan (alv 0%). 1.3 Toimittajan projektiin osallistuminen

3 Tarjoajan tulee nimetä projektihenkilö, joka huolehtii palvelun toimittamisesta hankintapäätöksen jälkeen 1.3 Toimitusaika Asiantuntijapalvelut tulee toimittaa siten että loppuraportti on valmis viimeistään lokakuussa Tarkemmat haastattelupäivät sovitaan tilauksen yhteydessä. 1.4 Sopimusaika Sopimus on määräaikainen ja kertaluonteinen. Sopimus päättyy, kun palvelu on tilauksen mukaisesti ja hyväksytysti toimitettu ja hyväksytty tilaajan toimesta. 1.5 Alihankinta Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, vastaa tarjoaja alihankkijoidensa työstä ja lopputuloksen laadusta kuin omastaan. Tarjoaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan tarjoajalle asetettuja velvoitteita. Mahdollinen alihankkijoiden osuus on mainittava tarjouksessa. 2. Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus julkaistaan sivustolla. 3. Osatarjous tai vaihtoehtoinen tarjous Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä 4. Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä ja laatua koskevat edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kunkin vaatimuksen kohdalla mainittu selvitys. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan soveltuvuuttaan koskevia tietoja tai joka laiminlyö vaadittavien tietojen antamisen. Akaan kaupunki voi halutessaan pyytää tarjoajia täydentämään tai täsmentämään tarjoajan soveltuvuutta koskevia selvityksiä ja muita asiakirjoja sekä oma-aloitteisesti hankkia tarjoajia koskevia selvityksiä yhteisötietojärjestelmästä tai luottotietojärjestelmästä Vaatimus 1 Tarjoajalla on Y-tunnus. 4.2 Vaatimus 2 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen seuraavat asiakirjat: Veroviranomaisen todistus

4 verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Lisäksi on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta ja keskeisistä työehdoista. 4.3 Vaatimus 3 Tarjoaja on merkitty koko sopimuskauden ajan kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Kaupparekisteriote, Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, yhdistys-, säätiö-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. 4.4 Suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden kokemusta ja näyttöä vastaavan tyyppisistä toimituksista. 4.5 Vaatimus 5 Tarjoajalla tulee olla laadukkaita referenssejä vastaavan tyyppisistä selvityksistä. 4.6 Vaatimus 6 Tarjoajalla tulee olla käytettävissään asianmukaiset ja riittävät resurssit hankinnan toteuttamiseksi. 5. Tarjouksen vähimmäisvaatimukset Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen hintatiedot ja sitoumukset tulee eritellä haastattelusuunnitelman, päivähinnan ( 3 kpl haastatteluja/pv) ja matkakustannusten osalta. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. 6. Tarjoushinta Tarjoushinta on (alv 0%). Tarjoushinnan tulee sisältää haastattelusuunnittelu, yrityskohtaiset haastattelut sekä matkakustannukset. 7. Laskutus ja maksuehto Laskutus tapahtuu hyväksytyn palvelusuorituksen jälkeen. Maksuehto 30 pv netto. Laskutus-, toimitusyms. lisiä ei hyväksytä.

5 8. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja tarjousten vertailu 8.1 Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3 Tarjousten vertailu ja valinta. 8.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelun toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Edellytykset arvioidaan tarjoajalle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa mainituin perustein. Tarvittaessa edellytysten täyttymisestä voidaan pyytää lisäselvityksiä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 8.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 8.4 Tarjousten vertailu ja valinta Tarjoukset vertaillaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaan. Koska kyseessä on käänteinen kilpailutus = ranskalainen urakka, tarjousten hinnan tulee olla (alv 0%). Laadun ja määrän osalta vertailu suoritetaan seuraavin perustein: Kyseessä olevan haastattelusubstanssin kokemus ja osaaminen Maksimipisteet 20 Haastatteluosasubstanssin referenssit Maksimipisteet 20 Toimialojen sekä alueen yritysten ja toimintaympäristön tunteminen Maksimipisteet Päätöksestä ilmoittaminen Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan toimittaa. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 10. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Tarjouspyyntö

6 2. Tarjous liitteineen. 11. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne esitettävä erillisellä liitteellä, jonka tulee olla selkeästi merkitty, merkinnällä SALAINEN. Kokonaishinta ei ole salassa pidettävä liike- tai ammattisalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 12. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Osapuolia sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. 13. Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa sähköisenä sähköpostitse viimeistään klo 14:00 osoitteeseen: Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Akaan kaupunki pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Akaan kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Akaan kaupunki, elinkeinopäällikkö Kristiina Salo, Akaa