1.1 Hankinnan kohde Helsingin kaupungin hankintakeskus järjestää tarjouskilpailun Palmian Luukku-ratkaisun tuki- ja kehittämis- palveluista.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ H (8) PALMIAN LUUKKU RATKAISUN TUKI JA KEHITTÄMISPALVELUT 1. Hankinnan perustiedot 1.1 Hankinnan kohde Helsingin kaupungin hankintakeskus järjestää tarjouskilpailun Palmian Luukku-ratkaisun tuki- ja kehittämis- palveluista. Hankinnan kohteet on kuvattu tarkemmin hankinnan kohteiden kuvauksessa (liite 1). Hankinnan laajuus on noin 125 konsultointituntia vuodessa. Luku on sitoumukseton arvio. Tämä tarjouspyyntö koskee talous- ja hallintopalveluiden itsepalveluratkaisun tuki- ja kehittämispalveluita. Palmian talous- ja hallintopalvelut on hankkinut omia tietojärjestelmiä tukemaan omaa toimintaansa. Näitä omia ratkaisuja ja järjestelmiä kehitetään jatkuvasti. Palmialla on kehitysprojekteja työjonossa, joita Luukku osaltaan tukee. 1.2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen 1.3 Hankintayksikkö Hankintamenettelynä käytetään kansallista avointa menettelyä. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnasta on julkaistu kansallinen ilmoitus sähköisessä tietokannassa Diaarinumero ja asian valmistelija Hankintapäätöksen asiassa tekee Palmia liikelaitos Diaarinumero HEL

2 TARJOUSPYYNTÖ H (8) 1.5 Hankinnasta tehtävä sopimus Asian valmistelijat Palmiassa Teppo Salminen ja hankintakeskuksessa Ulf Wiren. Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Helsingin kaupungin ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusehdot Sopimusehdot on määritelty sopimusluonnoksessa (liite 5). Sopimukseen sovelletaan lisäksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen (JIT 2007) yleisiä sopimusehtoja ja konsultointipalvelujen erityisehtoja siltä osin kuin ehdoista ei ole sovittu varsinaisessa sopimuksessa. Mainitut yleiset ehdot on noudettavissa Internetistä osoitteesta Sopimuskausi on 2 vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Optio 1.6 Tarjouksen jättäminen Asiakas ja toimittaja voivat keskenään sopia suoraa hankintaa käyttäen palvelun oston jatkamisesta alkuperäistä toimitusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä enintään yhden vuoden ajaksi (optiokausi). Päätös asiasta tulee tehdä ennen sopimuskauden päättymistä. Tarjousten tulee olla perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Pyydämme teitä toimittamaan tarjouksenne suljetussa kuoressa kolmena (3) kappaleena (yksi CD (excel, pdf, Word, PowerPoint) ja kaksi paperikopiota) osoitteeseen: Helsingin kaupungin kirjaamo Hankintakeskus PL Helsingin kaupunki.

3 TARJOUSPYYNTÖ H (8) (Käyntiosoite: Pohjoisesplanadi 11-13) Tarjouskuoreen pitää merkitä Palmian Luukku-ratkaisun tuki- ja kehittämispalvelut. ja Tarjouksen voimassaoloaika: Tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet 2.1 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankki-jaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. 2.2 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä koskee jäljempänä tarjouspyynnön 3.2 kohdassa mainittu hankintalain 57 :n poissulkemisperuste (rekisteritiedot). 2.3 Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. 2.4 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. 3. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Tarjoajan on liitettävä osallistumishakemukseensa alla mainitut todistukset ja selvitykset. Hankintayksikkö pyytää lisäksi tarjousvaiheessa alla mainitut todistukset ja selvitykset siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun, ellei selvityksiä ole tällöin saatavissa -palvelusta. Kaikki alla mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. 3.1 Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle seuraava selvitys itsestään: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen

4 TARJOUSPYYNTÖ H (8) 3.2 Kaupparekisteritieto suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Mikäli vastaavat selvitykset ovat saatavissa -palvelusta, ei selvityksiä tarvitse liittää osallistumishakemukseen. Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle. Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle seuraava selvitys itsestään: kaupparekisteriote Mikäli kaupparekisteriote on saatavissa -palvelusta, ei sitä tarvitse liittää osallistumishakemukseen. Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vastaavat tiedot sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella, joka on käännetty suomen kielelle. 4. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset 4.1 Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Vaatimus 1 Tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Hankintayksikkö itse tarkistaa ehdokkaiden ja tarjoajien rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai -palvelusta. Siltä osin kuin tarjoaja ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, on tarjoajan liitettävä osallistumishakemukseensa selvitys niistä seikoista, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Jos ulkomainen tarjoaja ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on tarjoajan toimitettava edellä kerrotut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä.

5 TARJOUSPYYNTÖ H (8) Vaatimus 2 Tarjoajalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta sekä liikevaihdosta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys: Ehdokkaan tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan, maksukyvystään ja liikevaihdostaan muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarkistaa tarjoajan luottotiedot näitä tietoja ylläpitäviltä tahoilta. 5. Alihankinta Hankintayksikkö ei hyväksy hankinnassa alihankkijoiden käyttämistä. 6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus 6.1 Tarjouksen muoto- ja sisältövaatimukset Tarjous on tehtävä kirjeitse suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. Mikäli tarjous ei sisällä niitä selvityksiä ja todistuksia, jotka joko on pyydetty liittämään tarjoukseen tai on erikseen pyydetty toimittamaan asetetussa määräajassa, tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena.

6 TARJOUSPYYNTÖ H (8) 6.2 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat tulee ilmoittaa liitteellä (Liite 4, Hintalomake) (alv 0 %). Tuki/ylläpitopalvelun kuukausihinta on kiinteä 2 vuotta tuki/ ylläpitopalvelun alkamisesta laskettuna. 6.3 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 6.4 Hankittavalle palvelulle asetetut vertailuperusteet Hankittavalle palvelulle asetetut vertailuperusteet on määritelty jäljempänä kohdassa 7. Tarjousten vertailua varten tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset. 6.5 Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot 6.6 Tarjousasiakirjojen julkisuus Täytetty osaamisvaatimuspisteytystaulukko (Liite 2 Osaamisvaatimukset.xls) Palvelun tuottavan henkilön CV tai henkilöiden CVt (Liite 3 CV Etunimi Sukunimi.doc) Täytetty hintalomake (Liite 4 Hintalomake.xls) Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot sekä hankittavan palvelun perustiedot palvelun kohteen sijaintipaikan verovirastolle neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki

7 TARJOUSPYYNTÖ H (8) harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 6.7 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen 7. Tarjousten vertailu Tarjoajan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava tarjouksessaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteensa ja toissijaisesti telefaksi - numeronsa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouksessa omana kohtanaan. Hankinnan kohteen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja palvelun laatutekijöiden perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Palvelun hinta, pisteitä enintään 28 Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 28 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (x) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (y) ja kerrottuna 28 pisteellä Laskukaava: x/y * 28 pistettä. Laatuvaatimukset (osaamisvaatimukset), pisteitä enintään 72 Laatupisteet lasketaan osaamisvaatimukset liitteestä (liite 2). Eniten pisteitä saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. 8. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa klo mennessä osoitteeseen tai kirjallisesti osoitteeseen Helsingin kaupungin hankintakeskus, Ulf Wiren,, Helsingin kaupunki.

8 TARJOUSPYYNTÖ H (8) Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja otsikko Palmian Luukku-ratkaisun tuki- ja kehittämispalvelut ja asian diaarinumero. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa kohdassa avoimet tarjouspyynnöt viimeistään Tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. HELSINGIN KAUPUNGIN HANNKINTAKESKUS Jorma Lamminmäki hankintajohtaja Ulf Wiren hankintapäällikkö Liitteet Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus.docx Liite 2 Osaamisvaatimukset.xls Liite 3 CV Etunimi Sukunimi.doc Liite 4 Hintalomake.xls Liite 5 Sopimusluonnos.doc Liite 6 Luukku tietojärjestelmän kuvaus.doc