RAAKOJEN, KUORITTUJEN PERUNATUOTTEIDEN TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö RAAKOJEN, KUORITTUJEN PERUNATUOTTEIDEN TARJOUSPYYNTÖ Valkeakosken kaupungin ruoka- ja siivouspalvelu RukSi pyytää tarjoustanne liitteenä olevan taulukon (Liite 1: toimipisteen nimi ja osoite) mukaisiin ruokapalvelujen toimipisteisiin hankittavista raaoista perunatuotteista. Tarjoamme päivittäin noin ateriaa toimipisteissämme. Sopimusaika Sopimuskausi on yksi vuosi ja sopimus tehdään ajalle Sopimusta voidaan jatkaa tarjouksen pyytäjien ja tarjoajien yhteisellä sopimuksella kahdella optiovuodella vuosi kerrallaan saakka. Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysrajan ylittävä hankinta. Hankinnasta on jätetty ilmoitus hankintojen ilmoituskanava HILMAan Tuotteille ja toimitukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Perunoiden tulee olla laadukkaita. Toimittajan tulee pystyä kuvaamaan tarjoamansa tuotteen laadun sitä pyydettäessä. Tuotteiden tulee sopia erilaisten ruokien valmistukseen: perunasoseeseen sopivat perunat, annosperunoiksi sopivat perunat ja suikale- viipaleperunaruokiin sopivat perunat. Perunoiden tulee täyttää elintarvikkeista ja niiden valvonnasta Suomessa voimassa olevat lait, asetukset ja viranomaismääräykset. Perunoissa ei saa olla mitään lisättyjä aineita. Tarjoajalta vaaditaan kirjallinen selvitys laadunhallinnasta, joka sisältää kuvauksen siitä, miten yritys toimii tuotannossa, myynnissä, tilauksissa ja kuljetuksissa sattuneissa virhetilanteissa.

2 Kuormien on tultava keittiöille niiden aukioloaikana sovitusti. Toimitusvarmuus tulee kuvata kirjallisesti. Kuljetuskaluston ja kuljetuslämpötilojen tulee olla elintarvikelainsäädännön mukaisia. Yhteistyö täytyy olla sujuvaa. Tämä tarkoittaa tilausjärjestelmän sujuvuutta ja toimivuutta tilaajan kannalta katsottuna. Reklamaatioiden hoito tulee kuvata. Kuljetuskaluston tulee olla omavalvontalainsäädännön mukaista. Jos elintarvikkeita kuljettaa alihankkija, niin kuljetuskalustoa koskee samat velvoitteet ja sopimukset kuin varsinaista toimittajaa. Kuoritut annosperunat tulee toimittaa toimituspisteille tarvepäivän aamuna ennen kello Annosperunat toimitetaan xx keittiölle. Kuoritut suikale-, viipale- ja perunasoseperunat toimitetaan keskuskeittiöille (4) viimeistään kello Toimituksen tulee tapahtua keittiöiden aukioloaikoina, eli tuotteita ei saa jättää esimerkiksi ulos ennen keittiön aukioloa. Perunoiden kuorinta, suikalointi tai viipalointi tulee olla tapahtunut 24 tunnin sisällä toimituksesta. Tuotteessa tulee olla merkintä käsittelyajankohdasta. Tarjouksesta tulee ilmetä edellä mainitut tiedot ja tarjoajan tulee täyttää yllä olevat vähimmäisvaatimukset, jotta tarjous voidaan hyväksyä. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja käsittely toteutetaan kolmessa vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailu on avoinna kaikille tarjoajille, joilla on tekniset ja taloudelliset edellytykset hankinnan toteutukseen. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjoajan tulee toimittaa seuraavat asiakirjat: - tiedot ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverorekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - todistus maksetuista veroista ja mahdollisista veroveloista - vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta - selvitys tarjoajan käyttämistä työehtosopimuksista tai keskeisistä työehdoista. Todistukset eivät saa olla 3 kk vanhempia.

3 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti. Tarjousten vertailu Valituiksi tulevat halvimman tarjouksen tehneet yritykset. Hinta tarkoittaa tuotteen halvinta hintaa. Toimitus-, kuljetus-, pientoimitus-, laskutus- tms. lisiä ei hyväksytä. Vuosiostojen mukaiset ostomäärät kerrotaan yksikköhinnalla ja halvimman tarjouksen antaneet toimittajat tulevat valituksi. Osatarjoukset Hintojen ilmoitus Osatarjous hyväksytään vain niin, että toimittaja pystyy toimittamaan ainakin kaikki kuoritut, kokonaiset perunat. Hyväksytään myös toimintatapa, jossa on useampi tuottaja ja yksi vastuullinen toimija. Vastuullinen toimija hoitaa yhteydenpidon tilaajiin, huolehtii tuotteiden sopimuksen mukaisesta toimituksesta sovittuna ajankohtana tilaajalle, huolehtii laskutuksesta ja vastaa toiminnan sujuvuudesta. Vastuullinen toimija on vastuussa toisten toimijoiden toimittaman perunan laadusta ja muista tämän tarjouspyynnön ehtojen toteutumisesta. Tarjoukset pyydetään tekemään tarjouspyynnön liitteen lomakkeelle (liite 2) ja hintatiedot jätetään lomakkeissa pyydetyllä tavalla nettohintoina, ilman arvonlisäveroa yksikköhintasarakkeen mukaisin arvoin. Kukin toimittaja voi tarjota vain yhtä tuotetta kyseisellä rivillä kyseisessä kohdassa. Liitelomakkeessa ilmoitetut vuosikulutusarviot perustuvat 2015 vuoden arvioituun kokonaiskulutukseen ja hankintayksikkö pidättää oikeuden hankkia tuotetta enemmän tai vähemmän. Ostettavat määrät riippuvat ruokalistoista. Hintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskauden ajan. Muille lomakkeille tehtyä tarjoushinnoittelua ei oteta huomioon. Lomaketta ei saa muuttaa eikä muokata. Lomake pitää täyttää annetussa muodossa. Lomakkeen muokkaaminen tarjoajan toimesta on peruste tarjouksen hylkäämiselle. Tarjousvertailun helpottamiseksi pyydämme, että toimitatte tarjouksen sekä paperiversiona että pyydettäessä sähköpostin liitetiedostona. Laskutus Laskut tulee toimittaa ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Paperinen lasku toimitetaan osoitteeseen Valkeakosken kaupunki, Taloustoimi/Rondo, PL 20,. Hankintojen laskutus on suoritettava toimipisteittäin. Tarkemmista laskutusmenettelyistä sovitaan päätöksenteon jälkeen neuvotteluissa.

4 Maksuehto Maksuaika 30 päivää/netto. Viivästyskorko enintään korkolain 4 :n mukainen. Kesäloma-aikana maksuliikenteen hidastuminen ei saa aiheuttaa viivästyskorkomaksuja. Muut ehdot Tarjouksen tulee sisältää selvästi määriteltynä kaikki ne kaupan ehdot, joita tavaran toimittamisessa yleisesti noudatetaan esim. toimitusaika, toimitustapa ja laskutustapa. Toimitukset Toimitukset oheisen listan mukaisiin toimituspisteisiin (Liite 1). Toimittajan tulee pystyä toimittamaan perunoita kaikkina arkipäivinä, myös kesällä. Niihin kouluihin, jotka ovat koulujen loma-ajan kiinni, ei perunoita tarvitse toimittaa. Keittiöiden määrä ja sijainti saattavat muuttua sopimuskauden aikana. Toimipaikkojen muuttuminen (lisääntyminen/vähentyminen) ei ole varsinainen sopimusmuutos. Muuta Tarjous on tehtävä suomenkielellä. Yhteyshenkilöiden tulee puhua ja ymmärtää suomenkieltä. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista. Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa klo mennessä sähköpostilla osoitteella (raijaleena.makinen@valkeakoski.fi). Vastaukset on luettavissa Valkeakosken kaupungin internet sivuilla. Kyseisen päivämäärän jälkeen tarjouspyyntöä ei enää täsmennetä. Jokainen tarjoaja on itse vastuussa Valkeakosken kaupungin kotisivuilla olevien täsmennysten tietoonsa saattamisesta. Tarjousten jättöaika Tarjousten tulee olla perillä viimeistään klo mennessä ja ne tulee toimittaa osoitteeseen: Valkeakosken kaupunki Kirjaamo PL Valkeakoski Kuoressa tulee olla merkintä perunatarjous.

5 Tarjouksen voimassaoloaika Tehdyn tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta. Ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö Raija-Leena Mäkinen Liitteet 1. Toimituspaikat 2. Ostomäärät