YHTYMÄ. Y-tunnus Toimistopalvelut. Näsilinnankatu 26, PL TAMPERE TOIMISTOTARVIKKEET

Transkriptio

1 TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTA- TARJOUSPYYNTÖ YHTYMÄ Y-tunnus Toimistopalvelut Näsilinnankatu 26, PL TAMPERE TOIMISTOTARVIKKEET Sopimuskausi ja sopimus Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä pyytää tarjouksia liitteen 1 mukaisista toimistotarvikkeista ja liitteen 2 mukaisista ympäristöystävällisistä toimistotarvikevaihtoehdoista. Hankinnan sopimuskausi on kaksi vuotta ja kolme optiovuotta (2+2+1). Seurakuntayhtymä voi jatkaa sopimuskautta kolmella optiovuodella. Option käyttöön tilaajalla on mahdollisuus, mutta ei velvollisuutta. Jos optiota päätetään käyttää, tilaaja ilmoittaa option käytöstä viisi kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä kahdeksi vuodeksi, ja viisi kuukautta ennen kahden optiokauden päättymistä yhdeksi vuodeksi, jos tilaaja haluaa käyttää kolmannen optiovuoden. Tavoitteena on saada sopimus voimaan viimeistään huhtikuussa 2018 kahdeksi vuodeksi sekä tilaajan harkinnan mukaan optiovuosiksi. Sopimus tehdään puitesopimuksena toimittajille lähetettyjen tarjouspyyntöjen perusteella ja tarvittaessa tarjouksen pyytäjä taholta kutsutaan tarjoukseen vastanneita esittelemään tuotteita, joista halutaan kysyä tarkempia tietoja. Tilaajalla on oikeus, mutta ei velvollisuutta tilata kaikkia tuotekorissa ja vaihtoehtoisessa ympäristöystävällisessä tuotekorissa lueteltuja tuotteita. Hankintamenettely, hankinnan arvo ja lisätietopyyntö Hankintamenettely on tarjousten pyytäminen potentiaalisilta toimittajilta suoraan, koska hankinta ei ylitä hankintalaissa (1397/2016) säädettyä kansallisen kilpailuttamisen rajaa ja hankinta voidaan tehdä pienhankintana. Arvio hankinnan arvosta on tehty aiempien hankintojen sekä tulevien hankintojen kehittämisen perusteella. Tarjouspyyntö on julkaistu myös osoitteessa Samassa osoitteessa ovat nähtävissä myös tarjouspyyntökirjeen johdosta esitettyihin kysymyksiin annetut vastaukset: Kysymykset tulee lähettää viimeistään sähköpostitse osoitteeseen: aino.hirvijoki@evl.fi. Aiheeksi tulee merkitä Kysymys toimistotarvikkeiden tarjouspyynnöstä. Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa klo 15:00 mennessä osoitteeseen Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä, Näsilinnankatu 26, PL 226, Tampere. Myöhästyneenä saapuneita tarjouksia ei huomioida. Tarjouksen tekijä vastaa siitä, että myös postitse lähetetty tarjous on saapunut ajoissa.

2 Hankinnan kohteet TARJOUSPYYNTÖ Seurakuntayhtymä ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksia pyydetään liitteiden 1 ja 2 tuotteista siten, että liitteeseen 2 tarjoaja merkitsee tiedot vain niistä tuotteista, joita tarjoaja voi toimittaa ympäristöystävällisinä tuotteina. Tarjouspyyntö koskee seurakuntayhtymän hallinto-, henkilöstö-, talous-, kiinteistö-, tietohallinto- ja viestintäpalveluiden sekä seurakuntien toimistojen, keskusrekisterin, yhteisten työmuotojen ja hautaustoimen toimistotarvikehankintoja. Tarjouspyynnön liitteessä 1 esitetyt määrät ovat suuntaa-antavia vuosikulutusmääriä. Liitteessä 2 ilmoitetaan ympäristöystävälliset vaihtoehtoiset tuotteet niiden tuotteiden kohdalla, joita tarjoaja voi toimittaa. Seurakuntayhtymä ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan hankintoja tehdään tarpeen mukaan. Tarjoajan tulee antaa hintatiedot liitteessä 1 merkittyihin sarakkeisiin ja liitteessä 2 tulee antaa ympäristöystävällisten vaihtoehtojen hintatiedot. Kaikki hinnat tulee ilmoittaa ilman arvonlisäveroa (alv 0%). Liitteissä 1 ja 2 lueteltujen toimistotarvikkeiden luetteloihin tarjoaja ei saa lisätä mitään muita tuotteita vaan tarjous tulee laskea pelkästään liitteissä mainituilla tuotteilla. Jos tarjoaja ei voi toimittaa jotakin tuotetta, se kohta jätetään tyhjäksi. Tarvittava määrä saattaa olla suurempi tai pienempi kuin liitteissä arvioitu määrä. Tarjoaja vastaa siitä, että erittelee ja merkitsee liikesalaisuudet. Tarjoukseen tulee vastata suomen kielellä. Kakki tarjouksen liitteet sekä tarjouksellaan voittaneelta ennen sopimuksen tekoa vaadittavat asiakirjat tulee olla suomenkielisiä. Määrätyt tuotteet ja tuotemerkit Ympäristöystävällisyys Tuotemerkki on mainittu silloin, jos käytössä olevaan laitteeseen tarvitaan tietty tuote ja tuotteen sopivuus halutaan varmistaa kuvaamalla laitemerkki. Tällaisia ovat esimerkiksi tietyn kirjoituskoneen värinauhat ja laskukoneeseen sopivat nauhat. Merkki ilmoittamalla halutaan varmistua siitä, että tarvikkeet ovat sopivia ja toimivia, tarjoajan tulee varmistaa tarjoamiensa tuotteiden sopivuus. Tarjoaja voi tarjota tuotteen, joka on vastaavanlainen. Tarjouksessa tulee selvittää, mihin perustuu ja miten on todettu ympäristöystävällisyys sekä tarjoukseen tulee liittää mahdollinen laatusertifikaatti tai vastaava asiakirja(kopio), jos tarjoaja tarjoaa liitteellä 2 tuotteita. Tilaukset Tilaukset tehdään tarpeen mukaan. Tilauksia on voitava jättää puhelimitse, sähköpostilla tai netin kautta suomen kielellä. Tarjoajan tulee ilmoittaa vastauksessaan, onko tilaus suomenkielisenä mahdollista tehdä em. tavoilla. Toimitukset ja toimitusaika Seurakuntayhtymä nimeää yhteyshenkilöt, jotka seurakuntayhtymän ja seurakuntien nimissä suorittavat hankintoja.

3 Tarjouksessa tulee olla selvitys toimitusajoista, joihin tarjoaja voi mahdollisena tuotteiden toimittajana sitoutua. Seurakuntayhtymän eri osastojen ja seurakuntien tuotteet tulee olla pakattuina erilleen lähetyksissä ja ne on eriteltävä laskuissa. Tarjoajan tulee selvittää vastauksessaan tarjoukseen, miten tarjoaja voi toteuttaa vaatimuksen. Toimituserän suuruus ja pienin toimitettava määrä Maksuehto ja laskutus Hinta Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan pienin toimitettava määrä/toimituserän suuruus, johon tarjoaja sitoutuu toimituksissaan ilman lisäkustannuksia. Toimitusmäärä/toimituserän suuruus ilmoitetaan liitteenä oleviin tarjouskoreihin jokaisen tuotteen kohdalla. Jos pienin toimitettava erä ilmoitetaan esimerkiksi laatikoittain, niin tulee ilmoittaa myös tuotteen kappalemäärä laatikossa/myyntierässä. Maksuehto on 30 pv päivää siitä, kun tilaaja on vastaanottanut moitteettoman tavaran sovitussa paikassa. Laskuissa tulee olla näkyvissä tilauspäivämäärä ja tilauksen tehneen henkilön nimi viitteenä. Laskutus tulee tapahtua kerran kuukaudessa jälkikäteen. Laskut osoitetaan jokaiselle osastolle siten, että laskuissa on eritelty hankinnat tuotekohtaisesti. Emme hyväksy pakkaamisesta, laskutuksesta, toimituksesta tms. perittäviä lisäkorvauksia, vaan kaikkien kulujen tulee sisältyä tuotteiden hintoihin. Laskutuksen tulee olla suomenkielinen ja se on tehtävä verkkolaskutuksena, tarkemmat ohjeet annetaan sopimuksenteon yhteydessä. Tarjoajan tulee vastata maksuehto- ja laskutusvaatimuksiin, voiko tarjoaja laskuttaa verkkolaskulla em. tarkkuudella. Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteet 1 ja 2 tarjottavista tuotteista, joita tarjoaja pystyy toimittamaan. Hinnat annetaan Yksikköhinta sarakkeessa jokaisen tuotteen yksikköhintana. Hinta yhteensä kirjoitetaan jokaiselle riville (arvioitu kpl-määrä X yksikköhinta) sekä viimeiselle yhteensä riville koko tarjouskorin hinta. Tuotteiden määrät ovat arvioita mahdollisista kulutusmääristä, ne saattavat muodostua pienemmiksi tai suuremmiksi. Pienin toimitusmäärä sarake tulee myös täyttää. Tarjoaja ei saa poistaa eikä lisätä taulukkoon rivejä tai tuotteita. Sellaisen tuotteen kohta, jota tarjoaja ei voi toimittaa, jätetään tyhjäksi. Tuotteista, joiden kohdalla ei ole mainittu arvioitua kulutusmäärää, annetaan pienimmän mahdollisen toimituserän hinta sekä kappalemäärä. Yksikköhinnan ilmoittamisessa tulee ilmetä, onko se yhden kappaleen, esimerkiksi kynän hinta vai kynäpakkauksen hinta. Tarjotun hinnan tulee sisältää kaikki kustannukset mukaan lukien pakkaaminen ja toimitus tilaajayksikköön. Hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina hintoina (alv 0%). Tarjouksen hinnan tulee olla kaikkien tavaroiden osalta kiinteä kaksi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta, ainoastaan lakimuutoksiin perustuvat ja niiden suuruiset muutokset hinnoissa ovat hyväksyttäviä. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa selkeä ja konkreettinen hinnanmuutosperuste, jota tarjoaja ehdottaa käytettävän kahden

4 ensimmäisen vuoden jälkeen optioaikana. Perustelluista hinnanmuutoksista on ilmoitettava kirjallisesti 1 kk etukäteen. Tarjoajan tulee sitoutua siihen, että Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdollisesti samanaikaisesti voimassa oleva julkinen kampanjahinta. Jos tarjoaja edellyttää aina sitä, että tilataan vähintään tarjoajan pienin toimituserä, tulee se kertoa selkeästi tarjousvastauksessa. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjoajan edellytetään tarjoavan tuotteita liitteiden 1 ja 2 mukaan siten, että liitteessä 2 tarjotaan vain ympäristöystävälliset tuotteet. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tuotekori on pyritty kokoamaan tavanomaisista toimistotarvikkeista siten, että yhden tarjoajan on mahdollista toimittaa kaikki tuotteet ainakin liitteen 1 mukaan. Tarjouksen liitteineen tulee olla suomenkielinen. Tarjouksessa on oltava vastaus tarjouspyyntöön, tarjoajan ja tuotteiden yleisesittely, yhteystiedot, tarjouksen voimassaolo, toimitusaika ja-ehdot, päiväys ja allekirjoitus sekä liitteet 1 ja 2 täytettyinä. Tarjoajan poissulkeminen ja kelpoisuuden tarkistus Tarjousten arviointi Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta hankintalain 1397/2016 tarkoittamien pakollisten poissulkemisperusteiden (80 ) ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden (81 ) nojalla, jos tarjoaja ei voi osoittaa tilannetta korjatuksi. Tarjoajan on vastauksessaan tarjoukseen ilmoitettava, onko pakollisia tai harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita. Tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta vaaditaan ennen sopimuksen tekoa tarkemmat asiakirjat, joilla tarjoaja osoittaa, että ei ole poissulkemisperusteita. Tarjouksellaan voittaneen tarjoajan tulee osoittaa osoittamaan sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisella: 1) rekisteriotteella, että tämä on rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin; 2) valaehtoisella ilmoituksella tai todistuksella harjoittavansa elinkeinotoimintaa 3) toimiluvalla tai järjestön jäsenyyttä koskevalla todistuksella olevansa oikeutettu palvelun tarjoamiseen sijoittautumismaassaan. Lisäksi hyväksytyn tarjoajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverovelvolliseksi sekä työnantajarekisteriin, suorittanut lakisääteiset verot, sosiaaliturvamaksut sekä eläkevakuutusmaksut. Kilpailutuksen voittaneen tarjouksen tekijältä vaaditaan todistukset ja selvitykset ennen sopimuksen tekoa. Mikäli osoittautuu sopimuksentekovaiheessa, että tarjouksellaan voittanut tarjoaja on suljettava pois tai tarjous hylättävä, tarjouksen pyytäjällä on oikeus valita toiseksi tullut tarjous. Hankintaprosessi on tarjoajien ja tarjousten arvioinnin osalta kolmivaiheinen: tarjoajien kelpoisuuden arviointi, tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi ja tarjousten kokonaistaloudellinen vertailu.

5 Valintaperusteet Liikesalaisuudet Tarjoukset Sopimusehdot Valinta tulee perustumaan kokonaistaloudellisesti edullisimpaan vaihtoehtoon. Arvioimme seuraavia asioita: - hinta, painoarvo 60 %, lasketaan liitteenä 1 olevien tuotteiden perusteella siten, että kunkin tarjoajan ao. tuotteen hinta painotetaan arvioidulla vuosikulutusmäärällä, mistä saadaan kokonaishinta, joka lasketaan suhteellisen osuuden mukaan suhteessa edullisimpaan tarjoukseen - tuotteiden ympäristöystävällisyys 20 % lasketaan liitteessä 2 tarjotuilla tuotteilla - tuotteiden sopivuus ja tuotevalikoima, 15 % - toimitus tuotekohtaisesti suoraan tilaajayksikköön, tilaajalle sopivan kokoiset erät ja toimitusaika normaalisti 5 päivän kuluessa tilauksesta 5 % Laskentakaava: edullisin tuotekorin hinta X 60 ko. tarjoajan tuotekorin hinta Tarjoajan tuotteiden ympäristöystävällisyyttä arvioimme liitteessä 2 ilmoitettujen esimerkkituotteiden mukaan ja niiden hintojen mukaan. Jokaisesta vaihtoehtoisesta tuotteesta saa yhden pisteen. Vertailussa kunkin tarjoajan yhteispistemäärää verrataan eniten pisteitä saaneen tarjoajan ympäristöystävällisten tuotteiden yhteispistemäärään arviointitekijän suhteellisella osuudella. Laskentakaava: tarjoajan yhteispistemäärä * 20 eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja Jos kaksi tai useampi tarjous on hinnaltaan sama, voittajaksi tulee tarjous, jossa on eniten ympäristöystävällisiä tuotteita. Toimitus: Toimittajan ilmoittama aika X 5 vaadittu toimitusaika Tarjoajan tulee laatia tarjous siten, että liikesalaisuudet on eritelty omaksi liitteeksi ja asiakirjassa on merkitä Liikesalaisuus. Tarjoukset liitteineen pyydetään jättämään kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo 15:00 mennessä osoitteella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä, Näsilinnankatu 26, PL 226, Tampere. Kirjekuoren päälle tulee laittaa merkintä Tarjous toimistotarvikkeista. Tarjouksen jättäjä vastaa tarjouksen ajoissa perille saapumisesta kaikissa tapauksissa. Tarjousten avaustilaisuus on klo 14:00, se ei ole julkinen tilaisuus. Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä päätöksen saatua lainvoiman. Sopimuksessa tulee sitoutua tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella, asiakirjat tärkeysjärjestyksessä:

6 Hylkäämisperusteet Julkisuus Tarjouksen voimassaolo 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE) Jos sopimuksen voimassaolon aikana ilmenee toimittajaan kohdistuvia poissulkemisperusteita, tarjouksellaan voittaneen sopimuskumppanin on kyettävä korvaamaan käyttämänsä toimittaja sellaisella toimittajalla, jota ei rasita pakollinen eikä harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous hylätään, jos liitteisiin 1 ja 2 on lisätty muita tuotteita. Seurakuntayhtymä pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki saadut tarjoukset. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat sopimuksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Asianosaisilla on oikeus niin halutessaan saada hankintapäätöksen asiakirjat nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen, mutta ei kuitenkaan asiakirjoja, joissa on liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. LIITTEET LIITE 1 Tuotekori LIITE 2 Tuotekori, ympäristöystävälliset tuotteet