HAVAINTOJA HANKINNOISTA Mårten Hellbom hankintapäällikkö Helsingin kaupungin pelastuslaitos
Sisällysluettelo 1 HANKINNAT 5 1.1 Hankintojen yleiset säännöt 5 1.2 Hankinnan suunnittelu ja valmistelu 5 1.3 Hankintaesitys 6 1.4 Hankintavaltuudet 7 1.5 Tarjouspyyntöoikeus 7 1.6 Yhteishankinnat 7 1.7 Esteellisyys hankintaprosessissa 8 1.8 Julkisuus ja salassapito 8 1.9 Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto 9 1.10 Harmaan talouden torjunta ja ympäristönäkökulmat 9 2 HANKINNAT TALOUSARVION NÄKÖKULMASTA 9 2.1 Taloussuunnitelma ja arvio 9 2.2 Käyttömäärärahat 10 2.3 Investointimäärärahat 10 2.4 Investointisuunnitelma 10 3 HANKINTOJEN RAJA-ARVOT JA LUOKAT 10 3.1 Hankintakategoriat 10 3.2 Pienhankinnat/hankinnat alle 10.000 11 3.3 Hankinnat yli 10.000 mutta alle hankintalain rajaarvon (30.000/150.000) 11 3.4 Kynnysarvot ylittävien hankintojen menettelytapa 12 4 HANKINNAN TOTEUTUS 12 4.1 Tarjouspyyntöasiakirjat 12 4.2 Hankinnan kohteen kuvaus ja tekninen erittely (tekniset määreet) 13 4.3 Hankinnasta ilmoittaminen ja tarjouspyynnön lähettäminen 13 4.4 Tarjoukset 14 4.5 Tarjousten avaaminen ja säilyttäminen 14 4.6 Tarjousten käsittely 14 4.7 Hankintapäätös 16 Viranhaltijoiden hankintapäätökset 16 Pelastuslautakunnan hankintapäätökset 16 Lautakuntaesitykset 16 Lautakuntapäätökset 16 4.8 Päätösten tiedoksianto 17
Hankintapäätöksestä tiedottaminen 17 4.9 Hankintasopimus 18 4.10 Pitkäaikaiset sopimukset 18 4.11 Hankintasopimukseen liittyvät pankkitakaukset, vakuudet ja ennakot 18 4.12 Hankintasopimuksen velvoitteiden seuranta 18 4.13 Hankinnan vastaanotto, tarkastaminen, merkitseminen ja luovuttaminen käyttöön 19 4.14 Reklamaatio 20 4.15 Hankintaan liittyvät laskut ja laskujen hyväksyminen 21 4.16 Hankinnan takuun valvonta 21 5 ERILLISOHJEET 21 5.1 Rakentaminen 21 5.2 Yksityishankinnat 22 5.3 Tietotekniikkalaitteiden ja ohjelmiston sekä palveluiden hankinnat 22 5.4 Inventointi 22 5.5 Palo- ja pelastusyksiköiden inventointi 22 5.6 Käytetyn tavaran osto 22 5.7 Käytetyn tavaran myynti ja lahjoittaminen 23 5.8 Rikkoutunut tavara 23 Viallisen öljyntorjuntakaluston poisto 23 Käyttöä vailla olevan öljyntorjuntakaluston poisto 23 Öljyntorjuntakaluston poisto (myynti) vaihdon yhteydessä 23 5.9 Katoamisilmoitus 23 6 HANKINTOJEN ULKOPUOLINEN RAHOITUS JA AVUSTUKSET 24 6.1 Valtionavustukset 24 Öljysuojarahasto 24 Palosuojelurahasto 24 6.2 Muut ulkopuoliset rahoitukset 25 7 MUUTA HUOMIOITAVAA 25 7.1 Hankinta-asiakirjojen säilytysohjeet 25 7.2 Henkilökohtaiset varusteet 25 7.3 Tilaus 25 7.4 Huolto- ja kunnossapitosopimukset 25
HANKINTOJEN YLEISET SÄÄNNÖT Laki julkisista hankinnoista Valtioneuvostonasetus julkisista hankinnoista Helsingin kaupungin hankintasääntö; Harmaan talouden torjunta Yleisiä sopimusehtoja, esimerkiksi JYSE, JIT, YSE, AYSE ja KSE Talousarvion noudattamisohjeet Pelastuslautakunnan päättämiä hankinta-, vuokraus- ja myyntivaltuuksia, jotka ovat liitteet 1 ja 2 (tarkista voimassa olevat valtuudet, jotka ovat pelastuslautakunnan yleensä vuoden lopussa tekemiä päätöksiä). Hankintaoppaat (esim. Öt veneet) Pelastuslaitoksen hankintaohje; täydentää Helsingin kaupungin hankintakäsikirjaa.
HANKINNAN SUUNNITTELU JA VALMISTELU Tarve/elinkaari Markkinatutkimus (jatkuva prosessi) Messut, omat ja naapurin kokemukset Laitoksen henkilöstön tieto taito Tiimi (hyvämuistiset) Konsultit
ESTEELLISYYS HANKINTAPROSESSISSA Laissa määritelty Meidän käytäntö, kolme ennakkotapausta JULKISUUS JA SALASSAPITO Mykkäkoulu aloitus ja lopetus ajat Vierailut, neuvottelut
HANKINNAN TOTEUTUS Tarjouspyyntöasiakirjat Älä tee tarjouspyyntöä yksin Kiire (katsotaan sitten kun tarjoukset tulee ) Tarjouspyyntö on vanha kun se on lähetetty Valintakriteerit harkittava tapauskohtaisesti Alin hinta Kokonaistaloudellisuus Julkisen sanan neuvosto (rakennusala ja juristit, sparraus)
HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS JA TEKNINEN ERITTELY (tekniset määreet) Alkaa viimeistään kun edellinen hankinta on valmis Työryhmät Muisti Kaikkia ammattialojen tietotaitojen hyödyntäminen
TARJOUSTEN KÄSITTELY Onko tarjouspyynnön mukainen? Täsmentäminen Ristiriita Täydentäminen Tinkiminen Tarjouksen parantaminen
HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ TIEDOTTAMINEN Valitukset Lautakunta Mao Kho HANKINTASOPIMUS Oleellista, ankaraa
HANKINTASOPIMUKSEN VELVOITTEIDEN SEURANTA Kirjeenvaihto Muistiot Vastaanotto Kysymyksiä?