HANKINTOJEN TOIMINTAPERIAATTEET

Transkriptio

1 HANKINTOJEN TOIMINTAPERIAATTEET

2 HANKINTOJEN TOIMINTAPERIAATTEET Jyväskylän kaupungissa noudatetaan seuraavia hankintoja koskevia strategisia linjauksia: Hankinta-asiantuntemuksen lisääminen Ennakoiva toiminta Sähköisten järjestelmien käyttöönotto Kestävän kehityksen ja innovatiivisuuden huomioon ottaminen hankinnoissa Yritysyhteistyön vahvistaminen

3 1. Hankinta-asiantuntemuksen lisääminen Hankintojen pääpaino strategisesti tärkeisiin hankintoihin Hankintakeskuksessa olevaa hankintaosaamista siirretään yhteishankintojen kilpailuttamisesta strategisesti tärkeiden hankintojen kilpailuttamiseen kuten vanhus- ja vammaispalveluiden sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden hankintojen kilpailuttamiseen Resurssien riittävyyden takaamiseksi osa hankintakeskuksessa kilpailutettuja yhteishankintoja siirretään vähitellen KL Kuntahankinnat Oy:n kilpailutettavaksi Siirrettävien hankintojen osalta huomioidaan paikallisuus eli pääasiallisesti pyritään siirtämään niitä hankintoja, joilla ei ole merkitystä paikallisen elinkeinotoiminnan osalta KL Kuntahankinnat Oy kantaa vastuun mahdollisista valituksista aiheutuvista seuraamuksista

4 1.Hankinta-asiantuntemuksen lisääminen Hankintaosaamista lisätään Jyväskylän kaupungin hankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina Hankintojen valintakriteerinä käytetään ensisijaisesti kokonaistaloudellista edullisuutta pelkän hinnan sijasta Hankintamenettelyinä huomioidaan hankintalain puitteissa myös muut menettelyt kuin avoin hankintamenettely, esim. neuvottelumenettely Hankintoja valmistelevien ja niistä vastaavien henkilöiden hankintaosaamista parannetaan ja syvennetään hankintakoulutuksilla ja verkostotapaamisilla Jyväskylän kaupunki osallistuu aktiivisesti kansallisiin ja kansainvälisiin hankintojen kehittämishankkeisiin sekä hankintojen lainsäädäntötyöhön

5 2. Ennakoiva toiminta Hankintaohjelman kokoaminen Vuosittain kootaan koko kaupungin osalta seuraavana vuonna kilpailutukseen tulevat hankinnat hankintaohjelmaksi Hankintaohjelma toimii hankintojen kokonaisseurannan ja resursoinnin ohjaamisen apuvälineenä Hankintaprosessissa painopiste valmisteluun ja sopimusaikaiseen seurantaan Hankintaprosessissa painopiste pyritään siirtämään kilpailuttamisvaiheesta hankinnan hyvään suunnitteluun ja valmisteluun sekä sopimusseurantaan Valmisteluvaiheessa pyritään kuulemaan mahdollisimman laajasti loppukäyttäjiä sekä suorittamaan tekninen vuoropuhelu (toimittajien kuuleminen) Hankinnat pyritään tekemään siten, että pienten ja keskisuurten yritysten mahdollisuudet osallistua kilpailutukseen otetaan huomioon Harmaan talouden torjuntamenetelmät huomioidaan jo valmisteluvaiheessa

6 2. Ennakoiva toiminta Sopimuksen voimassaoloaikana pyritään suorittamaan sopimuksen seuranta vähintään kerran vuodessa Sopimusseurannassa valvotaan toiminnan sopimuksenmukaisuutta mm. laadun osalta Hankinnoista tiedottaminen Sopimusten noudattamisen ja seurannan parantamiseksi tehdyistä hankintapäätöksistä ja sopimuksista sekä hankintasopimuksiin tehtävistä muutoksista esim. hintamuutoksista tulee tiedottaa tehokkaasti kaupungin sisäisesti Jotta kilpailutuksiin saadaan mahdollisimman paljon ehdokkaita ja tarjoajia, tulee kaupungin tulevista kilpailutuksista tiedottaa ennakkoon mahdollisimman tehokkaasti Pienhankinnoista tullaan vähitellen ilmoittamaan hankintojen sivuilla,

7 3. Sähköisten järjestelmien käyttöönotto Sähköisten toimintatapojen käyttöä tulee lisätä Sähköisten järjestelmien käyttöönotolla tehostetaan hankintatoimintaa kokonaisuutena ja edesautetaan hankintojen raportoinnin kehittämistä talouden ja hankintatoiminnan seurannan osana Sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä tulee ottaa käyttöön vaiheittain kaikissa kaupungin kilpailutuksissa Sähköiseen tilausjärjestelmään tulee tehokkaasti lisätä tilattavia tuotteita ja palveluita, jotta järjestelmä voidaan ottaa pikaisesti laaja-alaisen käyttöön Kaikki hankintasopimukset tulee viedä sopimuksenhallintajärjestelmään, josta ne ovat kaikkien kaupungin työntekijöiden saatavilla

8 4. Kestävän kehityksen ja innovatiivisuuden huomioon ottaminen hankinnoissa Kestävä kehitys Kestävä kehitys tulee huomioida mahdollisuuksien mukaan tarjouspyynnöissä ehdottomissa vaatimuksissa ja/tai tarjousten vertailussa Hankintojen valmisteluvaiheessa tulee huomioida mahdollisuuksien mukaan sosiaaliset näkökohdat siten, että hankintoja varataan mm. työkeskuksille tai niiden avulla pyritään työllistämään pitkäaikaistyöttömiä tai vajaakuntoisia Palvelut ja tavarat sekä urakat tulee kilpailuttaa siten, että niissä huomioidaan ympäristötekijät, materiaalien ja palvelujen koko elinkaari sekä energiatehokkuus Innovatiivisuus Hankinnoissa pyritään edesauttamaan sellaisten tuotteiden tai palveluiden hankintaa, joita ei ole vielä olemassa tai kehittämään uusia toimintatapoja Mahdollisuuksien mukaan hankintamenettelyissä pyritään myös innovatiivisiin toimintatapoihin esim. sopimusehtojen visualisointiin

9 5. Yritysyhteistyön vahvistaminen Yritysyhteistyö Jyväskylän kaupunki tekee yritysyhteistyötä järjestämällä kaksi kertaa vuodessa yrittäjien hankintaillan sekä tapaamalla joka toinen kuukausi yrittäjäjärjestöjen edustajia hankintafoorumin merkeissä Yritysyhteistyötä kehitetään yhteistyössä yritysjärjestöjen kanssa Hankinnoista tiedotetaan laaja-alaisesti hankintojen www-sivuilla, Hankinta-asiamiestoiminnan saamista Jyväskylän seudulle tuetaan