Savonlinnan kaupungin yleinen hankintaohje

Transkriptio

1 Savonlinnan kaupungin yleinen hankintaohje

2 1 Lähtökohdat Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä kaupungin hankintaohjetta hankinnan arvosta riippuen. Hankinnat tulee suorittaa hankinnan arvosta riippumatta avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Lisäksi hankinnoissa tulee huomioida ympäristönäkökohdat kaupungin ohjeistuksen mukaisesti (energiatehokkuusohjelma KETS ja kestävän kehityksen ohjelma). Ulkopuolista rahoitusta saavissa hankkeissa (esim. EU-rahoitteiset) tulee lisäksi huomioida mahdolliset rahoittajan antamat erilliset ohjeet. Ennen hankintamenettelyn alkua tarjouksenpyytäjän on varmistettava, että hankintaan on lupa ja varattu määrärahat. Hankintojen kilpailuttamisen onnistumisen perusedellytyksenä on, että tilaajayksikkö on selvittänyt itselleen tulevan hankinnan sisällön ja sen vaikutuksen tilaajayksikön toimintoihin. Lisäksi on huomioitava, että hankintaprosessiin on varattava riittävästi aikaa. Hankinnan sisällön määrittämisen lisäksi on varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot ja valintaperusteet on mietitty valmiiksi. Tarjouskilpailun aikana hankinnan sisältöä ei voida pääsääntöisesti enää muuttaa. 2 Hankinnan arvon laskeminen ja kynnysarvot Hankinnan arvoa laskettaessa on huomioitava hankinnan suurin mahdollinen kokonaisarvo (alv 0 %) sisältäen optiot. Jos kysymyksessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus, lasketaan hankinnan arvo 48 kk:n ajalta. Hankinnan pilkkominen osiin kynnysarvon ja lain kiertämiseksi on kiellettyä. Hankinnan arvon mukaan määräytyy, noudetaanko hankintaohjeita vai hankintalakia. Hankintojen kynnysarvot: Tavarat ja palvelut Sosiaali- ja terveyspalvelut Rakennusurakat Noudatettava laki/ohjeet Ilmoitusvelvollisuus Pienhankinnat alle alle alle Hankintaohjeet Ei ilmoitusvelvollisuutta Kansalliset hankinnat Yli Hankintalaki HILMAilmoituskanava EU-hankinnat Yli Yli Hankintalaki HILMAilmoituskanava ja EU:n virallinen lehti

3 3 Puite- ja vuosisopimusten noudattaminen Tavara- ja palveluhankinnoissa sekä rakennusurakoissa noudatetaan valmiiksi kilpailutettuja puite- ja vuosisopimuksia. Puite- ja vuosisopimuksiin on sitouduttu ja noudattamatta jättäminen aiheuttaa sopimusrikkomuksen. Valmiiksi kilpailutetuista sopimuksista poiketaan ainoastaan silloin, kun ko. sopimuksista ei ole saatavilla tarvittavaa tavaraa tai palvelua (näissä tapauksissa tehtävä erillinen kilpailutus). Puite- ja vuosisopimusten nojalla tehdään suoraan tilaus sopimustoimittajalta ilman tarjouskilpailua. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöönpanoa eikä itsenäisiä valituskelpoisia päätöksiä. Hankintatoimen valmiiksi kilpailuttamat voimassaolevat puite- ja vuosisopimukset ja sopimusehdot laskun tarkastusta varten löytyvät osoitteesta (hankintayhteistyön intra). Käyttäjätunnukset ja salasanat on saatavissa hankintatoimesta. Toimialojen mahdollisista omista vuosisopimuksista saa tietoa ko. virastosta. 4 Pienhankinnat eli kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat Pienhankintojen ohjeistusta hyödynnetään silloin, kun hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon ja käyttävissä ei ole valmiiksi kilpailutettua puite- /vuosisopimusta. Pienhankinnat on dokumentoitava siten, että tarvittaessa on helppo todentaa, mitä on tarjoajan/toimittajan kanssa sovittu. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat toteutetaan seuraavasti: Pienhankinnat: Tavara- ja palveluhankinnat < Tarjousten pyytäminen Päätöksenteko ja tiedoksianto Tarjouspyyntö sähköpostilla tai puhelimitse. Puhelimitse tehtävät kyselyt on kirjattava ylös (keneltä kysytty ja saatu tarjous) Poikkeuksena pienet päivittäistavaraostot, jotka tehdään kulloinkin tarkoituksenmukaisimmasta paikasta huomioiden tuotteen saatavuus, hinta, soveltuvuus jne. Ei kirjallista päätöstä Tarjouspyyntö sähköpostilla tai kirjallisena vähintään kolmelle tarjoajalle tai vaihtoehtoisesti ilmoitus palvelussa (=hankintatoimen sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä) tai vapaaehtoinen HILMAilmoitus. Kirjallinen hankintapäätös ja tiedoksianto (hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeet),

4 Pienhankinnat: Sosiaali- ja terveyspalvelut < Tarjousten pyytäminen Päätöksenteko, tiedoksianto ja sopimus Suorahankinta tai sähköpostilla/puhelimitse tarjouspyyntö. Puhelimitse tehtävät kyselyt on kirjattava ylös (keneltä kysytty ja saatu tarjous) Ei kirjallista päätöstä Tarjouspyyntö (sähköpostilla/kirjallinen), vähintään kolmelle tarjoajalle tai vaihtoehtoisesti ilmoitus palvelussa (=hankintatoimen sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä) tai vapaaehtoinen HILMA-ilmoitus. Kirjallinen hankintapäätös ja tiedoksianto (hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeet), palvelusopimus Pienhankinnat: Rakennusurakat < Tarjousten pyytäminen Tarjouspyyntö sähköpostilla tai puhelimitse. Puhelimitse tehtävät kyselyt on kirjattava ylös (keneltä kysytty ja saatu tarjous) Tarjouspyyntö sähköpostilla tai kirjallisena vähintään kolmelle tarjoajalle tai vapaaehtoinen HILMAilmoitus. Päätöksenteko ja tiedoksianto ja sopimus Ei kirjallista päätöstä Kirjallinen hankintapäätös ja tiedoksianto (hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeet), urakkasopimus

5 5 Kansallisten ja EU-kynnysarvojen ylittävät hankinnat Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Ko. hankinnoista on pakollinen ilmoitusvelvollisuus HILMA-ilmoituskanavassa (www. hankintailmoitukset.fi,) josta ilmoitus toimitetaan julkaistavaksi myös EU:n viralliseen lehteen. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa on lisäksi huomioitava pakolliset määräajat. Kansallisista ja EU:n kynnysarvon ylittävistä hankinnoista laaditaan kirjallinen tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, tarjousvertailu ja hankintapäätös. Hankintapäätöksen tiedoksiantoon oheistetaan valitusosoitus markkinaoikeudelle ja hankintaoikaisuohje. Kansallisista ja EU:n kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on laadittava kirjallinen hankintasopimus valitus- ja odotusaikojen umpeuduttua. Hankintamenettelyistä, määräajoista ja muista hankinnoissa huomioitavista asioista löytyy tietoa hankintalaista, ja hankintatoimi avustaa ko. hankinnoissa tarpeen mukaan. 6 Hankintaprosessin kuvaus Kynnysarvot ylittävien hankintojen prosessikuvaus lyhyesti (avoin menettely): 1) Määrärahat ja lupa hankinnalle 2) Hankinnan valmistelu (raportit, markkinakartoitukset, koekäytöt, tutustumiset) 3) Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen 4) Hankintamenettelyn valinta 5) Tarjouspyynnön laatiminen (sisällön määrittäminen yksityiskohtaisesti, valintaperusteiden asettaminen) 6) HILMA-Ilmoitus 7) Tarjouspyyntöjen lähettäminen 8) Tarjousaika (kansalliset hankinnat: kohtuullinen aika, EU-hankinnat: määräajat laissa tai kts. www. hankinnat.fi ) 9) Tarjousten vastaanotto 10) Avauspöytäkirjan laatiminen (2 hlöä allekirjoittaa) 11) Tarjousten vertailu (yksityiskohtaiset perustelut päätöksentekoa varten tarjouspyynnössä asetettujen kriteereiden pohjalta) 12) Päätöksenteko (päätöksen perustelu huolella) ja tiedoksianto (valitusosoitus markkinaoikeudelle ja hankintaoikaisuohje) 13) Valitusaika (kansallisen kynnysarvon ylittävät: tiedoksianto* ) + 14 pv, EU-hankinnat : tiedoksianto* ) + 14 pv + 7 pv odotusaika) 14) Kirjallisen hankintasopimuksen laatiminen ja allekirjoittaminen 15) Tilaaminen 16) Toimitetun tuotteen tarkastaminen / palvelun sopimusseuranta 17) Laskujen tarkastus * ) tiedoksiannon kesto riippuu tiedoksiantotavasta: kirjeitse 7 pv, sähköpostitse lähettämispäivä (huom! sähköistä tiedoksiantoa varten on tarjouksessa pyydettävä tarjoajaa ilmoittamaan sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Hankintapäätöksen sähköisen tiedoksiannon viestiin on merkittävä tiedoksiantopäivä)

6 7 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat liitteineen ovat julkisia, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Asianosaisjulkisuus ei kuitenkaan koske hankinnan keskeyttämistä eikä muita vastaavia hankintamenettelyä koskevia tilanteita, joissa kilpailevien tarjousten paljastaminen vaarantaisi uuden tarjouskilpailun tai muutoin hankintayksikön mahdollisuuden edullisiin hankintoihin. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot selvästi merkityllä erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuus. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. 8 Asiakirjojen säilytys Hankinta-asiakirjat arkistoidaan Savonlinnan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot hankinta-asiakirjojen säilytysajoista, -paikoista sekä vastuuhenkilöistä.