LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 1 (8) KEMI-TORNION SEUDUN HANKINTAPALVELUT Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Keminmaan kunta hyvinvointipalvelut SUOJAVAATTEIDEN VUOKRAUSPALVELU VUOSILLE 2014 2016 JA MAHDOLLINEN OPTIO AJALLE 2017-2018 Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ja Keminmaan kunnan hyvinvointipalvelut pyytävät tarjoustanne terveyden- ja sosiaalihuollon henkilöstön suojavaatteiden vuokrauspalvelusta vuosille 2014-2016 ja mahdollinen optio vuosille 2017 2018. Tarjoukseen tulee sisältyä suojavaatteiden kaapituspalvelu. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken syksyllä 2016. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankintailmoitus on julkaistu HILMA -ilmoituspalvelussa 26.04.13 osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on saatavissa sähköisesti myös sairaanhoitopiirin internet-sivuilta osoitteesta: fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html Hankintamenettely on avoin menettely. Hankinta on EU kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnan kohde ja tavoitteet Hankinnan kohteena on hinnoitteluliitteessä (liite 1) mainitut suojavaatteet. Hinnoitteluliitteessä ilmoitetut määrät ovat yhdelle henkilölle keskimäärin varattava vaatekiintiö viikossa. Liite 1 toimii samalla tarjouslomakkeena, joka tulee palauttaa tarjouksen jättämisen yhteydessä. Suojavaatteelle asetetut vaatimukset: Yläosa ja mekko kolme ( 3 ) väriä; valkoinen, sininen, punainen. Housu kaksi ( 2 ) väriä; valkoinen, sininen. Suojavaatemateriaalissa tulee olla puuvillaa vähintään 35%. Vakinaiselle henkilöstölle hankitaan omat henkilökohtaiset vaatteet, jotka nimikoidaan suojavaatteen käyttäjän nimellä tai muulla henkilökohtaisella varmenteella.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 2 (8) Henkilöstön määrä: Keminmaan kunnan hyvinvointipalvelut 170 Länsi-Pohjan shp, 350 (määrä voi lisääntyä sopimuskauden aikana) Muita vaatimuksia: - suojavaatteiden tulee olla sopimuksen alkaessa uusia ( myös sopimuskauden aikana tilattujen) - henkilöstö saa varmistaa suojavaatteensa koon henkilökohtaisella sovituksella - tarjoajan on oltava mukana aloituskartoituksen ja sovituksen aikana. Sovituspalvelu sisältyy hintaan -hinnoittelun tulee olla yhdenmukainen vaatekoosta riippumatta - suojavaatteiden laadun tulee täyttää terveydenhuoltoalan ja elintarvikealan laatuvaatimukset ja standardit - suojavaatteet tulee huoltaa siten, että sairaala- ja elintarvikehygieniavaatimukset täyttyvät SFS-EN 14065 - kaikki pituus- ja mittamuutokset tehdään vuokratekstiileihin tilaajan tilausten mukaisesti (ei aseteta minimitilausmääriä ) - malliston kokovalikoima on oltava riittävä sekä tarjoajalla tulee olla valmius tehdä sopivia vaatteita kaiken kokoisille - vuokramallistoa voidaan tarkistaa sopimuskauden aikana. Jos tarjottu malli poistuu valikoimasta, on tarjottava tilalle vähintään vastaava korvaava tuote alkuperäisillä hinnoilla ja ehdoilla - vuokrattavat työasut merkataan käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla ( siru tms ). Tarvittaessa tuotteen kierto on seurattavissa ja tuote yksilöitävissä - normaalikäytössä loppuun kulunut tuote vaihdetaan maksutta uuteen - pesussa kadonnut tai käyttökelvottomaksi mennyt vaate vaihdetaan maksutta uuteen - korvaus vaatteesta voidaan periä, jos vaatteen kadottaa käyttäjä tai jos se rikkoutuu tai tahriintuu käytössä käyttökelvottomaksi ( kuitenkin normaalissa käytössä kulunutta vaatetta tilaaja ei korvaa ) Tarjouksen liitteeksi pyydetään korvaushinnasto. - tuotteet on toimitettava jälkikäsiteltynä ( mankeloitu, tunneliviimeistelty ) tekstiilien käyttötarkoitukseen sopivalla tavalla. - puhtaat ja huolletut suojavaatteet toimitetaan sopimuksen mukaisesti toimituspisteisiin sovituin aikavälein ( Liite 1 ) jakelupaikat - tarjousliitteessä on mainittu jakelu 1 x vko. -toimituspisteiden määrän muutos sopimuskauden aikana ei vaikuta yksikköhintoihin - tarjoajalla tulee olla valmius toimittaa henkilökunnan suojavaatteita myös poikkeustilanteiden varalle ( esim. pandemia ) - rullakoiden, vaunujen, laatikoiden, kaappien, pyykkisäkkien, henkareiden ym. on oltava hyväkuntoisia ja puhtaita ja niissä olevat suojavaatteet niin suojattuja etteivät ne likaannu kuljetuksen aikana Kuljetuksiin ja jakeluun on kuuluttava: - pestävien tekstiilien kuljetukset molempiin suuntiin sovitulla tavalla - puhtaiden ja likaisten tekstiilien kuljetusten aikainen erillään pito - kuljetus ja kuljetusvälineet sisältyvät hintaan (rullakot, säkit, säkkitelineet, henkarit) - pakkauskulut sisältyvät hintaan
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 3 (8) - kaapituspalvelussa kaapit kuuluvat hintaan ( kaapit palveluntuottajan ) - pestävien suojavaatteiden varastointi tarjoajan tiloissa Palveluun sisältyvät eri työryhmät - tarjoajan on nimettävä tilaajalle asiakaspalveluvastaava - palvelun laadun seurantaan nimetään työryhmä, joka koostuu sekä tarjoajan että tilaajan edustajasta/edustajista. Työryhmä kokoontuu 2 kertaa vuodessa. Työryhmä huolehtii laadun seurannasta ja toimintoihin liittyvistä muutoksista Tuotteiden palauttaminen ja lunastaminen - tuotteet voidaan palauttaa tarjoajalle, kun vaatteen käyttäjä lopettaa tai vaate on muuten tarpeeton taikka tilaajan organisaatio muuttuu - tilaaja voi lunastaa vaatteet sopimuskauden päätteeksi, jos vaatteen käyttäjälle on tehty tarjoajan mallistosta poikkeavat vaatteet. Koskee myös tuotteita, joihin on tehty sellaisia muutoksia, ettei tuotetta voi palauttaa alkuperäiseen muotoon ( hihojen ja lahkeiden lyhennykset, brodeeraukset suoraan tuotteeseen ym. ) Tilaaja voi tilata lisää vaatteita: - kun tulee uusi vaatteen käyttäjä - vanha vaatteen käyttäjä tarvitsee lisää vaatteita - tilaajan organisaatio muuttuu Tuotteille asetetut vaatimukset Tekstiilien tulee täyttää yleiset paloturvallisuusvaatimukset. Hintatiedot, hintojen ilmoittaminen ja hintojen voimassaolo Hinnat pyydetään ilmoittamaan neljän desimaalin tarkkuudella ilman arvonlisäveroa liitteessä 1 mainittua yksikköä kohti. Hintoihin tulee sisältyä kuljetukset tilaajan toimitiloihin sovittuun toimipisteeseen sekä kaapituspalvelun ( Liite 1: Toimituskohteet). Tarjottujen hintojen tulee olla sitovia vähintään kahdentoista (12) kuukauden ajan alkaen 01.01.2014. Jos hintoja muutetaan kahdentoista (12) kuukauden jälkeen, mahdollisten muutosten tulee olla perusteltuja ja niistä on ilmoitettava kirjallisesti tilaajille kolme (3) kuukautta ennen muutosta. Tarjoajalla on vastaavasti velvollisuus alentaa hintoja mikäli siihen on edellä mainitut perusteet. Tarjoukseen liitettävät hinnastot - hinnasto tekstiileihin tehtävistä muutos- ja korjaustöistä, sekä korvaushinnasto - hinnasto; lääkärin takki, mikrokuitu jakku ja housut, äitiyshousu ja tunika, T-paita, pikeepaita, haalari, suorahousu Osatarjous Osatarjousta ei oteta huomioon.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 4 (8) Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus. Nämä tiedot on tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi. Lisäksi on toimitettava ote kaupparekisteristä sekä todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoajan on ilmoitettava työehtosopimus, jota se noudattaa. Referenssit Terveyden- ja sosiaalihuoltoon liittyvät asiakasreferenssit yhteystietoineen on mainittava tarjouksessa. Maksuehto, laskutus Toimitukset Muut ehdot Maksuehto on vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko on Suomessa voimassaolevan korkolain mukainen ja se pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa. Laskutus kuukausittain jälkikäteen suoraan kullekin tilaajaosakkaalle. Laskun liitteenä erittely tilauksista toimituspisteittäin (tilatut tuotteet, määrät ja eurot toimituspisteittäin). Pientoimitus- ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarjoajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Virka-aikana tai tilaajan kanssa sovitun aikataulun mukaisesti. TOP tilaajan ilmoittamat toimipisteet. Toimitukset sisälle toimipisteisiin (tilaajan osoittamiin paikkoihin) sekä kaapituspalvelu, samalla viedään likapyykki pois. Toimipisteet on ilmoitettu liitteessä 1. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 5 (8) tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Muilta osin noudatamme voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Sopimusehdot löytyvät sairaanhoitopiirin internet-sivuilta osoitteesta: fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html Sopimuksen tekemisen perusteet Kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaan: Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla. Tarjoajaa pyydetään varmistumaan siitä, että kaikkiin vertailuperusteisiin liittyen on toimitettu riittävä määrä asiakirjoja ja tietoa, joiden perusteella tilaaja voi saada riittävän selkeän kuvan vertailun pohjaksi. Kaikkien ehdottomien vaatimusten mukaiset tiedot ja liitteet on oltava liitettynä tarjoukseen. Hankinnan valintaperusteena on seuraavien kriteerein määriteltävä kokonaistaloudellinen edullisuus. 1. Hinta, painoarvo 60 % - Excel-taulukosta saadut hinnat - Kaavalla: Halvin hinta / tarjottu hinta x 60 hintapistettä Vertailuperusteena on suojavaatteiden vuokrahinta kappaleelta oheisen hinnoitteluliitteen (Liite 1) mukaan laskettuna arvioidulla viikkokiintiöllä. Hinta pisteytetään kaikista tuotteista, jotka on merkitty hinnoitteluliitteeseen Liite 1. Hintavertailussa käytetään tarjouspyynnön liitteessä 1 ilmoitettuja kappalemääriä. Tarjottu hinta kerrotaan kiintiömäärällä ja arvot lasketaan yhteen. Halvimman hinnan tarjonnut tarjoaja saa lopulliseen vertailuun 60 hintapistettä, johon muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan. Hintavertailu suoritetaan seuraavasti: edullisin hinta jaetaan tarjotulla hinnalla ja kerrotaan 60, jolloin saadaan kyseisen tarjouksen hintapisteet. 2. Laatu, painoarvo 40 % jossa arvioidaan seuraavia tekijöitä: 2.1 Tuotevalikoima ja tuotteiden soveltuvuus tilaajan tarpeisiin; painoarvo 20 % Vertailussa arvostetaan toimittajan tuotevalikoiman monipuolisuutta ja laajuutta ottaen huomioon kokovaihtoehdot, erilaiset mallistot, kuosivaihtoehdot ja eri värivaihtoehdot. Vertailussa arvostetaan tekstiilien soveltuvuutta tarjouspyynnössä kuvattuihin työtehtäviin sekä tekstiilien käyttömukavuutta. Tuotevalikoima arvioidaan asteikolla 2-20 p:
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 6 (8) 20 p = Tuotevalikoiman laajuus sekä mallisto-, väri- ja kokovaihtoehtojen monipuolisuus, tekstiilien käyttömukavuus ja sopivuus työtehtäviin erinomainen 10 p = Tuotevalikoiman laajuus sekä mallisto-, väri- ja kokovaihtoehtojen monipuolisuus, tekstiilien käyttömukavuus ja sopivuus työtehtäviin hyvä 2 p = Tuotevalikoiman laajuus sekä mallisto-, väri- ja kokovaihtoehtojen monipuolisuus, tekstiilien käyttömukavuus ja sopivuus työtehtäviin soveltuva Tarjouksen tuotteiden arvioinnin tekee asiantuntijoista kerätty ryhmä. Ryhmä arvioi tuotevalikoimaa ja tuotteiden soveltuvuutta tarjouksen mukana toimitettujen näytekappaleiden, tuote-esitteiden ja koekäytön perusteella. 2.2 Palveluprosessi painoarvo 20 % Toimitusvarmuutta arvioidaan silmällä pitäen koko sopimuskautta. Toimitusvarmuudessa arvostetaan seuraavia seikkoja. Palvelun joustavuus ja nopeus; käytössä olevien vaatteiden koon muuttaminen, uuden työntekijän vaatteiden toimitusaika tilauksesta. Toimitusten varmistukset häiriö ja hätätilanteissa ; arkipyhät, loma-ajat, tuotantohäiriöt, muutokset henkilöiden vaatetarpeissa sekä tilaajan organisaatiossa. Pesuprosessin toiminta; kuinka varmistetaan oikeat vaatteet oikeaan yksikköön / oikealle henkilölle huollettuna. Palveluprosessiin liittyvät tekijät arvioidaan asteikolla 0-20 p: Tarjouksessa kuvattava seuraavat prosessit: Tarvekartoitus ja tarvekartoituksen suorittavat henkilöt Palvelun käyttökoulutus Sovitukset Vaatteisiin tehtävät muutokset, tunnukset ja nimikointi Tilaaminen, mahdollinen sähköinen tilaus Vaatteiden palauttaminen Malliston uudistaminen ja korvattavat työvaatteet Vastuuhenkilöiden tehtävät sekä tavoitettavuus Pesularesurssit ja varapesulat Varasuunnitelmat tuotantohäiriöiden varalle Kuvaus tekstiilien pesusta ja huollosta sekä käytettävistä menetelmistä Laaduntarkastus, laatukriteerien täyttyminen sekä korjaavat toimet Pesulaadun ja hygieenisyyden varmistaminen Raportointi; tuotemäärien seuranta, Palveluntuottajan tekemät auditoinnit ja suorittamat asiakastyytyväisyyskyselyt Auditoinnin ja asiakastyytyväisyyskyselyjen tulosten käsittely ja toimenpiteet palvelun laadun kehittämiseksi Kuvaus palautteiden käsittelyprosessista ja selvitys palautteiden seurannan hyödyntämisestä palvelun kehittämisessä Palautteen antajalle vastaaminen sekä sen vasteaika Pisteytys 100%, 80%, 50%, alle 50%
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 7 (8) 20 p = Täyttää 100 % edellä kuvatuista kohdista eli 18 kohtaa täyttyvät 10 p = Täyttää 80 % edellä kuvatuista kohdista eli 14 kohtaa täyttyvät 2 p = Täyttää 50 % edellä kuvatuista kohdista eli 9 kohtaa täyttyvät 0 p = Täyttää alle 50 % edellä kuvatuista kohdista eli 8 kohtaa tai alle täyttyvät Lisätiedot Tarjoajan tulisi seurata tarjouspyyntösivua fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 14.05.2013 sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö: Vuokravaate". Vastaukset ovat luettavissa 23.05.2013 mennessä verkko-osoitteessa: fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html Julkisuus Hankintaan liittyvä asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla voimassa 6 kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjous tulee toimittaa 07.06.2013 kello 14:00 mennessä neljänä kappaleena osoitteella: Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Hankintatoimisto Kauppakatu 25, 94100 Kemi Kuoreen pyydetään merkitsemään tunnus "Vuokravaate". Tarjous, hinnoitteluliite ja toimittajaselvitykset lomake on myös toimitettava sähköpostilla osoitteeseen hankintapalvelut@lpshp.fi merkillä "Vuokravaate". Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Hankintapäätöksen tiedoksianto
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 24/2013 8 (8) Hankintapäätöksen tekee Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköinen yhteystieto. (Liite 2) Sopimuksen tekeminen Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus tilaajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen päättymään 6 kuukauden irtisanomisajalla. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli tuotteen laatu, muut ominaisuudet tai muut hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät muuttuvat. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Seppo Orajärvi talousjohtaja LIITTEET Hinnoittelu- ja toimituskohde -liite, liite 1 Toimittajaselvitykset, liite 2