HUONOT KÄYTÄNNÖT OPPIMISEN JA KEHITTÄMISEN VÄLINEINÄ VTT, Timo Aro Muutos 12 koulutus 22.10.2010, MTC Oy, Pori Timo Aro 2010
SISÄLTÖ: I Projekti- ja kehittämistoiminnan logiikasta II Huonot käytännöt oppimisen ja kehittämisen välineinä III Jäsenneltyä kokemustenvaihtoa viiden eri teeman näkökulmasta Learning Cafe - metodilla
Koulutuspäivän tarkoitus ei ole esitellä epäonnistuneita hankkeita, hankehenkilöstöä tai rahoittajia asettaa hankehenkilöstöä alttiiksi loputtomalle pilkanteolle ja pahalle silmälle osoittaa syyttävällä sormella ei niin kovin hyvin onnistuneita hankkeita ripotella suolaa vanhoille epäonnistumisen haavoille löytää uusia ja tunnistamattomia hankeruumiita tai löytää uusia jäseniä loppuun kulutettujen projektihenkilöiden hautausmaalle VAAN OPPIA, OPPIA JA OPPIA - Jari Alankoa (2007) mukaillen -
Puhutaan joskus siitäkin, mistä normaalisti vaietaan Timo Aro 2010
Pitää epäonnistua, jotta voisi onnistua pikemmin ja paremmin
I Projekti- ja kehittämistoiminnan logiikka Timo Aro 2010
Verkostoituminen Hankemaailman hevonpaskabingo Kartoitus Toimintamalli Hyvä käytäntö Projekti Kärkihanke Rahoittajaviranomainen Todentamisviranomainen Klusteri Ohjausryhmä Loppukäyttäjä Substanssiosaaminen Koordinointi Ennakointi Asiakasrajapinta Palvelujärjestelmä Viranomaisyhteistyö Tuotos Kumppanuus Innovaatio ELY Integrointi Kehittäminen Järjestelmä Pilotti Osaamiskeskus Konsepti Strategia Kehittämistarve Loppuraportti Yrityskehitystoimija Tuotekehitys Hanke Liiketoimintaosaaminen Oppimisympäristö Valtavirtaistaminen Kuusi oikein pystyyn, vaakaan tai vinoittain ja BINGO!!!!! Timo Aro 2010
Tämä on kuin armeijan johtamista: kenraali sanoo everstille joka sanoo kapteenille joka sanoo luutnantille joka sanoo alikersantille joka sanoo korpraalille joka sanoo sotamiehelle, että sulake pitää vaihtaa - Kirjailija Ian McEwan 2010 -
6846 Timo Aro 2010
Miksi kehittämistä vastustetaan joissakin emoorganisaatioissa? -Hankkeet eriytyneet liikaa varsinaisesta toiminnasta: -Korostuu erityisesti pienissä organisaatiossa, jossa rahoitus myönnetty vain hankkeen kustannuksiin -Projektien tavoitteet ja projektihenkilöstön toimenkuvat ovat usein kryptisiä hankemaailman ulkopuolisten näkökulmasta -Projektiarjen kateus (tilat, laitteet, vapaus, palkka, verkostot) - Hankkeen tavoitteet epäselvät: -Emon ja projektin kehittämistavoitteet eivät kohtaa -Hankkeen tavoitteista, tuotoksista ja hyödyistä ei osata kertoa tai tiedottaa -Emojen sisäinen muutosvastarinta kehittämistyön aiheuttamista mahdollisista muutoksista - Epävarmuus: - Kehittämistyön perusta on muutoksenhalussa, joka saattaa aiheuttaa kilpailutilanteen
Projektisyklin hallinta: -Projektisuunnitelma on toiminnan perusankkuri: muut suunnitelmat tukevat ja täydentävät - On ymmärrettävä hankkeen taustalla olevat motiivit, hankkeen välineellisyys ja kytkettävä hankkeen tavoitteet emon tavoitteisiin ja strategioihin -Projekti on jaettava viipaleisiin, vaiheistettuihin kokonaisuuksiin -Jokaisessa vaiheessa toteutetaan erilaisia toimenpiteitä ja vastuunjaossa tapahtuu muutoksia -Projektin elinkaarimalli (Project Cycle Management l. PCM-malli) ja vaikutusketjuajattelu
PCM-MALLI Kiinnitetään liian vähän huomiota! KYTKENTÄ OHJELMIIN/EMOON JA TARVEKARTOITUS Kiinnitetään liian vähän huomiota! PROJEKTIN PÄÄTTÄMISVAIHE PROJEKTIN SUUNNITTELUVAIHE TUOTOSTEN LEVITTÄMIS- JA HYÖDYNTÄMISVAIHE PROJEKTIN ALOITTAMISVAIHE Kiinnitetään liikaa huomiota! PROJEKTIN TOIMEENPANOVAIHE Kiinnitetään liikaa huomiota!
Hyvistä/ huonoista käytänteistä oppiminen ei kumuloidu eikä siirry Projektimuotoisen kehittämistyön tulokset hukkuvat päättämisen kaaokseen pysyviä vaikutuksia ei synny PROJEKTIN PÄÄTTÄMIS- VAIHE Projektin päättämisen kaaos: Hyviä käytänteitä ei ehditty kuvaamaan eikä siirtoprosesseihin ehditä paneutumaan Vastuuta ei voida siirtää emoorganisaatiolle projektin irrallisuuden vuoksi Viestintää ei kohdenneta oikeille sidosryhmille ja projekti päättyy töksähtäen TULOSTEN JA KOKE- MUSTEN HYÖDYNTÄ- MISVAIHE NOIDANKEHÄ PROJEKTIN TOIMEEN- PANOVAIHE PROJEKTIN SUUNNIT- TELUVAIHE PROJEKTIN ALOITTAMISVAIHE Kehittämisvastuu ulkoistetaan hankkeelle, omistajuus hukassa Tuotteistaminen puuttuu, hyvien ja huonojen käytänteiden tunnistaminen ja dokumentointi sattumanvaraista Kehittämiskiire ja -tuska Samankaltaisia projekteja rahoitetaan aina uudestaan: jokainen keksii pyörän vuorollaan uudelleen Kytkentä emo-organisaation strategioihin, kehittämistoimintaan ja tarpeisiin jää irralliseksi Tavoitteita liikaa ja tavoitteet epärealistisia ja korkealentoisia Sisäinen markkinointi tökkii, avainhenkilöt eivät sitoudu Hankehenkilöstön rekrytointi kestää Resursointi suhteessa asiakas- ja kehittämistyöhön Projektia suunnittelevat tahot eivät jää toteuttamaan projektia Projektin ulkoinen ja sisäinen markkinointi hankalaa Timo Aro 2010
Näin epäonnistut varmasti 1. Käytä hankehakemuksessa lyhenteitä tai kieltä, joita kukaan ei ymmärrä 2. Älä sitouta projektin onnistumisen kannalta keskeisiä osallistujia, kumppaneita tai verkostoja 3. Älä palkkaa projektisihteeriä tai -assistenttia 4. Pidä kaikki langat omissa käsissäsi, äläkä kerro muille mitään 5. Älä tee työnjakoa, tee hommat itse tai delegoi hommat vain muutamalle 6. Pyöritä ahkerasti projektipuppugeneraattoria tai viljele mahdollisimman vaikeaselkoista kapulakieltä 7. Älä kysy rahoittajilta etukäteen mitään tukikelpoisista kustannuksista, vaan anna palaa vaistojesi mukaan 8. Säikäytä mahdolliset osallistujat työn määrällä ja ennakkotehtävillä
II Huonot käytännöt oppimisen ja kehittämisen välineinä Timo Aro 2010
Aidosti uutta kehittävät hankkeet ovat alttiita sekä huonoille että hyville käytännöille Toteutustavan selvyys Perusbulkki? Hankeidean haastavuus Apollo -lennot Toteutustavan epäselvyys Lähde: Petri Virtanen Hankeidean (itsestään-)selvyys Missä kentässä sinun hankkeesi on?
Miksi huonojen (tai hyvien) käytäntöjen tunnistaminen on niin tärkeää? - Tarpeettomat toiminnot karsiutuvat, toiminnan fokus olennaisessa - Toiminnanohjaus tehostuu (seuranta, raportointi, vertailu, (itse)arviointi - Lisää toiminnan ammattimaisuutta ja järjestelmällisyyttä - Edistää oppimista, laatuajattelua, tiedonsiirtoa - Ongelmien ja epäkohtien nopeampi havaitseminen, perustellut korjausliikkeet
Huonojen käytäntöjen tunnistaminen: - Projektin elinkaaren eri vaiheiden mukaan - Teemoittain - Muu Timo Aro 2010
Projektin elinkaaren eri vaiheiden huonoja käytäntöjä Huono käytäntö Suunnitteluvaiheen huonoja käytäntöjä: - Huono käytäntö A - Huono käytäntö B - Huono käytäntö X Parannus- tai korjausehdotus -Ratkaisuehdotus A -Ratkaisuehdotus B -Ratkaisuehdotus X Aloittamisvaiheen huonoja käytäntöjä: Toimeenpanovaiheen huonoja käytäntöjä: Päättämisvaiheen huonoja käytäntöjä: Timo Aro 2010
Esimerkkejä suunnitteluvaiheen huonoista käytännöistä Yhdet suunnittelee, toiset tekee Suunnittelun ja käytännön toteutuksen erottaminen toisistaan Epärealistisuus Eri henkilöt suunnittelevat ja toteuttavat Hiljaisen tiedon hyödyntäminen, Rönsyilevyys Projektihenkilöstön määräaikaisuus, Projektihenkilöstö ulkoa organisaatiosta Sitoutumisen ja sitouttamisen vaikeudet Resursointi Vastuut ja työnjako Väärät kumppanit Timo Aro 2010
Esimerkkejä toimeenpanovaiheen huonoista käytännöistä Suunnittelu- ja aloitusvaiheen epäonnistumiset kumuloituvat Asiakkaat ja yhteistyötahot eivät sitoudu Tavoitteet eivät ole konkretisoituneet ja eivät ole mitattavissa/arvioitavissa Onnistumisen mittarit puuttuvat Yhteistyötahojen epärealistiset ja väärät odotukset Uudelleensuunnittelu vie aikaa oikeasta työstä Taustaorganisaation uusi sitouttamisprosessi suunnitelman muutosten jälkeen Rahoitus puolittui, mutta tavoitteet eivät
Esimerkkejä päättämisvaiheen huonoista käytännöistä Hiljainen tieto jää tietoisesti hiljaiseksi Ei sisäistä tai ulkoista arviointia Keskitytään loppuraporttirunoiluun Ei minkäänlaista reflektiota tuloksista, onnistumisista, epäonnistumisista jne. aiheuttaa runsaasti jälkityötä Käytäntöjä ja tuotoksia ei ole dokumentoitu Ongelmia ja parannusliikkeitä ei ole kirjattu Raportoidaan vain tehdyt tulokset Avoimuuden puute, salainen valmistelu Ei opita erehdyksistä Projekti jää paloturvalliseen arkistoon kallioluolaan
III Jäsennelty kokemustenvaihto Timo Aro 2010
Learning Cafe -metodi Jäsennelty ja vuorovaikutteinen kokemustenvaihto ratkaisukeskeisessä hengessä Kuusi hanke- ja kehittämistoimintaan liittyvää teemaa, kuusi pöytäkuntaa Jokaisessa pöytäkunnassa puheenjohtajat, jotka innostavat ja fasilitoivat keskustelua. Osallistujat kirjoittavat pöytäliinalle kehittämiskohteen (=huonon käytännön) ja korjaus-, parannus- ja ratkaisuehdotuksen Osallistujat kiertävät kaikki viisi ryhmää/teemaa, aikaa 15 minuuttia per teema Lopuksi puretaan tuotokset puheenjohtajien johdolla yhteisesti kaikille osallistujille Kouluttaja toimittaa yhteenvetomuistion kaikille osallistujille koulutuksen jälkeen
Teemat Pöytä 1 Projektin johtamiseen liittyvät huonot käytännöt : puheenjohtaja Maija Saari Pöytä 2 Projektin ja emo-organisaation väliseen suhteeseen liittyvät huonot käytännöt: puheenjohtaja Jouni Vataja Pöytä 3 Projektin kumppanuus-, sidosryhmä- ja verkostoyhteistyöhön liittyvät huonot käytännöt / puheenjohtaja Janne Rantala Pöytä 4 Projektitoiminnan byrokratiaan liittyvät huonot käytännöt : puheenjohtaja Keijo Heinilä Pöytä 5 Projektin tiedotukseen, markkinointiin, näkyvyyteen ja viestintään liittyvät huonot käytännöt : puheenjohtaja Eeva Laaksonen Pöytä 6 Projektien ohjaus- ja kehittämisryhmätyöskentelyyn liittyvät huonot käytännöt : puheenjohtaja Riitta Hirsikoski
Esimerkki teema 4: Projektitoiminnan byrokratiaan liittyvät huonot käytännöt Kehittämiskohde: huono käytäntö, epäonnistuminen, moka, virhe, riski Seurantaraportin täyttäminen EURA-järjestelmään ei toimi ruuhka-aikoina Rahoittajaviranomainen ei vastaa yhteydenottopyyntöihin eikä osallistu ohjausryhmään ESR-projektien tukikelpoisuus esim. lentoyhteyden käyttämisestä Pori-Helsinki välillä Ensimmäisen projektihakemuksen ovat suunnitelleeet eri henkilöt kuin sitä toteuttavat Korjaus-, ratkaisu- tai parannusehdotus Tietojen tallentaminen säännöllisesti ja varmuuskopiot???? Joustavuus valtion matkustusohjesääntöjen tulkinnoissa Organisaation sisäinen perehdytysjärjestelmä
Kiitokset kiinnostuksesta! Lisätietoja: www.timoaro.net 045 657 7890 timokaro@gmail.com Kuvat: www. istockphoto.com Timo Aro 2010