VIESTINTÄ PROJEKTISSA

Transkriptio

1 VIESTINTÄ PROJEKTISSA JOUNI HUOTARI VIIMEISIN PÄIVITYS:

2 POHDINTAA Miksi projektissa viestitään? Mitä tyypillisiä yleisiä ongelmia liittyy viestintään? Miten ongelmat voitaisiin ratkaista? Mitä virallisia viestintäkanavia projektissa voidaan käyttää? Entä epävirallisia? 2

3 VIESTINTÄ JA SEN MERKITYS PROJEKTEISSA RAIJA HÄMÄLÄINEN HämRa

4 MERKITYSTÄ EI OLE SILLÄ, MITÄ TARKOITETAAN, VAAN SILLÄ, MITÄ YMMÄRRETÄÄN. MERKITYSTÄ EI OLE SILLÄ, MITÄ SANOTAAN, VAAN SILLÄ, MITÄ USKOTAAN. HämRa

5 VIESTINTÄTILANNE ON VUOROVAIKUTUSTILANNE muotoiltu sanoma tulkittu sanoma lähettäjä SANOMA PALAUTE HÄIRIÖT vastaanottaja HämRa

6 IHMISESTÄ VÄLITTYVÄ VAIKUTELMA äänensävy 13 % sanat 7 % kehon viestit 80 % HämRa

7 Sano asiasi ytimekkäästi, jotta ihmiset lukisivat sen, selkeästi, jotta he ymmärtäisivät sen, värikkäästi, jotta he muistaisivat sen, ja ennen kaikkea täsmällisesti, jotta sen valo ohjaisi heitä. Joseph Pulitzer HämRa

8 VIESTINNÄSTÄ => kalvot

9 TEHTÄVÄ Jatkakaa projektisuunnitelmanne täyttämistä Lisää viestintäsuunnitelman asiat tai projektisuunnitelmaan erillinen liite Malli löytyy Optimasta ja osoitteesta 9

10 PROJEKTITYÖ ON SEKÄ OHJAUSTA ETTÄ TOTEUTUSTA Idea, muutostarve, Projektin perustaminen Projektisuunnitelma Kick-off Ohjausprosessi = Viestintä Toteutusprosessi Toteutusprosessi = = Miten tehdään Mitä Mitä tehdään tehdään Päättäminen Loppuraportti Lopputulos Lopputulos 10 Project Directors Oy Prodictor

11 MIKSI PROJEKTISSA VIESTITÄÄN Tuetaan toimintaa - Viestintää tarvitaan lopputuloksen valmistamiseen ja sen siirtämiseen asiakkaalle ja käyttäjille. Profiloidaan ja profiloidutaan - Viestintää tarvitaan, jotta projektille voidaan luoda myönteinen ja luotettava palvelu- ja osaamisprofiili. Informoidaan - Kerrotaan projektin tapahtumista. Perehdytetään - Viestintää tarvitaan projektissa työskentelevien asiantuntijoiden perehdyttämiseen sekä omaan työhönsä että projektiin työyhteisönä. Ollaan vuorovaikutuksessa - Ihmiset ovat sosiaalisia. Viestintää tarvitaan verkostoitumiseen ja yhteisöllisyyden luomiseen. Viestintä on paljon muutakin kuin informaation välittämistä A:lta B:lle. 11 Project Directors Oy Prodictor

12 PROJEKTIA EI JOHDETA TYHJIÖSSÄ Tilaaja Strateginen johto Yhteistyökumppanit Projektitoiminnan johto Projektipäällikkö Viranomaiset Muut projektit Toimittajat Alihankkijat Ohjausryhmä Projektiryhmä Käyttäjäyksiköt Linjayksiköt 12

13 PROJEKTIN VIRALLISET VIESTINTÄKANAVAT Kokoukset Palaverit Tilannekatsaukset Muistiot Projektitiedotteet Tiedotustilaisuudet Tietoiskut Koulutustilaisuudet Dokumentit Raportit Käyttöohjeet Sähköposti Intra-/internet Asiakas- ja henkilöstölehdet 13 Project Directors Oy Prodictor

14 VIESTINNÄN SUUNTAAMINEN LINJAORGANISAATIO Tilannekatsaukset, raportit, muistiot Asiakas/ tilaaja Ulkoinen viestintä Linj aesimiehet Osastokokoukset Tukitoiminnot PROJEKTI = toimittaj a Ohj ausryhmä Viiteryhmä KÄYTTÄJÄORGANISAATIO = lopputuloksen hyödyntäj ä Sisäinen viestintä Proj ektipalav erit Työkokoukset Dokumentointi Tiedotteet, tietoiskut, koulutus, käyttöohjeet 14 Project Directors Oy Prodictor

15 EPÄVIRALLINEN VIESTINTÄ Organisointi Näkyvät rakenteet Viralliset viestintäkanavat Henkilökohtaiset verkostot Sosiaalinen viestintä Organisoituminen = network/networking 15 Project Directors Oy Prodictor

16 VIESTINNÄN ROOLI PROJEKTISSA Tulosviestintä Tuetaan toimintaa Profiloidaan/profiloidutaan Informoidaan Perehdytetään Ollaan vuorovaikutuksessa Verkostot ja sosiaalinen viestintä Virallinen viestintä - suunnitelmallista - lähettäjäkeskeistä Epävirallinen viestintä - spontaania - kaksisuuntaista Yli puolet projektityöskentelyn ongelmista johtuu puutteellisesta viestinnästä 16 Project Directors Oy Prodictor

17 PROJEKTEJA JOHDETAAN VIESTINNÄN AVULLA Virallinen viestintä - mitä on tapahtunut - aina askeleen jäljessä - kertoo vain puoli totuutta reaktiivinen ohjaus Epävirallinen viestintä - miltä tulevaisuus näyttää - ennusmerkit/heikot signaalit - täydentää, tarkentaa proaktiivinen ohjaus Projektiorganisaatio on kuin kello, jonka viestintäverkot saavat tikittämään Säännöllinen raportointi ja tiedottaminen Ihmisten henkilökohtaiset tapaamiset Eri viestintämuodot täydentävät ja tukevat toisiaan. 17 Project Directors Oy Prodictor