Viestintä, projektin onnistumisen kriittinen tekijä Päivi Kähönen-Anttila, Pasaati Oy

Transkriptio

1 Viestintä, projektin onnistumisen kriittinen tekijä Päivi Kähönen-Anttila, Pasaati Oy Päivi Kähönen-Anttila Vanhempi projektipäällikkö Toiminnan kehittämisen asiantuntija Yli 20 vuoden kokemus ICT- ja projektinhallintakokemus mm. Nokia Networks, Nokia Mobile Phones, Nokia IT, Pasaati Oy 2 1

2 Sisältö Projektiviestinnän avaintekijät, sivut 4-8 Strateginen viestintä, sivut 9-13 Sidosryhmien hallinta, sivut Viestinnän apuvälineet, sivut Yhteenveto, sivu 28 3 Viestintä on yksi projektin kriittisimmistä tekijöistä, jolla pidetään tiimin jäsenet, johto ja sidosryhmät ajan tasalla ja varmistetaan projektin eteneminen 4 2

3 Projektiviestinnän menestyksen avaintekijät: Avoin viestintä Vuorovaikutteisuus Kuunteleminen 5 Avoin viestintä Johto Organisaation strategiset tavoitteet Projektissa aikaansaatujen tulosten arviointi Projektin merkitys organisaatiolle Projektisalkun omistaja Projektitoimisto (PMO) Projektipäällikkö (Myynti) Asiakas Projektin tarpeen määrittely Miksi? Mitä? Kenelle? Projektipäällikkö Sidosryhmät Projektin suunnittelu Aikataulu Tehtävät Riskit Resurssit Projektin toteutus Miten edistytty Aikataulu Muutokset Korjausliikkeet Projektipäällikkö Projektitiimi Sidosryhmät Ohjausryhmä Projektin päättäminen Miten projekti päättyy? Onnistumisen mittaaminen Jatkotoimenpiteet Oppiminen Viestintä ja avoin vuorovaikutus 6 3

4 Vuorovaikutteisuus Lähde: Etelä-Espoon Pallo (EsPa) 7 Kuunteleminen 8 4

5 Yrityksen strategian mukaiset projektit Projektisalkunhallinta ja seuranta Ennakoiva ja jatkuva viestintä ja vuorovaikutus Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa. Osmo A. Wiio 9 Yrityksen strategia 10 5

6 Projektisalkunhallinta ja seuranta 11 Projektisalkunhallinta esimerkki Projektin koko hlötyöpäivien mukaan 12 6

7 Projektisalkunhallinta esimerkki 13 Viestintäprosessi Sidosryhmien tunnistaminen Sidosryhmien sitouttaminen Ennakoiva ja jatkuva viestintä ja vuorovaikutus Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu. Osmo A. Wiio 14 7

8 Vaikutusvalta Viestintäprosessi 15 Sidosryhmien tunnistaminen Suuri vaikutus Opetus- ja kulttuuriministeriö (Pidä tyytyväisenä) Rehtori Koulutusjohtaja Kehittämispäällikkö Opintotoiminnan koordinaattori Opintokeskuksen kouluttaja Tukea hakeva koul. järjestäjä Taloushallinnon henkilö (Pidä lähellä ja hyvin informoituna) Vähäinen vaikutus Muut opintokeskukset (Seuraa, minimipanos, pidä silmällä) Tilastokeskus Opetushallitus Oma organisaatio (eri työryhmät ja toimikunnat) (Pidä informoituna) Vähäinen kiinnostus Sitoutuneisuus Suuri kiinnostus 16 8

9 Sidosryhmien tunnistaminen Tehty MindGenius-työkalulla 17 Sidosryhmien sitouttaminen 18 9

10 Viestinnän työkalujen valinta Projektin aloituspalaveri (kick off) On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut. Osmo A. Wiio

11 Työkalut 21 Rantatietunneliprojektin projektikartta 22 11

12 Rantatietunneliprojekti monikanavaisuus 1. kerran viikossa ilmestyvä asukastiedote 2. kerran kuukaudessa Aamulehden Moroliitteen juttu 3. verkkosivut 4. verkkoesite Liikenneviraston pilottina 5. louhinnan seurantapalvelu 6. mediatiedotteet Lähde: Tampereen Rantatunneli, Allianssiurakka, Esko Mulari PM Clubin tilaisuus YouTube ilmakuvavideot työmailta 8. Flickr-kuvapalvelu 9. Facebook-sivut postaus lähes joka päivä 10. asukastilaisuudet muutaman kuukauden välein 11. vierailuryhmiä keskiviikkoisin Lähde: Tampereen Rantatunneli, Allianssiurakka, Esko Mulari PM Clubin tilaisuus Rantatietunneliprojekti monikanavaisuus

13 Projektin aloituspalaveri (kick off) 25 Ennakoiva ja jatkuva viestintä ja vuorovaikutus

14 Projektin viestintämatriisi Tunnista ja sitouta sidosryhmät 2. Määrittele yhteiset projektiviestinnän työkalut 3. Ennakoi, viesti oikeaan aikaan oikeille sidosryhmille 4. Varmista, että viesti on ymmärretty 5. Kerää palautetta ja opi virheistä 6. Kuuntele! 28 14

15 KIITOS! 29 15