VAIKUTUSKETJUAJATTELU PROJEKTIHALLINNAN APUVÄLINEENÄ. Kehittämispäällikkö Timo Aro Porin kaupungin henkilöstökoulutus 22.3.

Transkriptio

1 VAIKUTUSKETJUAJATTELU PROJEKTIHALLINNAN APUVÄLINEENÄ Kehittämispäällikkö Timo Aro Porin kaupungin henkilöstökoulutus Timo Aro 2012

2 Timo Aro 2012 Sisältö I Projekti- ja kehittämistoiminnan logiikasta II Vaikutusketjuajattelu

3 I Projekti- ja kehittämistoiminnan logiikasta Timo Aro 2012

4 Timo Aro Rahoitusohjelma auki ja hankehakemuksen laadinta Valtava innostus ja jumalaton hämminki

5 Timo Aro Hankkeen alku, rahoituspäätös ja sopimukset Helvetillinen sekaannus, tehdään kaikki uusiksi ja järkiintymisvaihe

6 Timo Aro Väliraportointi Syyllisten etsintä

7 Timo Aro Projektin päättäminen ja loppuraportointi EVVK

8 Timo Aro Projektimapit paloturvalliseen paikkaan ja projektihenkilöstö maailmalle Kunnes EUtarkastajat Kreikasta pelmahtavat paikalle

9 EU-ohjelmakauden rahoitusohjelmat Kilpailukyky- ja Alueellinen yhteistyö sisä- ja työllisyystavoite ulkorajoilla EAKR ESR EAKR?? Valtakunnallinen ohjelma, jossa valtakunnallinen osio suuralueittaiset osiot? Elinikäisen oppimisen ohjelma Yhteisvastuuta ja maahanmuuttajavirtojen hallintaa koskeva ohjelma Kehitysyhteistyö ja taloudellisen yhteistyön rahoitusväline Etelä- Suomi Itä- Suomi Progress Naapuruuden ja kumppanuuden rahoitusväline ENPI VII Puiteohjelma Life+ Länsi- Suomi Ahvenanmaa II Toimintaohjelma terveyden alalla Marco Polo II Pohjois- Suomi Kansalaisten Eurooppa Perusoikeuksien ja oikeusasioiden puiteohjelma Toimintaohjelma I Raja-alueyhteistyö sisärajoilla II Valtioiden välinen yhteistyö III Alueiden välinen yhteistyö IV Raja-alueyhteistyö ulkorajoilla Media 2007 Kilpailukyvyn ja Innovoinnin puiteohjelma Rahoitusväline teollistuneiden maiden kanssa tehtävään yhteistyöhön Nuorisotoiminta-ohjelma Manner- Suomen maaseudun kehittämisohjelma Ahvenanmaan maaseudun kehittämisohjelma Elinkeinokalatalouden toimintaohjelma Turvallisuutta ja vapauksien suojelua koskeva puiteohjelma Liittymistä valmisteleva tukiväline Kulttuuri kuluttajapolitiikan alalla EU - Kanada EU - USA Timo Aro 2012

10 Timo Aro EAKR-projektia ja ESR-projektia ohjelmakaudella (tilanne 3/2012)

11 1. Projektisuunnitelma: -Projektisuunnitelma on toiminnan perusankkuri: hyvin suunniteltu, reaaliaikainen ja jatkuvuus sisäänrakennettu - Projektisuunnitelmaa tukevat ja täydentävät suunnitelmat: tavoitteet sidottu johonkin arviointi- ja seurantajärjestelmään, mitattavissa olevat mittarit, projektisyklin hallinta, toimintasuunnitelmat määräajoin jne. Timo Aro 2012

12 Timo Aro Hankkeen ja taustaorganisaation jatkuva vuoropuhelu On ymmärrettävä hankkeen käynnistämiseen liittyvät motiivit On välttämätöntä kytkeä hankkeen tavoitteet emon tavoitteisiin ja strategioihin Siirtäjien ja vastaanottajien välisen jännitteen sisäistäminen: luova vai tuhoava jännite? Johdon (ja avainhenkilöiden) sitouttaminen ja sitoutuminen

13 II Vaikutusketjuajattelu Timo Aro 2012

14 Kaksi peruslähtökohtaa I. Arvioinnin (ja vaikuttavuuden) peruslogiikan sisäistäminen II. Projektin elinkaariajattelun Timo Aro 2012

15 Vaikuttavuuteen ja arviointiin liittyviä keskeisiä käsitteitä Panokset Tuotokset Tulokset Vaikutukset Input Output Results Outcomes (Impacts, Effects) Esim. tämän koulutuspäivän järjestämiseen liittyvät henkilöstö-, aika- ja tilaresurssit Esim. tämän koulutuspäivän alustusmateriaali, kortit, linkit, muu materiaali jne. Esim. tämän koulutuspäivän oppimistulosten käyttäminen ja hyödyntäminen hanke- ja kehittämistyössä Vaikutukset syntyvät tuotosten ja tulosten yhteisvaikutuksesta Tehokkuus Efficiency Tuotosten suhde panoksiin Vaikuttavuus Relevanssi Effectiveness Relevance Vaikutusten suhde asetettuihin tavoitteisiin Tavoitteiden mielekkyys suhteessa Timo Aro 2012

16 Timo Aro 2012 (Vaikuttavuus)arvioinnin avainalueet Vaikutukset Tarpeet Sosio-ekonomiset ongelmat Tulokset Tavoitteet Yhteiskunnallinen toiminta Panokset Toimenpiteet (Resurssit) Tuotokset Relevanssi Arviointi Tehokkuus Vaikuttavuus Hyöty ja kestävyys Lähde: European Commission (1997). Evaluating EU Expenditure Programmes. A Guide (mukailtu kuviosta s. 25)

17 Timo Aro 2012 Arvioinnin muodot 1. Itsearviointi: -SWOT-analyysi(t) -Sinisen valtameren logiikka -Aivoriihi -Delfoi -Dialogi -Looginen viitekehys (LogFrame) -CAF -EFQM -Jne. 2. Vertaisarviointi 3. Ulkoinen arviointi: - Ohjelma-arviointi - Teema- ja viitekehysarviointi - Projektiarviointi - Prosessiarviointi - Vaikuttavuusarviointi - Konsultatiivinen/kehittä vä arviointi - Triangulaatioarviointi - Instituutioarviointi - Jne.

18 Project Cycle Management (PCM) = Projektin elinkaarimalli KYTKENTÄ OHJELMIIN/EMOON JA TARVEKARTOITUS PROJEKTIN PÄÄTTÄMISVAIHE TUOTOSTEN LEVITTÄMIS- JA HYÖDYNTÄMISVAIHE PROJEKTIN SUUNNITTELUVAIHE PROJEKTIN ALOITTAMISVAIHE PROJEKTIN TOIMEENPANOVAIHE Timo Aro 2012

19 Vaikuttavuuden arvioiminen/ mittaaminen on keskeistä kaikessa hanke- ja kehittämistoiminnassa PAKOLLINEN MUISTISÄÄNTÖ!!!!!!! Timo Aro 2012

20 Vaikutusketjuajattelun logiikasta Vaikutusketjuajattelumallin perusideana on integroida projektin tarve, panokset, toimenpiteet tuotokset, tulokset ja vaikutukset loogiseksi toisiinsa kytkeytyväksi ketjuksi Vain yhteisen viitekehyksen avulla on mahdollista verrata erilaiset lähtökohdat omaavia hankkeita toisiinsa ja vain yhteisen viitekehyksen avulla voidaan arvioida projektien aikaansaamia hyötyjä ja positiivisia vaikutuksia suhteessa käytettyihin resursseihin ja tavoitteisiin Olennaista kytkeä vaikutusketjuajattelu kiinteäksi osaksi projektisyklin hallintaa projektin elinkaariajattelun (PCM) mukaisesti Timo Aro 2012

21 Timo Aro Vaikutus 4. Tulos 4. Tuotos 3. Toimenpiteet Loppukäyttäjien/ rahoittajien intressi 1. Tarve 2. Panos Hankkeen keskeisin intressi Taustaorganisaation keskeisin intressi

22 Keskeiset käsitteet ja sisällöt 1. Tarve Projektin tarpeen määrittely on periaatteessa yksinkertainen asia Taustalla ovat ne perustelut, jonka tuloksena a) emoorganisaatio on päättänyt hakea projektirahoitusta ja b) rahoittaja päättänyt myöntää hankkeelle rahoituksen Tarpeen taustalla voi olla yhteiskunnallisia, alueellisia, paikallisia, kohde- ja asiakasryhmäkohtaisia, taloudellisia, sosiaalisia jne. perusteluita Tarve pitää pystyä perustelemaan kaikissa yhteyksissä ( hissipuhe ) Timo Aro 2012

23 Timo Aro 2012 Keskeiset käsitteet ja sisällöt 2. Panokset Projektin käytettävissä olevat panokset/resurssit tavoitteisiin pääsemiseksi Käytettävissä olevat henkilöstöresurssit Käytettävissä olevat taloudelliset resurssit Käytettävissä olevat muut resurssit

24 Timo Aro 2012 Keskeiset käsitteet ja sisällöt 3. Toimenpiteet Projektin keskeiset toimenpiteet tavoitteisiin pääsemiseksi Vastaa kysymykseen: mitä tehdään projektin aikana? Esim. koulutusta, ohjausta, neuvontaa, konsultaatiota, seminaarien järjestämistä, käsikirjojen tekemistä, liiketoimintasuunnitelmien laatimista, kumppanuuksien luomista jne.

25 Keskeiset käsitteet ja sisällöt 4. Tuotokset Tuotokset ovat projektin resurssien myötävaikutuksesta syntyneitä aikaansaannoksia Tyypillisiä tuotoksia ovat mm. raportit, julkaisut, käsikirjat, koulutuspäivät, seminaarit, workshopit, mallit, menetelmät, prosessikuvaukset jne. Projektin hyvät (ja huonot) käytännöt/käytänteet ovat myös tuotoksia, jos ne on kuvattu riittävällä tarkkuudella Tuotos ei ole sama asia kuin tulos!!!! Tuotoksilla on välinearvo, sillä niiden avulla voidaan saavuttaa tuloksia, jotka edesauttavat vaikutusten ja vaikuttavuuden syntymistä Timo Aro 2012

26 Keskeiset käsitteet ja sisällöt 5. Tulokset Tulokset syntyvät aina tuotoksien ansiosta!!! Tuotokset muuttuvat tuloksiksi vasta sen jälkeen, kun tuotokset otetaan pysyvään käyttöön, niitä hyödynnetään normaalitoiminnassa tai niiden ansiosta on opittu toimimaan uudella tavalla Tyypillisiä tuloksia ovat uuden oppiminen, vanhan poisoppiminen, innostuminen, motivoituminen, kiinnostuminen, hyödyntäminen jne. Tulokset ovat eräänlainen vipuvarsi, jonka avulla varmistetaan vaikutusten syntyminen eli tulokset ovat välttämättömiä vaikutusten ja vaikuttavuuden syntymiseksi Timo Aro 2012

27 Keskeiset käsitteet ja sisällöt 6. Vaikutukset ja vaikuttavuus Vaikutukset syntyvät tuotosten ja tulosten yhteisvaikutuksesta Vaikutukset ilmenevät keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä Vaikutukset voivat olla välittömiä/välillisiä, ennakoituja/ennakoimattomia, aiottuja/ei-aiottuja, taloudellisia, sosiaalisia jne. Kaikki projektin aikana syntyneet vaikutukset eivät välttämättä ole projektin yksin aikaansaamia vaikutuksia, vaan ne olisivat toteutuneet ilman projektiakin Esimerkki työllisyysvaikutukset: Tuotos= koulutuksen järjestäminen 10 hlöllä, Tulos= 6 henkilön työllistyminen tai sijoittuminen jatkokoulutukseen projektin päättymisen jälkeen Vaikutus =työssäolo esim. 6, 12 tai 18 kk projektin päättymisen jälkeen tai tutkinnon suorittaminen jatkokoulutuksesta Timo Aro 2012

28 Esimerkki Porin kaupungin henkilöstökoulutus Timo Aro 2012 Tarve = Saada tietoa projektinhallintaan liittyvistä asioista ja erityispiirteistä. Panos = Porin kaupungin henkilöstön ja muiden koulutukseen osallistuneiden käyttämä työaika, henkilöstöpalvelujen tilavaraus, tarjoilut ja koulutusmateriaalit. Kouluttajan eli Timon käyttämä aika koulutuksen valmisteluun ja esitykseen. Toimenpiteet = Koulutuksen järjestäminen Tuotos = Alustusmateriaali osallistujille sähköisessä muodossa, vaikutusketjukorttien täyttöohjeet, sähköiset linkit, tieto hyödyllisistä julkaisuista jne. Tulos = Koulutuksen osallistujat osaavat ja pystyvät hyödyntämään tuotosta eli vaikutusketjukorttia omassa toiminnassaan, seurannassa, raportoinnissa jne. Osallistujat oppivat hyödyntämään esimerkiksi vaikutusketjuattelua tai muita projektihallinnan apuvälineitä /itsearviointimenetelmiä kehittämistyössään. Vaikutus, vaikuttavuus = Koulutuksen tulokset (vaikutusketjukortit jne.)jäävät pysyvään käyttöön osallistujien taustayhteisöissä tai koulutuksen tuloksia hyödynnetään järjestelmällisesti Porin kaupungin organisaatiossa

29 Timo Aro 2012 VAIKUTUSKETJUKORTTI VAIHEISTUS PROJEKTIN VAIKUTUKSET TIIVIS KUVAUS PROJEKTIN TULOKSET PROJEKTIN TUOTOKSET PROJEKTIN TOIMENPITEET PROJEKTIN PANOKSET PROJEKTIN TARVE

30 Timo Aro 2012 ESIMERKKI 1: OPINPOLUT MAASTA MAAHAN / SataEdu Oy

31 VAIHEISTUS PROJEKTIN VAIKUTUKSET TIIVIS KUVAUS PROJEKTIN TULOKSET PROJEKTIN TUOTOKSET PROJEKTIN TOIMENPITEET - Lähtömaan koulutusohjelma - Työperusteisen maahanmuuton toimintamalli -Opinpolkuihin liittyviä malleja - Testit (yhteismitallinen) -Osaamiskartoituksen edelleen kehittäminen - Koulutuspäivien päiväkirjat - Verkostomalli hankkeiden välillä -Tutkimus - Lehtiartikkelit -Verkosto- ja seminaaritilaisuudet - Lähtömaan koulutukset (Virossa 3kk, Bulgaria?) - Koulutukset Suomessa. (Vertailevaa tutkimusta jo Suomeen tulleiden ja tulevien välillä suhteessa tehtyyn lähtömaakoulutukseen suhde suomen kielen ja toimintakulttuurin oppimiseen, kotoutuminen. Aineistona esim. Kankaanpään mamut ja perheet, Kesärekryn 6 tilaisuutta) - Infotilaisuuksia eri paikkakunnilla -Yritystilaisuudet - Koulutusten kehittäminen (tehokas lähtömaakoulutus, muuntokoulutus, tutkinnon tunnistaminen, rinnastamislausunnot, työpaikkavalmennus jne.) - Osaamiskartoitusten tekeminen - Tutkimuksellisen tiedon tuottaminen PROJEKTIN PANOKSET PROJEKTIN TARVE -Kokonaiskustannukset euroa -Projektihenkilöstö: päätoiminen projektipäällikkö, projektityöntekijät, kouluttajat, projektisihteerit - Indikaattorit: tavoitteena 120 henkilöä (pääpaino perheissä, ei yksittäisissä tulijoissa), tavoitteena 17 yritystä, ei työpaikka- ja uusi yritys tavoitetta -Läpikäytiin kustannusrakennetta kohta kohdalta Hanketta lähdettiin ideoimaan työperusteisen maahanmuuton hallitusta tarpeesta. Tausta-ajatus oli lähteä liikkeelle rakenteiden kehittämisestä, koulutustarpeista ja kouluttajan roolista (Sataedu). Kohderyhmänä ovat maahanmuuttajat ja heidän perheensä. Työnantajille annetaan monikulttuurisuuskoulutusta, jolloin he pystyvät aikaisempaa paremmin valmistautumaan maahanmuuttajien vastaanottamiseen. Tarvelähtöisesti on koordinoitu työnjakoa Työhön Satakuntaan! hankkeen kanssa: Työhön Satakuntaan -hanke kohdistuu maahanmuuttajien rekrytointiin ja Opinpolut hanke koulutukseen ja koulutusprosessien kehittämiseen. Hankkeessa pyritään mallintamaan lähtömaan koulutus: millainen koulutus on tehokasta lähtömaassa, miten se toteutetaan hyvin, tarve saada tietoa jne. Kun on riittävästi tietoa, voidaan Timo Aro 2012

32 Timo Aro 2012 Esimerkki 2: Puuteollisuuden virtuaalikoulu / WinNova Oy

33 VAIHEISTUS PROJEKTIN VAIKUTUKSET TIIVIS KUVAUS PROJEKTIN TULOKSET PROJEKTIN TUOTOKSET PROJEKTIN TOIMENPITEET PROJEKTIN PANOKSET PROJEKTIN -Puuteollisuuden virtuaalimalli -Koulutukset valituille kohderyhmille -Non-stop rekrytointimalli opiskelijoiden houkutteluun -Uudet oppimisaineistot -Moodle opetusaineistot opettajille (jatkokehittäminen omin voimin) -Yhteisen koulutusmallin kuvaus -Opiskelijavaihto (amk:t) ja jatkohankkeet (kv-yhteistyö) -Verkostoyhteistyön luominen osatoteuttajien välille (painopiste eri koulutustasojen välisten erojen ymmärtämisessä) yhteiset ohjauskäynnit eri osatoteuttajien luona -Oppimisaineiston kerääminen ja tekeminen (periaatteena se, että jokainen tuottaa oppimisaineiston omista lähtökohdistaan moodle verkkooppimisympäristö) -Opetussuunnitelmatyön linkittäminen (uuden opetussuunnitelman työstäminen) -Toimijoiden ja muiden potentiaalisten opettajien verkkovalmiuksien parantaminen koulutettu tekemään aineistoja Moodleen, avattu sosiaalisen median mahdollisuuksia, koulutustapahtumia) - Virtuaalistudion perustaminen (asennetaan puuteollisuuden opetusohjelmistoja, ohjelmistojen testaus) -Rekrytoinnin kehittäminen non-stop opiskelijareittimalli -Kansainvälinen yhteistyö ja opintokäynnit Latviaan ja Liettuaan (vertailukehittäminen puualan koulutukseen muihin maihin Ranska, Latvia ja Liettua, virtuaalimallin kokeileminen) -Toteuttajina kaksi pääryhmää: toisen asteen ammattiliset oppilaitokset (Winnova, Sedu ja Salpaus koulutusmallien suunnittelu ja testaus, käyttöönotto) ja amk-kumppanit (SAMK, LAMK, TAMK ja virtuaaliamk). Kumppanit osatoteuttajia: aineiston ja asiantuntemuksen tuominen hankkeeseen -Projektihenkilöstö noin 15 osa-aikaista eri osatoteuttajissa -Hankkeen budjetti euroa -Ulkopuolisia asiantuntijapalveluita (koulutustilaisuudet, aineistojen tuottaminen, ohjelmistojen päivitykset) Timo Aro Puualan vetovoimaisuus kohtalaisen hyvä pl. sahateollisuus. Metsäteollisuuden imago leimautunut alasajoalaksi. Sahateollisuus voi sen sijaan olla

34 Kiitos!