"Miten IT infra-projekti onnistuu ja miten epäonnistuu" Timo Häkkinen TTY PDF versio josta on poistettu 1 kuva ja yhden sivun tekstit

Transkriptio

1 "Miten IT infra-projekti onnistuu ja miten epäonnistuu" Timo Häkkinen TTY PDF versio josta on poistettu 1 kuva ja yhden sivun tekstit Esityksen rakenne ja esittäjän taustat Seuraavassa esityksessä on ajatuksia siitä, miten IT (infra) projekti saadaan onnistumaan tai epäonnistumaan. Timo Häkkinen TTKK:lta DI joskus 1990 luvun alussa (tietotekniikka ja tietoliikennetekniikka) Askartelee nykyään konesalien ja kriittisten järjestelmien kanssa pääosin projektipäällikkö-roolissa Kokemuksia useasta kymmenestä pienestä ja keskisuuresta sekä kymmenkunnasta suuresta projektista Rooli on viimeaikoina pääosin ollut (ulkoinen) projektipäällikkö, mutta myös asiantuntijan rooli on tuttu Kerron seuraavassa omia kokemuksia siitä, mitkä asiat ovat vaikuttaneet projektien onnistumiseen Kokemusta myös ohjelmisto- & integraatioprojekteista 2 1

2 Projektipäällikkö hyvin moniulotteinen tyyppi 3 Projektityötä tärkeä ymmärtää 4 2

3 Mikä on projekti? Sen pitäisi olla (mutta se ei aina ole): Kertaluonteinen Ainutkertainen Selkeä alku Selkeä loppu Riittävästi resursoitu 5 Projektin koko (IT) Eri tilanteissa kokokäsite vaihtelee rajustikin. Itse käytän seuraavia tunnuslukuja, kun arvioin projektin kokoa: Suure Pieni projekti Keskikokoinen projekti Suuri projekti Valtava projekti Budjetti ei työ Alle 20 K K 500 K -10M Yli 10M Työ (HTP) Alle K 1K-10K Yli 10K Kesto Alle 3 kk 3 kk- vuosi Vuosi-3 vuotta Yli 3 vuotta 6 3

4 Miksi töitä tehdään projektimuodossa? Tarvitaan tilapäinen erityisosaamista omaava organisaatio, joka pystyy keskittymään kunnolla annettuun tehtävään Projektilla on aikataulu ja budjetti Voidaan helpommin ostaa ulkopuolista osaamista Yhdistää useita linjaorganisaatioita On yritetty linjassa, mutta epäonnistuttu 7 Projektiorganisaatio Omistaja Ohjausryhmä Projektipäällikkö Core-team Projektihenkilöt /-ryhmät Projektihenkilöt /-ryhmät Projektihenkilöt /-ryhmät 8 4

5 Roolit / tehtävät ei liian lukitut Rooleja ja tehtäviä voi joskus vaihtaa, kun se tehdään fiksusti. Itse yhdessä projektissa hoidin paljon omistajan töitä, omistaja taas teki minun töitäni. Oleellista on se, että kaikki tietävät roolit / tehtävät eikä kukaan ole liikaa mukavuusalueensa ulkopuolella ellei ole pakko Projektissa pitää olla osaamista: Projektiosaamista Substanssiosaamista Organisaation tuntemusta 9 Projektiluola Projektiluola on huone/tila, jossa projektin core-team työskentelee. Suosittelen sen käyttämistä, vaikka aivan kaikki eivät oikein viihdy tilassa. Parantaa tiedon kulkua (vrt Allianssiluola). Alla esimerkkikuva: 10 5

6 Vain kaksi neljästä voidaan lukita Projektipäällikkö vahtii seuraavia projektin merkittäviä osaalueita. Näistä voidaan lukita yksi tai korkeintaan kaksi, kaksi muuta luistavat. Erittäin tärkeää on se, että nämä (1-2) on selvästi priorisoitu / lukittu. - Aikataulu - Budjetti - Laatu - Scope 11 Yhteisiä tekijöitä onnistuneissa projekteissa - Projektilla on kiinnostunut ja resursseja käyttävä omistaja - Projektilla on riittävästi valtaa itsellään - Riittävä kompetenssi - Resursseja voidaan hankkia lisää, jos tarvitaan myös ulkoa - Jos tehdään rakettitiedettä, tarvitaan rakettitiedemiehiä, jos tehdään IT-bulkkia, tarvitaan IT-bulkin tekijöitä - Viestintä viestintä viestintä - Eri muotoista viestintää: - Intra - Sähköposti - Tiedotustilaisuudet - Kyselytunnit 12 6

7 Ylimmän johdon (hyvät) peliliikkeet Ilmoittautuu koulutukseen, niin pikkupomotkin tulevat Jos on tehnyt väärän päätöksen, pystyy korjaamaan sen Luottaa projektiin niin, että voi jopa repäistä, jos pyydetään Uskaltaa keskeyttää projektin Antaa tarvittaessa tulitukea 13 Yhteisiä tekijöitä epäonnistuneissa projekteissa Vaativa projekti ja liian vähän osaamista Vaativa projekti, jossa budjetti, resurssit ja aikataulu laskettu aivan pieleen Projektilla ei ole sitoutunutta omistajaa Suuressa projektissa ylimmän johdon tukea ei ole riittävästi Projektipäällikkö ja/tai muut viivyttävät ongelmien liputtamista 14 7

8 Kansainvälinen projekti Kulttuurierot Lainsäädännön erot Aikaerot Hinnat, saatavuus, toimitusajat Fyysinen tapaaminen tärkeä sen jälkeen sähköisesti 15 Projektinhallinnan työkaluja Projektin vetäminen on ihmisten johtamista ja asioiden koordinointia. Projektipäällikön on kyettävä tähän. Työkaluja: 1. Puhelin ja sähköposti tärkein 2. Excel 2. tärkein 3. PowerPoint 3. tärkein 4. Projektinhallinnan ohjelmistot valtavissa kyllä, suurissa ehkä 5. Projektihallinnan sertifikaatit, jos on pakko 16 8

9 Muutamia tärkeitä oppeja Elefantti syödään paloina pieninä paloina 17 Juristien käyttö projektissa - sopimusmaailma Jonkun on ymmärrettävä sopimusjuridiikkaa Sopimukset pitää lukea Sellainen juristi, joka ei ymmärrä ICT:tä, on usein rasite Valmiita sopimusehtoja kannattaa hyödyntää pitää tiedostaa niiden erikoisuudet Kiinnitä huomiota seuraaviin: - Sanktiot ja niiden rajat - Vastuut - Miten riidat ratkaistaan - Osapuolten myötävaikutus velvollisuus - SLA:t & vasteajat - Joskus on myös ilmoitettava että ei allekirjoita 18 9

10 Katastrofiprojekti tunnusmerkkejä ja taustaa 19 Miten projektipäällikkö suojaa takapuolensa Aina joskus projekti epäonnistuu joko projektipäällikön takia tai hänestä huolimatta Seuraavassa muutama hyvä käytännön asia jotka auttavat: - Pidetään ainakin päätöspöytäkirjat kokouksista - Oikeasti myös katsotaan, että pöytäkirjat kuvaavat, mitä on sovittu - Kaikki vähänkään tärkeät suullisesti sovitut päätökset vahvistetaan ainakin sähköpostilla - Pidetään sähköpostit tallessa - Pidetään dokumentit tallessa (huomioidaan, mitä sopimukset sanovat) Siinä vaiheessa kuin ollaan käräjillä, näistä muistiinpanoista on hyötyä 20 10

11