TARJOUSPYYNTÖ MOBIILIPUHEJÄRJESTELMÄSTÄ 1. Yleistä Loimaan kaupunki pyytää rajoitettuun menettelyyn perustuen tarjoustanne Loimaan kaupungin mobiilipuhelinjärjestelmän hankinnasta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilmassa 16.6.2008. Lisäksi tarjouspyyntö on lähetetty seuraaville tarjoajille: Teliasonera Dna Elisa 2. Nykytilanteen kuvaus Loimaan kaupunki, Alastaron kunta, Mellilän kunta ja Loimaan Seudun Kansanterveystyön Kuntayhtymä yhdistyvät laajentuneeksi Loimaan kaupungiksi vuoden 2009 alusta alkaen. Kaikilla edellä esitetyillä yksiköillä on käytössään vanhat perinteiset piirikytkentäiset puhelinjärjestelmät, välityspaikkoineen. Uuden yhdistyvän kaupungin puhepalveluita ei voida niiden avulla järkevästi toteuttaa. Niinpä koko puhelininfrastruktuuri uudistetaan ja uuden Loimaan myötä siirryttäneen mobiilipuhelinjärjestelmään. 2.1 Tämänhetkiset puhelinmäärät alaliittymiä mobiililiittymiä suoria liittymiä faxit lanka/ mobiilikäyttäjiä liittymät yhteensä Loimaa, nyt 225 199 22 27 125 473 Mellilä, nyt 17 25 6 3 14 51 Alastaro, nyt 47 17 0 3 9 67 KTTKY, nyt pääterveysasema 89 40 40 129 Alastaron terveysasema 2 13 4 2 15 Hirvikosken terveysasema 1 13 1 1 14 Metsämaan terveysasema 2 1 2 Mellilän terveysasema 6 1 6 Työkymppi 3 12 1 3 15 Terveyskeskus, yksi lai- 1
te/yksi käyttäjä yhteensä, nyt 378 287 74 41 194 772 yhteensä, yksi laite/yksi käyttäjä 38 578 vaihteisiin kytkettyjä alaliittymiä yhteensä 378 kpl mobiililiittymiä yhteensä 287 kpl suoria liittymiä 74 kpl faxeja 41 kpl liittymiä yhteensä 772 kpl kahden liittymän (lanka- ja mobiili-) käyttäjiä yhteensä 194 kpl. Kun siirrytään yhden päätelaitteen käyttöön, tulee liittymämääräksi tämän hetken tilanteen mukaan n. 640 kappaletta. 2.2 Liikennemäärät Tulevia liikennemääriä on mahdotonta tarkasti ennustaa, arviointipohjana pitää käyttää Loimaan kaupungin ja KTTKY:n noin 300 matkapuhelinten käyttäjien liikennettä vuodelta 2007. Kustannukset olivat n. 50.000 euroa/v. 3. Hankinnan kohde ja järjestelmän vaatimukset 3.1 Kohde Loimaan kaupunki siirtyy mobiilipuhejärjestelmään. Kaikki puhekäytössä nyt olevat piirikytkentäiset ja mobiililiittymät (n. 600 kpl) korvataan uusilla mobiililiittymillä, samoin faxeihin hankitaan gsm-adapterit (n. 40 kpl). Tarjouspyyntö koskee liittymiä, mobiilivälitysalustaa ja liikennettä. Loimaan kaupungin välittäjät (kaksi kappaletta) tulevat työskentelemään Loimaan kaupungintalon neuvontapisteessä, johon sijoitetaan puheluiden välityspaikka sekä varavastauspaikka. Nykyinen numerointi jää käyttöön kutsu- ja ajanvarausnumeroiden osalta. Loimaan kaupungin vaihde *(02) 76110 ja Terveyskeskuksen vaihde *(02) 76140. Terveyspalveluiden ajanvarausnumerot: Lääkärinajanvaraus (02) 7614201, Hammashoidon ajanvaraus (02) 7614325, päivystys (02) 7614211. Neuvonta (02) 7614210. Vanhojen matkapuhelinnumeroiden tulee myös jäädä käyttöön. 3.2 Hankinnan kohteena olevan järjestelmän vaatimukset 1. Järjestelmän tulee olla kytkettävissä yritysnumerointiin (varaus 1000 numerolle). Työajan ulkopuolella puhelujen siirrot yritysnumeroista aikaoh- 2
jauksella vastauspalveluun numerokohtaisesti. Yritysnumeron muuttuminen osalla käyttäjistä työajanulkopuolella automaattisesti henkilökohtaiseksi matkapuhelinnumeroksi on suotavaa. 2. Sisäisissä puheluissa pitää voida käyttää lyhytvalintanumeroita. 3. Käyttäjän on itse voitava määritellä omia tavoitettavuuteensa liittyviä sääntöjä ja ilmoituksia. Läsnäolotietojen välittäminen puhelunvälittäjille tekstiviestillä tai/ja web-liittymän kautta. Esim. tavoitettavuusketjuun liittyminen ja siitä poistuminen. 4. Järjestelmään täytyy voida laittaa tavoitettavuustieto myös manuaalisesti, esimerkiksi välittäjän toimesta. 5. Järjestelmän käyttämiseksi ja ylläpitämiseksi on voitava määritellä eriasteisia käyttöoikeuksia eri rooleihin. 6. Raportoinnit: liikennemäärät, vastausajat, ylivuodot, ajanvarausketjujen erikoistarpeet hoitotakuun toteutumisen seuraamiseksi 7. Puheluiden nauhoitus-/tallennusmahdollisuus terveydenhuollossa operaattoripalveluna. 8. Tiedotuslaitteisto joka mahdollistaa samanaikaiset erilaiset tiedotteet kaupungin numeroille ja terveyspalveluiden numeroille. 9. Ruuhka- ja jonotiedotteiden tulee olla käytössä ja pääkäyttäjän hallinnoitavissa. 10. Puheluiden siirtojen pitää toimia järjestelmän numerosta toiseen. 11. Ajanvaraussarjojen ja soittorinkien hallinnointi keskitetysti nimetyn henkilön toimesta. 12. Puhepaketit tulee voida valikoida käyttäjäkohtaisesti. 13. Toimittajan tulee tarjota järjestelmän käyttöä koskevat tukipalvelutoiminnot järjestelmänvalvojalle ja puhelin vaihteen hoitajille normaaliin virka-aikaan arkisin klo 8.00-16.00 14. Koko ympäristön tulee olla kaikilta osiltaan käyttöönottohetkellä toimiva kokonaisuus. 4. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää A. Selvitys tarjottavan järjestelmän vastaavuudesta edellä tarjouspyynnön kohdassa 3 esitettyihin vaatimuksiin. B. Seuraavat lisäselvitykset 1. Takuuehdot. 2. Selvitys käyttökoulutuksesta välitysympäristön osalta, ajanvaraushenkilöstön osalta (n.10 henkeä) ja peruskäyttäjien osalta. Selvityksestä tulee käydä ilmi koulutusten sisältö ja kesto, arvioitu tarve työpäivinä. 3
3. Kuvaus huolto- ja ylläpitopalveluista, yhteyshenkilöt ja vasteajat. 4. Selvitys järjestelmään liitettävistä lisäominaisuuksista (optiot). kuten sähköposti ja puhepostijärjestelmä jne. 5. Operaattorin verkon kapasiteetti on selvitettävä ja taattava samoin kun kuuluvuuspeitto, jonka pitää kattaa kaikkien uuden Loimaan toimipisteiden työskentelytilat (n.70 toimipistettä Loimaalla, Alastarolla ja Mellilässä sekä Oripään terveysasema) 6. Tarjoajan luottoluokitustodistus ja referenssitiedot. C. Hinnoittelu (hinnat ilmoitetaan netto, alv 0 %): 1. Kiinteä kokonaishinta edellä kuvatusta järjestelmästä. 2. Eritellyt hinnat: 2.1. Käyttöönotto 2.2. Perusmaksut 2.3. Käyttömaksut 2.3.1. Yritysnumerointi 2.3.2. Sisäiset puhelut 2.3.3. Puhelut muille operaattoreille 2.3.4. Erikoisnumerot 2.3.5. Ulkomaanpuhelut 2.3.6. Vaihdepalvelu 2.3.7. Tekstiviestit 2.3.8. Datasiirtomaksut. 3. Raportointi. 4. Ylläpito. 5. Web-liittymä. 6. Koulutus. 5. Tavoitteet Tavoitteena on saada aikaan yhtenäinen toimiva ja kustannustehokas ratkaisu. 6. Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. 7. Valintapäätös Sopimus syntyy vasta kun valintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Kaupunki pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 4
Tavoitteena on, että sopimus allekirjoitetaan tarjouskäsittelyn jälkeen syys-lokakuun vaihteessa 2008 ja järjestelmän tulee olla toiminta- ja tuotantokunnossa koko kaupungin osalta 31.12.2008 ja terveydenhuollon osalta jo 17.12.2008. 8. Sopimukselle asetetut ehdot Laadittavassa toimitussopimuksessa määritellään maksuehdot ja sanktiot mahdollisille toimitusten myöhästymisille sekä jos palvelu ei vastaa toimittajan palvelukuvausta. Järjestelmän asennustyöt tulee aloittaa mahdollisimman pian sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Järjestelmän tulee olla terveydenhuollon osalta käyttökunnossa 17.12.2008 ja kaupungin osalta 31.12.2008. Sopimusjakso on 36 kuukautta, alkaen 1.1.2009 alkaen. 9. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja ammatilliset edellytykset suorittaa tarjoamansa järjestelmän toimitus. Kelpoisuuden arviointi suoritetaan luottoluokitustodistusten, referenssitietojen ja operaattorin verkon kattavuusselvitysten perusteella. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous jos se esim. ei ole tarjouspyynnön mukainen/ei vastaa vaadittuja teknisiä eritelmiä/ei noudata pyydettyjä kaupallisia ehtoja/ei sisällä pyydettyjä tietoja, selvityksiä tai todistuksia. 10. Tarjouksen arviointiperuste Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, arviointikriteereinä: 70 p Hinta hankinnan kiinteä kokonaishinta huolto- ja ylläpitosopimuksen kustannukset, 3 vuotta puheluhinnoittelu, arvioidut 3 vuoden kustannukset 20 p Käytettävyys ja ominaisuudet välitysympäristö ja toiminnot (Loimaan kaupunki) ominaisuudet käytettävyys joustavuus ajanvarauspalvelut (terveyspalvelut) raportointi koulutus 5
10 p Huolto- ja ylläpitopalvelut sekä takuuehdot. 11. Muut ehdot Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE94). Tarjousten tulee olla voimassa 25.12.2008 saakka. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjous on jätettävä suomenkielisenä. Hankintayksikkö ei ole velvollinen hyväksymään mitään tarjousta. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä. Hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä tarjoukseen tai osaan siitä. Tarjoajalle varataan ennen hankintapäätöksen tekoa erikseen sovittavana ajankohtana mahdollisuus esitellä tarjouksensa mukainen ratkaisu. Hankintayksikkö pidättää oikeuden siirtyä neuvottelumenettelyyn. Neuvottelu voi koskea tehtävämääritystä, toteutusta ja sen laajuutta sekä muutoksista aiheutuvia hinnanmuutoksia. Neuvottelu ei koske hinnanmuutoksia, joiden perusteina eivät ole tässä tarjouspyynnössä esitetyt perustiedot. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Tarjoajan on ilmoitettava, mitkä tarjouksen osat ovat tarjoajan mielestä liikesalaisuuksia. 12. Tarjouksen jättäminen Tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa perille perjantaina 25.7.2008 klo 14.00 mennessä osoitteella: Loimaan Kaupunki Kauppalankatu 3 32200 LOIMAA Kuoreen merkintä: Mobiilijärjestelmä. 13. Lisätiedot Lisätietoja antavat tarvittaessa; atk-suunnittelija Kari Äikää puh. (02)7611236, gsm 0500 537301, e-mail kari.aikaa@loimaa.fi tai talousjohtaja Tuija Ojala, puh.(02)7611230, e-mail tuija.ojala@loimaa.fi Lisäselvityspyynnöt mielellään sähköpostitse. 6
Loimaalla 12.6.2008 SAMI SUIKKANEN Sami Suikkanen kehittämisjohtaja TUIJA OJALA Tuija Ojala talousjohtaja 7