1 HÄMEENKYRÖN KUNTA JA IKAALISTEN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 10.7.2014 ELINTARVIKKEIDEN TARJOUSPYYNTÖ 01.01.2015-31.12.2017 JA OPTIO AJALLE 01.01.2018-31.12.2018 ja 01.01.2019 31.12.2019 Ikaalisten kaupunki ja Hämeenkyrön kunta pyytävät elintarviketarjouksia koulu-, päiväkoti-, vanhusten palvelutalojenja terveyskeskuksen keittiöitä varten. Annosmäärä on n. 4700 annosta/pv. Toimipaikkaluettelo on liitteenä. Tarjouspyynnön tuoteluettelosivuilla on tuotteita, joista pyydämme nettohintaa. Pyrimme ostotoiminnassamme toimimaan taloudellisesti ja kontrolloidusti. Valittu toimittaja tekee ostajille tarjotuista tuotteistaan hinnoitellun tuoteluettelon. Osatarjoukset tuoteryhmittäin huomioidaan. Osatarjoukset hyväksytään kuitenkin siten, että vertailu on mahdollista tehdä. Tuoteluettelossa mainittavia tuotteita on tarjottava vähintään 85 % pyydetyistä tuotteista. Tarjoukset tulee antaa tarjouspyynnössä mainituista tai vastaavista tuotteista liitteenä olevia tarjouslomakkeita käyttäen yksi- yksitoista. Tarjoustuotelomakkeisiin tarjoaja ei voi tehdä lisärivejä. 1. Hankintamäärä Hämeenkyrön kunta ja Ikaalisten kaupunki käyttävät elintarvikkeiden hankkimiseen n. 1.1 milj, /vuosi ja 3.3 milj. sopimuskaudella. Tarjouspyynnön liitteissä on mainittu vuosikulutusarvio volyymituotteista tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Arvioidut vuosikulutukset ovat suuntaa antavia eivätkä sido tarjouksen pyytäjää. Kulutusmäärät perustuvat voimassaoleviin ruokalistoihin ja ruokalistoissa tapahtuvat muutokset voivat aiheuttaa kulutusmääriin muutoksia. Toimitukset tapahtuvat suoraan tilaaville toimipaikoille.
2 2. Hankintamuoto Hankintamuotona on avoin menettely. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. 3. Hankintamenettely 3.1 Tarjousten käsittely Tarjousten avaustilaisuus on suljettu. 3.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 3.3 Tarjottaville tuotteille asetetut vaatimukset Kunnat tarkistavat asiakirjojen oikeellisuuden hankintalain mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet alla olevien maksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajien kelpoisuus tarkistetaan ennen varsinaista päätöksentekoa. Tällöin kunkin osa-alueen kolmelta parhaalta pyydetään molemmille kunnille seuraavat selvitykset: 1. selvityksen siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin 2. verovelkatodistuksen 3. todistuksen eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkemaksujen suorittamisesta 4. kaupparekisteriotteen 5. selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 6. todistuksen toiminnan vastuuvakuutuksen voimassaolosta 7. laatu- ja ympäristöjärjestelmän sertifiointitodistuksen tai kuvauksen järjestelmästä. 1. Tuotteille asetetut vaatimukset, joiden tulee täyttyä, on ilmoitettu tuotelomakkeissa. 2. Tarjottujen tuotteiden tulee olla ensiluokkaisia ja tilaajan tarpeisiin soveltuvia. 3. Hankinta alueella on kaksi yksikköä, joissa käytetään luomutuotteita. Näihin yksiköihin tulee toimittaa luomu tuotteita. Yksiköt on mainittu liitteessä. Lisäksi haluamme kokeilla luomutuotteiden käyttöä muissa yksiköissä. 4. Ruoka ja raaka-aineet eivät saa sisältää GMO- raaka-aineita. Vaatimus koskee kaikkia raaka-aineita, jotka lainsäädännön mukaan tulee merkitä GMO:na.
3 5. Laatu- ja ympäristöjärjestelmän sertifiointitodistusta tai kuvausta järjestelmästä käytetään ensiluokkaisuuden arviointiin. 6. Tuotteissa tulee olla selkeät suomenkieliset tuoteselosteet. 3.4 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. 3.5 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 3.6 Oikeus hylätä tarjoukset 4. Poikkeusolot Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Valintaperuste Valintaperusteena kokonaistaloudellisesti edullisin tärkeysjärjestyksessä seuraavien arviointiperusteiden mukaan: tuotteen ja kuljetuksen hinta yhteensä 65 pistettä. laatuasiat 35 pistettä Tilaaja hylkää tarjoukset, jos ne eivät ole tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia, sisältävät omia ehtoja tai pyydettyjä asiakirjoja puuttuu. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Tarjoajan tulee liittää selvitys toimitus varmuudestaan maassa vallitsevien mahdollisten poikkeusolojen varalle sekä miten tarjoaja varmistaa tuotteiden saatavuuden poikkeusolosuhteissa. 5. Hinnat, hintojen tarkistaminen ja tarjousvertailu Tarjousvertailu tehdään kuntien toimesta yhteisesti. Tavoitteena on tehdä hankinnasta yhteneväiset päätökset. Hankintaosapuolet (Hämeenkyrön kunta ja Ikaalisten kaupunki) tekevät päätökset ja hankintasopimukset omalta osaltaan. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hintojen tulee sisältää kaikki laskutuksesta, tilausten käsittelystä ym. aiheutuvat kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä ei hyväksytä.
4 Tuotteista, joista ei yksilöidysti pyydetä nettohintoja oheisilla lomakkeilla, tulee ilmoittaa tuoteryhmä- / toimittajakohtaiset nettohinnoista laskettavat alennusprosentit laaditulle kaavakkeelle. Tarjoushintojen tulee olla voimassa vähintään 31.12.2015 saakka. Tämän jälkeen sekä tuote- että kuljetushintojen tulee olla voimassa seuraavat puolivuotiskaudet 1.1.2016 30.6.2016, 1.7.2016 31.12.2016 jne. Hinnantarkistusesityksiä voi tehdä enintään kaksi kertaa kalenterivuodessa, mahdolliset tarkistusajankohdat ovat 1.1. ja 1.7. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle viimeistään kahta kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hintojen muutoksista sovitaan viimeistään kuusi viikkoa ennen hintojen voimaantuloajankohtaa. Hintojen muutoksista sovitaan kirjallisesti (ei sopimusmuutos). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään tilastokeskuksen julkaiseman tuottajahintaindeksin, teollisuuden tuottajahintaindeksin muutosta vastaavasti. Tuottajahintaindeksi, teollisuuden tuottajahintaindeksi 2010=100, oli 105,6 toukokuussa 2014. (http://www.stat.fi/til/thi/2014/05/thi_2014_05_2014-06- 24_tau_001_fi.html.) Lisäksi tästä poiketen voi esittää muuta hinnanmuutosta merkittäviin syihin perustuen yksittäisen tuotteen osalta. Ensimmäinen perusindeksi on sopimuksen alkamiskuukauden indeksiluku ja tarkistusindeksinä on tarkastusajankohtana tiedossa oleva viimeksi julkaistu indeksiluku. 1.1. muuttuvat hinnat tarkistetaan edellisen syyskuun indeksin mukaisesti verrattuna sitä edeltävän maaliskuun vastaavaan indeksiin ja 1.7. muuttuvat hinnat tarkistetaan edellisen maaliskuun indeksin mukaisesti verrattuna sitä edeltävän syyskuun indeksiin. Poikkeuksena on ensimmäinen hinnantarkistus, jossa muuttuvat hinnat tarkistetaan sopimuksen alkamiskuukauden indeksin mukaisesti. Hinnanmuutosesitykset tulee ilmoittaa tarjouspyynnön mukaisilla tuotelomakkeilla, joissa ilmoitetaan vanhan hinnan lisäksi uusi hinta ja siitä johtuva hinnan muutosprosentti. Kuljetus- ja pudotusmaksut sekä mahdolliset pientoimitusmaksut on mainittava erikseen, mikäli niitä on, niillä kuuluvilla sarakkeilla.
5 Sopimuskauden aikana markkinoille tulevat uutuustuotteet on hinnoiteltava tässä tarjouspyynnössä tarkoitettujen tuotteiden hintatasoon. 6. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta. Maksuehto on oltava vähintään 21 päivää netto laskun saapumisesta laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. Laskutustapa neuvotellaan molempien kuntien oman käytännön mukaan. Useilla ostajilla on jo sähköinen laskutus käytössä. 7. Tavaran tilaustapa, toimitus ja raportointi Tavarantilaus tapahtuu sähköisesti ja pienistä toimipisteistä puhelimitse tai sähköisesti. Toimitus Tavaratoimitukset viedään keittiöihin perille toimitettuna. Pieniin valmistus- ja palvelukeittiöihin 1-2 kertaa viikossa, isoihin keskuskeittiöihin tukkutoimitus 1-3 kertaa viikossa klo 7-13:00, toimituspäivät tasaisesti viikon aikana. Kuivatavarat, lihat ja pakasteet tulee toimittaa isoihin tuotantokeittiöihin varastoihin tyhjennettävissä rullakkovaunuissa. Tavaran toimittajan tulee kuljettaa tyhjät rullakot, laatikot ja laatikoiden alusvaunut toimipisteestä pois säännöllisesti. Toimitusten on tapahduttava sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotettava välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Virheelliset toimitukset on korjattava välittömästi. Mikäli tilattua tavaraa ei ole toimittajan tulee ilmoittaa tilaajalle ja tarjota korvaavaa tuotetta. Ns. korvaavia tuotteita ei toimiteta ilman tilaajalta saatua lupaa. Mikäli tilaaja hyväksyy tuotteen, tulee korvaava tuote saada samalla hinnalla kuin alkuperäinen tuote tai jos se on alkuperäistä tuotetta edullisempi niin silloin edullisemmalla hinnalla. Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai
6 viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksia asiakkaalle, asiakkaalla on oikeus ostaa muualta. Asiakas ei ole velvollinen ottamaan vastaan viivästynyttä toimitusta. Mikäli sovittu tuote toimitetaan viivästyneenä ja mikäli asiakas päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, on asiakkaalla seuraavat oikeudet: - asiakkaalla on oikeus saada toimituksesta 25% alennusta tai mikäli sovittu toimituksen viivästyminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle esim. ylityökustannuksia, on asiakkaalla oikeus periä aiheutuneet kustannukset toimittajilta. Toimitus katsotaan viivästyneeksi, mikäli se viivästyy sovitusta aikataulusta 1½ tuntia. Toimittaja ei voi viivästystilanteessa hyväksyttävästi vedota oman toimittajansa/ alihankkijansa toimitusvaikeuksiin muutoin kuin ylivoimaisen esteen sattuessa. Kulutusraportit toimitetaan 2x vuodessa ABC-logistiikan mukaisesti toimipaikkakohtaisesti kuntatasolla ja pyydettäessä tuoteryhmittäin hankintarenkaan tasolla. 8. Sopimus ja sopimusehdot Asiakkaan vastuu: antaa toimittajille tarpeelliset tiedot tilaavista toimipaikoista tilaukset tehdään sovitusti laskut maksetaan sovitusti ja virheellisistä laskuista ja toimitusvirheistä reklamoidaan ensi tilassa Toimittajan vastuu: asiakkaan edustajille järjestetään tarvittavaa tuotteisiin, hankintaan ja tilaamiseen liittyvää infoa ja koulutusta tarpeen mukaan ( uuden toimittajan esittely, tilaus- ja laskutuskäytäntö, esimiestiimipalaverin tuoteinfot sekä tarjouspyynnön mukaiset tuoteluettelot hintatietoineen, (tuotteisiin/ ruokaohjeisiin liittyvät koulutukset) asiakkaalle ilmoitetaan kirjallisesti kaikki tuotteissa tapahtuvat muutokset asiakkaan esittämiin reklamaatioihin vastataan viipymättä ja kerrotaan toimintaa korjaavat toimenpiteet toimittaja/ toimittajan käyttämä alihankkija noudattaa hankinnan lainsäädäntöä ja määräyksiä (elintarviketurvallisuus, varastointi, kuljettaminen ja omavalvonta)
7 Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Sopimus on voimassa 1.1.2015 31.12.2017. Lisäksi varataan oikeus optioon ajalle 1.1.2018 31.12.2018 ja 1.1.2019-31.12.2019. Tarjouksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden siten, että toimitusehdot ja laatutason vaatimukset pysyvät muuttumattomina. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteen eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesti huomautuksesta huolimatta. 9. Sopimuksen irtisanominen Jo jompikumpi haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 10. Tarjouksen jättäminen Tarjoukset tulee tehdä suomenkielellä ja jättää 10.9.2014. klo 12:00 mennessä osoitteella: Ikaalisten kaupunki Ravitsemis- ja siivouspalvelut Valtakatu 5 Kuoreen tulee merkitä lähettäjän nimi ja merkintä elintarviketarjous. Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta viimeistään jättöpäivästä lukien. Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön liitteenä olevia tarjoustuotelomakkeita käyttäen. Tarjoukset pyydämme toimittamaan postitse ja sähköpostitse osoitteella kaija.ronni@ikaalinen.fi 11. Lisätiedot Mahdollisiin tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan kootusti yhteisellä sähköpostilla 1.8.2014. Kysymykset tulee lähettää sähköisesti 28.7.2014 mennessä osoitteeseen: jennileena.lahteenmaki@hameenkyro.fi.
8 Kaija Rönni Jennileena Lähteenmäki Palvelupäällikkö Ruokapalvelupäällikkö puh. (03) 4501 266 puh. 040-1330487 kaija.ronni@ikaalinen.fi jennileena.lahteenmaki@hameenkyro.fi Liitteet Toimipaikat Hämeenkyrö, liite 1 Toimipaikat Ikaalinen, liite 2 Hintaliite, liite 3 (10 sivua) Yleisalennukset, liite 4 Laadunarviointi, liite 5
9 LIITE 1 Toimipaikkaluettelo Sopimuskauden aikana on mahdollista, että jokin toimipiste lakkautetaan, toiminta laajenee tai tulee uusia toimipisteitä jotka kuuluvat myös tähän tarjouspyyntöön. Hämeenkyrön kunnan toimipisteet ja ateriamäärät Toimipiste Osoite Toimitusmäärät Ateriamäärä/pv Heinijärven Trossitie 305 1 x vko 150 varhaiskasvatus- 39100 Simuna yksikkö* ja koulu* Hämeenkyrön Härkikuja 10 2 x vko 900 terveyskeskus 39100 Hämeenkyrö (keskuskeittiö) Hämeenkyrön Ristamäentie 13 2 x vko 850 Yhteiskoulu ja 39100 Hämeenkyrö F.E. Sillanpään lukio (keskuskeittiö) Kirkonkylän koulu Kyrönsarventie 16 2 x vko 500 (keskuskeittiö) 39100 Hämeenkyrö Koskilinnan päiväkoti* Korkomäentie 10 1 x vko 80 39200 Kyröskoski Kyröskosken koulu Koulukatu 26 2 x vko 600 (keskuskeittiö) 39200 Kyröskoski Mahnalan Maisematie 761 2 x vko 140 Ympäristökoulu ** 39100 Hämeenkyrö Pinsiön koulu* Sasintie 585 1 x vko 150 ja päiväkoti* 39150 Pinsiö (päiväkoti yhdistyy Sasin päiväkotiin 1.8.2015 alkaen, 60 ann. siirtyy) Sasin päiväkoti * Sasintie 82 1 x vko 180 1.8.2015 alkaen 39130 Hämeenkyrö
10 LIITE 2 Ikaalisten kaupungin toimipisteet ja ateriamäärät/päivä Toimipiste Osoite Toimitusmäärät Ateriamäärä/pv Ikaalisten ryhmäkoti* Peltotie 4 1 x vko 20 Kakkospesän päiväkoti* Ikaliininkatu 3 1 x vko 50 Kamraatinkulman toimintakeskus*, Kamraatintie 3 1 x vko 30 Keskustan päiväkoti* Eino Salmelaisenkatu 5, 2 x vko 120 Rahkola, Keskustan koulun väliaikaistila kesään 2016 asti 120 Rahkolankuja 10 1 x vko Kilvakkalan koulu Kilvakkalantie 25 2 x vko 130 39530 KILVAKKALA Kilvakkalan päiväkoti* Kilvakkalantie 21 1 x vko 50 39530 KILVAKKALA Luhalahden koulu** Luhalahdentie 2280/20 1-2 x vko 35 (ympäristökoulu) 39610 LUHALAHTI Mansoniemen koulu 1) Mansoniementie 1 x vko 40 Riitialan koulu1) Riitialantie 185 1 x vko 40 39580 RIITIALA Terveyskeskus Vanha Tampereentie 21 2 x vko 170 Tevaniemen koulu1) Luhalahdentie 698 1 x vko 70 39590 TEVANIEMI Tevaniemen toimintakeskus, Luhalahdentie 756 A, 1 x vko 30 39590 TEVANIEMI Nikulan palvelutalo Luhalahdentie 756 B 1 x vko 30 39590 TEVANIEMI
11 Toivolansaarikoti Toivolansaarentie 1 A 2 x vko 300 Yhteiskoulu Poppelinkatu 10 2 x vko 850 (keskuskeittiö) Osa Keskustan koulusta toimii täällä väliaikaisesti. *= jakelu-/palvelukeittiö ** = ympäristökoulu, joka käyttää luomu- ja lähituotteita 1) suunniteltu yhdistää 1.8.2015 alkaen. Päätös tehtäneen elokuussa 2014. Ei mainintaa = valmistuskeittiö