ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ TARJOUSPYYNTÖ Toripuistikko 5-7 (3. krs), 96200 Rovaniemi Puh. 020 798 4000, faksi 020 798 4099 25.7.2011 Oppaan taitto, painatus ja jakelu Ostettavat palvelut Pyydämme Teiltä tarjousta oppaiden taitosta, painatuksesta sekä painettujen oppaiden jakelusta vuosille 2011 2012, sekä optio vuodelle 2013. Porotalouteen liittyvien oppaiden toteuttaminen ja välittäminen on osa Lapin ELYkeskuksen myöntämällä Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaston rahoituksella toteutettavan PORUTAKU poron lisäruokinnan talvitarhauksen ja elävänä kuljettamisen hyvät toimintatavat hanketta. Hankkeen hallinnoijana ja päätoteuttajana on Rovaniemen ammattikorkeakoulu. Hanke toteutetaan 2011 2012 vuosina ja sille haetaan jatkorahoitusta vuosille 2012 2013. Oppaiden taittotyöt, painatustyöt ja jakelu Porutaku hankkeen toteutukseen sisältyy porotalouteen liittyvien hyvien toimintatapojen oppaiden toteuttaminen. Oppaita toteutetaan 2-3 kappaletta ja niiden jakelu tulee suorittaa porotalousyrittäjille (3200 kappaletta / opas). Lisäksi tilaaja tarvitsee oppaita omaan ja sidosryhmien käyttöön (300 kappaletta / opas). Porutaku hankkeessa toteutettujen oppaiden osalta tämä tarjouspyyntö sisältää oppaiden taiton ja painatuksen ja jakelun vuosina 2011 2012, sekä option vuodelle 2013. Tarjoajan toteuttaman taiton ja painatuksen sekä toimittamisen tarkoituksena on tuottaa selkeitä painettuja oppaita, jotka on postitettu porotalousyrittäjille sekä toimitettu tilaajalle. Taitto 1) Aineiston toimitus: Tilaaja toimittaa materiaalit viimeistään kuukautta ennen julkaisupäivää, ellei toisin sovita. 2) Aineiston muoto: Tilaaja toimittaa materiaalit Word-tiedostona ja pdf-tiedostona. Kuvien tarvittavasta laadusta sovitaan valitun toimittajan kanssa erikseen. 3) Tarjoajan tulee toteuttaa oppaiden raaka-taitto yhdessä tilaajan kanssa. Varsinainen taittotyö voidaan suorittaa sen jälkeen. 4) Tilaajan tulee saada valmiista oppaasta vedos kommentoitavaksi sekä hyväksyttäväksi ennen painoon menoa. Paino 1) Taitetut oppaat painetaan G-Print 90 g/m2 paperille tai vastaavalle. 2) Oppaat toteutetaan 4 väri painatuksena. 1(5)
Sopimuskausi 3) Oppaiden koko on A4 (210 x 297 mm). 4) Oppaiden sivumäärä on maksimissaan 16 sivua 5) Painosmäärä / opas: 3200 kappaletta porotalousyrittäjille 300 kappaletta tilaajalle Yhteensä 3500 kappaletta / tuotettu opas 6) Valmistumispäivät: 1. Lokakuun 2011 loppuun mennessä 2. Maaliskuun 2012 loppuun mennessä 3. Sovitaan erikseen vuoden 2012 loppuun tai 2013 alkuun Jälkikäsittely 1) Oppaat nidotaan ja tilaajalle toimitettavat oppaat pakataan laatikkoon. Jakelu / postitus 1) Tarjoaja toimittaa 3200 kappaletta / julkaistu opas Suomen porotalousyrittäjille. Tilaaja ei toimita porotalousyrittäjien osoitetietoja, vaan tarjoajan tulee hankkia heidän osoitetiedot parhaaksi katsomasta lähteestä lain puitteissa. Oppaat voidaan toimittaa irtokappaleina tai ammattilehden välissä liitteenä postitse. 2) Tarjoaja toimittaa tilaajalle myös sähköisen version oppaasta. 3) Tarjoaja toimittaa tilaajalle jokaisesta tilaajalle painamasta oppaasta omaan jakeluun 300 kappaletta oppaita. Oppaat toimitetaan osoitteeseen Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi. 4) Tarjoaja sitoutuu toimittamaan tarvittaessa jälkikäteen lisäkappaleita tilaajalle. Lisäkappaleiden hinta tulee ilmoittaa tarjouksessa / 50 kpl. 11.8.2011-31.12.2012 Varataan optio vuodelle 2013 tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Optio toteutetaan, mikäli hankkeelle haettava jatkorahoitus varmistuu. Porutaku - hankkeelle tullaan hakemaan vuosille 2012 2013 ELY- keskuksien myöntämää Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaton rahoitusta ja jatkotoiminta-aikaa. Rahoitus varmistuu vuoden 2012 aikana. Alihankkijat Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat ja eriteltävä heidän suorittamat toiminnot. Tarjoaja vastaa alihankkijan töistä niin kuin omastaan. Osatarjous Osatarjousta ei oteta huomioon Vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee olla toteuttanut vastaavia toimintoja, kuten taitto-, paino- ja jakelutoimintoja aikaisemminkin. Tarjouksen piiriin kuuluvat ne tarjoajat jotka pystyvät toimittamaan oppaat porotalousyrittäjille ja tilaajalle. 2(5)
Tarjouspyynnössä kuvatut toiminnot on kyettävä toteuttamaan 2011 2012 vuosina sekä tarjoajan on pystyttävä varaamaan optio 2013 vuodelle. Lisäksi tarjoajan on kyettävä toimittamaan tarvittaessa lisäkappaleita painetuista oppaista tilaajalle tarjoajan ilmoittamaan hintaan. Tarjousten arviointi ja valintaprosessi Hankintapäätös Tarjouksen sitovuus Tarjouksen hinnat Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien yleinen soveltuvuus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus 3. Tarjousten hintojen vertailu Hankintayksikkö kehottaa kaikkia tarjoajia täyttämään liitteenä olevan tarjouksen arviointia ja vertailua koskevan lomakkeen. Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä osassa painotetaan tarjoajan yleisiä soveltuvuusehtoja. Valintaprosessin toisessa vaiheessa varmistetaan, että annettu tarjous vastaa tarjouspyyntöä. Kaksi ensimmäistä vaihetta läpäisseet tarjoukset siirtyvät kolmanteen vaiheeseen, jossa vertaillaan hintoja. Tarjoajan esittämän kokonaishinnan tulee sisältää tarjouspyynnön mukaiset toiminnot oppaiden taitosta, painatuksesta ja jakelusta/toimittamisesta sekä maininta lisäpainosten toimittamisesta jälkitilauksena. Hinta ilmoitetaan euroina ja ilman arvonlisäveroa. Valintaprosessin kolmanteen vaiheeseen päässeiden tarjousten välillä hankinta suoritetaan halvimman hinnan mukaan. Hankintakilpailutuksesta tehdään kirjallinen hankintapäätös. Hankintapäätös tehdään myös siinä tapauksessa, että palvelu päätetään jättää hankkimatta. Kaikki tarjoajat saavat päätöksen tiedoksi vain sähköpostitse, eikä päätöstä lähetetä postitse. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon hankintapäätös lähetetään ja josta päätös on luettavissa viimeistään lähettämispäivää seuraavan arkipäivän kuluessa. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.8.2011 asti. Varataan optio suorahankintaan vuodelle 2013 tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, mikäli hankkeen jatkorahoitus varmistuu. Tarjouksessa ilmoitetut hinnat on ilmoitettava euroina ilman alv:tä. Hinnat on ilmoitettava liitteenä olevalla arviointilomakkeella. Tarjouksen jättäminen Tarjoukset tulee toimittaa 9.8.2011 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: porohanke@ramk.fi. Sähköpostin aiheeksi oppaiden taitto, paino ja jakelu. 3(5)
Sopimusehdot Valituksi tulleen toimittajan kanssa solmitaan erillinen sopimus. Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja: JYSE 2009 palvelut. Muut tarjousta koskevat asiat Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden keskeyttää hankinta ja olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Palvelun tuottajalla ei ole oikeutta vaatia tarjouksen pyytäjältä korvausta tarjouksen tekemisestä tai siihen liittyvistä kustannuksista. Palvelun siirtäminen, peruuntuminen ja hankkimatta jättäminen ei aiheuta maksuvelvollisuutta ostajalle. Hankintayksiköllä on oikeus myös hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot tarjouspyyntöön Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjousta. Mahdolliset kysymykset tarjouspyynnöstä on toimitettava 2.8.2011 kello 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteella karoliina.majuri@ramk.fi. Vastaukset kysymyksiin ja muut mahdolliset lisätiedot tarjouspyyntöön tilaaja antaa www.porutaku.fi (hankeinfo -> hankinnat) Internet-sivuilla 3.8.2011 kello 13.00 lähtien. Rovaniemen ammattikorkeakoulu Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi, Finland p. 040-701 2238 sanna.vinblad@ramk.fi www.ramk.fi Liite 1 Tarjouksen arviointi ja valintaprosessi lomake 4(5)
Liite 1 Tarjouksen arviointi ja valintaprosessi lomake Tarjoajien tulee täyttää tämä lomake ja liittää se allekirjoitettuna osaksi tarjousta. Lomaketta käytetään tarjoajan soveltuvuuden, tarjouspyynnön mukaisuuden ja tarjousten hintojen vertailussa. Täyttäkää lomake rastittamalla kyllä tai ei kohdat, tarjousten hintaa koskevaan kohtaan voitte täyttää euromääräiset summat. Vastaukset pyydetään antamaan kaikkien lomakkeen kohtien kysymyksiin. Kilpailun voittajalta voidaan tarvittaessa tarkistaa kaikki soveltuvuuteen ja tarjouspyynnön mukaisuuteen liittyvät asiakirjat sekä päätöksenteon jälkeen että sopimuskauden kestäessä. Hankintayksikkö varaa myös oikeuden tarkastaa asiakirjat menettelyn kestäessä kaikilta ehdokkailta. Tarjoaja, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien tietojen antamiseen toimittaessaan pyydettyjä tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Mikäli tilaaja erikseen pyytää, tarjoaja sitoutuu toimittamaan todisteet rekisterimerkinnöistä sekä kaupparekisteriotteen. Selvitys voi olla ehdokkaan itsensä laatima. Hankintayksikkö voi tarkistaa yrityksen rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja kaupparekisteriotteen merkinnät. Hankintayksikkö voi tarkistaa ehdokkaan taloustietoja yleisistä tietolähteistä. Tarjoajan ei tarvitse liittää näitä todistuksia tarjoukseensa, mutta hankintayksikkö varaa oikeuden tarkistaa ne tarvittaessa tarjouskilpailun voittajalta. Tarjoajan ei tarvitse liittää todistusta tai referenssejä asiantuntijuudestaan tarjoukseensa, mutta hankintayksikkövaraa oikeuden tarkistaa ne tarvittaessa tarjouskilpailun voittajalta. Hankintayksikkö varaa myös oikeuden tarkastaa asiakirjat menettelyn kestäessä kaikilta ehdokkailta. Yleinen soveltuvuus Kyllä Ei Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin. Tarjoaja on rekisteröitynyt ennakkoperintälain mukaiseen ennakko-perintärekisteriin. Tarjoaja on rekisteröitynyt työnantajarekisteriin. Tarjoaja on rekisteröitynyt arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, se sitoutuu toimittamaan hankintayksikön pyynnöstä selvityksen rekisteröimättömyyden perusteista tai rekisteröitymään ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tarjoaja vakuuttaa, ettei tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ole tuomittu hankintalain mukaisista rikoksista (jos ei ole tuomittu, vastatkaa Kyllä). Tarjoaja on suorittanut verot ja lakisääteiset sosiaalimaksut. Tarjoaja on ottanut lakisääteiset eläkevakuutukset ja suorittanut niihin kuuluvat maksut. Tarjoajalla on voimassaolevat vakuutukset, jotka kattavat tässä tarjouskilpailussa kuvatuttujen palveluiden toteuttamisen niin henkilöiden kuin koneiden ja laitteidenkin osalta. Tarjouksen sisältöä koskevat vaatimukset Kyllä Ei Tarjoajalla on kokemusta taitto- ja painotöistä. Tarjoaja pystyy toteuttamaan oppaiden jakelun ja toimittamisen tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjoaja ei ole jättänyt osatarjouksia (jos ette ole jättäneet osatarjouksia, vastatkaa Kyllä). Tarjous on voimassa tarjouspyynnössä kuvattuun päivämäärään 31.8.2011 asti. Tarjoaja vastaa mahdollisten alihankkijoiden töistä kuin omistaan. Liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellinen materiaali on toimitettu erillisellä liitteellä selkeällä merkinnällä Luottamuksellinen. Muutoin tarjouksen hinnat ovat julkisia. Tarjouksen (tämä liite ja varsinainen tarjousdokumentti) on allekirjoittanut henkilö, jolla on siihen valtuudet. Hinnat Hinta (ei sis. alv.) 3200 opasta sis. oppaiden paino, taitto ja jakelu / postitus porotalousyrittäjille. 300 opasta sis. oppaiden paino, taitto ja toimitus tilaajalle. Hinta yhteensä Lisäkappaleiden hinta / 50 kpl. Päiväys: Allekirjoitus ja nimen selvennys: 5(5)