TARJOUSPYYNTÖ 1 (11) 1. Hankintayksikkö Nimi: Istekki Oy Kotipaikka: Kuopio Y-tunnus: 2292633-0 www-osoite: http://www.istekki.fi Postiosoite: Istekki Oy PL 2000 70601 KUOPIO Yhteyshenkilöt: Heikki Pulkkinen heikki.pulkkinen@istekki.fi 044 712 2975 Petri Hallikainen petri.hallikainen@istekki.fi 044 808 0755 Istekki on kasvava ja kehittyvä noin 400 työntekijän ICT- ja lääketieteellisen tekniikan asiantuntijaorganisaatio, joka toimii eri puolilla Suomea muun muassa vahvana SOTE-organisaatioiden palveluntarjoajana. Toimipaikkamme ovat Kuopiossa, Tampereella ja Kouvolassa. Istekki on julkisomisteinen osakeyhtiö, jossa omistajina ovat kunnat, kuntayhtymät ja omistajien strategiset kumppanit. Tarjoamme asiakasomistajillemme strategista kumppanuutta ja kilpailukykyisiä palveluja sekä asiantuntijayhteisön, jolla on laajaa ydinosaamista julkishallinnon ja terveydenhuollon teknologiaratkaisuista. Istekin asiakasomistajat ovat (tilanne 2/2017): Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, PSSHP Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, EPSH Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, ESSHP Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sosteri, ISSHP Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, KHSHP Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, KSSHP Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, PSHP Kuopion kaupunki Varkauden kaupunki Keiteleen kunta Lapinlahden kunta Leppävirran kunta Pielaveden kunta Siilinjärven kunta Tervon kunta Tuusniemen kunta Vesannon kunta IS-Hankinta Oy
TARJOUSPYYNTÖ 2 (11) Kuhilas Oy KuntaPro Oy Lapin informaatioteknologia, LapIT Oy Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymän, Servica Itä-Suomen laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymä, ISLAB Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymä, NordLab Ylä-Savon ICT-palvelut Oy Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 2. Hankinnan kohde 2.1 Hankinnan nimi ICT asiantuntija- ja konsultointipalvelut Istekki Oy:lle 2.2 Termistö Tässä tarjouspyynnössä käytettävien termien selitys: 2.3 Yleistä Asiakas: Istekki Oy Tilaaja: Istekin organisaatioon kuuluva yksikkö, osasto tai vastaava tai tätä edustava henkilö, joka toimii palvelun tilaajana. Loppuasiakas: Istekin asiakasorganisaatio tai Istekin asiakasorganisaation edustaja Loppukäyttäjä: henkilö, joka käyttää tietojärjestelmää tai vastaavaa, johon nyt hankittava palvelu kohdistuu Tarjoaja: Tähän tarjouspyyntöön tarjouksensa jättänyt yritys tai ryhmittymä Toimittaja: Tämän tarjouskilpailun perusteella valittu sopimustoimittaja, joka toimii hankintasopimuksen toisena osapuolena Asiakkaan toimiessa toisena osapuolena Alihankkija: Toimittajan käyttämä 3.osapuoli palvelun tuottamiseen. Istekki pyytää tarjouksianne tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti ICTasiantuntija- ja konsultointipalveluista. Tämän kilpailutuksen perusteella laaditaan palveluiden toimittamisesta puitesopimus, jonka perusteella toimitetaan Puitesopimuksen mukaisia palveluita Istekille. Sopimus on tyypiltään puitejärjestely, jossa on useita Toimittajia Istekillä on tarpeita hankkia ICT asiantuntija- ja konsultointipalvelut, jotka liittyvät sovellusten ja tietojärjestelmien tekniseen ja toiminnalliseen suunnitteluun, kehittämiseen ja toteutukseen. Hankittavat palvelut on jaettu eri sisältöisiin palvelualueisiin. Palvelut voivat kohdistua määrämittaisiin projekteihin ja toistaiseksi jatkuvaan palvelutarpeeseen. Palvelut kohdistuvat sekä Istekin omiin että Istekin Loppuasiakkaiden sovelluksiin ja tietojärjestelmiin. Kaikissa tilanteissa Asiakkaana ja Tilaajan toimii Istekki.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (11) Hankinnassa kilpailutetaan puitejärjestelyllä ICT-asiantuntija- ja konsultointipalveluita. Työ tapahtuu erillisten toimeksiantojen ja tehtävän määrittelyiden perusteella. Tehtävät sopimukset eivät sisällä määräostovelvoitetta eivätkä yksinoikeutta tuotettaviin palveluihin. Sopimus tehdään kuuden (6) vuoden määräaikaisena sopimuksena. Sopimuksen kohteena olevat Palvelut voivat kohdistua Loppuasiakkaan tietojärjestelmiin ja sovelluksiin, joita käytetään terveydenhuollossa ja niissä käsitellään potilastietomateriaalia. Tietojärjestelmien ja sovellusten kehitys vaatii pitkäjänteistä työtä ja syvää toimialakokemusta kohdejärjestelmästä ja sen käyttökohteista. Nämä seikat huomioiden on perusteltua, että sopimuksen voimassa olo on Hankintalain 43 puitejärjestelyn enimmäissuositusta neljä (4) vuotta pidempi. 2.4 Päänimikkeistö 72600000-6 (Tietotekniset tuki- ja neuvontapalvelut) 72200000-7 (Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut) 72800000-8 (Tietojärjestelmän auditointi- ja testauspalvelut) 72000000-5 (Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki) 79421200-3 (Projektin suunnittelupalvelut, muut kuin rakennusurakoita koskevat) 79421000-1 (Projektinjohtopalvelut, muut kuin rakennusurakoita koskevat) 72212100-0 (Toimialakohtaisten ohjelmistojen kehittämispalvelut) 2.5 Hankinnan arvioitu arvo koko sopimuskaudella Hankinnan kokonaisarvo on tämän hetkinen arvio. Asiakas ei sitoudu hankintamääriin. Kokonaisarvo 4 300 000 (alv.0%) Palvelualuekohtainen arvioitu kokonaisarvo A. Määrittely- ja suunnittelupalvelut 500 000 (alv.0%) B. Sovelluskehityspalvelut 2 000 000 (alv.0%) C. Yleiset sovelluskehityspalvelut 500 000 (alv.0%) D. Integraatio- ja liityntäpalvelut 1 000 000 (alv.0%) E. Projektienhallintapalvelut 300 000 (alv.0%) 2.6 Sopimuksen kesto Sopimus on kestoltaan kuusi (6) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta Sopimuksessa on irtisanomisoikeus molemmilla Osapuolilla alkaen 31.5.2018. Irtisanomistilanteessa Toimittaja on velvollinen toteuttamaan kaikki toimeksiannot loppuun, jotka ovat alkaneet ennen irtisanomisen voimaan astumista. Asiakkaan irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti vähintään kolme (3) kuukautta ennen irtisanomisajankohtaa. Asiakkaan irtisanominen tehdään palvelualueittain niin, että irtisanominen koskee kaikkia palvelualueen Palveluita ja kaikkia Toimittajia. Toimittajan irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti vähintään kuusi (6) kuukautta ennen irtisanomisajankohtaa.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (11) 2.7 Hankittavien palveluiden sisältö Hankinnankohde on jaettu seuraaviin palvelualueisiin A. Määrittely- ja suunnittelupalvelut B. Sovelluskehityspalvelut C. Yleiset sovelluskehityspalvelut D. Integraatio- ja liityntäpalvelut E. Projektienhallintapalvelut Jokaiselle palvelualueelle valittavien toimittajien määrä on seuraa: A. Määrittely- ja suunnittelupalvelut 3 sopimustoimittajaa B. Sovelluskehityspalvelut 3 sopimustoimittajaa C. Yleiset sovelluskehityspalvelut 3 sopimustoimittajaa D. Integraatio- ja liityntäpalvelut 4 sopimustoimittajaa E. Projektienhallintapalvelut 3 sopimustoimittajaa Jokaiseen palvelualueeseen liittyy erilaisia vaatimuksia, jotka on kuvattu Liitteessä 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat. Lisäksi eri osaamistasojen yleiset vaatimukset on kuvattu Liitteessä 1. Osaamistasojen yleiset vaatimukset. Asiakas valitsee tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitettujen perusteiden mukaisesti kuhunkin Palvelualueeseen tarjouspyynnön mukaisen määrän Toimittajia, joiden kanssa tehdään Palvelualuekohtaiset Puitesopimukset. Tarjoaja sitoutuu tuottamaan Palvelualueilla B, C ja D 24/7 tuen ja ylläpidon kehitettyihin järjestelmiin, sovelluksiin, integraatioihin, liityntöihin ja muihin kehittämiinsä ratkaisuihin liittyen. Tukeen ja ylläpitoon liittyvät asiat sovitaan erikseen Tarjoajan ja Tilaajan välillä myöhemmin. Tukipalveluiden hankinta ei kuulu tämän puitesopimuksen piiriin vaan Asiakas hankkii niitä erillisillä sopimuksilla. Tukipalveluiden hinnoittelu ja periaatteet tulee toteuttaa yleisten ICT alan käytäntöjen perusteella kohtuullisin ehdoin. 3. Hankintamenettely Avoin menettely Kilpailutuksella perustetaan hankintalain 42 mukainen usean toimittajan puitejärjestely 3.1 Hankintojen toteutus sopimuskauden aikana Puitesopimuksen mukaiset tilaukset ja toimeksiannot kohdentuvat Sopimustoimittajille seuraavasti A. Arvoltaan alle kansallisen kynnysarvon olevat tilaukset ja toimeksiannot
TARJOUSPYYNTÖ 5 (11) Jos puitesopimukseen perustuvan tilauksen/toimeksiannon arvioitu kokonaisarvo on tilaushetkellä alle voimassa olevan Hankintalain kansallisen kynnysarvon, tekee Asiakas tällaiset tilaukset/toimeksiannot sellaiselle Sopimustoimittajalta, joka on Asiakkaan asettamien vaatimusten mukaan sopivin Toimittaja toteuttamaan kyseessä olevan tilauksen/toimeksiannon. Toimittajan sopivuutta toteuttaa tilaus/toimeksianto voidaan arvioida yhdellä tai useammalla seuraavista kriteereistä: Palvelun hinta Palvelun toimitusaika Palvelutasot Palvelua tuottavan henkilöstön osaaminen ja kokemus mitkä Asiakas tarkemmin määrittelee kussakin tilauksessa/toimeksiannosta tapauskohtaisesti erikseen. Tämä toimintamalli perustuu Hankintalain Hallituksen esitykseen HE 108/2016 vp, jossa on todettu Puitejärjestelyn sisäisistä hankinnoista seuraavasti: Koska 25 :ssä säädettäviksi ehdotettujen kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat eivät kuulu ehdotetun lain soveltamisalaan, ei olisi myöskään tarkoituksenmukaista ulottaa puitejärjestelyjen sisäisten hankintojen tekemisen liittyviä toimintavelvoitteita näihin hankintoihin. Siten kansallisen kynnysarvon alittavat puitejärjestelyn sisäiset hankinnat voitaisiin tehdä vapaasti hankintayksikön valitsemalta puitejärjestelyyn otetulta toimittajalta. Näissä hankinnoissa ei olisi siten tarpeen järjestää kevennettyä kilpailutusta taikka noudattaa muutakaan puitejärjestelyn toimintavelvoitetta. Hankintayksiköiden tulisi kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota siihen, ettei puitejärjestelyn sisäisten hankintojen tekeminen johda tällöin 31 :ssä tarkoitetun pilkkomiskiellon rikkomiseen. Toimintamallissa A noudatetaan kaikilta osin Puitesopimusta liitteineen. B. Arvoltaan yli kansallisen kynnysarvon olevat tilaukset ja toimeksiannot Asiakas järjestää hankintalain 5 luvun 42 :n mukaisen kevennetyn kilpailutuksen kaikkien Puitejärjestelyssä kyseissä Palvelualueessa mukana olevien Toimittajien kesken, kun hankinnan kohteena on sellainen puitejärjestelyyn kuuluva tilaus/toimeksianto, jonka ennakoitu kokonaisarvo on yli voimassa olevan Hankintalain kansallisen kynnysarvon. Kevennetyn kilpailutuksen voittaja on kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinta-laatusuhteen ollessa valintaperusteena voidaan laatukriteereinä käyttää hinnan lisäksi yhtä tai useampaa seuraavista kriteereistä Palvelun toimitusaika Palvelutasot Palvelua tuottavan henkilöstön osaaminen ja kokemus Palvelun toteutussuunnitelman laatu (esim. Projektisuunnitelma) mitkä Asiakas tarkemmin määrittelee kussakin kevennetyssä kilpailutuksessa tapauskohtaisesti erikseen.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (11) Kevennetyn kilpailutuksen voittajan kanssa tehdään erillinen toimitussopimus, jonka ehdot Asiakas määrittelee kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnössä. Toimintamallissa B noudatetaan muilta osin Puitesopimusta liitteineen. 4. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset 4.1 Alihankinta ja ryhmittymänä tarjoaminen Jos palvelusta osa on tarkoitus suorittaa Alihankintana, on tarjouksessa ilmoitettava miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen velvoitteita Alihankkijan suoritettavaksi ja kuvattava Alihankkijan edellä mainittu osuus. Lisäksi tarjouksessa on nimettävä käytettävät Alihankkijat. Tarjoaja vastaa Alihankkijoiden työstä kuin omastaan ja on selvitysvelvollinen alihankkijoidensa tilaajavastuulain mukaisista selvityksistä. Niin ikään tulee kuvata ryhmittymänä tarjoavien palveluntuottajien välinen yhteistyö, mikäli tarjous jätetään ryhmittymän nimissä. Tarjoaja vastaa myös siitä, että Alihankkija noudattaa omalta osaltaan Hankintayksikön sopimuskumppanille asetettuja velvoitteita. Hankintayksikkö kohdistaa mahdolliset vaatimukset ja reklamaatiot aina sopimus-kumppanilleen, vaikka työn tai palvelun suorittaja olisi toimittajan Alihankkija. Alihankkijoiksi katsotaan myös toimittajan tytäryhtiöt. Alihankkijoiden tulee niiltä osin täyttää ESPD lomake, jos Tarjoaja nimenomaisesti tarjouksessaan hyödyntää Alihankkijaa Liitteessä 4 Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset esitettyjen vaatimusten täyttymiseen. 4.2 Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Tarjoaja vakuuttaa tarjouksessaan Liitteellä 4 Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset, että täyttää Tilaajavastuulain mukaiset seikat. Ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta Hankintayksikkö tarkistaa valittujen Toimittajien osalta tilaajavastuulain mukaiset seikat Tilaajavastuu.fi-palvelun kautta. Mikäli valittu Toimittaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi palvelun Luotettava Kumppani- ohjelmaan, on valitun Toimittajan toimitettava Tilaajavastuulain mukaiset asiakirjat Hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista. Asiakirjat eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia sopimuksen allekirjoitushetkellä. Mikäli valittu Toimittaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi palvelun Luotettava Kumppaniohjelmaan tai hankintayksikkö erikseen pyytää, on Toimittaja velvollinen toimittamaan edellä mainitut selvitykset ja todistukset vuosittain sopimuskauden aikana Hankintayksikölle. 4.3 Kartelliehto Tarjoaja vahvistaa tästä tarjouspyynnöstä mahdollisesti muodostuvan sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tämän tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen teko hetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) kyseistä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toimintaalueella.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (11) Mikäli Toimittaja todetaan lainvoimaisella päätöksellä syyllistyneen edellä mainittuun kilpailulain tarkoittamaa elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin), palveluntuottaja on velvollinen suorittamaan tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetun ja maksetun palvelun kokonaisarvosta korkoineen vaatimuspäivästä lukien sekä korvaamaan sopimussakon määrän ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi sopimustoimittajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. 4.4 Muut vaatimukset Tarjoajalle Tarjoajalle kohdistetut muut pakolliset vaatimukset on kuvattu Liitteessä 4 Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset Niiden täyttyminen tulee kuvata Liitteellä 4 Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset ja Liitteellä 8 ESPD lomake, jotka tulee liittää tarjoukseen 5. Tarjoaminen ja tarjouksessa ilmoitettavat asiat 5.1 Tarjouksen sisältö Tarjoajan tulee jättää tarjouksensa seuraavasti jäsennettynä 1. Tarjoajan esittely Yleisesittely yrityksestä Tarjouksen yhteyshenkilö Asiakasvastuullinen myyjä Kuvaus miten toimittajan palveluiden laatu on varmistettu Tarjouksen voimassaoloaika 2. Tarjotun palvelun kuvaus Tarjottujen resurssien osaaminen (tarjouspyynnön Liite 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat täytettynä) Tarjottujen resurssien esittely osa-alueittain, CV:t erillisinä liitteinä (tarjouspyynnön Liite 3 CV täytettynä) Selvitys tarjoajan käyttämistä työmenetelmistä ja projektimenetelmästä 3. Hinnat Hinnat ilmoitetaan Liitteellä 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat 4. ESPD lomake Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset ESPD lomaketta varten kuvattuna Liitteessä 4 Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset. ESPD lomake on Liite 8 ESPD lomake ESPD lomakkeen käyttöohje on Liite 7 ESPD ohje 5. Tarjoajalle kohdennetut vaatimukset Muut Tarjoajaa koskevien pakolliset vaatimuksien täyttyminen (tarjouspyynnön Liite 4. Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset täytettynä)
TARJOUSPYYNTÖ 8 (11) 6. Muut liitteet 5.2 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjoukset tulee eritellä tarjottavat Palvelualueet ja tarjoukset vertaillaan Palvelualueittain. Tarjoaja voi tarjota samoja henkilöä myös useampaan Palvelualueeseen. Osatarjouksia ei hyväksytä Palvelualueiden sisällä. Tarjoaja ei voi kytkeä yhteen eri tarjouksia siten, että tarjoushinta tai tarjouksen voimassaolo riippuu siitä kuinka monelle Palvelualueelle tarjoaja tulee valituksi. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5.3 Hinnat Hinnoittelu tulee antaa asiantuntija resurssin päivähintana Liitteen 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat mukaan. Hinnat tulee antaa sitovina eurohintoina (alv 0 %) tarjouspyynnön mukaisesti kahdelle (2) ensimmäiselle vuodelle, jonka jälkeen on mahdollisuus tehdä hinnanmuutos ehdotuksia Puitesopimuksen kohdan 8.2. mukaisesti. Tarjotut hinnat ovat osaamistasojen enimmäishintoja, mutta kevennetyissä kilpailutuksissa hinnat saavat olla edullisempia kuin tarjouksessa esitetyt hinnat. Asiakas voi tilata myös vaativampaa työtä ns. osaamistasoa 3 vastaava työtä, jolloin hinta sovitaan erikseen Asiakkaan ja Toimittajan välillä. Erilliset korvaukset on määritelty Puitesopimuksen kappaleessa 8.1 Kustannusten korvaukset Hinnat tulee ilmoittaa päivähintana, päivä on 7,5h. Tarjotun päivähinnan perusteella lasketaan tuntihinta 7,5h perusteella. Tilaaja voi tilata palvelua myös tuntiperusteisella veloituksella, jolloin tuntihintana käytetään päivähinnasta laskennallisesti saatua tuntihintaa (tuntihinta = päivähinta / 7,5 h). Palvelun toteuttamiseen tarvittavat tavanomaiset työvälineet, kuten tietokoneet, tietoliikenneyhteydet ja sovelluskehitysohjelmat sisältyvät ilmoitettuihin asiantuntijatyön hintoihin. Liitteessä 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat ilmoitetut hinnat sisältävät tyhjentävästi kaikki Asiakkaan suoritettavaksi tulevat maksut, lukuun ottamatta mahdolliset matkustamiskustannukset ja ylityökorvaukset, jotka on määritelty Puitesopimuksen kohdassa 8.1 Palvelualueilla B,C ja D käytetään tilauksien ja toimeksiantojen kokonaishinnoittelussa tavoitehintamallia, joka on kuvattu Liitteessä 5 Hinnoittelumalli. Tavoitehintamallista voidaan kuitenkin erikseen sovittaessa toimeksiantokohtaisesti poiketa toimeksiannon luonteen mukaan. Esimerkiksi ketterällä kehityksellä toteutetussa sovelluskehitys toimeksiannossa. Maksuehdot on kuvattu Puitesopimuksen kohdassa 8.4. Maksuehdot
TARJOUSPYYNTÖ 9 (11) 6. Tarjousten toimittaminen Tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa paperilla ja sen lisäksi sähköisesti muistitikulla. Kuoreen merkintä: ICT asiantuntijapalveluiden kilpailutus Tarjousten viimeinen jättöajankohta on 10.04.2017 klo 12.00 Tarjoukset tulee olla voimassa 31.8.2017 saakka Tarjoukset tulee toimittaa osoitteeseen: Käyntiosoite: tai Postiosoite: Istekki Oy Istekki Oy Petri Hallikainen Petri Hallikainen Viestikatu 3 PL 2000 70600 Kuopio 70601 Kuopio Tarjouspyynnöstä voi esittää kysymyksiä sähköpostitse osoitteeseen kilpailutukset@istekki.fi. Kysymykset tulee otsikoida: ICT asiantuntijapalveluiden kilpailutus, lisätietokysymykset Kysymysten viimeinen jättöajankohta on 24.03.2017 klo 16.00 Tarjoaja voi jättää hankintayksikölle yhteystietonsa johon lisätietokysymysten vastaukset toimitetaan. Yhteystiedot tulee jättää sähköpostitse osoitteeseen kilpailutukset@istekki.fi. Yhteystietoviesti tulee otsikoida: ICT asiantuntijapalveluiden kilpailutus, yhteystiedot Hankintayksikkö vastaa kaikkiin kysymyksiin ja toimittaa vastaukset kaikille kysymyksen tehneille Tarjoajille sekä vastauksia varten yhteystietonsa jättäneille Tarjoajille. 7. Hankinnan ratkaisu 7.1 Päätöksenteon perusteet Tarjouksen ja Tarjoajan tulee täyttää kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vähimmäisvaatimukset. Mikäli vähimmäisvaatimukset eivät täyty, ei tarjousta voida hyväksyä palvelualueella/osaamistasolla, jossa vähimmäisvaatimukset eivät täyty. Hankinta vertaillaan ja ratkaistaan Palvelualuekohtaisesti. Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillessa huomioidaan tarjouksen hinta 40 %:n painoarvolla ja laatu 60 %:n painoarvolla. Tarjousten hintavertailu toteutetaan siten, että Liitteellä 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat ilmoitetulla osaamistason resurssimäärällä kerrotaan tarjoajan esittämä osaamistason päivähinta, jonka jälkeen painotetut hinnat lasketaan yhteen. Tämä yhteishinta on tarjouksen Palvelualuekohtainen vertailuhinta.
TARJOUSPYYNTÖ 10 (11) Hintavertailun pisteytys toteutetaan suhteuttamalla tarjoajien Palvelualuekohtaiset vertailuhinnat toisiinsa seuraavan kaavan mukaisesti: (halvimman tarjouksen vertailuhinta / Tarjoajan vertailuhinta) x 40 = Tarjoajan kokonaishintapisteet. Tarjousten laatuvertailu toteutetaan tarjouspyynnön Liitteellä 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat esitettyjen tietojen perusteella Palvelualuekohtaisesti. Laatuvertailun pisteytys toteutetaan siten, että Liitteellä 2 Laadulliset kriteerit ja Hinnat ilmoitettujen tietojen mukaisesti Tarjoajan täyttämistä tiedoista muodostuvat Osaamistasojen keskiarvopisteet lasketaan yhteen Palvelualuetasolla. Tämän jälkeen Palvelualuekohtaiset laatupisteet pisteytetään seuraavan kaavan mukaisesti: (Tarjoajan laatupisteet / parhaan tarjouksen laatupisteet) x 60 = Tarjoajan kokonaislaatupisteet. Tarjoajan saamat kokonaishintapisteet ja kokonaislaatupisteet lasketaan yhteen ja tästä summasta muodostuu Tarjoajan kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailupisteet. Vertailupisteiden mukaan Tarjoajat laitetaan paremmuus järjestykseen Palvelualuekohtaisesti. Palvelualueille A, B, C ja E valitaan kolme (3) Toimittajaa ja Palvelualueelle D neljä (4) Toimittajaa kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailupisteiden mukaisessa järjestyksessä. Valittavien tarjoajien määrä voi olla pienempi, mikäli tarjouspyynnön vaatimukset täyttäviä tarjoajia on vähemmän. Hankintapäätös tehdään Palvelualuekohtaisesti ja hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan Palvelualuekohtaisesti. 7.2 Sopimusmenettely Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. Sitova sopimus syntyy hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön Liite 6 Puitesopimus (luonnos) Ellei tässä tarjouspyynnössä tai sen liitteissä ole muuta mainittu, noudatetaan tässä Puitesopimuksessa muilta osin JIT2007 Yleisiä sopimusehtoja ja JIT2007 erityisehtoja Konsultoinnista tai JIT2007 Erityisehtoja Tilaajan sovellushankinnoista. Sopimus tulee perustumaan seuraaviin asiakirjoihin ja niiden pätevyysjärjestys on seuraava: 1. Sopimus (Tarjouspyynnön liitteenä) 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. JIT2007 Erityisehdot konsultointipalveluista 5. JIT2007 erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista 6. JIT2007 Yleiset sopimusehdot 7. Tarjous liitteineen
TARJOUSPYYNTÖ 11 (11) 7.3 Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintayksikkö pyytää etteivät Tarjoajat sisällytä tarjouksiin liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Jos salassa pidettävien tietojen antaminen on välttämätöntä, tarjoaja merkitsee salassa pidettävät asiakirjat selkeästi merkinnällä SALAINEN sekä tiedoston otsikkoon/nimeen, että itse asiakirjaan. Lisäksi Hankintayksikkö edellyttää, että salassa pidettävät tiedot yksilöidään asiakirjasta alleviivaamalla tms. tavalla. Hankintayksikkö päättää mitkä tiedot ovat salassa pidettäviä julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) nojalla. Tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin annettava. JulkLain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) 7 2 momentin (701/2011) mukaan julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat JulkLain 7 1 momentissa tarkoitetuin rajoituksin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. 8. Hankintapäätöksen tiedoksianto Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon sähköinen päätöksen tiedoksianto voidaan toimittaa. 9. Muut asiat Tarjouksen on oltava suomenkielinen ja sopimus laaditaan suomenkielellä. Asiointikieli kaikissa palvelutilanteissa on suomi. Hankintayksikkö ei korvaa Tarjoajalle tarjouksen tekemisestä johtuvia kustannuksia LIITTEET LIITE 1 - Osaamistasojen yleiset vaatimukset LIITE 2 - Laadulliset kriteerit ja Hinnat LIITE 3 - CV LIITE 4 - Tarjoajalle kohdennetut pakolliset vaatimukset LIITE 5 - Hinnoittelumalli palvelualueilla B, C ja D LIITE 6 - Puitesopimus (luonnos) LIITE 7 - ESPD Ohje LIITE 8 - ESPD lomake