Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Tarjouspyyntö "Microsoft School Agreement ja Select sopimukset Hankintayksikkö Kirkkonummen kunta Atk-palvelukeskus Osoite PL 20 002401 KIRKKONUMMI Yhteyshenkilö Lea Blomberg Järjestelmäsuunnittelija lea.blomberg@kirkkonummi.fi puh. 050 5880661 1. Hankintamenettely Kunnan hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja säädöksiä. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus kunnan Internet-sivuilla ja Hilmailmoituskanavalla 18.11.2008. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. 2. Tarjouspyynnön tavoite Kirkkonummen kunnalla on useita eri aikaan hankittuja koulujen Microsoft School Agreement sopimuksia., joiden voimassaoloajat vaihtelevat. Nyt on tehty toimenpiteet niiden yhdistämiseksi samaan sopimukseen, joka tulisi voimaan tammikuun alussa 2009. Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi toimittaja koulujen Microsoft käyttöoikeuksien hallintaan sekä tuotteiden ja palvelujen toimittajaksi. Toimittajan kanssa tehtävät sopimukset ovat puitesopimus koulujen lisenssihankinnoista ja niihin liittyvistä palveluista, School Agreement sekä mahdollisesti Select sopimus. 3. Tarjouspyynnön kohde Tarjouspyynnön kohteena ovat koulujen Microsoft School Agreement ja Select sopimukset ja siihen liittyvät suomenkieliset palvelut. Kirkkonummen kunnalla on sivistystoimen alueella noin 1100 työasemaa, jotka voidaan liittääkoulusopimuksen piiriin. Käyttöjärjestelmänä on WindowsXP sekä Office on pääosin Office XP suomen sekä ruotsinkielisinä. Sopimuskausi tulee olemaan 3 vuotta.
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Microsoft School Agreement peruspaketti (Desktop) Microsoft Office Enterprise Microsoft Windows käyttöjärjestelmäpäivitys uusimpaan versioon Microsoft Core Cal (Windows Server CAL, Exchange Server CAL, System Managemet Server CAL ja Office Share Point Server CAL) MSNDAA High School jäsenyys Optiot: Terminal Server CAL ja SharePoint Designer. Hallintapalvelut Tarvittavia hallintapalveluja ovat. asiakas- ja tilauspalvelut: asiakkaan avustaminen hankinnoissa, tilausten käsittely, ohjelmistojen käyttöoikeuksien. medioiden, dokumentaation ja asennusavainten toimittaminen sekä laskutus sähköinen kauppapaikka: Select käyttöoikeuksia koskevien tilausten tekeminen kotikäyttöoikeuksien hankintaan liittyvät palvelut käyttöoikeuksien hallinta lisensseihin liittyvä neuvonta Optio: Select sopimus hallinnolle Pyydämme optiona select sopimusta hallinnon koneille. Kunnan hallinnossa on noin 600 työasemaa. Select tuotteet hankitaan tarpeen mukaan sopimuskauden aikana, eikä mihinkään minimimäärään voida sitoutua. Select hinnoittelu on ilmoitettava kiinteänä kateprosenttina, jonka toimittaja lisää Microsoftin hintaan. 4. Tarjoajille asetetut vaatimukset Hankintayksikkö asettaa palveluntarjoajille seuraavat vähimmäisvaatimukset, jotka ovat ehdottomia ja niiden tulee täyttyä, jotta tarjous hyväksytään käsiteltäväksi.
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) 1. Rekisteröinti Palveluntarjoajan tulee olla rekisteröity kaupparekisteriin. Pyydämme toimittamaan kaupparekisteriotteen. 2. Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä riittävät rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset. Tämän toteamiseksi pyydämme toimittamaan tarjouksen yhteydessä viimeisin tilinpäätös, joka on korkeintaan 2 vuotta vanha. 3. Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. 4. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Tarjoukseen tulee liittää: Toimittajan kaupparekisteriote tai ammatti- tai elinkeinorekisteriote Selvitys veronmaksuvelvollisuuden täyttämisestä (verovelkatodistus) Todistus maksetuista työeläkemaksuista Lisäksi toimittajan on kuvattava seuraavat asiat: palvelun tuottamisen prosessikuvaus, myös kotikäyttömedioiden tilaus-ja toimitusprosessi kuvaus prosessiin osallistuvista henkilöistä sekä selvitys henkilöstön osaamisesta esim. sertifikaatit referenssit vastaavanlaisesta palvelusta Lisäksi edellytämme, että tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaisesti. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia pyyntöhetkestä laskettuna. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Kaikkien palveluiden on oltava suomenkielisiä. 5. Tarjousten vertailu Tarjousten käsittely on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tarkastetaan tarjoajan kelpoisuus hankkeen toteuttamiseen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus että tarjottava tuote täyttää vähimmäisvaatimukset, jotka lueteltu liitteen 1 taulukossa "vähimmäisvaatimukset". Tarjous hylätään, mikäli
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä kaikkia pyydettyjä selvityksiä ei ole liitetty tarjoukseen tarjoaja ei ole kelpoinen hankkeen toteuttamiseen. liitteessä 1 mainitut vähimmäisvaatimukset eivät täyty Toisessa vaiheessa tarjousvertailuun otetaan mukaan vain vaiheen yksi vähimmäisvaatimukset täyttäneet tarjoukset tarjoukset vertaillaan kohdan 6 mukaisin valintaperustein Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 6. Valintaperusteet Toimittaja valitaan tarjousten perusteella kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella, joka koostuu alla mainituista seikoista 1. Hinta, painoarvo 90% Microsoft School Agreement, painoarvo 80% Microsoft Select, painoarvo 10% 2. Palvelun laatu ja lisäpalvelut, painoarvo 10% palvelujen tuottaminen ja tuottamiseen osallistuvien henkilöiden osaaminen ja kokemus, painoarvo 8% käyttöoikeuksien hallinta ja neuvonta, painoarvo 2% 7. Hankinnasta tehtävä sopimus Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään saatujen tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Kirkkonummen kunnan ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja kunnan välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuksen siirrettävyys Toimittaja ei voi siirtää tarjouksen perusteella mahdollisesti solmittavaa sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan suostumusta. Tarjousta tai sopimusta ei voida siirtää myöskään konsernin sisäisesti ilman asiakkaan suostumusta.
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Sopimuskausi Sopimuskausi on 3 vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja sen on suunniteltu alkavaksi vuonna 2009. Sopimusehdot Hankinnasta tehdään hankintasopimus Sopimukseen liitettävien asiakirjojen pätevyysjärjestys on seuraava: Hankintapäätös Hankintasopimus Tarjouspyyntöasiakirjat Tarjousasiakirjat Laki julkisista hankinnoista 348/2007 IT2000 YSE soveltuvine erityisehtoineen 8. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Kunta harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. 9. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.1.2009 saakka. 10. Tarjouksen toimittaminen Sitova suomenkielinen tarjous liitteineen tulee toimittaa kirjallisesti perjantaihin, 12.12.2008 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Kirkkonummen kunta, /Kirjaamo, PL 20, 02401 Kirkkonummi. Kuoreen merkintä: Microsoft lisenssisopimukset. Lisäksi tarjous tulee toimittaa samanlaisena sähköpostitse perjantaihin, 12.12.2008 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: lea.blomberg@kirkkonummi.fi
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Lisätietoja: Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan 3.12.2008 mennessä sähköpostitse Lea Blombergille (lea.blomberg@kirkkonummi.fi). Vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset julkaistaan kunnan internetsivuilla viimeistään 9.12.2008.