Sivu 1 KS 2013 +muutos Siitä muutos Tot 2013 1-12 Tot-% TP 2012 Toimintatuotot + 19 567 203 19 198 085 98,11 19 234 121 Toimintakulut - - 19 422 103-19 060 998 98,14-19 103 451 Toimintakate (ed.erotus) 145 100 137 086 130 670 Aleksialle kertyi budjetoidusta tuottoja 98,1%, kuluja 98,14%, jolloin toimintakate 137 038. Kulujen säästöjä kertyi eri yksiköiltä. Merkittävimmät säästöt kertyivät muiden palvelujen ostoista. Myös henkilöstön palkkakuluissa kertyi säästöjä resurssien tarkastelujen sekä pidettyjen palkattomien vapaiden vuoksi. Asiakkaille hyvitettiin siivous- ja ruokapalveluista palvelumaksuja yhteensä 485 800. Sivistystoimelle 403 214, sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle 82 586. Investointien poistot ovat 137 251. Tilikauden ylijäämä tuloslaskelman mukaan on 3 202. 1. Tulosalueen toimintakatteen ja investointien toteutumisarvio Siivouspalvelut KS 2013 Tot 2013 Tot-% +muutos 1-12 Toimintatuotot + 2 979 750 2 798 178 93,9 Toimintakulut - 2 954 156 2 741 130 92,8 Toimintakate 25 594 57 048 (ed.erotus) TP 2012 keskitetty siivous hinta /m2 /v 28,6 27,3 26*) Siivouspalvelujen tuotot toteutuivat 93,9 % ja kulut 92,8% budjetoidusta. Siivouspalvelujen toimintakate toteutui arvioitua paremmin. Asiakkaille hyvitettiin palveluhinnoissa 194 320, josta sivistystoimelle 155 456 ( 80%), sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle 38 864 (20 %). Kulut alittuivat budjetoidusta 213 025 :lla. Säästöjä kertyi kaikilta tileiltä. Henkilöstömenoista kertyi säästöjä, koska henkilöstö piti runsaasti palkattomia vapaita vuoden aikana ( 415 pv). Tuloja lisäsi budjetoimattomat henkilöstökorvaukset 37 605. *) Vuoden 12 tilinpäätöksessä mittarina ollut keskitetyn siivouksen kulu /m2/v, v.2013 alkaen mittarina hinta/ /m2
Sivu 2 Kiinteistöpalvelut KS 2013 Tot 2013 Tot-% +muutos 1-12 Toimintatuotot + 9 180 577 9 224 645 100,5 Toimintakulut - 9 098 786 9 185 387 100,9 Toimintakate (ed.erotus) kiinteistöpalveluje n hinta /hum2 /v 81 791 39 258 TP 2012 54 54,2 53,5 Kiinteistöpalvelujen toimintatuotot toteutuivat 100,5 %:sta ja toimintakulut 101 %:sti. Talousarvion mukainen toimintakate supistui 81 000 eurosta toteutuneeseen 39 000 euroon. Suurimmat ylitykset tapahtuivat tilikauden aikana tehdyissä ostoissa. Eniten tähän vaikutti energian hinnannousut ja kiinteistöjen ilmanvaihdon tehostaminen viikonloppuisin. Lämmitysmenot ylittyivät 242 000 euroa suunnitellusta. Lisäksi vuokrat ylittyivät 284 000 euroa. Suurimmat säästöt saatiin aikaan muiden palvelujen ostoissa 300 000 euroa ja rakennusmateriaaleista 161 000 euroa. Henkilöstön palkoista ja sivukuluista säästettiin n. 80 000 euroa. Kiinteistöjen kunnossapitoon oli v. 2013 käyttösuunnitelmassa varattu 1 200 000 euroa, josta käytettiin 1 060 000 euroa (88%). Kunnossapito-ohjelman mukaisista töistä saatiin toteutettua n. 60 %. Ohjelman mukaista toteuttamista hankaloitti kiireelliset häiriökorjaukset ja ennakoimattomat sisäilmakorjaukset. Lämmitysmenojen nouseminen aiheutti loppukesästä lähtien painetta kiinteistöpalveluille ja sitä kautta myös kunnossapidolle tarvittavien säästöjen aikaansaamiseksi. Ruokapalvelut KS 2013 Tot 2013 Tot-% +muutos 1-12 Toimintatuotot + 7 406 876 7 175 164 96,9 Toimintakulut - 7 205 359 7 030 430 97,6
Sivu 3 Toimintakate (ed.erotus) Aterian hinta / suorite 201 517 144 734 TP 2012 2,32 2,61 2,86 Tuotot toteutuivat 96,9 % ja kulut 97,6 %. Asiakkaille hyvitettiin palveluhinnoissa 291 480. Sivistystoimelle 247 758 (85 %), sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle 43 722 (15 %). Näiden lisäksi sosiaali-, terveys- ja liikuntatoimelle hyvitettiin 47 794, koska tukipalveluaterioiden arvioidut myynnit alittuivat vuoden aikana. Myyntituottojen vähentyminen johtui sosiaalitoimen otettua käyttöön Menumat ateria- automaatit. Toimintakulujen alittuminen johtui tilien muiden palveluiden ostot ja ostot tilikauden aikana alittumisesta. Merkittävimmät säästöt tulivat kuljetuskuluista sekä elintarvikkeista. Kuljetuskulut toteutuivat budjetoidusta n. 9 % alhaisempana, koska hintojen korotus oli arvioitua pienempi. Elintarvikkeisiin kului n. 4,5% arvioitua vähemmän. Kulujen väheneminen johtui ruokalistamuutoksesta, elintarvikeostojen tarkemmasta ohjeistuksesta ja seurannasta sekä tukipalveluateria-asiakkaiden vähentymisestä. Investoinnit Määrärahasta (200 000 ) on toteutunut 183 777, käyttämättä jäi 16 223. Rahaa on käytetty keittiölaitteiden uusintaan. 2. Talousarviossa esitettyjen tavoitteiden toteutumisarvio Strategiset valinnat/ kriittiset menestystekijät (talousarvion 2013 mukaisina) NÄKÖKULMA Prosessit ja rakenteet KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT Prosessien selkeyttäminen ja tehostaminen (3.1.1) ARVIOINTI-KRITEER IT Palveluprosessien sujuminen ja tehostuminen SITOVA TAVOITE V. 2013 (MITTARI) Liikelaitoksen pääprosessit määritellään ja kuvataan TAVOITTEEN TOTEUTUMINEN Tavoite ei toteutunut. Prosessit on määritelty, kuvattu osittain. mittari: prosessit on kuvattu: kyllä/ei Palvelut ja vaikuttavuus Toimivat palvelut (1.1.1) Palvelutuotanto-ohjelm an johtopäätösten konkretisointi, palveluverkko-ohjelma n laatimiseen osallistuminen Osallistutaan keittiörakenteen valintaan asiantuntijanan ja palvelun tuottajana. Tavoite on toteutunut Keittiörakennetta on käsitelty vuoden aikana liikelaitoksen johtokunnassa, kunnan hallituksessa ja valtuustoseminaareissa.
Sivu 4. Talouden hallinta ja rahoitus Talouden läpinäkyvyyden ja kustannuslaskennan kehittäminen (3.1.2) Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen (nykyisten palvelujen sisällön määrittely, kuvaaminen, hinnoittelu, mahdollisten uusien palvelujen kehittäminen) Kiinteistöpalveluje n tuotteet on kuvattu ja hinnoiteltu mittari: Tuotteistaminen on tehty: kyllä/ei Tavoite ei ole toteutunut. Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen on kesken. Liikelaitokselle perustamisvaiheessa määritelty 5% tuottavuustavoite Liikelaitoksen kulujen kehitys 5 vuoden aikana (sis. kaikki tuotannon kulut sekä volyymin muutoksen) Tavoite toteutuu. Raportti valmistuu maaliskuun 2014 aikana. mittari: /m2, aterian hinta /suorite 3. Selvitys sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan järjestämisestä ja johtopäätöksistä Toiminnassa on noudatettu annettuja ohjeita, säännöksiä ja määräyksiä. Liikelaitoksen johtoryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa. Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti tiedotus- ja koulutustilaisuuksia. Lisäksi henkilöstölle on yksikkökohtaisia ohjeita eri tilanteisiin. Kokouksista tehdään muistiot ja sovittujen toimenpiteiden toteutumista seurataan. Johtokunta kokoontuu sovitun aikataulun mukaisesti. Kehityskeskustelut käydään säännöllisesti. Toimenkuvat käydään läpi ja päivitetään kehityskeskustelujen yhteydessä. Hankintaprosessi on tehty hankintalain mukaisesti ja toimitaan sen mukaisesti. Palvelujen kilpailutukset on tehty hankintalain ja kunnan ohjeistusten mukaisesti. Tulosyksiköiden vastuuhenkilöt valvovat, että sopimukset toteutuvat sovitun mukaisesti.
Sivu 5 Tietojärjestelmät on turvattu asianmukaisesti ja henkilöstö on suorittanut tietoturvakurssin (Navisec). Tietoja käsitellään asianmukaisesti (varmuuskopiot jne.). Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on rajattu tehtävien mukaisesti. Ostolaskut käsitellään ohjeiden mukaisesti. Ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä on määritelty sekä hyväksyjien sijaiset. Talouden ja tuloksellisuuden seuranta tapahtuu kuukausittain johtoryhmän kokouksissa ja tulosyksiköiden omissa kokouksissa. Talouden ja tuloksellisuuden arviointi tapahtuu osavuosikatsausten yhteydessä ja niistä raportoidaan johtokunnalle. Kiinteistöpalvelut osallistuu työpaikkakäynteihin ja tiedottaa muita yksiköitä tuloksista. Toimialojen vaarojen ja riskien arviointi on tehty. Liikelaitoksen riskienhallinta selvitys on tehty yhteistyössä muiden liikelaitosten kanssa. Liikelaitoksella on palvelun tuottamiseen liittyviä koneita ja laitteita, joihin on käyttö- ja huolto-ohjeet. Niitä noudattamalla ylläpidetään käyttöomaisuuden arvoa. Irtaimistoluetteloja ylläpidetään ja päivitetään vuosittain. Ruokapalvelujen omavalvontasuunnitelman ja keittiöiden hygieniaohjelmien muodossa käytännön toiminta on kuvattu varsin tarkasti. Omavalvontaan on käytössä yhtenäinen lomakkeisto. Omavalvontasuunnitelmassa sisällysluettelon aihepiireistä on kuvattu a) riskit b) valvontatoimenpiteet c) korjaavat toimenpiteet ja d) asioiden kirjaaminen ja kirjaamisen vastuuhenkilö. Poikkeamista raportoidaan esimiehelle. Tavarantoimittajilta vaaditaan vastaavaa toimintaa. Ruoka ja ruokailun turvallisuus pyritään takaamaan tarkalla ohjeistuksella. Ympäristökeskuksen tekemät elintarvikevalvonnan Oiva-tarkastukset on tehty18 toimipaikkaan. Oivallisen arvosanan sai 12 toimipaikkaa ja hyvän arvosanan sai 6 toimipaikkaa. Erityisruokavaliokäytäntöjä ja tilausvastuita on selkeytetty ohjeistuksella tilaajalle sekä tuottajalle. Yksiköiden esimiehet suorittavat valvontaa työkohdekäynneillään. Henkilöstö tiedottaa esimiestään havaitsemistaan epäkohdista. Tarvittaviin toimenpiteisiin ryhdytään esim. laatimalla ohjeita. Siivouspalveluissa pidetään sovitusti 2 x vuodessa koulujen rehtoreiden ja terveyskeskuksen osastonjohtajien kanssa tapaamiset. Perehdyttämisessä on kiinnitetty huomiota esimerkiksi terveydelle haitallisten aineiden käyttöturvatietojen osaamiseen. Henkilöstön tulee allekirjoittaa saaneensa perehdytys. Siivouspalveluissa siivoustyönohjaaja pitää säännöllisiä perehdytys-/koulutustilaisuuksia henkilöstölle. Henkilöstö kuittaa saamansa perehdytyksen. Siivouspalvelujen perehdytysopasta on päivitetty. Riskienkartoitus on tehty liikelaitosten (Aleksia, Klaukkalan jäähalli, Nurmijärven työterveys) kanssa yhteisesti. Vaarojen ja riskien arviointia tehdään toimipaikkatasolla kunnassa käytössä olevaan järjestelmään.
Sivu 6 Keskushallinto on tehnyt vuoden 2013 aikana varautumissuunnitelman. Aleksia-liikelaitos on osallistunut omalta osaltaan varautumissuunnitelman tekemiseen. Palvelujohtaja on osallistunut alueelliselle maanpuolustuskurssille. 4. Kunnan strategian ja erillisohjelmien mm. palvelutuotanto-ohjelman toteutuminen talousarviovuonna (Strategian toteutumista tarkastellaan myös koko strategian voimassaolon ajalta) Aleksia-liikelaitos tukee omalla toiminnallaan kunnan strategian toteutumista. Aleksian toimintaa koskevat toimivat palvelut, prosessien selkeyttäminen ja tehostuminen sekä talouden läpinäkyvyyden ja kustannusten kehittäminen. Toimivien palvelujen kohdalla Aleksia on osallistunut keittiörakenteen valintaan asiantuntijana ja palvelun tuottajana. Asiakaslähtöinen palvelutuotanto-ohjelma Aleksian tuottamissa palveluissa asiakaslähtöisiä palveluja ja prosesseja kehitetään, pääprosessien määrittely on toteutunut, mutta prosessikuvaukset ovat kesken. Ruoka- ja siivouspalvelujen tuotteistamista on tehty. Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen on tavoitteen mukaisesti aloitettu, työ jatkuu vuoden 2014 puolella. Siivouspalveluille on asetettu tavoite, että 10 % Aleksian siivottavasta pinta-alasta on ulkoisella palveluntuottajalla siivouksessa. Toteuma tällä hetkellä 8 % siivouspalvelujen siivottavasta pinta-alasta. Tämän lisäksi on ollut määräaikaisesti muutamia kohteita ulkopuolisella palveluntuottajalla esim. toiminnan väliaikaisuuden tai rekrytoinnin keskeneräisyyden vuoksi. Siivouspalvelut antavat asiantuntijapalveluja kohteille, joissa siivouspalvelut ei siivoa. Palvelusopimuksia tarkastellaan asiakkaan kanssa joka vuosi. 5 % tuottotavoitteen toteutumista voidaan arvioida lopullisesti tilinpäätöksen jälkeen. Ruokapalvelujen toimintaa on keskitetty asiakkuuksittain tuotantokeittiöön kirkonkylän alueella. Riskien hallinnan osalta liikelaitoksen toiminnassa noudatetaan kunnan hallintosääntöä, liikelaitosten johtosääntöä, talousarvion täytäntöönpano-ohjeita ja muita kuntatasoisia talouteen ja toimintaan liittyviä lakeja ja ohjeita. Talouden toteutumista seurataan säännöllisesti johdon kuukausiraporttien ja osavuosikatsausten avulla. Riskikartoituksia on tehty riskipisteohjelman avulla. Tulosyksiköillä on myös omia toimintaohjeita. 5. Omistajapoliittisten linjausten edellyttämien toimenpiteiden toteutuminen Kiinteistöpalveluissa olleet isännöintitehtävät siirtyivät keväällä 2013 ympäristötoimialan tilakeskukselle. Samassa yhteydessä sähköinsinööri ja taloussihteeri siirtyivät ympäristötoimialalle. Loppuvuodesta 2013 aloitettiin selvitystyö kiinteistöpalvelujen siirtämisestä ympäristötoimialan tilakeskukselle 1.5.2014 alkaen. Kunnanvaltuusto teki loppuvuonna päätöksen keittiöverkosta. Toimintamallina on ns. aluekeittiömalli, jossa tulevaisuudessa toimii 5 aluekeittiötä, kirkonkylässä 2, Rajamäellä 1 ja Klaukkalassa 2.
Sivu 7 6. Kuuman, kuntayhtymien ja muun yhteistyön toteutuminen Aleksia on osallistunut Keski-Uudenmaan kaupunki -selvityksiin antamalla tietoja ruoka-, siivous- ja kiinteistöpalveluista. Ruokapalvelujen henkilöstöä on osallistunut ympäristökeskuksen järjestämiin yhteisiin koulutustilaisuuksiin sekä kokouksiin. Kiinteistöpalvelut on mukana Julkisten rakennusten energiatehokkuuden parantaminen -hankkeessa, jossa valitaan muutama kiinteistö, joiden energian kulutusta pyritään alentamaan. Pilottikohteeksi on valittu Maaniitun koulu ja myöhemmin mukaan tulee Röykän koulu ja kirkonkylän palvelukoti. 7. Täytäntöönpano-ohjeiden kohtien 12-13 toteutumisen seuranta Kiinteistöjen kunnossapito-ohjelman toteutuminen Kiinteistöjen kunnossapitoon oli v. 2013 käyttösuunnitelmassa varattu 1 200 000 euroa, josta käytettiin 1 060 000 euroa (88 %). Kunnossapito-ohjelman mukaisista töistä saatiin toteutettua n. 60 %. Ohjelman mukaista toteuttamista hankaloitti kiireelliset häiriökorjaukset ja ennakoimattomat sisäilmakorjaukset. Lämmitysmenojen nouseminen aiheutti loppukesästä lähtien painetta kiinteistöpalveluille ja sitä kautta myös kunnossapidolle tarvittavien säästöjen aikaansaamiseksi. Uudisrakentaminen, kaavoitus- ja maankäytön toteuttamisohjelma ei koske Aleksia-liikelaitosta 8. Olennaiset muut tiedot kunnan palveluista tilivuonna tai tilivuoden jälkeen, joista ei ole toimintakertomuksessa muualla selvitystä Toimivat palvelut: Liikelaitoksen asiakastyytyväisyyskysely tehtiin syksyllä 2013. Kysely lähetettiin kohdennetusti kunnan sisäisille asiakkaille eri toimialoille. Tavoitteena arvosana 3,5 asteikolla 1-5, jossa 1 on huonoin ja 5 paras arvosana. 2011 2012 2013 N= 45, 55% N=43, 52% N=36 (74), 49% ALEKSIA YHTEENSÄ 3,35 3,25 3,45 ruokapalvelut 3,97 3,85 3,92
Sivu 8 siivouspalvelut 3,59 3,7 3,61 kiinteistöpalvelut 2,85 2,64 2,97 arvojen näkyminen toiminnassa 3,04 2,84 2,72 Tulosyksiköt analysoivat tulokset ja kirjaavat mahdolliset kehittämiskohteet sekä toimenpidesuunnitelman. Tasapainoinen talous ja osaava henkilöstö: Liikelaitoksen talous on tasapainossa. Palvelujen hinnoittelua on tarkasteltu ja muokattu ruoka- ja siivouspalveluissa tuotteistamisen yhteydessä. Kiinteistöpalvelujen tuotteistaminen on kesken. Henkilöstö on osallistunut sekä tulosyksikkökohtaisiin sekä liikelaitoksen yhteisiin koulutustilaisuuksiin. Ruokapalvelun henkilöstöstä 50 % on suorittanut kestävän kehityksen osaaja ympäristöpassin. Ruokapalvelun henkilöstö on osallistunut Edutaru Oy:n järjestämään ruoan arvostamisen (ResTaru) ja ruoantekijöiden arvostuksen nostamiskoulutuksiin (ProTaru). Ruokapalvelujen käteiskassojen myynti tehdään alitilityskassojen kautta (5) viidessä toimipaikassa. Käteiskassatarkastukset suoritettiin kevään 2013 aikana. Koulujen välipalalippujen myynti siirtyi ruokapalvelujen vastuulle. Ruoan hävikin syntymiseen on kiinnitetty huomiota ja sen vähentämiseksi on etsitty ratkaisuja. Biojätemittaus tehdään säännöllisesti joka syksy. Tulokset analysoidaan. 9. Tulosalueen palveluksessa olevan henkilökunnan määrä 31.12.2013 ryhmiteltynä seuraavasti vakinaisia 189 x henkilötyövuotta hallinto 1,43
Sivu 9 kiinteistöpalvelut 36,69 ruokapalvelut 89,57 siivouspalvelut 61,31 määräaikaisia ja sijaisia 26,39 x henkilötyövuotta hallinto 0,78 kiinteistöpalvelut 0,97 ruokapalvelut 15,05 siivouspalvelut 9,59 10. Selvitys tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämien havaintojen käsittelystä ja suoritetuista jatkotoimenpiteistä v. 2011 ja 2012: TARKASTUSLAUTAKUNNAN HAVAINTO SUORITETUT JATKOTOIMENPITEET Arviointikertomus vuodelta 2011 ja 2012: v.2011: ei erityisiä havaintoja v. 2012: ei Aleksiaa koskevia havaintoja Keittiöverkkoselvitystä jatketaan ja esitykset tuodaan v. 2013 kunnanhallitukselle ja valtuustolle. -> päätös keittiörakenteesta tehty v.2013 ---