Dnro:375/ /2013 Ehdotus kunanhallitukselle

Transkriptio

1 Dnro:375/ /2013 Ehdotus kunanhallitukselle Perusturvan sisäisen valvonnan suunnitelma vuodelle 2016

2 Sisällys 1. JOHDANTO Sisäisen valvonnan, ulkoisen valvonnan ja riskienhallinnan käsitteet Toimialan sisäisen valvonnan suunnitelman laadintavelvoite ja tarkoitus 2 2. VALVONNAN PAINOPISTEALUEET, KEHITTÄMISKOHTEET JA -TOIMENPITEET 3 3. VALVONNAN TOTEUTTAJAT 4 4. SUUNNITELMAN TOTEUTUMISEN ARVIOINTI JA RAPORTOINTI 5 Liite 1. Perusturvan toimialan seuranta- ja valvontalomake vuodelle

3 1. JOHDANTO 1.1. Sisäisen valvonnan, ulkoisen valvonnan ja riskienhallinnan käsitteet Kunnan talouden ja hallinnon valvonta jakautuu sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta kohdistuu kunnanhallitukseen ja kunnan muuhun hallintoon. Kunnan ulkoisesta valvonnasta vastaavat tilintarkastajat ja tarkastuslautakunta. Se palvelee kunnanvaltuuston valvonta- ja tarkastustarpeita suhteessa kunnan johtoon ja hallintoon. Sisäinen valvonta tarkoittaa kunnan sisäisiä toiminta- ja menettelytapoja, joilla pyritään varmistamaan kunnan toiminnan tuloksellisuus ja laillisuus. Sisäisen valvonnan avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Valvonnan tarkoituksena on edistää riskien hallintaa, organisaation tehokasta johtamista ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia. Riskienhallinta on sisäisen valvonnan osa. Sen merkitys on kohonnut kunnan tehtävien järjestämistapojen monimuotoistuttua. Huomattava osa kuntien tehtävistä hoidetaan usein organisaatiossa, jotka ovat erillään peruskunnasta. Näitä ovat osakeyhtiöt, yhdistykset, kuntayhtymät ja liikelaitoskuntayhtymät. Kuntaan ja kuntakonserniin kohdistuu monenlaisia riskejä. Osa riskeistä on sisäisiä ja osa tulee ulkoapäin. Ne liittyvät lähes kaikkeen kunnan toimintaan. Riskit sekä toimivan riskienhallinnan ja valvonnan menettelyjen tarve ulottuvat taloudenhoidosta yksiköiden perustehtäviin, ydintoimintoihin, tietojärjestelmiin, projektitoimintaan ja ulkoistettuihin palveluihin Toimialan sisäisen valvonnan suunnitelman laadintavelvoite ja tarkoitus 3

4 Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohje velvoittaa kunnanhallitusta antamaan selonteon kunnassa ja kuntakonsernissa järjestettävästä sisäisestä valvonnasta. Selonteossa on kuvattava sisäisen valvonnan ja riskien järjestäminen, valvonnassa havaitut puutteet ja toimenpiteet näiden korjaamiseksi. Sisäisen valvonnan raportointivelvoite sisältyy syksyllä 2012 voimaan tulleen kuntalain muutoksen myötä myös kuntalakiin. Kunnat velvoitetaan mm. arvioimaan asianmukaisesti toimintaansa ja siihen sisältyviä riskejä. Kuntalain mukaisesti kunnanhallituksella on velvollisuus raportoida toimintakertomuksessa vuosittain sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Kunnilla on ollut velvollisuus soveltaa kuntalain uusia, tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevia säännöksiä siitä lähtien, kun ne tekivät tilinpäätöksen tilikaudelta Lisäksi kunnilla on ollut velvollisuus järjestää sisäinen valvonta ja riskienhallinta uusien säännösten mukaisesti vuoden 2014 alusta alkaen. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa on ohjeistettu kunnan sisäisen valvonnan järjestämisestä (toimintakertomukseen) tehtävän selonteon valmistelua. Sen mukaan selonteon valmistelua on perusteltua vastuuttaa eri tehtäväalueille siten, että esimerkiksi lautakunnat ja niiden alainen toimialajohto valmistelevat osaltaan kunnanhallitukselle tiedot, jotka esitetään selonteossa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Toimialojen laatimien suunnitelmien toteutumisesta raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. Lisäksi toimielimet antavat, kunnanhallituksen selontekoa varten, toimintakertomuksen yhteydessä arvionsa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta sekä kehittämistarpeista. Kunnanhallituksen selontekoa varten annettavan raportin on oltava tiivis selvitys tarkastettavasta asiasta (vuosittainen suunnitelma), tarkastushavainnoista (onko niitä ja mitä ne ovat) ja tarkastushavaintojen pohjalta tehdyistä toimenpiteistä. 4

5 2. VALVONNAN PAINOPISTEALUEET, KEHITTÄMISKOHTEET JA -TOIMENPITEET Toimialoille sisäisen valvonnan järjestämisestä lähetetyssä toimintaohjeessa edellytetään, että (vuosittaisessa) sisäisen valvonnan suunnitelmassa esitetään 1) sisäisen valvonnan painopistealueet 2) sisäisen valvonnan kehittämisalueet 3) toimenpiteet niiden toteuttamiseksi Lisäksi suunnitelma suositellaan valmisteltavaksi siten, että se perustuu toimielinten käyttösuunnitelmiin. Perusturvan toimialalla valittiin vuodelle 2016 seuraavanlaiset painopiste- ja kehittämisalueet sekä toteuttamistoimenpiteet: 1) Painopistealueet Vuoden 2016 perusturvan toimialan sisäisen valvonnan painopistealueeksi on valittu sopimukset ja niiden hallinnointi. 2) Kehittämisalueet Vuoden 2016 kehittämisalueeksi on valittu sopimusprosessin valvonta. Toimenpiteet kohteiden sisäisen valvonnan toteuttamiseksi on kuvattu tarkemmin liitteenä olevassa seuranta- ja raportointilomakkeessa. 3. VALVONNAN TOTEUTTAJAT Kuntalakiin perustuen valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Toimielin ja sen alainen johtava viranhaltija vastaavat alaisensa toiminnan sisäisestä valvonnasta. 5

6 Kunnan sisäisen valvonnan ohjeiden mukaisesti lautakunnalla on velvollisuus valvoa, että alainen toiminta tapahtuu vahvistetun talousarvion sekä kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen hyväksymien tavoitteiden mukaisesti. Kunnan sisäisen valvonnan yleisohjeessa on määritelty myös mm. tulosalueiden ja yksiköiden ylimpien viranhaltijoiden valvontavastuu. Sen mukaisesti tulosalueiden ja yksiköiden ylin johto on tilivelvollisina ja esimiehinä vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja ylläpitämisestä sekä riskienhallinnasta johtosääntöjen tehtävänmäärittelyjen mukaisesti. Heidän vastuullaan on se, että kaikille toiminnoille on määritelty vastuutaho. Esimiesten vastuulla on, että yksikön henkilöstön vastuut ja tehtävät on määritelty selkeästi ja henkilöstö on tehtävistään tietoinen. Esimies vastaa mm. tiedonkulusta ja raportoinnista. Esimiehet valvovat ja ohjaavat alaistensa toimintaa. Esimiehellä on velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin heti, kun havaitaan tehotonta tai epätarkoituksenmukaista tai lain, muiden sääntöjen, ohjeiden ja päätösten vastaista toimintaa. 4. SUUNNITELMAN TOTEUTUMISEN ARVIOINTI JA RAPORTOINTI Vuoden 2016 sisäisen valvonnan suunnitelman toteutumisesta raportoidaan perusturvalautakunnalle osavuosikatsausten yhteydessä. Lisäksi sen toteutumisesta raportoidaan toimintakertomuksen yhteydessä kunnanhallitukselle. Arviointi- ja raportointitoimenpiteet on esitelty kunkin kohteen osalta tarkemmin liitteenä olevassa seuranta- ja valvontalomakkeessa. Sisäisen valvonnan suunnitelman liitteenä olevan seuranta- ja valvontalomakkeen valmistelussa on käytetty mallina Kuopion perusturva- ja terveyslautakunnan hyväksymää seuranta- ja arviointilomaketta. LÄHTEET 6

7 HE 24/2012 vp. Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi kuntalain muuttamisesta Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto: Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta. Helsinki Kirkkonummen kunnan talousyksikön toimintaohje ( ) sisäisen valvonnan yleisohje / toimialojen vuosisuunnitelmat Kunnanhallituksen päätös Sisäisen valvonnan yleisohjeen hyväksymisestä KH Kuntalaki (365/1995) Sisäisen valvonnan yleisohje, Kirkkonummen kuntakonserni 7

8 Liite 1. Perusturvan toimialan seuranta- ja valvontalomake vuodelle 2016 Vuoden 2016 painopiste- ja kehittämisalueena sopimukset ja niiden hallinnointi Koko toimiala / koordinointi ja ohjeistus hallintopalvelut Painopistealue: SOPIMUKSET JA NIIDEN HALLINNOINTI Riski, syy, seuraus, suuruus Tavoitetaso Sovittu toimenpide /menettely vuodelle 2016 Kehittämisalueet: Sopimusprosessin valvonta Ostopalvelusopimusten ehtoja ei valvota/kirjata, tai ei kyetä ottamaan valvontatietoja huomioon uusissa kilpailutuksissa. Kaikki perusturvan uudet reklamaatiot tehdään viimeistään vuoden 2016 lopussa Cloudia-sopimushallintaohje lmistolla kirjallisesti. Sopimukset on viety sopimusjärjestelmään vuoden 2016 loppuun mennessä ja ohjelmalla on valmiudet reklamaatioiden tekoon vuoden 2017 alusta. 8