Sisäasiainministeriön toimenpiteet taloushallinnon yhtenäistämiseksi Kati Korpi 23.9.2011 23.9.2011
Sisäasiainministeriön hallinnonala Virastoja Sisäasiainministeriö Ministeriön tulosohjaamia virastoja Rajavartiolaitos, Maahanmuuttovirasto, Hätäkeskuslaitos, Pelastusopisto, Hallinnon tietotekniikkakeskus sekä Poliisihallitus Rahastoja Palosuojelurahasto Kirjanpitoyksiköitä 2+1 Sisäasiainministeriö, Poliisihallitus, Palosuojelurahasto Kiekun 2012 käyttöönottavilla virastoilla vuodessa Henkilötyövuosia noin 4 800 Palkkalaskelmien lukumäärä noin 81 500 Menotositteita noin 82 000 Matkalaskuja noin 32 000 Myyntilaskuja noin 16 700 23.9.2011 2
Kiekun käyttöönotto hallinnonalalla Kiekuun valmistautuminen aloitettu vuonna 2008. Varsinainen projektityö aloitettu alkusyksystä 2010. Käyttöönottoajan kohta muuttunut alkuperäisestä (syksy 2010/2011) ensi vuoden keväälle (alustavasti 1.5.2012). Alkuvaiheissa mukana ollut koko hallinnonala, mutta Poliisihallituksen käyttöönotto erotettiin muista alkuvuonna 2011. Alustava tieto käyttöönotolle on 1.1.2014 lähtien. 23.9.2011 3
Kiekun käyttöönotto hallinnonalalla Ministeriön linjauksena on olla aktiivisesti mukana valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämishankkeissa. Hallinnonalalla on pitkät perinteet yhdessä kehittämisestä ja yhdessä tekemisestä. Hallinnonala on ollut palvelukeskuksen asiakkaana vuodesta 2006. Hallinnonalalla oma tietohallintokeskus Haltik. Kirjanpitoyksikkörakenne ollut yhtenäinen, vaikka tullaankin purkamaan virastotasolle Kiekun käyttöönoton yhteydessä. Viitta-kysely on tehty 2010/2011 kuvaamaan tilannetta ennen Kiekun käyttöönottoa. 23.9.2011 4
Ohjausmalli - SM vs virastojen käyttöönottoprojektit H A L L I N N O N A L A Hallinnonalan ohjausryhmä Vastaa oman hallinnonalan virastojen käyttöönottojen johtamisesta sekä valvonnasta ja koordinoi virastojen toimintaa Kiekun käyttöönotossa Edustaja virastojen käyttöönottoprojektin ohjausryhmästä, Kieku-hankkeesta, Palkeista ja HALTIKista Käyttöönoton projektipäällikkökokous V I R A S T O Viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmä Vastaa viraston käyttöönoton johtamisesta sekä valvonnasta Päättää projektin varojen ja resurssien käytöstä sekä viraston Kieku-käyttöönotosta 23.9.2011 5
Taloushallinnon käyttöönotto ja seurantakohdemalli Kati Korpi 23.9.2011 23.9.2011
Lähtötilanne taloushallinnossa 2010-2011 Tapa toimia on ollut yhtenäinen jo ennen Kiekua SM:n hallinnonalaa koottu muutamaan kirjanpitoyksikköön. SM:n kirjanpitoyksikön osalta yhteiset taloushallinnon tietojärjestelmät, tilipuitteet, ohjeet, toimintatavat. Palvelukeskuksen asiakkaana on oltu vuodesta 2006 täysimääräisillä palveluilla. Omasta luopumisen kriisi oli jo vuonna 2005-2006 palvelukeskusta perustettaessa ja kirjanpitoyksikkörakennetta muutettaessa. Taloushallinnon järjestelmä on elinkaarensa päässä ja ominaisuuksiltaan vanhanaikainen. 23.9.2011 7
Kiekun mahdollisuudet Kieku on nykyaikainen järjestelmä ja raportointiominaisuudet ovat hyvät. Kieku tarjoaa ministeriölle hallinnonalatasoiseen seurantaan. Seurantakohdemalli tarjoaa mahdollisuuden seurannan ja laskennan kehittämiseen. Yhteinen tapa toimia on tuo merkittävää säästöä hyvin toteutettuna. 23.9.2011 8
Kiekun uhat Kirjanpitoyksiköiden vaikutusmahdollisuudet prosesseihin vähenevät. Kustannukset ovat suuremmat kuin nykyjärjestelmissä. Järjestelmän laajuus vaikuttaa sen joustavuuteen ja kykyyn palvella virastoja. Kustannuslaskennan mahdollisuudet ovat rajalliset. SM:n hallinnonalalla tietoturvaratkaisujen riittävyys. Seurantakohdemallin ja yhteisen järjestelmän hyödyntäminen valtion yhteisissä kyselyissä ja selvityksissä. 23.9.2011 9
Seurantakohdemallin käyttöönotto hallinnonalalla Ministeriöllä on koordinaatiovastuu seurantakohdemallin käyttöönotosta hallinnonalalla. SM on ohjeistanut hallinnonalaa syksyllä 2010 seurantakohdemallin käyttöönoton periaatteista. Tavoitteena on ollut turvata raportointia ja seurantaa varten tarvittava yhtenäisyys, mutta mahdollistaa virastojen erilaisuus ja omat raportointi- ja laskentatarpeet. 23.9.2011 10
Ministeriön linjaukset seurantakohdemallin käytölle Valtiokonttorin ohjeistus seurantakohteista huomioitava. Kirjanpitoyksiköiden on otettava seurantakohdemalli käyttöön viimeistään Kiekun käyttöönoton yhteydessä (poikkeus liittyvien järjestelmien vuoksi). Ydintoiminnoissa on käytettävä samaa hierarkiaa, johon toiminnot kytketään. Ohjaus- ja tukitoiminnoissa käytetään seurantakohdemallin hierarkiaa. Käytettävä seurantakohdemallin toimintonumerointia, mikäli toiminnon sisältö on vastaava. Tutkimustoiminta pystyttävä raportoimaan erikseen. Yhteisille projekteille oma hallinnonalatasoinen numerointi. 23.9.2011 11
SM:n hallinnonalan TTS -uudistus ja KIEKU Kiekun toiminnot on sisäasiainministeriössä yhdistetty strategiseen suunnitteluun eli hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelmaan (TTS) sen uudistuksen myötä. Lähtökohtana TTS- uudistukselle olivat: Hallitusohjelmasta uudet painopisteet ja toiminnan tehostamisvelvoitteet = ns. perinteinen TTS:n päivitys ei enää riitä. Systemaattisempi seuranta- ja arviointitiedon tuottaminen hallitusohjelman toteutumisesta. Pyrkimyksenä lisätä asiakirjan ohjausvaikutusta. 23.9.2011 12
SM:n hallinnonalan TTS -uudistus ja KIEKU (jatkuu) TTS-rakenteen selkärankana KIEKU - järjestelmän toiminnot, joille tuotetaan htv-tiedot ja kustannukset. 3.2.9. Laillisuusvalvonta Laadintaohje: Lyhyt kuvaus ko. TTS -kaudella tehtävästä työstä. Raportoinnin pohjana mm. seuraavat kokonaisuudet, joista HTV ja toimintamääräraha (kustannus) aikanaan muodostuvat: - Laillisuusvalvonta, valmistelu kantelu- ja valitusasioissa - Lausunnot ja selvitykset oikeusasiamiehelle ja oikeuskanslerille - Lausunnot Euroopan ihmisoikeustuomioistuimelle - Laillisuusvalvontatarkastukset Valitaan ja valmistellaan muutama keskeinen suorite, jotka parhaiten kuvaavat ko. kauden keskeisiä tavoitteita. 23.9.2011 13
Vinkkejä käyttöönottoon Seurantakohteiden käytön valmistelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ja laajalla rintamalla. Kärsivällisyyttä tarvitaan erityisesti terminologian ja rakenteiden ymmärtämiseen. Projektityössä on oltava tiiviisti mukana myös viraston prosesseista käytännössä vastaavat sekä käytännön työtä tekevät. 23.9.2011 14