Organisaatiomuutosten toteuttaminen: mitä pitää huomioida?

Transkriptio

1 Organisaatiomuutosten toteuttaminen: mitä pitää huomioida? Kieku-käyttäjäpäivät Marjo Rättyä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

2 ORGANISAATIORAKENTEEN LUOMINEN JA YLLÄPITO -PALVELU Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

3 Henkilöstöpalvelujen palveluvalikoima Palkkaus palkitseminen ja palvelussuhteen hallinta Rekrytointi Matkustus Peruspalvelut Palvelussuhteen hallinta Palkanlaskenta Peruspalvelut Matka- ja kululaskujen maksaminen Lisäpalvelut Organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito organisaation muutostilanteessa Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät Lisäpalvelut Asiakasvirastolle muutoin kuin Heli-järjestelmän kautta saapuneiden hakemusten tallentaminen Heli-järjestelmään Valtion yhteinen ilmoittelu Lisäpalvelut EU-neuvoston matkakustannusten korvausten käsittely Kirjanpitoyksikön henkilökuntaan kuulumattomien matkustajien matkalaskujen käsittely Matkalaskujen tarkastus Matkalaskujen seuranta 3

4 Organisaatiomuutoksen lisäpalvelu, sisältö Organisaatiomuutoksen lisäpalvelusta vastaa Palkeissa Henkilöstöhallinnon Sovelluspalvelut. Palvelu sisältää seuraavat tehtävät: SAPin moduuleihin tehtävät muutokset (SAP HCM, SAPCATS ja SAP FICO). Ajanhallintaan ja lomasuunnitteluun tehtävät muutokset. Käyttövaltuuksiin tehtävät muutokset. Muihin tietojärjestelmiin tehtävät muutokset esim. AT, M2, Rondo. Palvelun sisältö vaihtelee organisaatiomuutoksen laajuudesta riippuen. 4

5 Organisaatiomuutoksen lisäpalvelu, vasteajat Palvelu tuotetaan asiakaskohtaisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Vasteaika: ennakkotieto organisaatiomuutoksesta palvelukeskuksen käytössä viimeistään kolme kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Pelkkä ilmoitus tulevasta muutoksesta riittää ennakkotiedoksi. Vasteaika: muutoksen toteuttamisessa tarvittavat tiedot palvelukeskuksen käytössä kaksi kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Vasteaika: muutokset toteutetaan Palkeissa siten, että ne ovat valmiit muutoksen voimaantuloaikana. Vasteajat myös sovittavissa erikseen tapauskohtaisesti. 5

6 Organisaatiomuutoksen lisäpalvelu, ilmoittaminen Organisaatiomuutoksen ilmoittamiseen on useita eri kanavia: kokoukset esim. YTR asiakkuuspäällikön kautta asiakastukijärjestelmän tiketillä alla olevaan osoitteeseen 6

7 Organisaatiomuutoksen lisäpalvelu, ilmoittaminen Paletissa olevalla organisaatiomuutoksen tilauslomakkeella W_ pdf Lomakkeella on muutokseen liittyviä avainkysymyksiä, kuten muutoksen laajuus, tuleeko uusia kustannuspaikkoja jne. Kaikki kysymykset ovat vapaaehtoisia eli lomakkeelle riittää ainoastaan yhteystiedot ja oletettu muutoksen voimaantuloaika, jos muutoksen laajuudesta ei ole vielä tietoa. Lomakkeella on LÄHETÄ-toiminto, joka luo asiakastukijärjestelmään Sovelluspalveluille kohdistetun tiketin ja lisää lomakkeen tiketin liitteeksi

8 Organisaatiomuutoksen lisäpalvelu, hinnoittelu Palvelun hinnoittelu on työaikaperusteinen. Veloitusperusteena käytetään Palkeiden henkilöstöpalvelujen kulloinkin voimassa olevaa htvhintaa (n. 50 euroa/tehollinen tunti). Työ laskutetaan toteutuneen työajan mukaisesti palvelusopimus-laskutuksen tasauslaskutuksessa. 8

9 Virastossa huomioitavia asioita Riittävä resursointi Nimettävä avainhenkilöt -> huomioitava eri osa-alueet sujuvan yhteistyön turvaamiseksi Sitoutuminen aikatauluun Organisaatiomuutoksen voimaantulo vs. päätöksen teko (esim. nimittämiset) Viestintä Johdolle riittävä tieto päätöksenteon vaikutuksista järjestelmiin Palkeille ajantasainen tieto päätöksenteosta yms. muutoksen läpiviennin tueksi ja aikataulun laatimiseksi

10 Paletissa olevat dokumentit Organisaatiomuutospalvelut_Kieku.pptx Tilaus_Organisaatiomuutos_W_ pdf