8.10.2014 LISÄKYSYMYKSET SEKÄ NIIDEN VASTAUKSET, PESU- JA PUHDISTUSAINEET, SIIVOUSVÄLINEET, JÄTEPUSSIT JA SANITEETTITARVIKKEET Tarjouspyyntöön määräaikaan 6.10.2014 klo 14.00 mennessä esitetyt kysymykset sekä niiden vastaukset: 1. KYSYMYS Voiko kohtaan: wc-paperi, 2-kertainen, valkoinen, leveys 10 cm, Ø noin 24 cm, noin 340 m/rll (arvioitu kulutus/v/m) tarjota 250m pitkä rullaa jonka halkaisija on 23,8 cm? Ei voi. Sallittu toleranssi on +/- 10 %. 2. KYSYMYS Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus 2.3 Muut vaatimukset Tarjoajalla on hyvä olla noutovarasto Tampereen kaupungin alueella. Hylkääkö tarjouksen pyytäjä tarjouksen, jossa tämä vaatimus ei täyty? Ei. Kohta ilmaisee vain tilaajan toiveen noutovaraston olemassaolosta. 3. KYSYMYS Liite 2 Tarjouslomake 2. Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Alihankkijat. Katsotaanko kuljetusliike alihankkijaksi? Katsotaanko valmistaja alihankkijaksi, jos/kun tarjoaja on tukku? Toimittajan käyttämä kuljetusliike katsotaan alihankkijaksi. Valmistajaa ei katsota alihankkijaksi, kun tarjoaja on tukku. 4. KYSYMYS Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset Pesu- ja puhdistusaineiden, jätepussien sekä saniteettitarvikkeiden valmistajien dokumentoidut laadunvarmistus- ja ympäristöjärjestelmät. Pitääkö selvitykset/kopiot sertifikaateista olla tarjouksen mukana?
Ei pidä. Tarjouspyynnössä pyydetään vakuuttamaan, että ko. vaatimukset täyttyvät ja selvitykset/kopiot sitoudutaan toimittamaan pyydettäessä. Vakuutamme, että vaatimukset täyttyvät ja sitoudumme antamaan selvityksiä pyydettäessä hankintamenettelyn aikana. 5. KYSYMYS Mikä on sallittu toleranssi tuotteilla? Eri valmistajilla on toisistaan jonkin verran poikkeavia pakkauskokoja. Sallittu toleranssi tuotteille on +/- 10 %. 6. KYSYMYS Referenssit: mikä kokoluokka vuosiostomäärinä on vastaava? Hintalomakkeessa: Kaikkiaan siivousaineiden ja -välineiden hankintaan käytettiin v. 2013 yhteensä noin 6 000. Myös saippuoiden hankintaan käytettiin yhteensä noin 6000.. Onko siis 12.000 / sopimus kokoluokka riittävä? Referenssiksi riittää kokoluokaltaan vähintään 50 000 vuosiostomäärä. 7. KYSYMYS Mitä jos ei ole yhtä isoa asiakasta vaan esim. 5000 pientä yritysasiakasta? Riittääkö referenssiksi varsin merkittävä kokonaisvolyymi näiden tuotteiden osalta? Ei riitä. Tarjouspyyntöön on määritelty referenssivaatimukseksi kaksi referenssiä. Lisäksi referenssien vakuudeksi pitää kirjata tilaajan tiedot ko. referenssien osalta. 8. KYSYMYS Voiko positioon "Jätepussi 50l musta" tarjota jätesäkki, 50l valkoinen, 650x850x0,02? Ei voi. Tilaajalla on käytössään valkoinen jätepussi erottelemaan tietyn jätejakeen erikseen. Positioon on merkitty erehdyksessä valkoisen pussin koko. Positiossa tulisi olla tieto jätepussi 50 l, musta, 650x700x0,05 9. KYSYMYS Positio "Jätepussi 75l musta" voiko tarjota jätesäkkiä jonka koko on 650x900x0,04? Voi tarjota.
10.KYSYMYS Tarjouspyynnössä pyydetään seuraavaa: Tilausjärjestelmästä on saatava kohdekohtaisia yhteenvetoja ja raportteja tilauksista ja kulutuksesta. Tuleeko käyttäjän saada raportit suoraan tilausjärjestelmästä vai voiko toimittaja pyynnöstä lähettää tarvittavat raportit? Tilausjärjestelmästä saatavat raportit eivät ole todellisia jos tilauksiin esim. lisätään puhelimitse tuotteita. Näin ollen toimittajan kautta tulevat raportit antavat todellisen kuvan kulutuksesta ja tilauksista. Raportit tulee saada suoraan järjestelmästä. Ko. raportteja käytetään vuoden mittaan erilaisiin tarpeisiin. Vähimmäisvaatimuksiin määritelty kaksi kertaa vuodessa toimitettava excel muotoinen ostoraportti antaa todellisen kuvan kulutuksesta, mikäli tuotteita on tilattu muuten kuin järjestelmän kautta. 11.KYSYMYS Mikäli tarjoajan tilausjärjestelmä ei täytä tarjouksen jättöhetkellä kaikkia tarjouspyynnössä esitettyjä kriteerejä, riittääkö että tarjoaja sitoutuu siihen, että sopimuskauden alkaessa tilausjärjestelmä on tarjouspyynnön mukainen? Tarjouksen pyytäjä ei voi vaatia että tarjoaja tekee pyydetyn laisia investointeja järjestelmäänsä ennen kuin sopimus tarjouksen pyytäjän ja tarjoajan välillä on varma. Lisäksi tarjouspyynnön valintaperusteena on halvin hinta eli esim. tilausjärjestelmän erilaiset käyttöominaisuudet eivät voi vaikuttaa tarjoajien pisteytykseen. Riittää, että tilausjärjestelmä on sopimuksen mukainen sopimuskauden alkaessa. 12.KYSYMYS Liite 3, Siivousaineet ja välineet (kori 1) Puhdistusaineiden hinnat on annettava mahdollisimman lähelle olevasta pakkauskoosta. Miten suuren poikkeaman tarjouksen pyytäjä hyväksyy tarjottavan tuotteen pakkauskoossa? Sallittu toleranssi tuotteille on +/- 10 %. 13. KYSYMYS Liite 3, Siivousaineet ja välineet (kori 1) Tarjouksen pyytäjällä on käytössä sekä uuden että vanhan mallin Katrin nestesaippua-annostelijoita. Tuleeko tarjottavan Katrin nestesaippuan 1000ml (käsihygienia, toinen positio) sopia vanhaan vai uuteen annostelijaan? Tarjottavan saippuan tulee sopia uuteen annostelijaan.
14. KYSYMYS Liite 3, Saniteettitarvikkeet (kori 3) Tarjoukset vertaillaan hinnan mukaisesti kaavalla halvin hinta/vertailtava hinta x 100. Korin 3 ehdottomien vaatimusten yhteydessä mainitaan että tuotteen ympäristömerkki luetaan eduksi vertailua tehdessä. Miten ympäristömerkit voidaan lukea eduksi kun tarjoukset vertaillaan hinnan mukaan? Ympäristömerkkejä ei voida lukea eduksi tarjousten vertailussa, kun valintaperuste on halvin hinta. Kohta kuvaa tilaajan toivetta ympäristömerkityn tuotteen käytöstä. 15. KYSYMYS Liite 3, Saniteettitarvikkeet (kori 3) Saniteettitarvikkeiden mittoja (halkaisija, pakkauskoko) on ilmoitettu tarjouspyynnössä noin-mittoina. Miten suuren poikkeaman tarjouksen pyytäjä hyväksyy tarjottujen tuotteiden mitoissa? Sallittu toleranssi tuotteille on +/- 10 %. 16. KYSYMYS Liite 3, Saniteettitarvikkeet (kori 3) Korissa 3 on pyydetty tarjoamaan seuraavaa tuotetta: Vetopyyhe, hylsytön, yksinkertainen, valkoinen, korkeus 20,5cm, ø noin 19,5cm, noin 320m/rll. Pyydämme tarjouksen pyytäjää tarkistamaan tuotteelle asetetut vaatimukset mm. rullakoon osalta. Markkinoilla ei ole tällä hetkellä tuotetta joka vastaisi tarjouspyynnön kriteerejä. Kuvailtu tuote on tilaajalla käytössä. Tuote on saatavilla pohjoismaiden markkinoilla. Tuotteen käyttö on vähenemässä ja päättyy v. 2016. Sallittu toleranssi tämän tuotteen osalta on 15 %. 17. KYSYMYS Hankintasopimusluonnoksessa on todettu seuraavasti: Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Toimittajalle yksinoikeutta myydä Tavaraa Tilaajalle.. Pyydämme tarjouksen pyytäjää määrittelemään missä tilanteissa Tilaaja voi hankkia tuotteita toiselta toimittajalta. Ovatko tällaisia tilanteita esim. sellaiset, joissa tilattua tuotetta ei löydy toimittajan tuotevalikoimasta? Tilaajan ostokäyttäytyminen vaikuttaa tarjouksen hinnoitteluun eli pyydämme että ko. kohtaa tarkennetaan ja mahdolliset tarkennukset lisätään hankintasopimusluonnokseen. Eikö tarjousten pyytämisellä ja siitä syntyvällä
hankintasopimuksella kuitenkin ole lähtökohtainen tarkoitus se, että sopimus sitoo tavaran toimittajaa myymään tuotteen sopimuksessa sovituilla hinnoilla ja tilaaja sitoutuu hankkimaan tuotteet sopimuksessa nimetyltä, yhdeltä tavaran toimittajalta? Tilaaja hankkii tarvitsemansa tuotteet sopimuskumppanilta. Ko. kohta varmistaa sen, että mikäli tarvittavaa tuotetta ei toimittajan valikoimista löydy, tilaaja voi hankkia sen toiselta toimittajalta. Tarjouspyynnössä edellytetään, että tarjoaja hyväksyy liitteenä olleen sopimusluonnoksen ja mainitaan, että edellä mainittujen sopimusehtojen vastaiset varaumat johtavat tarjouksen hylkäämiseen. 18. KYSYMYS Hankintasopimusluonnoksessa on todettu seuraavasti: Toimittajan on toimitettava Tilaajalle käyttötoiminnassa tarvittavat hankintaa kuuluvat ohjeet sekä muut tuotetiedot ja käyttöturvallisuustiedotteet. Mitä tarkoitetaan käyttötoiminnassa tarvittavilla hankintaan kuuluvilla ohjeilla? Ko. ohjeilla tarkoitetaan sopimukseen kuuluvien tai muiden, mahdollisesti hankittavien tuotteiden tuote-, käyttö- ym. ohjeita ja käyttöturvallisuustiedotteita koko sopimuskauden ajan. 19. KYSYMYS Hankintasopimusluonnoksessa, toimitusehdoissa on todettu, että Toimittajan tulee poiskuljettaa pakkausjätteet. Mitä hankintasopimuksessa mainituilla pakkausjätteillä tarkoitetaan? Miten ko. kohtaa sovelletaan tehdastoimitusten kanssa? Jos toimituksessa on yleisestä poikkeava määrä pakkausjätettä, tulee se kuljettaa pois. Sama koskee myös tehdaskuljetuksia. Tässä ei tarkoiteta kuljetuslavaa ja pakkausmuovia tai vastaavaa pienehköä kuljetussuojaa.
20. KYSYMYS Hankintasopimusluonnoksessa on todettu seuraavasti: Tilaaja tarkistaa Tavaran viikon kuluessa siitä, kun Toimittaja on luovuttanut Tavaran sopimuksen mukaisesti Tilaajan tarkastettavaksi. Toimittaja avustaa Tilaajaa vastaanottotarkastuksen suorittamisessa yhdessä sovitulla tavalla. Mitä käytännössä tarkoitetaan sillä että toimittaja avustaa tilaajaa vastaanottotarkastuksen suorittamisessa? Erikoistapauksessa toimittajan tulee avustaa vastaanottotarkastuksessa, mikäli tilaaja ei voi/osaa yksin tarkastaa tilattua tavaraa. Tässä kohdassa ei tarkoiteta normaalikäytössä olevien siivousaineiden, välineiden, jätepussien ja saniteettitarvikkeiden toimitusten tarkastuksia.