TARJOUSPYYNTÖ KIRKONKYLÄN KOULUN IRTOKALUSTEISTA

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ SIEVIN KUNTA KIRKONKYLÄN KOULUN IRTOKALUSTEISTA Sievin kunta pyytää tarjousta valmistuvan kirkonkylän koulun irtokalusteista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettelynä on avoin menettely. Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon mukaisesta hankinnasta on lähetetty HILMA ilmoituspalveluun ( ja tarjouspyyntö julkaistaan viimeistään nettisivuilla, Toimituspaikka ja hankinnan kohde Kirkonkylän koulu, osoite: Jussintie 5, Sievi. Asiakirjojen julkisuus Asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Mahdolliset liikesalaisuudet on esitettävä erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOTTAMUKSELLINEN. Ellei näin menetellä, tulkitaan, ettei tarjous sisällä salassa pidettäviä liike- tai ammattisalaisuuksia. Sievi kunta pidättää oikeuden, tarvittaessa, tehdä erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen tekeminen Tarjous on laadittava tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tarjoaja vastaa tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta. Tarjouksia vertaillaan tarjoustietojen perusteella. Emme etsi tietoja esimerkiksi tarjoajien nettisivuilta. Sievin kunnan on hylättävä myöhästyneet tarjoukset ja tarjoukset, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja tai jotka sisältävät varaumia. Tarjoajan omia toimitusehtoja tai alan yleisiä ehtoja ei pidä liittää tarjoukseen, sillä ne saattavat tehdä tarjouksesta tarjouspyynnön vastaisen. Tarjous on laadittava liitteenä olevalle Excell-pohjaiselle tarjouslomakkeelle. Kirkonkylän koulun kalustesuunnitelma-asiakirjat pohjapiirrustuksineen ovat haettavissa sähköisessä muodossa Sievin kunnan palvelimelta. Ehdottomat vaatimukset Hinnoittelu ja Laatu. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana kattavat tuotetiedot ja selkeät kuvat kustakin tarjotusta tuotteesta nimikeryhmittäin (A-J). Kuvat on merkittävä selvästi liitteessä olevan nimikeryhmän mukaisesti. Tiedot tulee esittää niin tarkasti, että tarjousten ehdottomien vaatimusten toteutumisen tarkistaminen ja laadun vertailu on mahdollista tehdä pelkästään tarjousasiakirjojen perusteella. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa Suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjouspyyntöasiakirjat muulla kielellä,

2 käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Tarjoukset on laadittava Suomen kielellä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tiedustelut Vain Sievin kunnan kirjallisesti antamat lisäselvitykset ovat ostajaa sitovia. Tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa viimeistään , jolloin niiden katsotaan tulleen tarjoajien tietoon. Toimitusehto Tilaukset tulee toimittaa perille osoitteeseen Jussintie 5, Sievi tilausten mukaisissa erissä. Tuotteet toimitetaan perille sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan. Toimittaja vastaa tuotteiden paikoilleen asennuksesta sekä pakkausmateriaalin poiskuljetuksesta. Maksuehto 30 pv netto. Lyhyempi maksuaika johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Viivästyskorko korkolain mukainen Toimitusaika Alkaen viikolla 51 vuonna Toimitukset tapahtuvat tilausten/sopimusten perusteella. Tilattujen irtokalusteiden tulee olla asennettuna viimeistään torstaina Pidätämme oikeuden muuttaa tätä ajankohtaa, mikäli esimerkiksi koulun rakennustöiden aikataulu muuttuu. Hinnat Tarjoushintojen tulee olla kiinteitä nettohintoja euroina (alv 0%) ja ne tulee tarjota tarjouslomakkeen mukaisina yksikköinä kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Tarjoushintojen voimassaolo keskeisten sopimusehtojen mukaan. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 6 kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien, eli saakka. Sitoumuksetta tehtyä/ehdollista tarjousta ei hyväksytä. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Ostomääriin porrastettuja hintoja ei hyväksytä. Osatarjous ja hankinnan jakaminen Osatarjous hyväksytään niin, että voi tarjota vain osan tarjouspyynnön mukaisista osakokonaisuuksista, eli esimerkiksi nimikeryhmät A ja H. Jokainen nimikeryhmä (osakokonaisuus) pyritään kuitenkin hankkimaan samalta toimittajalta yhtenäisin tuottein, joten kaikki saman nimikeryhmän tuotteet on tarjottava.

3 Mikäli kaikkia nimikeryhmän tuotteita ei ole tarjottu tai jonkun nimikeryhmän tuotteet tai osa niistä ei täytä vaatimuksia, tarjouksen sellainen osakokonaisuus hylätään kokonaan. Tarjousvertailu tehdään nimikeryhmittäin, (A-J), eli osakokonaisuuksittain. Hankinta voidaan jakaa usealle toimittajalle nimikeryhmittäin kunkin nimikeryhmän saamien kokonaispisteiden perusteella. Toisin sanoen eniten pisteitä saanut nimikeryhmä valitaan. Hankinta voidaan tehdä myös yhdeltä toimittajalta, jos tarjouksen tekijä on tarjousvertailussa saanut eniten pisteitä yli puolessa nimikeryhmistä. Muut hankintaehdot ja hankintasopimus Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Tavarat) siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa tarjouspyynnön kanssa. Sievin kunta pidättää oikeuden hyväksyä vain osan tai olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja oikeuden myös hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Sievin kunta voi keskeyttää hankintamenettelyn perustellusta syystä tai siirtyä neuvottelumenettelyyn. Hankinta tehdään määrärahan puitteissa, joten kaikkia tuotteita ei välttämättä hankita ja hankittavat määrät saattavat muuttua. Tarjouspyynnössä ilmoitetut määrät annetaan sitoumuksetta. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimus syntyy vasta allekirjoittamalla kirjallinen sopimus. Hankintasopimus Sievin kunnan ja valittujen toimittajien tai toimittajan kanssa tehdään hankintasopimus oheisen Keskeiset sopimusehdot -liitteen mukaisesti, johon tarjoajan tulee tutustua huolellisesti. Keskeiset sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, joihin ei saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia ehtoja voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisin osin. Myyjä sitoutuu toimittamaan ja asentamaan käyttövalmiiseen kuntoon irtokalusteita siten, että ne täyttävät hankintasopimuksen ja tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden vaatimukset. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus sekä ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee todistaa kelpoisuutensa ja sitoutua pyydettäessä toimittamaan tilaajavastuulain 5 :n mukaiset selvitykset/todistukset, jotka eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjoaja, joka ei pyynnön jälkeen annetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta.

4 Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste ja tarjoaja, jonka tekninen suorituskyky arvioidaan niin heikoksi tai taloudellinen tilanne niin huonoksi, että tarjoajalla voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteet. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta myös muiden hankintalain 54 mukaisten perusteiden nojalla. Tarjouskilpailusta suljetaan myös sellaiset tarjoajat, jotka ovat tarjouksessaan antaneet tilaajalle vääriä tietoja. Mikäli päätöksen teon jälkeen havaitaan, että tarjoajan tarjouksessa antamat tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus. Hankittavat tuotteet Tarjottavien tuotteiden on vastattava materiaaleiltaan, mitoiltaan ja muilta ominaisuuksiltaan irtokalusteluetteloa, mutta tarjota voi vastaavan tuotteenkin VE1. Värit tarkennetaan kilpailuttamisen jälkeen. Esimerkkituotteet on ilmoitettu liitteissä Hinnoittelu ja Laatu. Mainitut tuotemerkit ja valmistajien nimet ilmentävät haluttua esteettistä tyyliä/mallia. Muutkin mainittuja tuotemerkkejä ominaisuuksiltaan ja laadultaan vastaavat sekä vähimmäisvaatimukset täyttävät tuotteet otetaan huomioon (VE1). Tarjousvertailussa huomioidaan kalustuksen mitoituksen sopivuus kalustettavaan tilaan ja käyttöön. Jos tuote esim. todetaan liian suureksi tai pieneksi, pidätämme oikeuden hylätä sen. Tarjousten arviointi ja vertailu Suoritetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi. 3. Tarjousten vertailu. Tarjousvertailun suorittaminen ja vertailuperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. 1. Laatu, esteettisyys ja ergonomia. ((painoarvo 40%) - Esteettiset ominaisuudet 1-5 pistettä (painoarvo 10 %) - Toiminnalliset ja tekniset ominaisuudet 1-5 pistettä (painoarvo 10%) - Kalusteiden ergonomia ja mukavuus 1-5 pistettä (painoarvo 20%) 2. Hinta (painoarvo 60%) - Alin vertailuhinta saa täydet 60 hintapistettä, johon muiden tarjojien hinnat suhteutetaan seuraavasti: Halvin hinta/verratava hinta x 60 pistettä. Ergonomisella ja esteettisellä laadulla tämän hankinnan osalta tarkoitetaan, että tuotteiden tulee olla - ergonomialtaan hyviä ja soveltua erikokoisille ihmisille - rakenteiltaan olla kestäviä, detalji- ja viimeistelytasoltaan laadukkaita - muodostaa yhtenäinen yleisvaikutelma, kunta pidättää arviointioikeuden itsellään.

5 Laatupisteet antaa Sievin kunnan edustajista koottu raati. Pisteet annetaan saatujen kalustekuvien perusteella; tietoja ei etsitä eikä kysytä muualta. Kukin raadin jäsen antaa pisteet Laatu liitteen mukaisesti ja annetuista pisteistä lasketaan keskiarvo, nimikeryhmittäin, jakamalla kokonaispisteet raadin jäsenien määrällä. Raadin koon Sievin kunta määrää itse. Jos kuvaa tuotteesta ei ole toimitettu ollenkaan, ei laatupisteitä voi antaa eikä osakokonaisuutta voida ottaa vertailuun. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen on oltava perillä pyydettyine liitteineen Sievin kunnantalon tiloissa alla mainitussa käyntiosoitteessa, suljetussa kuoressa, toimittajan nimellä ja tekstillä KIRKONKYLÄN KOULUN IRTOKALUSTEET varustettuna klo mennessä: Sievin kunta, tekninen toimisto, Haikolntie 16, Sievi. Tarjouspyynnön liitteenä olevat tarjousvertailussa tarvittavat lomakkeet (excell) sisällytetään tulostettuna tarjoukseen ja lähetetään myös sähköpostilla os. pyydetyssä muodossa (Office 2003). Lomakkeita ei saa toimittaa PDF-muodossa. Kirkonkylän koulun kalustesuunnitelma-asiakirjat pohjapiirrustuksineen ovat haettavissa sähköisessä muodossa Sievin kunnan palvelimelta ilmoitukset. Tarjousvertailu tehdään sähköisessä muodossa esitettyjen liitteiden perusteella. Tarjoaja vastaa siitä, että täysin sama tietosisältö on saatavissa sekä paperidokumenteista että sähköisistä tiedostoista. Tarjouksia ei oteta vastaan telefaxlähetyksenä. Paavo Hankonen tekninen johtaja Puh Liitteet: - Sievi kirkonkylän koulu luettelo LIITE 1 (Hinnoittelu tälle liitteelle) - Sievi kirkonkylän koulu ominaisuudet LIITE 2 - Sievi kirkonkylän koulu oppilaskaluste määräykset LIITE 3 - Kalustekuvat 3 kpl (kellari, 1-kerros, 2-kerros) LIITE 4