Tarjouspyyntö Iisalmen kaupungin virallisten ilmoitusten julkaisemisesta 1. Hankinnan kuvaus Iisalmen kaupunki pyytää tarjoustanne kaupungin ilmoitusten ja kuulutusten julkaisemisesta vuosina 2014 2016 ja mahdollisuus kahden vuoden optioon. Kaupunki julkaisee viralliset kuulutuksensa kunnan ilmoitustaulun lisäksi ainakin yhdessä paikkakunnalla ilmestyvässä tiedotusvälineessä. Kuulutukset keskitetään yhteiskuulutuksiin nykyisin kerran viikossa. Viran- ja toimenhakuilmoitukset on julkaistu myös harkinnan mukaan kunkin alan ammattilehdissä. Kaupunginvaltuusto päättää ilmoittelun laajuudesta. Ilmoituslehdeltä edellytetään vähintään 50 %:n levikkiä Iisalmen kaupungin alueella tai jos levikkiä ei ole tarkastettu, vähintään sellaista jakelumäärää Iisalmen kaupungin alueella, joka on vähintään 50 % talouksien määrästä, sekä ilmestymistä vähintään kerran viikossa. Lehden on tavoitettava eri alueiden ammatti- ja väestöryhmät. Kaupungin viralliset kuulutukset tulee julkaista lehden sivuilla samassa paikassa ja noudattaen kaupungin graafisen ohjeen (tarjouspyynnön ohessa) vaatimuksia. Iisalmen kaupunki ei sitoudu mihinkään minimiostomääriin. 2. Sopimuskausi, hintojen sitovuus ja viivästyskorko Sopimuskausi on 1.4.2014 31.12.2016 ja mahdollisuus kahden vuoden optioon. Hinnat ovat sitovia koko sopimuskauden ajan. Kahden optiovuoden hinnasta neuvotellaan erikseen. Viivästyskorko on oltava lain mukainen. 3. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen 4. Asiakirjajulkisuus Hankinta on hankinta-arvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettely on avoin menettely. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma hankintailmoitusjärjestelmässä sekä Iisalmen kaupungin kotisivuilla www.iisalmi.fi. Tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskevat tarjousasiakirjat ovat julkisia asiakirjoja, mutta ne luovutetaan tiedon pyytäjälle seuraavasti: Asianosainen (esim. tarjouksentekijä) saa halutessaan asiakirjat nähtäväkseen jo päätöksen jälkeen (Julkisuuslain 11 ). Liike- ja ammattisalaisuudet eivät kuitenkaan tule julkisiksi, joten asianosaisillakaan ei ole oikeutta nähdä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos asiakirjat sisältävät liike- tai ammattisalaisuuksia, poistetaan ne näytettävistä asiakirjoista.
2(9) Muu kuin asianosainen (esim. kuntalainen) saa tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat nähtäväkseen (ilman liike- ja ammattisalaisuuksia) vasta, kun hankintasopimus on tehty (Julkisuuslain 7 :n 2. momentti). Tarjoajaa pyydetään merkitsemään selkeästi liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat tarjouspyyntöön merkinnällä ei julkinen. Tarjouksen kokonaishintatieto ei ole salassa pidettävä asia. 5. Tarjoajalta vaadittavat todistukset ja selvitykset 6. Tarjouksen käsittely Tarjoajan kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus (tulostettavissa Internet-osoitteesta www.ytj.fi) todistus maksetuista veroista, sosiaaliturvamaksuista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittely-vaiheista. Lisäksi valitun toimittajan on toimitettava kaupungille tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai alkaa käyttää sopimuskauden aikana alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työ-voimaa palvelun toteuttamisessa siten, että tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus konkretisoituu. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat edellä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoi-maa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
3(9) 3. Tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytyksiä suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi suoritetaan kohdassa 5 mainittujen todistusten ja selvitysten perusteella. Tarjoajan tulee olla merkitty ennakkoperintä- ja kaupparekisteriin ja tarjoajalla tulee olla Y-tunnus tai olla sijoittumismaansa lainsäädännön mukaiset vastaavat todistukset ammatti- ja elinkeinorekisteriin kuulumisesta ja luvasta harjoittaa elinkeinotoimintaa. Kohdassa 5 vaadittujen todistusten ja selvitysten tai sijoittumis-maansa lainsäädännön mukaisten vastaavien todistusten puuttuminen tai niistä ilmenevä vakuutusmaksujen, verojen tai sosiaalimaksujen laiminlyönti johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista ja siten koko tarjouskilpailusta. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla muilla perusteilla tarjouskäsittelyn myöhemmissä vaiheissa. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu ja että ne ovat pyydetyssä muodossa. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia, arvioidaan tarjouspyynnössä mainittujen tarjousten arviointiperusteiden mukaisesti ja vertaillaan pisteytyksen mukaisesti (kohta 10). 7. Hankintapäätökset ja hankintasopimukset Iisalmen kaupunki tekee hankinnasta oman kirjallisen hankintapäätöksensä, joka perustuu tarjousvertailussa huomioon otettavien tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perustuu jäljempänä mainittuihin tarjousten arviointikriteereihin ja niiden perusteella annettuihin pisteisiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätökset ovat tulleet lainvoimaiseksi ja valittu palvelutuottaja on toimittanut kaupungille kohdassa 5 mainitut hyväksyttävät tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, mikäli tarjoaja alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun
4(9) toteuttamisessa. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Hankintasopimusasiakirjat ja niiden järjestys tulkintatilanteessa hankintapäätöksen jälkeen ovat: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE soveltuvin osin 5. Toimittajan tarjous liitteineen 8. Tarjouksen tekeminen ja tarjouksen sisältö Tarjouksen on oltava kokonaistarjous. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjous tehdään tämän tarjouspyynnön liitteenä olevalla tarjouslomakkeella täyttämällä se sähköisesti tai manuaalisesti. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Vieraskieliset sertifikaatit ja vastaavat todistukset tulee tarjouksentekijän käännättää suomenkielelle ja liittää tarjoukseen kopio alkuperäisestä ja sen suomenkielinen käännös. Tarjous muodostuu täytetystä tarjousliitteestä ja tarjouspyynnössä pyydetyistä todistuksista ja selvityksistä ja tarjouksentekijän antamista ja tarpeellisiksi katsomistaan muista tiedoista. Tarjoukset toimitetaan määräaikaan mennessä paperimuodossa suljetuissa kuorissa jäljempänä ilmoitettuun osoitteeseen. 9. Hankinnan ratkaisuperusteet Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudelliseen edullisuuteen sisältyy hinta-, maksuehto- ja toiminnalliset tekijät sekä sähköisen/verkkolaskutuksen käyttömahdollisuus. Tarjouksia vertaillaan kohdan 10 arviointikriteerien mukaisesti ja eniten vertailupisteitä saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena. 10. Tarjousten arviointikriteerit ja pisteytys Tarjousten hinnat pyydetään ilmoittamaan arvonlisäverottomina. Laskutus-, toimitusyms. lisiä ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee ilmoittaa ilmoitushinnat / pmm (ALV 0 %), sis. kaikki alennukset. a) Hinta (max 50 pistettä) halvin hintatarjous 50 pistettä, muut suorassa suhteessa vähemmän b) Lehden ympärivuotiset säännölliset ilmestymiskerrat (max 50 pistettä) tarjouslomakkeen mukainen pisteytys
5(9) 11. Tarjouksen jättäminen Tarjoukset liitteineen toimitetaan paperimuodossa Iisalmen kaupungin kirjaamoon, osoite: Iisalmen kaupunki, kirjaamo, Pohjolankatu 14 (PL 10), 74101 Iisalmi. Tarjouskuoreen on merkittävä merkintä Kaupungin viralliset ilmoitukset. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjoukset tulee toimittaa kokonaisuudessaan perille 28.2.2014 klo 15.00 mennessä. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. 12. Hankinnan muut ehdot Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 13. Tarjouksen tekemisestä aiheutuneet kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvauksia tarjouksen tekemisestä. 14. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa ainakin 30.4.2014 saakka. 15. Hankintapäätöksen tiedoksianto 16. Lisätietoja Hankintapäätös annetaan tiedoksi sähköisesti. Tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoitteen minne päätös lähetetään. Tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja antaa tarvittaessa kirjallisesti hallintojohtaja Esa Laukkanen, sähköpostiosoite: esa.laukkanen@iisalmi.fi Iisalmen kaupunginhallitus Jarmo Ronkainen kaupunginjohtaja Esa Laukkanen hallintojohtaja Liitteet Graafinen ohje ja tarjouslomake
6(9)
7(9) Toiminnalliset ym. asiat Tarjouslomake 1(3) Tarjoushinnat ovat nettokokonaistarjoushintoja, jotka sisältävät kaikki kustannustekijät. Kunta ei hyväksy laskuja mistään erilliskuluista. tarjoushinta on kokonaishinta Tarjousliitteellä tarjotut hinnat ovat sitovia koko sopimuskauden 1.4.2014 31.12.2016 ajan. tarjottu hinta on sitova Viivästyskorko on lain mukainen on Käyttääkö palvelun tuottaja alihankkijoita, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työ-voimaa sopimuskauden aikana palvelun tuottamisessa? tullaan käyttämään ei tulla käyttämään etukäteen ei tiedetä tullaanko käyttämään Tilaajan ja palvelun tuottajan yhdessä toteamat laatuvirheet hyvitetään asiakkaalle täyden korvauksenperiaatteella kyllä ei Tarjous voimassa vähintään 30.4.2014 saakka on ei Tarjoukseen on liitetty seuraavat todistukset ja selvitykset/ muistilista tarjoajalle: Tiedot ennakonpidätysrekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus on Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista on Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta -eläkevakuutukset on -lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset on Tarjousliite täytettynä on
8(9) KUNNALLISET ILMOITUKSET 2014 2016 Tarjouslomake 2(3) TARJOUSLOMAKE Arviointikriteeri Maksimipisteet Pisteytysperusteet Hinta (0 % alv) 50 Kirjoita tekstiä napsauttamalla tätä. /palstamillimetri 50 halvin tarjous (muut suhteessa vähemmän) Lehden ympärivuotiset 50 6 7 kertaa/viikko 50 säännölliset ilmestymiskerrat/ viikko 4 5 kertaa/viikko 40 3 kertaa/viikko 30 2 kertaa/viikko 20 1 kertaa/viikko 10 Tarjouksen tekijä: Päiväys ja allekirjoitus:
9(9) Tarjouslomake 3(3) Yhteyshenkilöt (Nimi, puh.nro, sähköposti) Muut mahdolliset seikat (voidaan ilmoittaa omalla liitteellä) Tarjouksen allekirjoitus Tarjouksentekijä Päiväys Allekirjoitus Nimen selvennys Sähköpostiosoite (minne päätös lähetetään)