Kokemuksia Valtiokonttorin Kieku-käyttöönotosta Talous- ja henkilöstöhallinnon substanssit sekä Kiekuprosessit
Mikä Heltta-hanke oli? Otimme käyttöön 1.1.2011 Kieku-tietojärjestelmän talousja henkilöstöhallintoon sekä - Järjestelmän yhteydessä kehitetyt yhteiset prosessit - Yhteiset, kokonaan uudet seurantakohteet - Uuden Rondo-version (R8) - Uusia liittymiä asioille, joita aiemmin vietiin järjestelmiin tai hoidettiin muutoin manuaalisesti - Uuden tavan toimia Palkeet -palvelukeskuksen kanssa Kyseessä ei siis ole ollut vain tietojärjestelmähanke, vaan laaja toiminnan muutos- ja kehittämishanke.
Kokemuksia roolituksesta ja uusien prosessien jalkautuksesta 1/2 Kiekun prosesseja ja rooleja on hyvä tarkastella muutosjohtamisen näkökulmasta heti alussa - Mikä muuttuu? Muuttuvatko esim. palvelussuhteen perustamisen / virkavapaan hakemisen/ työajanhallinnan/ laskutuksen pääprosessit? Aiheutuuko muutoksista työjärjestysmuutoksia? Miten eri organisaatiotasoilla esimiesten rooli muuttuu? Muuttuuko virkamiehen oma tekeminen hallintoasioissa? Miten muuttuu Palkeiden ja viraston työnjako? Millaisia uusia tehtäviä tulee viraston taha/heha-asiantuntijoille? - Mikä säilyy ennallaan?
Mikä muuttui taloushallinnossa Toiminnan seurannan malli järjestelmissä (seurantakohteet) - Koko seurantakohteiden (ennen tilipuitteiden) käsitemalli muuttui ainakin Valtiokonttorissa ( jopa nimistä lähtien, mm. suorite tarkoittaa nyt toista asiaa kuin ennen) - Koodirakenne piteni merkittävästi - Seurantakohteiden perustamisen prosessi muuttui säännellymmäksi - Tukitoimintojen seurantatarkkuus kasvoi merkittävästi, vaikka meillä oli ollut samantapainen toimintojen jaottelu jo aiemmin - Muutoksilla oli vaikutuksia laajalti myös substanssitietojärjestelmiin ja mm. M2:een ja Rondoon - Vyörytysten toteutusmalli on vielä rakennettava Kiekuun
Kokemukset Taloushallinnosta Tehtävänä olevan työn määrä yllätti ottaen huomioon prosessimuutosten näennäisen vähäisyyden Koodirakenne piteni merkittävästi, mikä hankaloittaa käyttöönoton alkuvaiheessa koodien käyttöä, koodeja on vaikea oppia Seurantakohdemuutos vaatii koulutusta ja oppimista koko organisaatiossa, koska aivan jokainen joutuu niiden kanssa tekemisiin työajankirjauksissa, monet myös laskujen käsittelyssä ja hyväksymisessä Muutostarpeet taloussääntöön ja eri ohjeisiin kannattaa kerätä ylös työn aikana
Mikä muuttui maksuliikenteessä Rondon uusi versio samassa yhteydessä Kiekun kanssa käyttöön - Erikseen koulutettava asia osana muutosta, ellei R8 ole otettu käyttöön jo ennen Kiekua - Vaati selaimen versiopäivityksen työasemiin - Rondon käyttö laajeni muistiotositteiden osalta - Perusajatuksena: Tapahtuma viedään sähköiseen järjestelmään siellä missä se syntyy - Itse käyttö ei muuttunut kovin paljon, salasanakäytännöt tiukentuivat - Seurantakohteiden pakollisuussäännöt (viraston valinta) siirsivät tiliöintiä aiempaan verrattuna enemmän virastoon, ratkaisuja tähän etsitään
Mikä muuttui henkilöstöhallinnossa Prosessien käyttöönoton suunnittelu ja roolitus - Lähtökohtana tarkka malliprosessin mukainen toiminta, mikä takaa tulevaisuudessa tuottavuuden, ns. puolestatekemistä ei suvaita - Henkilöstöhallinnon prosessit muuttuivat enemmän kuin taloushallinnossa, vaikka toimivalta palvelussuhteiden osalta Valtiokonttorissa oli ollut jo aiemmin hajautettu toimialoille, ja myös henkilöstön itsepalveluportaali ESS oli käytössä - Toimivalta perustuu Kieku-prosessien mukaiseen yhtenäiseen toimintatapaan: on nyt kaikkialla VK:ssa sama. Toi lähiesimiehelle ja hänestä seuraavalle esimiehelle lisää toimivaltaa - Oli iso työ kuvata ensin kaikki nykyiset toimintamallit eri toimialoilta, jotta tiedettiin mikä muuttuu missäkin. (Toimivaltakysymykset ovat olleet osittain eri tavoin järjestettyjä eri toimialoilla)
Kokemukset henkilöstöhallinnosta Uusien prosessien istuttaminen, roolitus ja toimivallan uudelleenmiettiminen vaativat paljon pohdintaa ja työtä, osittain siksi, että Kieku-prosessit kehittyivät vielä samanaikaisesti pilotin työn kanssa Roolien ja toimivallan miettiminen eri Heha-prosesseissa kannattaa aloittaa niin ajoissa kuin mahdollista Palkeiden palvelusopimuksen ja vastuunjakomallien läpikäynti kannattaa aloittaa yhtä aikaa prosessityön kanssa, (pilotissa se ei ollut mahdollista, kun Palkeiden omaa mallia valmisteltiin samanaikaisesti) Vaikutukset työjärjestyksiin ja erilaisiin ohjeisiin kannattaa kirjata ylös työn edetessä, ohjeiden päivitys on iso työ Vaatii sekä esimiesten että koko henkilöstön laajaa kouluttamista paitsi järjestelmän käytössä myös henkilöstöasioiden sisältökysymyksissä
Mikä muuttui raportoinnissa Raportointi tulee kaikkien tarvitsevien ulottuville - Parantaa raportointimahdollisuuksia selvästi, mutta tästä vielä melko vähän kokemusta pilotilla - Esimiesten saamat raportit portaalissa henkilöstöön liittyen ovat herättäneet laajaa ihastusta jo nyt - Toivon mukaan jatkossa yhteinen seurantakohdemalli tuottaa vertailutietoa eri virastojen välillä mm. tukitoiminnoista
Yhteenveto Emme ole vieläkään maalissa, työ jatkuu Uusien prosessien vakiinnuttaminen vienee vielä koko kuluvan vuoden Hankkeessa oli neljä päätoimijaa (virasto, Kiekuhanke, Palkeet, VIP) plus järjestelmätoimittajat; osapuolia on ollut vähintään riittävästi, tiedonkulkuun on riittänyt haasteita Uutta järjestelmää on odotettu jo kauan, intoa kehittämiseen ja uuden oppimiseen on riittänyt Uskotaan, että työ muuttuu helpommaksi ja asioita saadaan tehtyä nopeammin, kunhan järjestelmän käyttö opitaan kunnolla Oli mukavaa olla ensimmäinen käyttöönottaja, pilotoinnin työmäärästä ja hankaluuksista huolimatta Seuraava etappi, eri projektina, on osaamisen hallinnan osion pilotointi, joka alkaa maaliskuussa
Heltta-hanke kiittää mielenkiinnosta! Lisätietoja pilottikäyttöönotosta: Valtiokonttorin Talous- ja hallintoyksikkö (käyttöönottohankkeen omistaja) Lea Hartikainen (Henkilöstö) Tarja Laine (Talous) Valtiokonttorin tietohallintoyksikkö Merja Kuparinen (Heltta-hankepäällikkö) Sami Suckcharoen (Liittymät) Sähköpostit: etunimi.sukunimi@valtiokonttori.fi