TARJOUSPYYNTÖ 15.12.2014 TARJOUSPYYNTÖ RUOKAPALVELUISTA ja SIIVOUSPALVELUISTA Kirkkonummen kunnan palvelutuotannon lautakunta pyytää tarjoustanne ruokapalvelujen sekä siivouspalvelujen hoitamisesta ajalla 1.8.2015 31.7.2017. Erikseen yhteisesti sovittaessa sopimusta voidaan jatkaa kahdella optiovuodella, jonka käytöstä on päätettävä viimeistään kuusi kuukautta ennen varsinaisen sopimusajan päättymistä. Tarjoukset tulee tehdä suomenkielellä ja tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti. Vaihtoehtoisia tarjouksia tai yksittäisiä kohteita koskevia tarjouksia ei huomioida. Sopimusaikana voi tulla muutoksia siivottaviin neliömääriin, siivoustaajuuksiin tai/ja ateriamääriin kunnan palvelutarjonnan ja toimipaikkojen muutosten vuoksi. Muutoksista neuvotellaan palvelutuottajan kanssa, ja merkittävät volyymimuutokset voidaan huomioida perustellusti palveluiden hinnoittelussa seuraava budjettikautta koskien, ei kuitenkaan kesken vuoden tai taannehtivasti. Palvelukuvauksissa on selvitetty kunkin tukipalvelun laatuvaatimukset, jotka ohjaavat palveluntuottajaa tarjouspyynnössä kuvatun laatutason tuottamisessa ja ylläpitämisessä. Palveluntuottajan edellytetään sitoutuvan esitettyihin laatuvaatimuksiin. 1. Hankinnan kohteet 1.1 Ruokapalvelu Tarjouskilpailu koskee kahden tuotantokeittiön, 12 palvelukeittiön ja kahden jakelupisteen ruokapalvelua. Ateriamäärät toimipaikoittain ovat kirjattuna tarjouksenantolomakkeella liitteessä yksi (liite 1). Palvelukuvaus on tarjouspyynnön liitteenä kaksi (liite 2).
Tarjouspyynnön kohteena olevat toimipaikat: Tuotantokeittiöt 2 kpl - Nissnikun koulu - Kartanonrannan oppimiskeskus (koulu ja päiväkoti) Palvelukeittiöt 12 kpl Tuottaja lähettää lounasruuan lisäkkeineen, välipalat ja aamupalat ja hoitaa ruuan tarjoilun ja muut keittiötoiminnot. - Nissnikun koulu (AA) - Masalan koulu (AA) - Bobäck skola (AA) - Hommas dh, förskola - Oitbacka skola (AA) - Karuby skola (AA) - Friggesby skola (AA) - Nissnikun päiväkoti - Köpaksen päiväkoti ja sivupiste (samassa kiinteistössä) - Kartanonrannan päiväkoti - Masalan päiväkoti - Hommas daghem Kohteista, joiden nimet ovat alleviivattu, pyydetään myös siivoustarjousta. Jakelupisteet (2 kpl) Pieniin päiväkotien jakelupisteisiin ateriat kuljetetaan osastoittain pakattuna, aamupala ja välipala komponentteina. Lounaan kuumaruoka lähetetään kuumana, kylmä kylmänä, molemmat tarjoiluvalmiina. - Liinaharjan päiväkoti - Liinaharjan päiväkodin sivupiste, Junailijan yksikkö Ruokapalvelun tuottaja toimittaa jakelupisteisiin myös siellä tarvittavat astianpesuun ja keittiöhygieniaan liittyvät aineet ja välineet tarpeen mukaan ja tarvittaessa kertakäyttöastioita. Ruokailupalveluita käyttävät edellä mainittujen koulujen /päiväkotien lapset, oppilaat, opettajat, henkilökunta ja vieraat. Ateriat sisältävät seuraavan palvelukokonaisuuden: - asiakassegmentin mukaisen ateria- ja ruokasuunnittelun - perusruoan, lakto-ovo-vegetaarisen kasvisruoan ja erityisruokavalioiden ruuanvalmistuksen - palvelun ja astianpesun poislukein jakelupisteet - laadunhallinnan ja seurannan yhteistyössä tilaavan asiakkaan kanssa - tilaukseen perustuvan laskutuksen Erityisruokavalioiden hinnan tulee olla sama kuin perusruoan ja kasvisruokavalion hinta.
1.2 Siivouspalvelu Tarjouskilpailu koskee Kirkkonummen kunnan tilahallinnon ylläpito- ja perussiivousta. Siivouskohteet toimipaikoittain ja palvelukuvaus ovat kirjattuina tarjouspyynnön liitteessä kolme (liite 3). 2. Sopimuksen kesto Sopimus on määräaikainen ja voimassa ajanjaksolla 1.8.2015 31.7.2017. Erikseen yhteisesti sovittaessa sopimusta voidaan jatkaa kahdella optiovuodella ajalle 1.8.2017 31.7.2019, jonka käytöstä on sovittava kuusi kuukautta ennen varsinaisen sopimusajan päättymistä. 3. Hankinnan jakaminen Ruokapalvelu tarjotaan kokonaisuutena. Siivouspalvelu tarjotaan kahtena eri kokonaisuutena. Tarjousryhmä A Ruokapalvelu kokonaisuudessaan Ruokapalvelua tarjoavan yrityksen on tarjottava minimissään seuraavien kohteiden siivouspalvelu: Bobäck skola (AA) Hommas dh, förskola Oitbacka skola (AA) Karuby skola (AA) Friggesby skola (AA) Tarjousryhmä B, muu siivous erikseen Masalan portti (kotipalvelu ja fysioterapia) Masalan terveysasema Nissnikun kuntoutuskeskus Junailijan eskari Nissnikun pvk Köpaksen pvk 1 ja 2 Hommas pvk Liinaharjan pvk Masalan pvk Piennarkujan asukaspuistotoiminta Ljusdalan teatteri Köpaksen kylätalo kansalaisopisto Masalan kirjasto ja posti Masalan nuorisotilat
4. Tarjouksen laatiminen Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön ja sen liitteiden sisällön mukaisia ja tarjoukseen on liitettävä pyydettävät selvitykset/kuvaukset. Tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan henkilön yhteystiedot ja tämän varahenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite tulee mainita tarjouksessa, tarjouspyynnön liitteen viisi (liite 5) mukaisesti. Tarjouksen kohteeksi merkitään tieto siitä, tarjoaako yritys Tarjousryhmän A vai B palveluja vai molempien tarjousryhmien palvelut. Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet pyydetään ilmoittamaan perusteluineen erillisellä liitteellä, huomioiden, että hinta ei ole liikesalaisuus. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuudesta. Tarjoukseen pyydetään liittämään seuraavat liitteet numeroituina esitetysti: 1. Tilaajavastuu-raportti tai kaupparekisteriote, verotodistus ja todistus eläkemaksujen maksamisesta Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia luettuna tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Todistuksena taloudellisesta asemastaan tarjoajan tulee toimittaa Suomen Asiakastiedon antama Rating Alfa-todistus tai vastaava. Edellytämme tarjoajan yrityksen Ratingin olevan todistuksen perusteella vähintään tyydyttävä A. Liitteeseen yksi on lisättävä selvitys noudatettavasta työehtosopimuksesta. Palveluntuottajalla tulee olla palvelun alkaessa vähintään 1 000 000 omaisuus-, vastuu-, keskeytys- ja oikeusturvavakuutus. 2. Yhteystiedot (tämän tarjouspyynnön liite 5 täytettynä) 3. Listaus yhteystietoineen kolmesta viidestä referenssikohteista, jotka vastaavat nyt kyseessä olevaa hankintaa. Uusi yrittäjä liittää toiminta- ja rahoitussuunnitelman sekä yrittäjien cv:t. 4. Ruokalista aamu- ja välipaloineen ja retkieväslistaus 5. Selvitys tuottajan laadunhallinnasta kilpailutettavissa kohteissa 6. Selvitys palveluorganisaatiosta ja henkilöstömääristä kohteittain. Organisaatio esitetään selkeänä kuvana toimialoittain, joista selviää kohteen henkilöstömäärät ja esimiehet. Sijaisjärjestelmä kuvataan. 7. Selvitys kohteiden haltuunotosta kilpailutettavissa kohteissa. Haltuunottosuunnitelmassa esitetään henkilöstön perehdytys kohteisiin huomioiden eri toimialojen ja kohteiden erityispiirteet ja vaatimukset. Haltuunottosuunnitelmasta selviää, millä tavalla henkilöstö koulutetaan ja opastetaan työkohteisiin, työssä käytettäviin työmenetelmien ja työohjeiden hallintaan. 8. Selvitys alihankintakäytännöistä 9. Tarjouslomake (tämän tarjouspyynnön liite 1 täytettynä)
5. Hankintamuoto Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. 6. Hankintamenettely Tarjoukset arvioidaan kolmivaiheisesti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi (tarjouksen liitteet 1-3) 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi (mm. tarjouksen liitteet 4-8) 3. Hintavertailu (tarjouksen liite 9) Hankintayksikkö tarkistaa, että kaikki pyydetyt todistukset ja selvitykset on jätetty ja esitetyt vähimmäisvaatimukset täyttyvät. Mikäli pyydettyjä selvityksiä tai todistuksia ei ole toimitettu tai esitetyt vähimmäisvaatimukset eivät täyty, hankintayksikkö voi hylätä tarjouksen. Hankintayksikkö voi myös pyytää täsmennyksiä tarjoukseen tai sen liitteisiin. Tilaaja hylkää kaikki ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia, sisältävät omia ehtoja tai pyydettyjä asiakirjoja tai selvityksiä puuttuu. Myöhästyneet tarjoukset palautetaan avaamattomina. Siivouspalvelujen osalta tilaajalle on mitoituksen ja/tai kokemuksen myötä muotoutunut kuva työmäärästä, jota tässä tarjouspyynnössä kuvatun tason ylläpitäminen vaatii. Mikäli tarjoajan ilmoittama työmäärä poikkeaa oleellisesti tilaajan määrittämistä työmäärästä, eikä täten ole todennäköistä, että tässä tarjouspyynnössä asetettu laatutaso saavutetaan, tilaaja voi tarjouksen kelpoisuutta arvioidessa sulkea pois tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana. Hinnoittelun pohjana käytetään tarjouspyynnön liitteenä olevia palvelukuvauksia, jotka ovat samalla palveluilta vaadittavat vähimmäiskriteerit. Kelpoisuusehdot täyttävä, tarjouspyynnön mukainen halvin tarjous voittaa ko. alueen kilpailutuksen. 7. Alihankkijoiden käyttö Mahdolliset alihankkijat on esitettävä tarjouksessa. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin tuottajaa. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan ja alihankkijoiden työn tulee olla tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason mukaista. Siivouspalvelujen osalta alihankinta sallitaan ainoastaan perussiivousten ja ikkunanpesujen osalta. Sijaisten käytöstä alihankintayrityksen kautta sovitaan erikseen.
8. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Hinnat pyydetään erikseen 1. ja 2. sopimusvuodelle. Hinnat esitetään yksikköhintoina ilman arvonlisäveroa. Mahdolliset hinnantarkistukset optiovuosille perustuvat joko volyymimuutoksiin tai todistettavaan kustannusten nousuun. Tuottajan täytyy yksilöidä kustannustekijät ja niiden hinnanvaikutus, joihin vedotaan hinnanmuutosta esitettäessä. Kustannustason yleiseen nousuun vetoamista ei voida pitää hyväksyttävänä syynä hintojen korotukselle. Mikäli arvonlisäverossa tai muissa viranomaismaksuissa tai ohjeistuksissa tapahtuu muutoksia, on palvelutuottajalla oikeus niiden kustannusvaikutusta vastaaviin hintojen tarkistuksiin. 9. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Laskutus tapahtuu aina jälkikäteen, seuraavan kuukauden 2 päivänä. Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava arvonlisäveroton hinta ja arvonlisäverollinen hinta, jos palvelu arvonlisäverollista. Tuottaja laskuttaa ruokapalvelusta tilattujen aterioiden mukaan. Laskutus tapahtuu kerran kuukaudessa toimipaikkakohtaisesti. Laskussa on ilmoitettava eriteltyinä lapsi-, oppilas- ja henkilökunta-ateriat. Laskuun liitetään asiakkaan allekirjoittamat tilaukset. Tuottaja laskuttaa tilaustarjoilumyynnin kustannukset tilauksen tehneeltä taholta hinnastoon tai erikseen tehtyyn tarjoukseen perustuen ja tositteiden mukaisesti. Laskuun on lisättävä tilaajan tyk-tunnus. Mahdolliset siivouksen lisätyöt, jotka veloitetaan erikseen, ilmoitetaan laskussa erikseen. Perussiivouksen osalta lasku voidaan lähettää ja maksaa vasta, kun palvelu on vastaanotettu ja hyväksytty. Kohteiden ollessa kesällä suljettuna ei palvelumaksua suoriteta. Hinnat pyydetään tarjouksenantolomakkeella 12 kuukaudelle, mutta tarjoajan on varauduttava siihen, että osa kohteista on esim. koulujen toiminta-aikoina suljettuna. Koulujen kesäajan mahdollisesta ylläpitosiivouksesta sovitaan erikseen. Maksuehto on 21 päivää netto laskun päiväyksestä laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen.
10. Tilat ja korvaukset tilojen käytöstä Kunnan omistamat keittiötilat ovat palvelutuottajan käytössä ja vastuulla eikä kunta peri tilavuokraa koulun ja päiväkodin asiakkaille tuotetusta ruokapalvelusta. Tilat ja kalusto annetaan palvelutuottajan käyttöön siinä kunnossa kun ne ovat luovutushetkellä eikä niihin kunnan toimesta tehdä korjauksia ja muutoksia sopimusaikana. Tuottaja voidaan oikeuttaa suorittamaan tarvitsemiaan muutoksia tai korjauksia tiloihin sopimalla siitä ensin tilahallinnon kanssa. 11. Kohde-esittelyt Tarjoajien edellytetään tutustuvan kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä. Siivouspalvelukohteiden näyttöajat 11.2 ja 12.2., näytöt alkavat kello 9. Tarjoajilla on mahdollisuus tutustua ruokapalvelutiloihin joko 11.2. tai 12.2. klo 9.00 alkaen. Kohde-esittelyyn ilmoittaudutaan viimeistään 5.2.2014 sähköpostitse osoitteeseen ruokapalvelun osalta toini.linnanmaki@kirkkonummi.fii ja siivouksen osalta nina.sandstrom-laji@kirkkonummi.fi. Kierrosten tarkempi reittisuunnitelma lähetetään tämän jälkeen ilmoittautuneille tiedoksi. Kohdekierroksilla esiin tulleisiin kysymyksiin vastataan kirjallisesti. 12. Lisäkysymykset Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset pyydetään toimittamaan 13.2.2015 klo 14 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi. Vastaukset julkaistaan kunnan internet -sivuilla viimeistään 24.2.2015. Suullisesti kysymyksiin ei vastata. 13. Sopimus Keskeisimmät sopimusehdot ovat tarjouspyynnön liitteenä neljä (liite 4). 14. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2015 saakka. Sitova tarjous on toimitettava 4.3.2015 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Kirkkonummen kunta / kirjaamo Ervastintie 2 PL 20 02401 Kirkkonummi ja sähköpostiosoitteeseen: yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi.
Kuoreen/sähköpostiin merkitään tunnus "Tarjous ruokahuolto - ja siivouspalveluista". 15. Liitteet 1. Hinnoittelulomake 2. Ruokapalvelun palvelukuvaus 3. Siivouspalvelun palvelukuvaus 4. Alustava sopimusluonnos 5. Yhteystiedot-lomake Allekirjoitus Kirkkonummella 15.12.2014 Jari Tirkkonen Yhdyskuntatekniikan johtaja, Toimialajohtaja