Videoneuvottelujärjestelmät

Kainuun maakunta kuntayhtymän ja Kainuun hankintarenkaan kuntien Videoneuvottelujärjestelmät Hankintamenettely: asiakirjat liitteineen ja CD -levyt Logistiikkapäällikkö Laila Härkönen Hankintatoimisto Puh. 044 270 4728 e-mail: hankintatoimisto@kainuu.fi Sivu 1 / 16

SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ... 3 2. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE... 3 3. NYKYTILANNE... 4 4. TAVOITTEET... 4 5. HANKINNAN VAATIMUKSET... 5 5.1 KIINTEIDEN NEUVOTTELUTILOJEN VIDEONEUVOTTELURATKAISUT... 5 5.2 TERVEYDENHUOLLON AMMATTILAISTEN VIDEONEUVOTTELURATKAISUT... 5 5.3 HENKILÖKOHTAISET VIDEONEUVOTTELURATKAISUT... 6 5.4 VIDEOSILTAPALVELU... 7 6. ASENNUS-, KÄYTTÖÖNOTTO- JA TUKIPALVELUT... 7 6.1 KÄYTTÖTESTAUS... 7 6.2 KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMA... 7 6.3 KÄYTTÖKOULUTUS... 8 6.4 ASENNUSPALVELU... 8 6.5 TUOTE- JA TUKIPALVELUT... 8 6.6 PALVELUTASO... 8 7. ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY... 9 8. TARJOUSEHDOT... 10 8.1 MAKSUEHDOT... 10 8.2 LASKUTUSEHDOT... 10 8.3 TOIMITUSEHDOT JA TAPA, SEKÄ KULJETUKSEN AIKAISET VAKUUTUKSET... 10 8.4 TAKUUEHDOT JA HUOLTOPALVELUT... 11 8.5 HINTATIEDOT... 11 8.6 TOIMITTAJAA KOSKEVAT VAATIMUKSET... 11 8.7 SOPIMUSKAUSI JA EHDOT... 12 8.8 LUOTTAMUKSELLISUUS... 13 8.9 TARJOUKSEN MUOTO... 13 9. VALINTAPERUSTEET... 14 10. TARJOUSKÄSITTELY... 15 11. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN... 15 Sivu 2 / 16

1. YLEISTÄ Kainuun maakunta -kuntayhtymä Kainuun maakunta kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2005. Hallintokokeilu kestää 31.12.2012 asti. Maakunnan tehtävänä on huolehtia hallintokokeilulaissa määritellyistä maakunnan suunnittelusta, alueiden kehittämisestä, terveydenhuollosta, sosiaalihuollosta ja koulutuksesta sekä niiden rahoituksesta. Maakunnan toimialat ovat aluekehitystoimiala, Kainuun koulutustoimiala ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala. tukevat näiden toimialojen toimintaa. Lisätietoja löytyy osoitteesta www.kainuu.fi. Hallintokokeilulaki löytyy osoitteessa www.finlex.fi. Kunnat Kainuun hankintarenkaassa Kainuun peruskuntien toimintaa on mm. kuntien keskushallinto, ympäristötekninen toiminta (esim. Kainuun pelastuslaitos, kunnallistekniikka, maankäyttöpalvelut) ja sivistystoimialat (esim. peruskoulut, päivähoito, kulttuuritoimi, kirjastopalvelut). Henkilöstöä peruskunnissa on n. 4000. Tähän hankintaan kuuluvat organisaatioyksiköt ovat (jatkossa Asiakas): Kainuun maakunta kuntayhtymä Hyrynsalmen kunta Kajaanin kaupunki Kuhmon kaupunki Paltamon kunta Puolangan kunta Ristijärven kunta Sotkamon kunta Suomussalmen kunta 2. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE Asiakas pyytää tarjoustanne videoneuvottelujärjestelmistä. koostuu viidestä eri osa-alueesta: kiinteiden neuvottelutilojen videoneuvotteluratkaisut terveydenhuollon ammattilaisten videoneuvotteluratkaisut henkilökohtaiset videoneuvotteluratkaisut videosiltapalvelu tukipalvelut Sivu 3 / 16

Järjestelmän on mahdollistettava asiakkaan toimintaympäristössä ja ulkopuolisten kumppaneiden sekä asiakkaiden välillä tapahtuva videoneuvottelu monipisteperiaatteen mukaisesti. Järjestelmää tullaan soveltamaan koulutuksiin, kokouksiin, neuvotteluihin sekä konsultaatioihin. Edellä mainittuja neuvotteluja on oltava mahdollista käydä useamman osapuolen kesken samanaikaisesti. Tarjottavat laitteet ja ohjelmistot tullaan sijoittamaan asiakkaan toiminta-alueelle. Hankinnan arvo on n. 100 000 150 000 euroa. 3. NYKYTILANNE 4. TAVOITTEET Nykyinen videoneuvottelun mahdollistava laitekanta muodostuu H.323-standardin mukaisista set-top box (STB) -laitteista (neuvottelutilat) sekä PC -pohjaisista laitteista (terveydenhuollon ammattilaiset). Kuntaverkossa on käytössä erillinen videoneuvotteluverkko. Nykyisessä kuntaverkossa on mahdollista muodostaa yli kuntarajojen ulottuvia virtuaaliverkkoja. Ensimmäinen käyttöön tuleva virtuaaliverkko on jo tehty videoneuvottelutarpeisiin. Kaikki nyt käytössä olevat STB -tyyppiset IPvideoneuvottelulaitteet (esim. Polycom, Videra, Tandberg) on siirretty kyseiseen verkkoon alkuvuodesta 2008. Työasemien käyttöjärjestelmänä käytössä on Windows XP pro tai 2000 ws ja toimistojärjestelmänä käytetään MS Office tuoteperheen eri versioita alkaen 97:sta aina versioon 2007 asti. Suunnitelmissa ei ole käyttöönottoa Windows Vistasta. Palvelimissa käytetään Windows server 2000, -2003 ja Linux käyttöjärjestelmiä. asiakkaan yhteisten videoneuvottelukäytäntöjen luominen sekä niiden vakiinnuttaminen (neuvottelutilat ja PC -käyttö) laitekannan uusiminen sekä yhtenäistäminen monipisteneuvottelun toteutus (videosiltapalvelu) koulutus sekä käytön tuki yhteistyö maakunnan ulkopuolisten tahojen kanssa, esim. sairaanhoitopiirit Hankittavat laitteet tullaan sijoittamaan Asiakkaan nykyiseen tietoliikenneverkkoon, pois lukien videosiltapalvelu. Laitteiden pitkät elinkaaret katsotaan eduksi, esim. ATK -laitteet on varustettu kolmen vuoden on-site takuulla. Laitteet eivät saa olla teknisiltä ominaisuuksiltaan elinkaarensa lopussa. Sivu 4 / 16

5. HANKINNAN VAATIMUKSET Hankinnalle on asetettu ehdottomia vaatimuksia. Tarjouksen tulee sisältää tiedot ehdottomien vaatimusten täyttymisestä. Asiakas hylkää tarjouksen, jos ehdottomat vaatimukset eivät toteudu. Asiakas ei sitoudu myöhemmin arvioituihin laitteiden lukumääriin. Arviot on esitetty suuntaa-antavina lukuina. Muut vaatimukset löytyvät liitteestä 1 (tiedosto: Kainuu_tarjouspyyntö_98_2008_ liite1.doc). 5.1 Kiinteiden neuvottelutilojen videoneuvotteluratkaisut Kiinteillä neuvottelutiloilla tarkoitetaan asiakkaan alueella olevia erikseen neuvottelutiloiksi tarkoitettuja tiloja ja auditorioita. Hankittavien laitteiden määrä on käyttöönottovaiheessa arviolta 15 kpl. Kiinteiden neuvottelutilojen laitteistojen ehdottomat vaatimukset ovat: TCP/IP pohjainen H.323 -standardin mukainen toimivuus verkkoliityntä 10/100 Mbit/s nopeudella mahdollisuus laitteiston etähallintaan TV- ja PC liitännäisyys, vähimmäisliitännät: XGA & Svideo AES -salaus dokumenttien ja kuvien esittäminen neuvottelun aikana Muut vaatimukset kiinteiden neuvottelutilojen laitteille löytyvät liitteestä 1 (tiedosto: Kainuu_tarjouspyyntö_98_2008_liite1.doc) 5.2 Terveydenhuollon ammattilaisten videoneuvotteluratkaisut Videoneuvottelulaitteiden avulla terveydenhuollon ammattilaiset tuottavat esim. lääkärin vastaanottopalveluja. Ratkaisulla tarkoitetaan asiakkaan terveydenhuollon ammattilaisten työasemalle asennettavaa ohjelmistoa ja laitteistoa. Hankittavien laitteiden määrä on käyttöönottovaiheessa arviolta 9 kpl. Sivu 5 / 16

Nykyinen laitteisto: yhdeksän pöytätyöasemaa Visual Meeting videoneuvotteluohjelmisto web-kameroina Canon VC-C4 ja VC-C50i ja kaksi logitech webcam kameraa stetoskooppeina Jabes Advanced bio electric stethoscope, versio CE 0120 ja 2.2 dokumenttikameroina Videolabs DocCam Pro VC ja Deltaco USB 2.0 Audio/Video Grabber ClearOne Chat 50 mikrofoni/kaiutinratkaisu Terveydenhuollon ammattilaisten videoneuvottelulaitteistojen ehdottomat vaatimukset ovat: H.323-standardin mukainen toimivuus AES salaus vähintään sama oheislaitetoiminnallisuus kuin asiakkaan nykyisillä laitteilla (web-kamera, stetoskooppi, dokumenttikamera, mikrofoni/kaiutinratkaisu) Muut vaatimukset terveydenhuollon ammattilaisten neuvottelulaitteille löytyvät liitteestä 1 (tiedosto: Kainuu_tarjouspyyntö_98_2008_liite1.doc). 5.3 Henkilökohtaiset videoneuvotteluratkaisut Henkilökohtaisilla videoneuvotteluratkaisuilla tarkoitetaan asiakkaan henkilöstön työasemilta käytettävää Web-conferencing tyyppistä ratkaisua. Tarjottavan ratkaisun on tuettava vähintään 20 yhtäaikaista osallistujaa kokouskohtaisesti. Hankittavien käyttöoikeuslisenssien määrä on käyttöönottovaiheessa arviolta 50 kpl. Lisensointimallin tulee olla dynaaminen, yhtäaikaisten istuntojen määrään perustuva, ei yksittäiseen käyttäjään sidottu lisenssi. Käyttöoikeuslisenssien hinnoitteluun tulee sisältyä mahdolliset palvelintoteutuksen kustannukset. Asiakas ei vastaa palvelintoteutuksesta vaan hankkii sen käyttöoikeuslisenssin hintaan sisältyvänä palveluna. Tarjouksessa hinta pyydetään ilmoittamaan lisenssimääräportaittain. Henkilökohtaisten videoneuvotteluratkaisujen ehdottomat vaatimukset ovat: käyttö työasemalta osallistujien kuvan ja äänen esittäminen työpöydän ja tiedostojen jakaminen sekä muokkaaminen kokouksen aikana käyttäjien pääsynhallinta istuntojen tallennusmahdollisuus esim. koulutustarpeisiin salaus (vaihtoehtoisesti joko SSL, TLS tai AES) Sivu 6 / 16

Muut vaatimukset henkilökohtaisille neuvottelulaitteille laitteille löytyvät liitteestä 1 (tiedosto: Kainuu_tarjouspyyntö_98_2008_liite1.doc). 5.4 Videosiltapalvelu Hankittavan videosiltapalvelun tulee mahdollistaa useiden neuvottelupisteiden ja laitteistojen/ohjelmistojen yhdistämisen yhdeksi kokoukseksi. Liityntäpisteinä voi olla henkilökohtaisia neuvottelulaitteistoja (myös lanka/matkapuhelin), kiinteiden neuvottelutilojen videoneuvottelulaitteistoja ja terveydenhuollon ammattilaisten neuvottelulaitteistoja. Videosiltapalvelun ehdottomat vaatimukset ovat: tuotetaan palveluna videosilta tarjoaa valikon, josta voi valita halutun kokouksen videosillan on yhdistettävä osallistuja kokoukseen automaattisesti siihen soittamalla AES salaus kokousaikoja voidaan varata etukäteen 12 kk ajalta videosiltapalvelun tuettava vähintään 20 yhtäaikaista neuvottelupistettä kokouskohtaisesti Muut vaatimukset videosillalle löytyvät liitteestä 1 (tiedosto: Kainuu_tarjouspyyntö_98_2008_liite1.doc). 6. ASENNUS-, KÄYTTÖÖNOTTO- JA TUKIPALVELUT 6.1 Käyttötestaus Toimittaja tekee yhdessä asiakkaan kanssa järjestelmälle käyttötestauksen. Testauksessa osa hankintaan liittyvistä laitteista asennetaan asiakkaan käyttöympäristöön ja sen toimivuutta testataan. Asiakkaalla on oikeus käyttötestauksen tuloksien perusteella hylätä tarjottu ratkaisu. Toimittaja ei saa laskuttaa asiakasta käyttötestauksen mistään vaiheesta. 6.2 Käyttöönottosuunnitelma Tarjoukseen tulee liittää kuvaus käyttöönottosuunnitelmasta (projektisuunnitelma) ja koulutussuunnitelmasta aikatauluineen. Käyttöönottosuunnitelman pitää sisältää Tarjoajaa ja Asiakas koskevat käyttöönoton työvaiheet (tehtävät) ja työmäärät. Järjestelmän käyttöönottoprojekti aloitetaan vuoden 2009 alussa. Lopullinen tuotannon käyttöönotto on vuoden 2009 aikana. Sivu 7 / 16

6.3 Käyttökoulutus Tarjottuun kokonaisuuteen tulee sisältyä asiakkaan toimipisteessä tarjottava käyttöönottokoulutus kaikkine materiaaleineen. Koulutuksen sisällöstä ja määrästä sovitaan toimittajan kanssa myöhemmin. 6.4 Asennuspalvelu Tarjouksen tulee sisältää laitteiden asennuspalveluiden tunti- ja päivähinta. Laitteiston asennuksesta lopulliseen sijoituspaikkaansa sovitaan toimittajan kanssa myöhemmin. 6.5 Tuote- ja tukipalvelut 6.6 Palvelutaso Tarjoajalta pyydetään kuvaus tuote- ja käyttötuen sisällöstä. Ohjelmistoille ja laitteille on sisällyttävä käyttötuki arkipäivisin klo 8-16 välillä, sekä oikeus ohjelmistopäivityksiin kolmen vuoden ajalle. Käyttötukea on oltava saatavilla sähköpostin, puhelimen ja videoneuvottelun välityksellä. Päivitysten asentaminen tulee sisältyä hintaan. Optiona tulee tarjota 24/7 käyttötuki. Lisäksi tukipalveluun tulee sisältyä vara- ja vaihtolaitepalvelu kolmen vuoden ajalle. Palvelutasoa seurataan mittaamalla aika asiakkaan tukipalvelupyynnön vastaanottamisesta siihen kun pyyntö on kuitattu ratkaistuksi ja asiakas on sen hyväksynyt. Tarkastelujaksona käytetään kunkin kalenterikuukauden palveluaikaa todellisten päivien mukaan. Katkosaika on kyseisen jakson aikana tapahtuneiden ennalta ilmoittamattomien käyttökatkosten summa. Tilaaja priorisoi tukipyynnöt (erilaiset häiriö- ja vikailmoitukset) kiireellisyyden ja tapahtuman vaikuttavuuden perusteella seuraavasti: Sivu 8 / 16

Tavoiteratkaisuaika Kriittinen Prioriteetti Vasteaika Kuvaus 1h alle 4h Kohdan 5.4 videoneuvotteluratkaisu on pois käytöstä. Vaikutus organisaation toimintaan Merkittävä (suuri) Sanktio Silta- ja tukipalveluiden yhteenlaskettu edellisen kuukauden toteutunut veloitus (alv 0%). Normaali 4h Seuraava arkipäivä Käyttäjäryhmänä kainuun keskussairaalan henkilöstö. Kohdan 5.4 videoneuvotteluratkaisu on koko henkilöstön osalta pois käytöstä. Pieni Sanktio astuu voimaan mikäli a) jakson käyttöaikana on yksi yhtäjaksoinen yli 4h kestävä katkos tai b) jakson käytettävyys on alle 97,5 %. Silta- ja tukipalveluiden yhteenlaskettu edellisen ½-kuukauden toteutunut veloitus (alv 0%). Sanktio astuu voimaan mikäli a) jakson käyttöaikana on yksi yhtäjaksoinen yli 16h kestävä katkos tai b) jakson käytettävyys on alle 90 %. Käytettävyysprosentti lasketaan kaavalla: käytettävyys = (käyttöaika-katkosaika) / käyttöaika * 100 Erikseen toimittajan kanssa sovitut päivitys- ja muut asennuskatkokset sekä toimittajasta riippumattomat laite- ja tietoliikennekatkokset eivät sisälly laadunmittaukseen. 7. ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY Kyseessä on avoin hankintamenettely. Hankintaan sovelletaan Suomen kansallista sekä Euroopan yhteisön julkisten hankintojen lainsäädäntöä ja se on julkaistu Hilmassa. -asiakirjat liitteineen toimitetaan Tarjoajille pyydettäessä sähköpostilla osoitteesta hankintatoimisto@kainuu.fi. Samalla Tarjoajan tulee jättää yhteyshenkilönsä tiedot hankintatoimistolle. Hankinta voidaan keskeyttää, jos tarjouspyyntö osoittautuu hankintaprosessin aikana virheelliseksi tai puutteelliseksi eikä sen perusteella ole mahdollista saada hankintayksikön tarkoittamia tarjouksia tai mikäli hankinnan tarve on muuttunut kesken hankintaprosessin. Keskeyttäminen on mahdollista myös silloin, kun tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset ovat liian kalliita tai kun saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä. Myös hankintaprosessin muotovirhe voi oikeuttaa hankinnan keskeyttämiseen. Lisäkysymyksiin vastaaminen ön liittyvät lisäkysymykset pyydetään osoittamaan sähköpostitse maanantaihin 5.1.2009 klo 16:00 mennessä osoitteella hankintatoimisto@kainuu.fi seuraavasti: Sivu 9 / 16

8. TARJOUSEHDOT 8.1 Maksuehdot 8.2 Laskutusehdot sähköposti otsikoitava tekstillä Lisätarkennus, tarjouspyyntö asiakas vastaa lisäkysymyksiin sähköpostitse viimeistään keskiviikkona 7.1.2009 Käyttö-, ylläpito- ja tukipalvelujen osalta maksuehto on 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutus tapahtuu tilauksessa kerrottuun laskutusosoitteeseen. Laskussa on aina mainittava tilausnumero tai muu ostajan antama tilausviite. Laskussa tulee olla eriteltyinä toimitetut laitteet sarjanumeroineen. Toimitus-, käsittely- ja laskutuslisiä tai muita vastaavia kuluja ei hyväksytä. Maksu suoritetaan hyväksytyn toimituspäivän jälkeen. Toimituspäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin koko tilaus on hyväksytysti vastaanotettu. Lisenssimäärät tarkistetaan vuosittain. Laskutus tulee tapahtua vuosittain tarkastettujen lisenssimäärien perusteella. Viivästyskorko on suuruudeltaan enintään korkolain mukainen. Asiakas käyttää Logica Suomi Oy:n toimittamaa Rondo ostolaskujen käsittelyjärjestelmää, jonka verkkolaskuominaisuudet ovat käytössä. 8.3 Toimitusehdot ja tapa, sekä kuljetuksen aikaiset vakuutukset Toimitusehtona käytetään Incoterms 2000/TOP. Toimittajan edellytetään vakuuttavan tuotteet kuljetuksen ajaksi kunnes laitteet on toimitettu nimettyyn toimituspaikkaan. Toimittajan edellytetään merkitsevän lähetteisiin kaikkien tilattujen tuotteiden sarjanumerot, mikäli tuotteella on tunnistettava sarjanumero. Lisäksi toimittajan edellytetään merkitsevän lähetteisiin mahdollisen tilausnumeron ja tilausviitteet. Asiakas pidättää oikeuden toimitustavan muutoksiin kesken sopimuskauden keskinäisellä sopimuksella. Sivu 10 / 16

8.4 Takuuehdot ja huoltopalvelut 8.5 Hintatiedot Toimittajan edellytetään tarjoavan tilatuille laitteille takuuhuolto Suomessa suomenkielellä. Tarjouksessa on ilmoitettava: takuuajat (jokaisen tuotteen kohdalla) takuun sisältö, sen poikkeukset ja rajoitukset (jokaisen tuotteen kohdalla) Kainuussa tai sen lähiympäristössä olevan huoltoyrityksen nimi, yhteyshenkilö, postiosoite ja muut yhteystiedot on-site takuun sisällön selvitys (prosessikuvaus) kuvaus siitä, miten asiakas toimii laitteen vikaantuessa aika tunteina, jolloin huolto tulee kutsusta tilattuun osoitteeseen aika päivinä, jolloin laite toimitettu korjattuna tilattuun osoitteeseen muun kuin on-site takuun sisällön selvitys (prosessikuvaus) kuvaus siitä, miten asiakas toimii laitteen vikaantuessa aika tunteina, jolloin huolto tulee kutsusta tilattuun osoitteeseen aika päivinä, jolloin laite toimitettu korjattuna tilattuun osoitteeseen Vertailukelpoisuuden vuoksi tarjoukset on annettava kappaleessa 5 kuvattujen spesifikaatioiden mukaisina siten, että kokonaisuudelle ilmoitetaan tarjoushinta euroina kahden desimaalin tarkkuudella. Lisäksi on ilmoitettava arvolisäveroton nettohinta samalla tarkkuudella optiona valittaville komponenteille. Kaikki hinnat on ilmoitettava arvolisäverottomina nettohintoina. Hintojen mahdolliset muutokset astuvat voimaan vasta Asiakkaan hyväksymisen jälkeen. 8.6 Toimittajaa koskevat vaatimukset Tarjoukseen on liitettävä: kuvaus yrityksen koosta, taloudellisesta tilanteesta ja viimeksi kuluneen vuoden osavuosiraportit kuvaus organisaation kyvykkyydestä ja osaamisesta sekä henkilöstönäkymät kuvaus palvelutasosta referenssit vastaavista toimituksista (myös käyttöönottoajankohdat) tai muu luotettava selvitys siitä, että tarjottu järjestelmä varmasti toimii Asiakkaan määrittelemässä käyttöympäristössä koko sopimuskauden ajan kuvaus tuotekehityksen toimintamallista, kehittämiskohteista ja niiden painoalueista kuvaus toimittajan kumppanuusverkostosta allekirjoitettu vakuutus lakisääteisten velvoitteiden täyttämisestä Sivu 11 / 16

Tarjoukseen on liitettävä tarjotun ratkaisun kuvaus, joka sisältää: kattavan tuotekuvauksen arvion versiopäivitysten työmäärästä järjestelmän kehityssuunnitelmat versiokehitysnäkymät ylläpidon vaatimukset Tarjoukseen on liitettävä myös: käyttöönottotestauksen suunnitelma käyttöönottosuunnitelma koulutussuunnitelma Toimittajan tulee osoittaa Asiakkaan käyttöön vähintään yksi vastuuhenkilö ja hänelle varahenkilö kehitystyöhön liittyviin asioihin. Tarjouksessa tulee ilmetä kyseisten henkiöiden nimet ja yhteystiedot puhelinnumeroineen ja sähköpostiosoitteineen. Toimittaja varautuu osallistumaan Asiakkaan kanssa vuosittain nk. seuranta/kehityspalavereihin kustannuksitta. Ajankohdan palavereihin määrittelee Asiakas. Tarjouksessa on ilmoitettava Toimittajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjouksessa on annettava selvitys siitä, mitkä ovat Asiakkaan käyttöoikeudet ja tukipalvelut sopimuskauden loputtua. Kaikki palvelut ja yhteydenpidot on voitava suorittaa suomen kielellä. Hankintapäätöksen jälkeen sopimuskumppaniksi valittu Tarjoaja on toimitettava ennen sopimuksen allekirjoittamista kaupparekisterinote sekä todistukset verojen ja maksujen suorittamisesta. 8.7 Sopimuskausi ja ehdot Asiakas tulee solmimaan puitesopimuksen ajalle 1.2.2009 31.12.2011. Asiakas varaa mahdollisen lisäoption sopimuskaudelle 1.1.2012 31.12.2012. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken. Sopimuksessa noudatetaan JHS 166 Julkisen hallinnon IT -hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007), ellei sopimuksessa toisin kirjallisesti sovita. Linkki ehtoihin: http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs166 Asiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1) Tarjous. 2) Hankintasopimus. 3) Yleiset sopimusehdot (JIT 2007 Yleiset ehdot). 4) Erityisehtoja laitehankinnoista (JIT 2007 Laitteet). 5) Erityisehtoja palveluista (JIT 2007 Palvelut). 6) Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista (JIT 2007 Sovellukset). Sivu 12 / 16

7) Erityisehtoja valmisohjelmistohankinnoista (JIT 2007 Valmisohjelmistot). 8) Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT 2007 Konsultointi). Asiakas on oikeutettu sopimussakkoon, mikäli toimitus viivästyy sovitusta aikataulusta tai ei täytä tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjoissa (liitteineen) kuvattuja vaatimuksia ellei tarjouksesta muuta käy ilmi ja ellei tämä ole hankintasopimukseen kirjattu (toimituksen kohde). Kaikki projektin aikana ilmi käyvä Asiakkaan tieto on salassa pidettävää ja luottamuksellista. Mikäli Tarjoaja käyttää toimituksessa alihankkijoita, sitoutuu se tehtävässä sopimuksessa vastaamaan näiden työstä kuten omastaan. Asiakas ei ole missään sopimussuhteessa Tarjoajan mahdollisiin alihankkijoihin, vaan Tarjoajan tulee huolehtia alihankintasopimuksista itsenäisesti. Sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisillä neuvotteluilla. Mikäli neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, ratkaistaan erimielisyydet Kajaanin käräjäoikeudessa. Sopimuksen siirto-oikeus Kainuun maakunta kuntayhtymän toiminta perustuu määräaikaisena vuoden 2012 loppuun saakka jatkuvaan Kainuun hallintokokeiluun (Laki Kainuun hallintokokeilusta 343/2003). Hankittavien videoneuvotteluratkaisujen käyttöoikeus varataan samoilla hankinta-, ylläpito- ja sopimusehdoilla organisaatiolle tai organisaatioille, jotka mahdollisesti jatkavat Kainuun maakunta kuntayhtymän tehtäviä tai osaa niistä Kainuun hallintokokeilun aikana ja/tai sen päättymisen jälkeen. Tarjouksen hyväksyminen edellyttää järjestelmän käyttöoikeuksien siirtomahdollisuutta veloituksetta mahdollisesti muuttuvalle organisaatiolle tai niiden osille. Siirtooikeus varataan myös kunnallisille liikelaitoksille, osakeyhtiöille ja muille vastaaville organisaatioille, mikäli ne jatkavat Kainuun maakunta kuntayhtymän tarjouksen jättöhetkellä hoitamia tehtäviä. Mikäli organisaatiomuutoksiin liittyy teknisiä muutostöitä, niistä sovitaan erikseen tarvittavan työmäärän mukaisesti. 8.8 Luottamuksellisuus Kaikki tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liiketai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liitteen yläindeksiin maininta: LUOTTAMUKSELLINEN. Hinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus. 8.9 Tarjouksen muoto Kirjallinen tarjous tulee lähettää kahtena (2) kappaleena. Lisäksi tarjouksesta vaaditaan sähköinen versio toimitettavaksi CD -levyllä. Sivu 13 / 16

Tarjouksen tulee olla suomenkielinen ja sen tulee olla sitovana voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Tarjouksen jäsentelyssä tulee noudattaa mahdollisimman tarkasti tarjouspyynnön jaottelua. Toimittajan on täytettävä tarjouspyynnön liitteenä olevaan levylle liitteen 1 Word - taulukkoon pyydetyt tiedot tarjouksestaan. Taulukkoon täydennetään kyllä tai ei. Lisäselvityksiä ruutuun voidaan merkitä tarkennuksia ja huomioita. Jaottelua ei saa muuttaa. Liitteen 2 Excel taulukkoon toimittaja lisää tuotteidensa hintatiedot sekä mahdolliset lisätiedot. Liitteen 1 ja 2 -taulukot palautetaan sekä CD-levyllä että tulostettuna paperille yhtenä kappaleena tarjouksen mukana, eivätkä taulukot saa poiketa toisistaan (mikäli CD-levy on vioittunut, lähetämme pohjan ilmoittamaanne osoitteeseen). Liitteen 1 taulukko tulee tallentaa Word asiakirja (.doc) muodossa ja liitteen 2 taulukko Microsoft Office Excel -työkirja (.xls) muodossa. Kirjallisten tarjousten (2 kpl) mukana toimitettavat seuraavat erilliset liitteet: kuvaus yrityksen koosta, taloudesta ja tulevaisuuden näkymistä kuvaus organisaation kyvykkyydestä ja henkilöstön osaamisesta kuvaus palvelutasosta referenssit tai vastaava selvitys toimivuudesta tuotekehityksen toimintamalli sekä kehittämiskohteet/suuntaviivat ja painotus kumppaniverkosto vakuutus lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä ratkaisun kuvaus käyttötestaussuunnitelma käyttöönottosuunnitelma koulutussuunnitelma mahdolliset Tietoturvasertifikaatit liitteiden 1-2 taulukot tulostettuina kahtena (2) kappaleena CD-levy sisältäen Tarjousasiakirjan sekä Word ja Excel taulukot (Kainuu_tarjouspyyntö_98_2008_liite1.doc ja Kainuu_tarjouspyyntö_98_2008_ liite2.xls) 9. VALINTAPERUSTEET Asiakas noudattaa valinnassaan kokonaistaloudellista edullisuutta. Valinta tehdään kokonaisedullisuuden pohjalta taulukon 1 mukaisin kriteerein. Sivu 14 / 16

Taulukko 1. Valinnan kriteerit ja painoarvot Kriteeri Painoarvo 1. Hinnat 40 2. Tekniset ominaisuudet 35 3. Asennus-, käyttöönotto- ja tukipalvelut 15 4. Toimittajavaatimukset 10 YHTEENSÄ 100 Hintaan lasketaan mukaan lisenssit, tuki- ja ylläpitokustannukset ja mahdolliset käyttöönoton ja koulutusten vaatimat kustannukset sekä muut mahdolliset tiedossa tai arvioitavissa olevat kustannukset. Optioita ei oteta huomioon pisteytyksissä. Vertailutaulukko toimitetaan Hankintapäätöksen liitteenä kaikille hyväksytyille Tarjoajille. 10. TARJOUSKÄSITTELY Tarjousten avaustilaisuus on suljettu. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida, vaan ne palautetaan avaamattomana tarjouksen jättäneille. Päätöksestä tiedotetaan tarjoajille kirjallisesti. 11. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjouksen tulee olla tehty tässä asiakirjassa annettujen ohjeiden mukaisesti sisältäen pyydetyt asiakirjat. Asiakkaalla on oikeus pyytää tarkentavia lisätietoja tarjouksiin. Tarjoukset, jotka eivät täytä em. ehtojamme, hylätään hankintalain ja vallitsevan oikeuskäytännön mukaan tarjouspyyntöä vastaamattomina. Kirjalliset tarjoukset on jätettävä liitteineen ja CD-levyineen suljetussa kuoressa osoitteeseen: Kainuun maakunta -kuntayhtymä Hankintatoimisto Sotkamontie 13 87140 Kajaani Kuoreen merkintä: Videoneuvotteluhankinta 2008. Tarjousten on oltava perillä maanantaina 12.1.2009 klo 12.00 mennessä. Asiakas pidättää oikeuden vapaasti hyväksyä tai hylätä kaikki tarjoukset kokonaan tai osittain sekä neuvottelumenettelyyn siirtymisestä. Tarjoajalla ei ole tämän johdosta oikeutta korvaukseen. Asiakas pidättää oikeuden jakaa sopimuksen piiriin valittavat tuoteryhmät haluamallaan tavalla. Sivu 15 / 16

Osatarjoukset hyväksytään seuraavasti: 1) Tarjouspyynnön kohdat 5.1 ja 5.4 2) Tarjouspyynnön kohta 5.2 3) Tarjouspyynnön kohta 5.3 Tarjouksen tulee kattaa tarjouspyynnössä mainitut kohteet ja optiot. Kainuun maakunta -kuntayhtymä Kajaanissa Laila Härkönen Kainuun maakunta -kuntayhtymä Materiaalipalvelut Sivu 16 / 16