Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 1 ( 15 ) Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestelyn sekä ylläpidon hankinta Haapajärven kaupunki pyytää tarjouksia rakennusautomaatiotöiden puitejärjestelyn hankinnasta sekä ylläpidon hankinnasta Haapajärven kaupungin yksiköiden ja yhtiöiden tarpeisiin. Haapajärven kaupunki toimii kilpailutuksen hankintayksikkönä. Hankintamenettely Avoin. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 24.2.2014. Tarjouspyyntö aineisto toimitetaan sähköisenä. Hankinnan kohde Hankinnan jakaminen Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestelyn sekä ylläpidon hankinta tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinta on jaettu kahteen osaan: 1. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestely 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen Kilpailutus toteutetaan siten, että osaan 1. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestely valitaan ensin toimittajat puitejärjestelyyn sekä puitejärjestelyyn valittujen järjestelmämerkkien ylläpitoon. Sen jälkeen valitaan osaan 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen toimittajat muiden kuin puitejärjestelyyn valittujen, olemassa olevien, järjestelmämerkkien ylläpitoon. 1. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestely Hankinnan ensisijaisena tavoitteena on sopia kumppanuuteen perustuvasta rakennusautomaatiotöiden puitejärjestelystä kahden (2)
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 2 ( 15 ) toimittajan kanssa. Toimittajien kanssa tulee olla mahdollista pitkäjänteisesti kehittää tilaajan hallinnoimien rakennusten hallintaan ja valvontaan liittyviä tietojärjestelmiä. Puitejärjestelyn tarkoituksena on määritellä sen voimassaoloaikana tilattavien rakennusautomaatiojärjestelmien sekä niiden tuen, ylläpidon ja kehittämisen hankintasopimusten ehdot. Tilattavien rakennusautomaatiotöiden lopullinen sisältö, tarve, laajuus, toteutustapa ja vaatimukset määritellään hanke- ja kohdekohtaisesti. Tilaukset sopimusaikana tehdään kohdan puitejärjestelyn käyttö (s. 4) perusteilla. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestelyn hankinta kattaa hankintayksikön tulevien uudisrakennus- ja saneeraushankkeissa rakennettavien rakennusautomaatiojärjestelmien rakentamisen, jotka tulee olla liitettävissä olemassa olevaan/perustettavaan valvomoon/ perustettavaan valvomopalveluun (optio). Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään Schneider Electric rev. 14.4.6 (10.12.09) Atmostech sekä Caverion Citec pyramid rev. 7.20 (servicepack 3, pvm. 30.4.2012) järjestelmien valvomot. Osaan 1. valittujen toimittajien kanssa solmitaan puitejärjestelyn sopimuksen lisäksi hankintasopimukset uusista tilauksista ja ylläpitosopimukset heidän toimittamiensa järjestelmämerkkien ylläpidosta. 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen Osaan 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen valitaan 2-4 toimittajaa siten, että jokaista hankinnan osaan 1. valittua järjestelmämerkkiä ja tilaajalla olemassa olevaa järjestelmämerkkiä kohden valitaan yksi toimittaja. Tavoitteena on turvata uusien ja nykyisten, olemassa olevien, järjestelmien ylläpito niiden elinkaaren ajalle, solmimalla ylläpitosopimukset koskien jokaista hankintayksikön käytössä olevaa järjestelmämerkkiä. Osaan 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen kuuluvat tarjoajan puitejärjestelyyn tarjoamien rakennusautomaatiomerkkien ylläpitopalvelut. Tarjoukset koskevat ylläpidon osalta sekä tilaajalla olemassa olevia rakennusautomaatiojärjestelmiä niissä kohteissa, joissa on käytetty tarjoajan tarjoamia järjestelmämerkkejä että kaikkia uusia, tarjoajan tarjoamilla järjestelmämerkeillä toteutettavia rakennusautomaatiojärjestelmiä. Osaan 2. valittujen toimittajien kanssa solmitaan ylläpitosopimukset kaikkien heidän toimittamiensa järjestelmämerkkien ylläpidos-
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 3 ( 15 ) ta. Ylläpitosopimukset solmitaan kilpailutuksen vahvistetussa järjestyksessä siten, että kutakin järjestelmämerkkiä koskevia ylläpitosopimuksia tehdään korkeintaan yksi (1) kutakin merkkiä kohden. Ylläpitopalveluiden periaatteet on kuvattuna Ylläpidon palvelukuvauksessa (liite 1 Asiakirjaluettelon liite A1110 Ylläpidon palvelukuvaus). Hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee sitoutua tarjouksessaan tarjoamaan kaikki hankittavat palvelut samoin ehdoin hankinnassa mukana oleville kunnille (Haapajärven ja Nivalan kaupungit). Kummallekin kunnalle laaditat omat sopimuksensa. Kaikessa hankintaan liittyvässä ja sopimuksenaikaisessa yhteydenpidossa on voitava käyttää suomen kieltä. Muut ehdottomat vaatimukset ovat hankinnan Asiakirjaluettelon (liite 1) mukaisissa asiakirjoissa. Optiot/lisähankinta Optio 1: Mikäli kiinteistöllä on olemassa oleva, puitejärjestelyssä mukana olevan toimittajan tai kolmannen osapuolen toimittama järjestelmä, voidaan järjestelmän osittaisesta korvaamisesta tai laajentamisesta tehdä hankintasopimus kyseisen järjestelmän toimittajan kanssa. Optio 2: Mikäli korvattavassa järjestelmässä on toimintakuntoisia laitteita joita on mahdollista hyödyntää puitejärjestelyssä mukana olevan toimittajan järjestelmässä siten, että siitä on hankintayksikölle taloudellista etua, voidaan hankintasopimus tehdä kyseisen toimittajan kanssa. Optio 3: Ylläpidon palvelunkuvauksessa (liite 1 Asiakirjaluettelon liite A1110 Ylläpidon palvelunkuvaus) on kuvattu valvomopalvelun hankintaperiaate. Tilaajalla on kahden vuoden optio tilata valvomopalvelu toimijoilta, joiden kanssa ylläpitosopimus solmitaan. Volyymi Tilaaja ei sitoudu arvioituihin arvoihin, koska tarve hankintoihin vaihtelee vuosittain.
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 4 ( 15 ) Sopimuskausi Hankinnan osan 1. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestely sopimuskausi on toistaiseksi voimassaoleva. Hankinnanosan 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen sopimuskausi on toistaiseksi voimassaoleva. Sopimus puitejärjestelystä voidaan tehdä toimittajan kanssa vasta sitten, kun tukeen, ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvistä ehdoista on päästy sopimukseen. Puitejärjestelyn sekä tuen, ylläpidon ja kehittämisen sopimus voidaan irtisanoa tilaajan toimesta puolen (1/2) vuoden irtisanomisajalla ja toimittajan puolesta yhden (1) vuoden irtisanomisajalla. Kuitenkin irtisanoutuminen voidaan tehdä aikaisintaan neljän (4) vuoden kuluttua sopimuskauden alkamisesta. Puitejärjestelyn käyttö Tilaaja tekee rakennusautomaatiojärjestelmien hankintasopimukset puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken seuraavien käyttötilanteiden perusteilla: 1. Uudiskohteissa sekä rakennusten peruskorjaus- ja parannushankkeissa tilaukset sopimusaikana tehdään hankinnan osaan 1. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestelyyn valittujen toimittajien välillä järjestettävillä kevennetyillä kilpailutuksilla. Kevennettyä kilpailutusta käytetään kun kyseessä ei ole kohtien 2. tai 3. tarkoittama hankinta. 2. Mikäli kiinteistöllä on olemassa oleva, puitejärjestelyssä mukana olevan toimittajan tai kolmannen osapuolen toimittama, järjestelmä, voidaan järjestelmän osittaisesta korvaamisesta tai laajentamisesta tehdä hankintasopimus kyseisen järjestelmän toimittajan kanssa, jotta varmistetaan kiinteistön sujuva ylläpito ja käytettävyys sekä teknisten laitteiden yhteensopivuus. 3. Mikäli korvattavassa järjestelmässä on toimintakuntoisia laitteita joita on mahdollista hyödyntää puitejärjestelyssä mukana olevan toimittajan järjestelmässä siten, että siitä on hankintayksikölle taloudellista etua, voidaan hankintasopimus tehdä kyseisen toimittajan kanssa. Osatarjous Ei oteta huomioon. Tarjoajan tulee tarjota hankinnan molempia osia (1 ja 2).
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 5 ( 15 ) Vaihtoehtoiset tarjoukset Otetaan huomioon seuraavilta osin: Ylläpitosopimuksen periaatteet on kuvattu liitteenä olevassa Ylläpidon palvelukuvauksessa (liite 1 Asiakirjaluettelon A1110 Ylläpidon palvelukuvaus). Tarjoaja voi myös esittää Ylläpidon palvelukuvauksesta poikkeavaa teknistä järjestelyä, mutta sen tulee sisältää Ylläpidon palvelukuvauksessa kuvatut toiminnallisuudet sekä varmistukset siten, että kaikkien tilaajalle asennettavien järjestelmien toimivuus ja ylläpito on järjestetty ja turvattu yhteneväisesti. Tarkemmat järjestelmäkohtaiset toiminnallisuudet ja periaatteet tarkennetaan sopimusneuvotteluissa. Rinnakkaistarjous Tarjoaja voi tarjota useampaa kuin yhtä edustamaansa tuotemerkkiä. Tällöin tarjousten vertailu tapahtuu edullisimman tuotemerkin mukaan, mutta puitesopimus voidaan tehdä koskemaan kaikkia tarjottuja tuotemerkkejä. Näin tarjoajalla on mahdollisuus hyödyntää kaikkia tarjoamiaan tuotemerkkejä hankinnan osan 1. kevennetyissä kilpailutuksissa. Tarjoajan tulee tällöin toimittaa tarjouksen liitteenä toimitettavat hintalomakkeet liite 1 Asiakirjaluettelon liite A1013 Puitejärjestelyn hintalomake ja liite 1 A1111 Ylläpidon hintalomake kustakin tarjoamastaan järjestelmämerkistä erikseen. Toimitusaika Hankinnan osan 1. toimitusaika eri kohteisiin määräytyy hankinnan tarpeen mukaan urakoina liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteen A1010 Puitejärjestelyn urakkaohjelma mukaisesti. Hankinnan osan 2. toimitusaika on kuvattu Ylläpidon palvelukuvauksessa (liitteen 1 Asiakirjaluettelon liite A1110). Hinnat Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäverottomat kiinteät hinnat 31.12.2015 asti. Puitejärjestelyn hinnat ilmoitetaan oheisilla liitteen 1 Asiakirjaluettelon Hintalomakkeilla liite 1 A1013 Puitejärjestelyn hintalomake ja liite 1 A1111 Ylläpidon hintalomake. Hinnat vertaillaan lomakkeille automaattisesti laskukaavoilla muodostuvien vertailuhintojen mukaisesti. Lisäksi pyydetään yksikköhinnat sähkö ja putkitöille liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteillä 1 A1014 Puitejärjestelyn putkitöiden yksikköhintaluettelo ja A1015 Puitejärjestelyn säh-
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 6 ( 15 ) kötöiden yksikköhintaluettelo. Muulla tavoin ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Hintojen tulee olla kiinteinä voimassa 31.12.2015 asti, jonka jälkeen toimittaja voi esittää tilaajalle perustellusta syystä hinnan muutosta palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Esitykset hinnan muutoksista on esitettävä tilaajalle kirjallisella neuvottelupyynnöllä vähintään neljä (4) kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. Perustellusta syystä palvelun hintoja voidaan korottaa enintään kerran vuodessa tammikuun aikana. Tilaaja voi hyväksyä tai hylätä toimittajan esittämän hinnan muutoksen. Tehtävien hankintasopimusten kattohinnat määräytyvät liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteen 1 A1012 Puitejärjestelyn hinnoittelu lomakkeessa määritellyn piste- ja yksikköhinnoittelun mukaisesti. Puitejärjestelyyn annetut hinnat ovat enimmäishintoja, joita puitejärjestelyn kevennetyn kilpailutuksen tarjouksissa ei voi ylittää. Tarjouksessa esitetyt hinnat otetaan puitesopimuksen hintaliitteeksi. Kevennetyn kilpailutuksen yhteydessä puitejärjestelyssä mukana oleva toimittaja voi tarjota enimmäishintaa alempaa yksikköhintaa riippuen todellisesta tarpeesta, hankintavolyymista ja toimittajan resurssien saatavuudesta. Ylläpitopalveluun annetut hinnat on enimmäishintoja joita yksittäisen laitteen vaihto tai uuden laitteen asennus ei voi ylittää, lukuun ottamatta mahdollista vian paikantamiseen kulunutta aikaa sekä matkakustannusta ylläpitopalvelun toimittajan toimipaikasta tilaajan kunnan rajojen sisälle, jolloin voidaan käyttää annettuja tuntiveloitushintoja ja matkakustannushintaa. Kaikkien annettujen hintojen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset kuten matka-aika, ylityö ym. korvaukset, päivärahat, matkalippu, majoitus- ja kilometrikustannukset, kokouspalkkiot, postitus tietoliikenne yms. kulut tilaajan kuntarajojen sisäpuolella. Kuntarajojen ulkopuolella sijaitseviin kohteisiin tehtävissä töissä otetaan huomioon matka-ajasta ja kilometrikustannuksista aiheutuvat kustannukset. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Laskutus Laskutus tulee tapahtua verkkolaskutuksena.
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 7 ( 15 ) Maksuehto Palvelu voidaan laskuttaa, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. Alihankkijat Tarjouksessa tulee ilmoittaa tiedossa olevien alihankkijoiden käyttö. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Toiminnan vastuuvakuutus Palvelunsuorittajalla on oltava viimeistään sopimuksen alkaessa voimassa oleva vähintään 1 000 000 euron toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa tässä työssä tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Todistus vastuuvakuutuksesta on toimitettava tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoitusta. Tilaajavastuulaki Palveluntuottajan tulee tarvittaessa esittää tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista ja tarvittaessa sopimuskauden aikana tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) 5 :n mukaiset selvitykset (todistus ennakkoperintärekisteristä, työnantajarekisteristä ja arvonlisävelvollisten rekisteristä, kaupparekisteriote/yhdistysrekisteriote (laaja), todistus maksetuista veroista ja eläkevakuutusmaksuista sekä selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista). Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat tarjoajaa koskevat rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset sekä tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Ominaisuutta arvi-
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 8 ( 15 ) oidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan on oltava rekisteröity kaupparekisteriin/ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Ulkomaalaisen tarjoajan on toimitettava kaikki vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Vastaavat todistukset ja selvitykset on toimitettava myös tiedossa olevien alihankkijoiden osalta. Muiden käytettävien alihankkijoiden osalta todistukset ja selvitykset tulee esittää viimeistään sopimuksenteko vaiheessa. Rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Toimittajalla tulee olla voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusten suorittamisesta Edellä mainitut todistukset voi korvata Tilaajavastuu.fi raportilla. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset: Tarjoajalla tulee olla kokemusta rakennusautomaatiourakoinnista Tilastokeskuksen rakennusluokitus 1994 -mukaisista kohteista viimeisen kolmen (3) vuoden aikana tarjousten viimeisestä jättö-
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 9 ( 15 ) päivästä lukien. Kohdereferenssejä tulee olla vähintään viisi (5), vähintään kahdesta (2) seuraavista rakennustyypeistä: o Opetusrakennukset o Toimistorakennukset o Hoitoalan rakennukset o Liikerakennukset o Kokoontumisrakennukset Referenssien tulee olla laajuudeltaan täydellisiä saneerauksia tai uudiskohteita, jotka ovat sisältäneet vähintään 100 valvontapistettä. Tarjoajan tilaajalle tehtävien hankintojen vastuullisen henkilöstön tulee täyttää seuraavat vaatimukset: Projektipäällikkö - Vähintään alempi korkeakoulututkinto tai teknikko talotekniikan alalta (LVI-, sähkö-, automaatiotekniikka tai vastaava). - Vähintään kolmen (3) vuoden kokemus rakennusautomaatiourakoinnista, joista vähintään kaksi (2) vuotta projektinjohtotehtävissä. Kokemuksen tulee olla vähintään kolmesta (3) edellä mainitusta rakennustyypistä. Projektinhoitaja - Vähintään alempi korkeakoulututkinto tai teknikko talotekniikan alalta (LVI-, sähkö-, automaatiotekniikka tai vastaava). - Vähintään kolmen (3) vuoden kokemus rakennusautomaatiourakoinnista, joista vähintään yksi (1) vuosi projektinhoitajana Kokemuksen tulee olla vähintään kahdesta (2) edellä mainitusta rakennusluokasta. Huoltoteknikko - Vähintään ammatillinen perustutkinto talotekniikan alalta (LVI-, sähkö, automaatiotekniikka tai vastaava) - Vähintään kolmen (3) vuoden kokemus rakennusautomaatioalalta, joista vähintään kaksi (2) vuotta rakennusautomaation asennus-, huolto-, ja korjaustöistä. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: Liite 3 Referenssilomake täytettynä vähintään viidestä (5) vaaditusta toimeksiannosta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Liite 4 Asiantuntijalomakkeet täytettynä vähintään projektipäällikön, projektinhoitajan ja huoltoteknikon osalta. (Huom! Eri välilehdet eri asiantuntijoille)
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 10 ( 15 ) Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi tarjoukseen on liitettävä kohdassa tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset vaaditut selvitykset ja todistukset. Tarjousten arviointia ja vertailua varten on tarjoukseen liitettävä: Liite 1 Asiakirjaluettelon liite A1013 Puitejärjestelyn hintalomake täytettynä Liite 1 Asiakirjaluettelon liite A1111 Ylläpidon hintalomake täytettynä Liite 1 Asiakirjaluettelon liite A1014 Ylläpidon putkitöiden yksikköhintaluettelo täytettynä Liite 1 Asiakirjaluettelon liite A1015 Ylläpidon sähkötöiden yksikköhintaluettelo täytettynä Liite 2 Laadun arviointi täytettynä Liite 3 Referenssilomake täytettynä Liite 4 Asiantuntijalomakkeet täytettynä vähintään projektipäällikön, kahden (2) projektinhoitajan ja kahden (2) huoltoteknikon osalta. (Huom! Eri välilehdet eri asiantuntijoille) Esitteet tarjotuista järjestelmistä Tarjousten arviointia ja vertailua varten on tarjouksessa kuvattava/ selvitettävä: Pyydetyt selvitykset liitteen 5 mukaisesti Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköinen yhteystietonsa (sähköposti). Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvausta.
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 11 ( 15 ) Valintaperuste Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita hankinnan molemmissa osissa ovat: - Laatu. Painoarvo 60 %. - Hinta. Painoarvo 40 %. Laadun arviointi suoritetaan liitteen 2 Laadun arviointi mukaisesti. Hankinnan osassa 1. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestely hinnan laskennassa otetaan huomioon sekä perushinta liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteen A1013 Puitejärjestelyn hintalomake mukaisesti (Painoarvo 20 %), että ylläpitokustannukset liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteen A1111 Ylläpidon hintalomake mukaisesti (Painoarvo 20 %). Hankinnan osassa 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen hinnan laskennassa otetaan huomioon ainoastaan ylläpitokustannukset liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteen A1111 Ylläpidon hintalomake mukaisesti (Painoarvo 40 %). Perushinta on puitejärjestelyn urakoinnin yksikköhintaluettelon mukaisella hinnoittelulla laskettu kokonaisuus. Puitejärjestelytarjous annetaan liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteen A1013 Puitejärjestelyn hintalomake esitetyistä rakennusautomaatiojärjestelmän laitteista täyteen toimintakuntoon saatettuina valvomoliityntöineen (liitetään valvomopalveluun) sekä dokumentoituina tässä hankintaohjelmassa sekä muissa puitejärjestelysopimus/tarjouspyynnön liitteinä olevissa asiapapereissa esitetyssä laajuudessa. Ylläpitokustannukset ovat ylläpidon hinnoittelulomakkeelle täytetyn hinnoittelun mukainen kokonaisuus. Ylläpitotarjoukseen annetaan liitteen 1 Asiakirjaluettelon liitteen A1111 Ylläpidon hintalomake mukaisista tuotteista yksikköhinnat sekä kattohinnat määriteltyjen tuotteiden uusimisille/ uudisasennukselle, sekä tietyille ohjelmointitöille. Laadun arvioinnissa laatupisteet lasketaan seuraavasti: Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa painoarvon verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että kyseisen tarjouksen laatupisteet (Y) jaetaan eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen pisteillä (X) ja kerrotaan painoarvolla (Y/X*painoarvo). Hintavertailussa hintapisteet lasketaan seuraavasti: Hinnaltaan edullisin tarjous saa painoarvon verran vertailupistettä. Muiden tar-
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 12 ( 15 ) jousten vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrotaan painoarvolla (X/Y*painoarvo). Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämiseen, mikäli niissä on tarjouspyynnön vastaisia ehtoja (esim. hinnanvaraumia ja poikkeavia maksuehtoja). Hylkäämisperusteet Sopimusehdot Tarjous hylätään, mikäli tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset eivät täyty tai jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty. Tarjous hylätään myös, mikäli tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Valitun toimittajan ja Haapajärven kaupungin välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan sopimuksen. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnoissa tullaan noudattamaan kaksia (2) sopimusehtoja: 1. Rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998) noudatetaan hankinnan osassa 1. Rakennusautomaatiotöiden puitejärjestely ja uusissa hankinnoissa huomioiden tarjouspyynnön Asiakirjaluettelon (liite 1) mukaisissa asiakirjoissa ilmoitetut poikkeukset ja lisäykset. Sopimusehdot on liitteenä 6 YSE 1998. 2. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut) käytetään puitejärjestelyn ylläpitopalveluissa ja hankinnan osassa 2. Rakennusautomaatiojärjestelmien tuki, ylläpito ja kehittäminen huomioiden tarjouspyynnön Asiakirjaluettelon (liite 1) mukaisissa asiakirjoissa ilmoitetut poikkeukset ja lisäykset. Sopimusehdot on liitteenä 7 JYSE 2009 Palvelut.
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 13 ( 15 ) Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimuksen voimassaoloaikana noudatetaan seuraavaa asiakirjojen pätevyysjärjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö 3. YSE 1998 4. JYSE 2009 Palvelut 5. Tarjous Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Ylivieska-Raahen käräjäoikeudessa. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa ainoastaan erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjoajan on huomioitava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 30.6.2014 asti. Tarjousten lähettäminen Tarjous + sähköinen versio CD/DVD:llä tai USB-muistitikulla (Excel-taulukot Microsoft Excel 2003-2010 formaatissa) on toimitettava viimeistään 31.3.2014 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Haapajärven kaupunki (Käyntiosoite: Kirkkokatu 2) PL4 85801 Haapajärvi Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä Tarjous: Rakennusautomaatio ja tarjoajan nimi.
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 14 ( 15 ) Mikäli sähköisen ja paperisen tarjouksen välillä on ristiriita, katsotaan paperinen versio tarjouksesta ensisijaiseksi. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoaja vastaa tarjouksen saapumisesta määräaikaan mennessä yllä mainittuun osoitteeseen. Lisätiedot Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksen tekemisestään mahdollisten lisätietojen toimittamista varten 10.3.2014 klo 16.00 mennessä. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 17.3.2014 klo 15.00 mennessä sähköpostitse osoitteella jouni.laajala(at)haapajarvi.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Rakennusautomaatio. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka toimitetaan tarjoajille sähköpostitse viimeistään 21.3.2014. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön.
Haapajärven kaupunki Tarjouspyyntö 15 ( 15 ) Liitteet Liite 1 Asiakirjaluettelo ja sen mukaiset asiakirjat A1010 A1212 - A1010 Puitejärjestelyn urakkaohjelma - A1011 Puitejärjestelyn urakkarajaliite - A1012 Puitejärjestelyn hinnoittelu - A1013 Puitejärjestelyn hintalomake - A1014 Puitejärjestelyn putkitöiden yksikköhintaluettelo - A1015 Puitejärjestelyn sähkötöiden yksikköhintaluettelo - A1110 Ylläpidon palvelukuvaus - A1111 Ylläpidon hintalomake - A1210 Tekninen erittely - A1211 Mittausseurantaohje - A1212 Sähkötöiden tekninen erittely Liite 2 Laadun arviointi Liite 3 Referenssilomake Liite 4 Asiantuntijalomakkeet Liite 5 Pyydetyt selvitykset Liite 6 Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998 Liite 7 JYSE 2009 Palvelut