Espoon kaupunki Pöytäkirja 11.06.2014 Sivu 1 / 36 Kokoustiedot Aika 11.06.2014 keskiviikko klo 17:05-19:40 Paikka Virastopiha 2 B Saapuvilla olleet jäsenet Johanna Horsma, puheenjohtaja Marita Backman, saapui klo 17.24 54 Seppo Huhta, saapui klo 17.11 54 Miia Lönnqvist, saapui klo 17.23 54 Liisa Kivekäs Kari Kuusisto Teemu Leppänen, saapui klo 17.23 54 Juhani Mäntylä Pirkko Sillanpää Satu Soini Päivi Salli Sauli Solhagen Muut saapuvilla olleet Mauri Suuperko Minna Ahola Anu Hilpi Kari Sirviö Auli Hackman Maija Lehtinen Petteri Mussalo Jukka Kilpi Kari Nikola Kirsi Remes Katariina Kaukonen liiketoimintajohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja kaupunginhallituksen edustaja henkilöstön edustaja hallinto- ja kehittämisjohtaja sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja 11.06.2014 Sivu 2 / 36 Allekirjoitukset Johanna Horsma puheenjohtaja Katariina Kaukonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 13.6.2014 Kari Kuusisto Pöytäkirjan nähtävänäolo 31.12.2013 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 19.6.2014 osoitteessa Virastopiha 2 B, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 11.06.2014 Sivu 3 / 36 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 52 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 53 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 5 54 1 Selvitys tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 6 2013 esitettyihin havaintoihin 55 2 Johtokunnan alaisten liikelaitosten investointiesitykset 11 vuosille 2015-2019 56 3 Espoo Catering -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 12 30.4.2014 tilanteesta 57 4 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen talouden 15 tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta 58 5 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen talouden 18 tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta 59 6 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen talouden 21 tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta 60 7 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 24 30.4.2014 tilanteesta 61 8 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen talouden 27 tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta 62 9 Talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman (TATU) 31 toimenpiteiden valmistelu johtokunnan alaisissa liikelaitoksissa 63 Johtokunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset 34
Espoon kaupunki Pöytäkirja 52 11.06.2014 Sivu 4 / 36 52 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Päätösehdotus Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Selostus Johtokunta on kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 5.6.2014 päivätyllä johtokunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla. Päätös Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 53 11.06.2014 Sivu 5 / 36 53 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Päätösehdotus Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Kari Kuusisto. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Kari Kuusisto.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 11.06.2014 Sivu 6 / 36 357/00.01.03/2014 54 Selvitys tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2013 esitettyihin havaintoihin Valmistelijat / lisätiedot: Kirsi Remes, puh. 043 824 9071 Krister Portman, puh. 040 548 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta 1 merkitsee tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen tiedoksi 2 antaa kaupunginhallitukselle selostusosan selvityksenä arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin 3 kehottaa Palveluliiketoimen liikelaitoksia huomioimaan seuraavassa talousarviovalmistelussa arviointikertomuksessa esitetyt havainnot. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 1 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2013 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on Kuntalain 71 :n mukaisesti arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kunnassa ja kuntakonsernissa. Arviointikertomus on tarkastuslautakunnan käsitys siitä, kuinka kaupunginhallitus ja muut kaupungin viranomaiset ovat onnistuneet valtuuston tahdon toteuttamisessa. Valtuusto on kokouksessaan 19.5.2014 velvoittanut kaupunginhallituksen pyytämään johtokunnalta selvitykset ja kuvaukset toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai on ryhdyttävä arviointikertomuksessa esitettyjen epäkohtien korjaamiseksi. Kaupunginhallitus on pyytänyt a antamaan selvityksensä havainnoista 11.8.2014 mennessä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 11.06.2014 Sivu 7 / 36 Lisäksi valtuusto antoi tehtäväksi huomioida seuraavassa talousarviovalmistelussa ja tilinpäätöksen laadinnassa vuoden 2013 arviointikertomuksessa esitetyt havainnot. Palveluliiketoimelle oli vuodelle 2013 asetettu yhteensä 8 tulostavoitetta. Toimialan liikelaitoksilla on omat tuloskortit, joista tulokset on yhdistetty toimialan tuloskorttiin. Tarkastuslautakunnan arvion mukaan kahden palvelujen järjestämistä koskevan tulostavoitteen toteutumista ei voitu arvioida. Kuten arviointikertomuksessa todetaan, toimialalla ei ole suoranaisesti sähköiset palvelut 2013 -ohjelmassa tehtäviä tai toimenpiteitä esteettömyyssuunnitelmassa. Toimintojen sähköistämistä toteutetaan aktiivisesti ja mm. koko kaupunkia hyödyttävien sähköisten HRlomakkeiden projekti on käynnissä. Tarkastuslautakunnan havainnot ja suositukset on seuraavassa esitetty kursiivilla ja sen jälkeen vastaus vakiotekstinä. Palvelujen keskittäminen palveluliiketoimen toimialalle ja tuotteistaminen sekä tuotteiden hinnoittelu ovat edenneet ja tulleet läpinäkyvämmiksi vuonna 2013. Hintavertailua yksityisten palveluntuottajien tarjoamiin laadultaan vastaavantasoisiin palveluihin on edistettävä. (s. 44) Toimialan liikelaitokset ja tulosyksiköt seuraavat aktiivisesti yksityisten palvelutuottajien vastaavaa palvelutarjontaa ja hinnoittelua. Seuranta on luonteva osa toimintaa, sillä liikelaitokset ja tulosyksiköt ostavat palveluja suoraan yrityksiltä. Osassa palveluja ostopalvelut ovat taloudellisempi ratkaisu esim. koulujen siivouspalvelut ja osassa taas oma tuotanto on edullisempaa kuten auto- ja konepalvelujen kuorma-autot. Yksityisiltä yrityksiltä on joidenkin liikelaitosten alalta erittäin vaikea saada vertailukelpoisia hintatietoja. Näiden osalta vertailua tehdään lähinnä muiden kuntien, kuntayhtymien sekä valtiohallinnon toimijoiden kesken. Ongelmia ja
Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 11.06.2014 Sivu 8 / 36 haasteita vertailuun aiheuttavat mm. yksityisten yritysten ja kaupungin liikelaitosten hoitamien kohteitten ja tuottamien palvelujen erilaisuus sekä kaupungin ja yksityisten yritysten erilainen henkilöstöpolitiikka ja työehtosopimukset. Samoin kaupungin liikelaitos on sidottu käyttämään kaupungin toimitiloja sekä samoja tietojärjestelmiä ja muita sisäisiä palveluja kuin peruskaupunki, yksityisellä vapaammat kädet. Toimitilavuokrat ovat pääsääntöisesti kalliimpia kaupungin tiloissa. Ostopalvelujen käyttö ja kentän työn tehostamisvaateet edellyttävät myös tehostettua valvontaa, jolloin valvontakustannukset kasvavat. Toimialan palvelutuotteita ja hinnoittelua on avattu konserniesikunnan ja toimialojen edustajille vuosittain pidettävissä kehityskokouksissa. Lisäinfoja ja tapaamisia on pidetty tarpeen vaatiessa. Joiltakin osin yksiköiden laskutus on läpilaskutusta esim. Titania työvuorojen suunnittelu- ja seurantaratkaisu ja työterveyden ostopalveluissa mm. laboratoriopalvelut. Hintavertailua pyritään edelleen edistämään. Palveluliiketoimen liikelaitosten hinnoittelua tulee tarkentaa, jottei tuotannosta kerry peruskaupungille palautettavaa ylijäämää. (s. 44) Kunnalliset liikelaitokset toimivat liiketaloudellisten periaatteiden mukaisesti. Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen mukaan tehtävä katsotaan liiketaloudellisin periaattein hoidetuksi silloin, kun tehtävän tulojen on tarkoitus kattaa sen suorittamisesta aiheutuvat menot. Toiminnan tulisi olla kannattavaa siten, että asiakasmaksut ja mahdollisesti erikseen saatavat tuet kattaisivat tehtävän kustannukset. Liikelaitoksen on katettava tuloksellaan myös investoinnit ja toiminnan kehittäminen. Liikelaitosten tulee olla tavoitteellisia ja synnyttää ylijäämää, jolloin kaupungille vastaavasti syntyy säästöjä kulujen pienentyessä. Suunnitelmatalous ei toteuta liiketaloudellisia periaatteita. Hinnoittelua on vuosittain tarkennettu, mutta tavoitteena olevasta tuottavuuden noususta johtuen ylijäämää on syntynyt. Hinnoittelua tarkennetaan kustannuksia vastaavasti ja kustannuksia pyritään edelleen optimoimaan. Tilakeskus- liikelaitoksen ja Espoo Kiinteistöpalvelujen toimintoja tulee tarkistaa päällekkäisyyksien vuoksi. Päällekkäiset toiminnot ovat lähinnä korjaustöiden kilpailuttaminen, rakennuttaminen ja valittujen urakoitsijoiden töiden valvonta ja laadun seuranta. Näiden toimintojen ja niiden vastuiden selkeyttäminen liittyy kaupungin kokonaistaloudellisuuteen ja on tarkoitus tehdä 2014 vuoden aikana osana TATU - ohjelmaa. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen sekä kaupungin tarpeisiin soveltuvan tuotannonohjausjärjestelmän hankinta on valmisteltava pikaisesti. Tekninen ja ympäristötoimi hankki 4.11.2013 tekemällään päätöksellä Digia Oy:ltä toiminnanohjausjärjestelmän. Hankittavaa toiminnanohjausjärjestelmää tulee käyttämään Espoon kaupungin Tilakeskus, Katu- ja Viherpalvelut, Espoo Kiinteistöpalvelut ja Espoo Kaupunkitekniikka. Lisäksi ulkopuolisilla urakoitsijoilla
Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 11.06.2014 Sivu 9 / 36 tulee olla tarpeen mukainen liittymä järjestelmään. Ulkopuolisia urakoitsijoita käytetään sekä tilaaja- että tuottajatasolla. Järjestelmäarkkitehtuuri tukee Espoon kaupungin liikelaitosten vaihtoehtoisia tulevaisuuden näkymiä. Näin ollen yksiköiden ja niihin liittyvien järjestelmäosien järjestelmämoduulien on oltava helposti erotettavissa omiksi järjestelmikseen. Lisäksi hankittu järjestelmä tukee yksiköiden operatiivista kehittämistä, ja sen sisältämiä osia/moduuleita pystytään ottamaan käyttöön ilman järjestelmän uudelleen konfigurointia. Järjestelmän tuoman kokonaishyödyn on neljän vuoden ajalta laskettu olevan noin 7,2 milj. euroa ja tuovan taloudellista hyötyä jo ensimmäisenä käyttöönottovuotena. Järjestelmän käyttöönottoa valmistellaan parhaillaan ja on tarkoitus, että ohjelmisto testataan syksyllä ja otetaan tuotantokäyttöön 1.1.2015. Järjestelmällä vähennetään manuaalista kirjaamista, helpotetaan laskujen tiliöintiä, laskutusta ja tuotannon suunnittelua ja edistetään resurssien tehokasta käyttöä. Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ja toimialojen välinen työnjako on selkiytynyt, mutta siinä on edelleen tunnistettu epäselvyyksiä ja päällekkäisyyksiä. Lähes kaikkien liikelaitoksen asiakkaiden kanssa on tehty vastuunjakotaulukot joissa työnjako on sovittu varsin yksityiskohtaisesti. Prosesseja kehitetään jatkuvasti ja vastuut saattavat hieman muuttua samalla. Päällekkäisyyksiä karsitaan sitä mukaa kun löydetään selkeämpiä toimintamalleja. Liikelaitoksen ja toimialojen välillä käydään jatkuvaa keskustelua toiminnan tehostamiseksi. Kaupungin ostolaskujen käsittelyjärjestelmää on kehitettävä ja tuotevalikoimaa lisättävä yhteistyössä järjestelmän käyttäjien kanssa. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmän uusimisen tarve on tiedostettu. Uusiminen lykkääntyi TATU-säästöjen vuoksi vuodella eteenpäin. Nykyistä järjestelmää kehitetään mahdollisuuksien mukaan myös kuluvana vuonna. Espoon kaupungilla on menossa sähköisen tilaamisen lisäämisprojekti, jonka tavoitteena on nostaa sähköisten tilausten lukumäärä yli 75 % vuoden 2012 tasosta (3 %) valtuustokauden aikana. Sähköiseen tilaamiseen ollaan muun muassa ottamassa käyttöön uutta käyttöliittymää (pilottina Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos). Uusi käyttöliittymä selkeyttää sähköistä tilaamista sekä monipuolistaa tilauskäytäntöjä (mm. usein toistuvat tilaukset, ostoskori, monipuolisemmat hakutoiminnot). Uuden käyttöliittymän käyttöä laajennetaan tiiviisti yhdessä sisäisten asiakkaiden kanssa. Laajentaminen tehdään asiakkaittain asiakkaan tarpeista lähtien. Tilaaja-tuottajamallin kattava arviointi ja yhtenäisesti esitetyt tavoitteet mallin kehittämiseksi puuttuvat. Tilaaja-tuottajamallin toimivuutta on arvioitava mallin soveltamisesta saatujen kokemusten pohjalta sekä arvioitava, onko mallilla saavutettu tavoiteltuja hyötyjä. (s.49) Espoon nykyisistä tilaaja-tuottaja mallin eri muodoista ja niiden toimivuudesta on käyty keskustelua Palveluliiketoimen ja tilaajatoimialojen kesken mm. kehityskokouksissa. Saatujen kokemusten pohjalta kokonaistaloudellisesti tehokkain ja toimivin malli näyttäisi olevan keskitetyn tuotannon toimintamalli, jota sovelletaan Espoo Catering -liikelaitoksessa, Espoo Logistiikka -liikelaitoksessa, Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos -liikelaitoksessa ja Kaupunkitietopalveluissa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 11.06.2014 Sivu 10 / 36 Valtuuston 19.5.2014 hyväksymä Talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman ohjelmasuunnitelma sisältää omistaja-tilaaja-tuottaja -roolien ja nykyisen toimintamallin arvioinnin ja sopimisen jatko-kehittämisen kohteista ja aikataulusta. Arviointi tehdään vuonna 2014. Espoo Kaupunkitekniikka- ja Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksissa käytössä olevassa monituottajamallissa tilaajan on arvioitava palvelun hankintatapa koko kaupungin kannalta kokonaistaloudellisesti ja huomioitava mallin riskit kaupungin omalle tuotannolle. Vaikutukset on ennakoitava hyvissä ajoin, jotta tuottaja voi varautua omassa toiminnassaan muutoksiin. Liikelaitokset pyrkivät tehostamaan tilaaja-tuottajamallia. Se on tehtävä yhdessä muiden toimialojen ja konserniesikunnan kanssa. Tilaaja- tuottajamalli on erityisesti tuottajan kannalta selventänyt palvelujen kokonaiskustannuksien läpinäkyvyyttä. Ongelmana on ollut se, että tarjottaviin palveluihin ei ole järjestelmien ontumisen vuoksi saatu mukaan kaikkia yleiskustannuksia ja siksi yleiskustannukset on jouduttu joissain palveluissa laskuttamaan erikseen. Usein tilaaja on arvostellut näitä yleiskustannuksia, jotka suurimmaksi osaksi ovat henkilöstö- ja tilakustannuksia, jotka ovat täysin riippumattomia tilaaja- tuottajamallista. Henkilöstökulut ja tilakustannukset eivät katoaisi, vaikka mallia ei olisikaan käytössä, ne on jonkun aina maksettava. Espoo Kiinteistöpalvelujen yleiskustannuksista on karsittu kaikki ylimääräinen ja yleiskustannusprosentti onkin laskenut huomattavasti vuoden 2010 liikelaitostamisen jälkeen. Liikelaitoksen keskimääräinen yleiskuluprosentti on tällä hetkellä noin 8,3 %. Tuottajalla on kaksi mahdollisuutta tuottaa tilaajan ostamia palveluja. Tuottaja voi toteuttaa palvelut omilla työntekijöillään tai ostaa palveluja yksityisiltä palvelujen tuottajilta. Ostopalvelujen hankinta on tuottajalle mahdollisuus tasata resurssipulaa tai suuria tilausmääriä ja tasoittaa näin oman tuotannon määrää. Lisäksi tuottajalla tulee olla mahdollisuus valita mitä töitä teetetään omilla ja mitä ostetaan tehokkuuden ja osaamisen maksimoimiseksi. Tuottaja on organisoitunut niin, että riippumatta palvelutuotannon mallista hankinta, valvonta ja laaduntarkkailu toteutuvat hyvin. Tilaajan ulkoistaessa toimintaa, ongelmaksi tulee kaksinkertainen resursointi. Kaksinkertaista resursointia on havaittu olevan kilpailutuksessa, tuotannon ja laadun valvonnassa. Ongelmaa myös aiheuttaa se, että tilaaja ei voi tuntea tuottajan henkilöstöresurssia ja sen tulevia muutoksia ja huomioida niitä kilpailuttaessaan. Ulkoistaminen saattaa vaikuttaa radikaalistikin palvelujen kustannuksiin tuottajan henkilöstön jäädessä alityöllistetyiksi. Muita ongelmia on työnjaon epäselvyydet, vakanssien täytöt, omien työntekijöiden työllisyys. Moniomatuotantomallissa operatiivinen toteutus on jaettu konserniesikuntaan, toimi-alojen esikuntiin ja liikelaitoksiin. Moniomatuotantomallia soveltavien yksiköiden tehtävissä havaittavat päällekkäisyydet tulee poistaa. (s. 49) Toimialalla on havaittu sama ongelma ja palveluliiketoimen liikelaitokset tukevat asian saattamista tarkastuslautakunnan esittämään suuntaan. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 55 11.06.2014 Sivu 11 / 36 2574/02.02.00/2014 55 Johtokunnan alaisten liikelaitosten investointiesitykset vuosille 2015-2019 Valmistelijat / lisätiedot: Krister Portman, puh. 040 548 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta ehdottaa, että kaupunginhallitus saattaa valtuuston päätettäväksi liitteen mukaiset liikelaitosten investointisuunnitelmat suunnitelmakaudelle 2015-2019. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 2 Investointisuunnitelmat Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on tehdä esitys liikelaitoksen investoinneista ja pitkävaikutteisista menoista, joita ei voida kattaa liikelaitoksen omalla tulorahoituksella. Investoinneista päättää valtuusto kaupungin taloussuunnitelman yhteydessä. Investointien suunnitelmakauden 2015-2019 investointeja koskevat esitykset on toimitettava kaupunginhallitukselle 12.8.2014 mennessä. Investointiesityksiin budjetoidaan aineettomat investoinnit, kiinteät laitteet, yli 10 000 euroa maksavat pitkävaikutteiset koneet ja laitteet sekä uusien toimitilojen ensikertainen kalustaminen. Liikelaitosten investoinnit perustuvat sisäisten asiakkaiden tilaamista palveluista aiheutuviin vaatimuksiin. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 56 11.06.2014 Sivu 12 / 36 1577/02.02.02/2014 56 Espoo Catering -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Pirkko Hagerlund, puh. 043 824 6511 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Minna Ahola Johtokunta merkitsee Espoo Catering -liikelaitoksen talouden tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 3 Tuloslaskelma 30.4.2014 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Talousarvion sitovuutta ja seurantaa sekä noudattamista koskevien Espoon kaupungin sisäisten ohjeiden mukaan tulostavoitteiden, määrärahojen ja tuloarvioiden sekä toiminnan seurannan tavoitteena on antaa päättäjille sekä toiminnan johtamisesta eri tasoilla vastaaville riittävä ja ajantasainen tieto asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja tulojen toteutumisesta. Seurannan tulee antaa pohjatiedot korjaavien toimenpiteiden tekemiseen. Liikelaitoksien seurantaa suorittavat viranhaltijat, toimialat, johtokunnat, kaupunginhallitus sekä valtuusto. Johtokuntien tulee säännöllisesti käsitellä tuloarvioiden, tulostavoitteiden ja niihin olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymistä ja toteutumista. Käsittelyn tulee tapahtua heinäkuun ja lokakuun tilanteiden lisäksi vähintään kerran keväällä. Raporteissa käsitellään myös mahdolliset korjaavat toimenpiteet. 1. Toimintakatsaus Keskeisin tavoite on toiminnan sopeuttaminen haastavaan taloudelliseen tilanteeseen. Ateriamaksujen hintojen nousu kattaa palkankorotukset, kuljetusten nousut ja muut toiminnalliset muutokset. Muiden kustannusten indeksinousut katetaan aloitetuilla sopeutustoimenpiteillä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 56 11.06.2014 Sivu 13 / 36 Kaikkien asiakasryhmien ruokalistoja on muutettu halvemmiksi ja niitä varaudutaan muuttamaan edelleen, mikäli taloudellinen tilanne edellyttää korjaavia toimenpiteitä. Biojätemäärää vähennetään ja yhdessä espoolaisessa alakoulussa kokeillaan tähderuoan myyntiä. Lisäksi selvitetään mahdollisuus myydä tähderuokaa lounasravintolassa. Lomatoimintaa tehostetaan ja loma-aikana kesä-elokuussa työvoimanvuokrauspalveluja ostetaan vain akuuteissa tilanteissa. Kaikkien tilien käyttö on arvioitu siten, että varaudutaan vain toimintaan suoranaisesti liittyviin kuluihin. Tyhy- toimintaan ja kertapalkitsemiseen sekä muuhun kuin lakisääteiseen koulutukseen ei ole tässä vaiheessa varausta. Keskuskeittiön ruokatuotantoa varten on jatkettu reseptien testaamista ja arvioitu eri raaka-aineiden soveltuvuutta cook & chill -valmistukseen. Kuntien ja erityisterveydenhoidon yhteinen työryhmä on jatkanut allergioista johtuvien erityisruokavalioiden selvittämistä. Tavoitteena on vähentää tarpeettomien erityisruokavalioiden määrää ja kustannuksia. Kokonaisvaltainen erityisruokavalioprosessien uudistaminen ja tarkentaminen on aloitettu. Asiakaspalvelun periaatteet otettiin käyttöön ja niiden toteutumista seurataan systemaattisesti. Ympäristöpassin suorittaneiden määrä on 187 (vuoden alussa 156). Kestävät Hankinnat hankkeeseen liittyen sopimus- ja tilaajaasiakkaille tehdyn arvokyselyn tulosten mukaan pidettiin tärkeimpänä elintarvikkeiden kotimaisuutta. Etelä-Suomen aluehallintoviraston päivittäistavarahuollon varautumis- ja jatkuvuussuunnitteluohje laadittiin huhtikuussa. Suunnitelmassa kuvattiin ruokahuollon järjestäminen vakavien häiriötilanteiden, kuten pandemian, sähkö-, maksuliikenne-, liikenne- tai elintarvikkeiden laajan toimituskatkon aikana. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. 2.2 Kulut Sopeutustoimenpiteiden vuoksi materiaalien ja palvelujen toteuma on pienempi kuin edellisen vuoden vastaavana ajankohtana, vaikka asiakasmäärät ja elintarvikehinnat ovat nousseet. Kesäkuussa alkavan uuden tukkusopimuksen arvioidaan nostavan elintarvikkeiden hintoja ja kustannusten nousut tarkentuvat syksyllä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 56 11.06.2014 Sivu 14 / 36 Henkilöstökulujen arvioidaan toteutuvan muutetun talousarvion mukaisesti. Rekrytointivaikeuksien vuoksi henkilöstömäärän arvioidaan pysyvän nykyisellä tasolla ja sairauspoissaoloja pyritään vähentämään edelleen. Liiketoiminnan muissa kuluissa sisäiset vuokrat ovat maksettavien kohteiden tarkistuksista johtuen edellisestä vuodesta lisääntyneet. 2.3 Tulos Tuloksen arvioidaan sopeuttamistoimenpiteiden johdosta olevan muutetun talousarvion mukaisesti 0,6 milj. euroa ylijäämäinen. 2.4 Investoinnit Investointien, 27 000 euroa, arvioidaan toteutuvan sitovan tulostavoitteen ja talousarvion mukaisesti. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä huhtikuun lopussa oli 481 henkilöä, kuusi henkilöä edellisvuotta pienempi. Liikelaitoksen henkilöstöasioista päättävät esimiehet ovat osallistuneet Palveluliiketoimen Esimiehen sujuva arki- teematapaamisiin. Turvakävelyt tehtiin alkuvuonna Puolarmetsän ravintokeskuksessa, Aurorakodissa, Saarnilaakson koulussa, Hösmärin päiväkodissa ja Kalajärven palvelukeskuksessa. Liikelaitoksesta on osallistuttu toimialan yhteisiin prosessiryhmiin. Maahanmuuttajataustaisten henkilöiden rekrytoinnin helpottamiseksi laadittiin yhteistyössä Vantaan Vantin, Palmian, Kauniaisten kaupungin ja Seuren kanssa kielitaidon arviointityökalu cateringalalle. Tarkistetut työn vaativuuden arvioinnit niihin liittyvine tasokuvauksineen laadittiin alkuvuonna. Esimiehille järjestettiin tammikuussa omana toimintana koulutus esimiestyön vahvistamiseksi. Uusitut kehityskeskustelulomakkeet otettiin käyttöön maaliskuussa. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 11.06.2014 Sivu 15 / 36 1577/02.02.02/2014 57 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Anne Leino, puh. 046 877 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen talouden tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 4 Tuloslaskelma 30.4.2014 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Talousarvion sitovuutta ja seurantaa sekä noudattamista koskevien Espoon kaupungin sisäisten ohjeiden mukaan tulostavoitteiden, määrärahojen ja tuloarvioiden sekä toiminnan seurannan tavoitteena on antaa päättäjille sekä toiminnan johtamisesta eri tasoilla vastaaville riittävä ja ajantasainen tieto asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja tulojen toteutumisesta. Seurannan tulee antaa pohjatiedot korjaavien toimenpiteiden tekemiseen. Liikelaitoksien seurantaa suorittavat viranhaltijat, toimialat, johtokunnat, kaupunginhallitus sekä valtuusto. Johtokuntien tulee säännöllisesti käsitellä tuloarvioiden, tulostavoitteiden ja niihin olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymistä ja toteutumista. Käsittelyn tulee tapahtua heinäkuun ja lokakuun tilanteiden lisäksi vähintään kerran keväällä. Raporteissa käsitellään myös mahdolliset korjaavat toimenpiteet. 1. Toimintakatsaus Liikelaitoksen toiminta on käynnistynyt alkuvuonna pääosin toimintasuunnitelman mukaisesti. Yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi on noussut talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman päätöksen mukaisten toimenpiteiden toteuttaminen.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 11.06.2014 Sivu 16 / 36 Asiakasyhteistyön suunnitelma vuodelle 2014 on tehty. Kevään aikana on järjestetty esimiesinfoja, palvelujen markkinointitilaisuus sekä kehityskokous. Kehityskokouksessa on käyty läpi asiakaspalautteet, palvelutarjonta 2014-2015 sekä toimialojen esitykset toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista palvelukysyntään. Vuonna 2013 aloitettu suunnitelma palvelutuotannon manuaaliprosesseista sähköisiksi tarkistetaan 06/2014 mennessä. Contact Center on otettu käyttöön työterveyspalveluissa 2/2014. Takaisinsoittoa ei ole vielä kytketty, mutta se on valmisteilla. Palvelussuhdepalveluissa Contact Centerin toiminnallisuus päivitetään ennen kesää. Koulutuksen hallintajärjestelmän hankintaa ollaan selvittämässä. Rekrytointijärjestelmän uudistaminen tänä vuonna ei toteudu johtuen uuden järjestelmän kustannusnoususta. Työterveydenhuollossa on valmisteltu kevään aikana kelakorvaushakemus vuodelta 2013. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon ennustetaan hieman alittavan talousarvion. Liiketoiminnan muissa tuotoissa on budjetoitu 2,0 milj. euroa kelakorvausta työterveyshuollon kustannuksista. Päätös v. 2013 korvauksesta ja arvio kuluvan vuoden korvauksesta saadaan vasta loppuvuodesta. Tulojen ennustetaan alittavan talousarvion 0,1 milj. euroa. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti, toteuma on 29 % ja laskua edellisvuoden vastaavaan ajankohtaan on 9 %. Henkilöstömenojen toteuma on 30 % ja niiden ennustetaan alittavan talousarvion 0,1 milj. euroa. Henkilöstökulut ovat 5 % ja työvoimanvuokraus 11 % alhaisemmat kuin viime vuonna vastaavana ajankohtana. Liiketoiminnan muiden kulujen toteuma on 33 % ja niiden ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. 2.3 Tulos Valtuusto on päättänyt 24.3. talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman (TATU) mukaisesti liikelaitoksen vuoden 2014 tuloksen pitää olla 0,4 milj. euroa parempi. Muutetun talousarvion tulos on 0,5 milj. euroa ja sen ennustetaan toteutuvan. TATU -toimenpiteet talousarvioon tehdään nostamalla liiketoiminnan muita tuottoja 0,1 milj. euroa, koska vuoden 2012 kelakorvauspäätös oli 0,1 milj. euroa suurempi kuin tuloarvio. Henkilöstökuluja vähennetään 0,1 milj. euroa ja palvelujen ostoja ja muita kuluja 0,2 milj. euroa. 2.4 Investoinnit Nykyisen rekrytointijärjestelmän vaihtamisessa uuteen ei ole edetty alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Investointivarauksella oli tarkoitus varautua uuden järjestelmän käyttöönoton vaatimiin
Espoon kaupunki Pöytäkirja 57 11.06.2014 Sivu 17 / 36 järjestelmämuutoksiin. Suunnitteilla olleen uuden järjestelmän hinta vaikutti siihen, ettei järjestelmän vaihtoa toteuteta tänä vuonna. Asia harkitaan uudestaan vuoden 2015 investointiohjelman yhteydessä. Työajanseuranta- ja työvuorosuunnitelmajärjestelmät kehittäminen käynnistyy syksyllä. Investoinneista ennustetaan säästyvän 166 000 euroa. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä (vakituiset + määräaikaiset) on 74, joka on 12 vähemmän kuin viimevuoden vastaavana ajankohtana. Muutokseen ovat vaikuttaneet ERP -järjestelmätukitoimintojen siirto talouspalveluihin ja yhden henkilön siirtyminen takaisin tietotekniikkapalveluihin. Työterveyspalveluissa on henkilöstöä kuusi (6) vähemmän, mutta vakansseja tulee täytettäväksi myöhemmin tänä vuonna. Työterveyspalveluissa on ollut haussa työterveyshuollon erikoislääkärin ja työterveyslääkärin virat, joiden hakuaika päättyi huhtikuun lopussa. Työkykyindeksikysely toteutettiin ensimmäistä kertaa ja seuranta toteutetaan loppuvuodesta. Henkilöstön jatkuva osaamisen kehittämisen suunnitelma on otettu käyttöön 2014 lukien. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 58 11.06.2014 Sivu 18 / 36 1577/02.02.02/2014 58 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Sisko Rantamäki, puh. 050 414 1080 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Anu Hilpi Johtokunta merkitsee Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen talouden tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 5 Tuloslaskelma 30.4.2014 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Talousarvion sitovuutta ja seurantaa sekä noudattamista koskevien Espoon kaupungin sisäisten ohjeiden mukaan tulostavoitteiden, määrärahojen ja tuloarvioiden sekä toiminnan seurannan tavoitteena on antaa päättäjille sekä toiminnan johtamisesta eri tasoilla vastaaville riittävä ja ajantasainen tieto asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja tulojen toteutumisesta. Seurannan tulee antaa pohjatiedot korjaavien toimenpiteiden tekemiseen. Liikelaitoksien seurantaa suorittavat viranhaltijat, toimialat, johtokunnat, kaupunginhallitus sekä valtuusto. Johtokuntien tulee säännöllisesti käsitellä tuloarvioiden, tulostavoitteiden ja niihin olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymistä ja toteutumista. Käsittelyn tulee tapahtua heinäkuun ja lokakuun tilanteiden lisäksi vähintään kerran keväällä. Raporteissa käsitellään myös mahdolliset korjaavat toimenpiteet. 1. Toimintakatsaus Espoo Kaupunkitekniikalle on asetettu talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelma TATU:n mukaiset kolme tavoitetta. 1) Maanvastaanottotulot kasvavat 0,4 milj. euroa. Vastaanottohinnat on suunniteltu uudelleen ja niitä korotetaan 1.7.2014 lähtien. Vastaanottotoiminta on erittäin vilkasta, 4/2014 maata on vastaanotettu
Espoon kaupunki Pöytäkirja 58 11.06.2014 Sivu 19 / 36 425 000 m3, kun viime vuonna samaan aikaan se oli 277 000 m3. 2) Palveluiden ostot vähenevät 0,630 milj. euroa. Huhtikuun loppuun mennessä palveluiden ostot ovat vähentyneet 32 % yhteensä 2,5 milj. euroa. 3) Henkilöstökulut supistuivat 0,126 milj. euroa. Henkilöstökulut ovat vähentyneet alku-vuodesta 11 %. Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen keskeisiä tavoitteita ovat: 1) Henkilöstö ja -koneresurssien käytön tehostaminen. Huhtikuun lopun tilanteessa liikelaitoksen koneresurssien yhteiskäyttö, eli konepankki etenee suunnitelmallisesti. Rakentamisessa konepankki on jo käytössä. Tietokonepohjainen koneohjaus on pilotti-hankkeena käytössä kaivinkoneissa Nöykkiössä ja Tammitiellä. Kehittämishankkeena on käynnistetty opinnäytetyönä kaivinkoneiden tehokkuuden ja tuottavuuden mittaaminen. 2) Hankeseuranta on käytössä ja sitä kehitetään edelleen. 3) Tilaus ja tarjousjärjestelmä, tilaaja-tuottajatoimien eriyttäminen. Tuotannonohjausjärjestelmää ja siinä yhteydessä myös tilaus ja tarjousjärjestelmää kehitetään yhdessä Tytin ja Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitoksen kanssa. Kaupunkitekniikka on kehittänyt oman lisätilausjärjestelmän joka toimii Sharepointissa. Tilaaja tuottaja toimien erityttämiseksi liikelaitos on tuotteistanut ylläpitopalveluita vastaamaan yksityisen sektorin tarjoamia palveluita. 2. Toiminnan haasteet Tilauskannan pienenemisestä johtuen ja koska liikelaitos ei saanut erillistä tilausta poikkeusolosuhteisiin, runsaisiin lumisateisiin, viranomaisluontoisiin tehtäviin Katuylläpito on käynnistänyt neuvottelut 10 Logistiikka -liikelaitokselta vuokratun työkoneen vuokrasopimuksen irtisanomisesta kesken sopimuskauden. Tekninen keskus on suunnitellut vähentävänsä edelleen tilauskantaa Espoo Kaupunki-tekniikalta ja Tekninen lautakunta on päättänyt kolmannen alueurakan kilpailutuksesta yksityiselle sektorille urakan alkaessa kesällä 2015. Kilpailutuksen seurauksena ylläpidon osalta on vaarana toteutua kaksinkertainen resursointi. Liikelaitoksessa on erittäin hyvä ylläpidon substanssiosaaminen ja aluetuntemus, kyky kilpailuttaa ja hankkia ostopalveluja sekä suorittaa kohteiden valvonta. Ulkoistamisen johdosta liikelaitoksesta tulee 30 henkilöä siirtää kaupungin sisällä muihin tehtäviin. Myös Tilakeskus liikelaitos valmistelee yhden kiinteistöhoitoalueen uloskilpailuttamisen. Tällä toimenpiteellä on suora vaikutus Kaupunkitekniikka liikelaitoksen pihan hoitotöihin ja henkilöstöresursseihin. Tilakeskus on suunnitellut tilaavansa vuoden 2015 alusta kaikki pihatyöt Kiinteistöpalvelut -liikelaitokselta, jolloin Espoo Kaupunkitekniikka siirtyy pihojen ylläpidossa Kiinteistöpalveluiden alihankkijaksi. Vielä ei ole tiedossa tarvitseeko Kiinteistöpalvelut liikelaitos lisäresursseja tilaamisen organisoimiseksi. Molemmilla liikelaitoksella on myös yleiskustannukset jolloin veloitus niiltä osin kaksinkertaistuu. 3. Talous
Espoon kaupunki Pöytäkirja 58 11.06.2014 Sivu 20 / 36 Haasteina ovat tilauskannan pieneneminen, toimitilojen suuri vuokrankorotus n. 0,7 milj. euroa, kalustojen irtisanomisista tulevat sopimussakot sekä TATU tavoitteet. Kaupunkitekniikassa ennustetaan, ettei kaikkia tavoitteita, TATU 1,1 milj. euroa sekä aikaisempi tulostavoite 1 %, saavuteta, vaan liikevaihto tulee muutetusta talousarviosta supistumaan 1 milj. euroa. Vuoden 2014 tuloksen ennustetaan kuitenkin olevan ylijäämäinen 0,6 miljoonaa euroa. 3.1 Tuotot Toiminnan tuotot huhtikuun lopun tilanteessa ovat 12,6 milj. euroa, joka on muutetusta talousarviosta 23 %. Huhtikuun ennusteessa tulojen arvioidaan alittuvan muutetusta talousarviosta 1 milj. euroa. 3.2 Kulut Toiminnan kulut ovat 13,75 milj., joka on muutetusta talousarviosta 22 %. Menojakauma on seuraavanlainen; henkilöstömenot 4,8 milj. euroa 31 %, palvelujenostot 5,3 milj. euroa 20 %, aineet ja tarvikkeet 3,7 milj. euroa 31 % sekä muut kulut 2,2 milj. euroa 32 %. 3.3 Tulos Liikelaitoksen tulos on alijäämäinen 1,1 milj. euroa. Rakentamisen vilkastuessa kauden alussa kulut kertyvät tuloihin verrattuna etupainotteisesti. 3.4 Investoinnit Investointien ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti ja olevan vuoden lopussa enintään 0,330 milj. euroa. 4. Henkilöstö TVA-kartoitukset ovat käynnissä. Turvakävelyitä on suoritettu mm. Laaksolahden alueella. Kesätyöntekijöitä on palkattu aiempia vuosia vähemmän, johtuen taloudellisesta tilanteesta. Henkilöstömäärä 30.4. on 323 vakinaista ja 28 määräaikaista henkilöä. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 59 11.06.2014 Sivu 21 / 36 1577/02.02.02/2014 59 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Päivi Turunen, puh. 050 526 2159 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Maija Lehtinen Johtokunta merkitsee Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen talouden tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 6 Tuloslaskelma 30.4.2014 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Talousarvion sitovuutta ja seurantaa sekä noudattamista koskevien Espoon kaupungin sisäisten ohjeiden mukaan tulostavoitteiden, määrärahojen ja tuloarvioiden sekä toiminnan seurannan tavoitteena on antaa päättäjille sekä toiminnan johtamisesta eri tasoilla vastaaville riittävä ja ajantasainen tieto asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja tulojen toteutumisesta. Seurannan tulee antaa pohjatiedot korjaavien toimenpiteiden tekemiseen. Liikelaitoksien seurantaa suorittavat viranhaltijat, toimialat, johtokunnat, kaupunginhallitus sekä valtuusto. Johtokuntien tulee säännöllisesti käsitellä tuloarvioiden, tulostavoitteiden ja niihin olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymistä ja toteutumista. Käsittelyn tulee tapahtua heinäkuun ja lokakuun tilanteiden lisäksi vähintään kerran keväällä. Raporteissa käsitellään myös mahdolliset korjaavat toimenpiteet. 1. Toimintakatsaus Keskeinen tavoite on sopeuttaa toimintaa TATU tavoitteiden mukaiseksi. Jokaisessa palveluyksikössä keskitytään menojen karsimiseen ja seurataan tarkkaan taloustilanteen kehitystä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 59 11.06.2014 Sivu 22 / 36 Espoo Kiinteistöpalvelut - ja Tilakeskus liikelaitos on pitänyt Sivistystoimen (14.4) ja Sosiaali- ja terveystoimen (15.5) ja kanssa yhteiset kehityskokoukset, joissa on käsitelty kiinteistöasioita käyttäjien, tilojen omistajan ja palvelujen tuottajan näkökulmasta. Kunnossapidon vuosikorjauksiin ja perusparannuksiin on käytetty 5,2 milj. euroa, joka on 24,7 %. Vuosikorjaustöitä on tehty 240 kpl ja aloitettu 329. Perusparannustöitä on tehty 5 ja aloitettu 40. Lisätöitä on tehty 2 869 kpl. Kunnossapidossa valmistellaan Laaksolahden tukikohdasta luopumista ja tukikohdan keskittämistä Mikkelään. Siivouspalvelujen siivouskilpailutus on julkaistu Hilmassa. Aula- ja turvallisuuspalvelut päivitti Virastotalo 3:een pelastussuunnitelman, joka on jaettu kaikille kohteessa työskenteleville. Tavoitteena on pitää poistumisharjoitus ja järjestää alkusammutuskalustokoulutusta kaikille kohteen työntekijöille. Kiinteistönhoitopalveluissa on otettu käyttöön uusi omavalvontajärjestelmä, jolla valvotaan omien kiinteistönhoitokohteiden laatua ja sen kehittymistä. Lisäksi osa yksikön työnjohdosta on osallistunut Tilakeskuksen järjestämään auditointipäivään. Tuotannon tuessa valmistellaan vuosisopimusten ja urakoiden kilpailuttamista sekä urakkasopimusten keskittämistä Hankintapalveluihin. Tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönottoa valmistellaan yhteistyössä Teknisen ja ympäristötoimen kanssa. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitos on mukana Espoon sairaalahankkeeseen liittyvässä Sosiaali- ja terveystoimen ohjausryhmässä sekä Matinkylän palvelutorihankkeessa. 2. Talous Tuloksen arvioidaan alittuvan 0,7 milj. euroa johtokunnan hyväksymän käyttösuunnitelman ja TATU-säästöjen mukaisesta tulostavoitteesta, joka on 2,3 milj. euroa. Syynä alitukseen on Tilakeskus liikelaitoksen alentamat sopimushinnat kunnossapidossa 0,3 milj. euroa ja kiinteistönhoidossa 0,4 milj. euroa. Espoon kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen osalta valtuuston 24.3.2014 hyväksymä talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelma (TATU) tarkoittaa sitä, että liikelaitoksen tuloksen pitää olla 1,7 milj. euroa parempi alkuperäiseen talousarvioon verrattuna. Tuloksen ennustetaan olevan 1,1 milj. euroa parempi. Tatu-säästöt tehdään palvelujen ostoissa 1,329 milj. euroa sekä henkilöstökuluissa 0,395 milj. euroa. Tatu-budjettimuutokset tehtiin siivouspalveluihin 0,43 milj. euroa, kiinteistöhoidossa 0,4 milj. euroa, aula- ja turvallisuuspalveluissa 0,1 milj. euroa sekä kunnossapidossa 0,794 milj. euroa Kaikkien palveluyksiköiden tilanne on positiivinen ja tulot ja menot ovat budjetin mukaiset. vahinkoja on laskuttamatta 64 000 euroa sekä vuosikorjaustöitä 130 000 euroa ja perusparannustöitä 270 000 euroa, laskutus tehdään toukokuussa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 59 11.06.2014 Sivu 23 / 36 2.1 Tuotot Toiminnan tuotot ovat 16,3 milj. euroa, joka on 30 % budjetoidusta. Tulojen arvioidaan alittuvan 0,7 milj. euroa 2.2 Kulut Toiminnan kulut ovat 16,09 milj. euroa, joka on 31,2 % muutetusta talousarviosta. Tasainen käyttö olisi 33,3 %. Aineita ja tarvikkeita on käytetty 0,740 milj. eurolla, joka on 9 % enemmän kuin edellisenä vuotena. Kunnossapidon, kiinteistönhoidon ja siivouspalvelujen käyttöaineet ja tarvikkeet ovat ylittäneet noin 3% tasaisen käytön. Palvelujen ostoihin on käytetty 7,7 milj. euroa, joka on sama kuin edellisenä vuotena. Henkilöstökulut ovat olleet 6,9 milj, euroa, joka on -1,5 % pienempi edelliseen vuoteen verrattuna. Vuokria on maksettu 0,68 milj. euroa, joka on + 6,5 % enemmän kuin edellisenä vuotena. Menojakauma on seuraava: henkilöstömenot 43,8%, palvelujen ostot 47,7%, aineet ja tarvikkeet 4,6 %, vuokrat 3,8 % sekä muut menot 0,06 %. 2.3 Tulos Tulos on ylijäämäinen 0,08 milj. euroa. Tuloksen ennustetaan kuitenkin olevan vuodelle 2014 1,7 milj. euroa ylijäämäinen koska suurimmat vuosikorjaukset ja perusparannukset tehdään kesän aikana. 3. Henkilöstö Liikelaitoksen esimiehet ovat osallistuneet Palveluliiketoimen neljään ensimmäiseen Esimiehen sujuva arki- teematapaamiseen. Henkilöstömäärä 30.4 (vakituiset ja määräaikaiset) on 651, joka on 10 vähemmän kuin viime vuoden vastaavana ajankohtana. Työllistettyjä on ollut 5, edellisenä vuotena 4. Kesätyöntekijöitä on tulossa yhteensä 58, joiden lisäksi työllistettäviä on 5. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 60 11.06.2014 Sivu 24 / 36 1577/02.02.02/2014 60 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Outi Toivonen, puh. 043 825 4836 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Kari Sirviö Johtokunta merkitsee Espoo Logistiikka -liikelaitoksen talouden tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 7 Tuloslaskelma 30.4.2014 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Talousarvion sitovuutta ja seurantaa sekä noudattamista koskevien Espoon kaupungin sisäisten ohjeiden mukaan tulostavoitteiden, määrärahojen ja tuloarvioiden sekä toiminnan seurannan tavoitteena on antaa päättäjille sekä toiminnan johtamisesta eri tasoilla vastaaville riittävä ja ajantasainen tieto asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja tulojen toteutumisesta. Seurannan tulee antaa pohjatiedot korjaavien toimenpiteiden tekemiseen. Liikelaitoksien seurantaa suorittavat viranhaltijat, toimialat, johtokunnat, kaupunginhallitus sekä valtuusto. Johtokuntien tulee säännöllisesti käsitellä tuloarvioiden, tulostavoitteiden ja niihin olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymistä ja toteutumista. Käsittelyn tulee tapahtua heinäkuun ja lokakuun tilanteiden lisäksi vähintään kerran keväällä. Raporteissa käsitellään myös mahdolliset korjaavat toimenpiteet.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 60 11.06.2014 Sivu 25 / 36 1. Toimintakatsaus Liikelaitoksen tavoitteena on sopeuttaa toimintaa niin, että talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman (TATU) mukaiset tavoitteet tullaan saavuttamaan. Kuljetus- ja materiaalipalvelut yksikön järjestämien vammaispalvelulain mukaisten matkojen määrä on kasvanut 9 500 kpl neljän kuukauden aikana verrattuna vuoteen 2013. Jos kehitys jatkuu samana, tulee kyseisten kuljetusten ostot ja toisaalta liikevaihto kasvamaan. Yhden kuljetuksen keskimääräinen hinta on 30. Kuljetus- ja materiaalipalveluissa on käynnissä vammaisten ja vanhusten ryhmäkuljetuskilpailutus. Lisäksi yksikön retkikuljetusten tilausmäärät kasvoivat koulujen ja päiväkotien tilatessa lasten lukukauden lopun retkiä. Kuljetus- ja materiaalipalvelut yksikön käyttötarvikelogistiikan uuden toimintamallin käyttöönottoprojekti etenee aikataulussa. Liikelaitoksessa käytössä oleva ATKSLA-ohjelmistoa laajennettiin painatuspalveluiden myyntilaskutukseen. 2. Talous Liikelaitoksen tuloksen arvioidaan toteutuvan valtuuston 24.3. hyväksymän talouden tasapainotus- ja tuottavuus ohjelman mukaan. Logistiikka -liikelaitoksen osalta tämä tarkoittaa sitä, että tuloksen pitää olla 0,1 milj. euroa alkuperäistä talousarviota parempi. Investointien arvioidaan toteutuvan 2,6 milj. euron suuruisena. 2.1 Tuotot Liikevaihdon toteuma 1-4/2014 on 9,3 milj. euroa. Alkuvuoden toteuman perusteella liikevaihdon arvioidaan alittavan talousarvion 1,0 milj. euroa johtuen uusista koulu- ja varhaiskasvatuksen halvemmista kuljetussopimuksista. Todellista tilauskuljetusten volyymia on vaikea arvioida, koska aiemmin toimialalla on käytetty muitakin kuin halvimpia toimittajia. Myös liiketoiminnan muut tuotot jakaantuvat epätasaisesti kuukausitta sen mukaan, miten poistetun irtaimiston myynnit vuoden aikana tapahtuvat. 2.3 Kulut Materiaalien ja palvelujen ostojen toteuma 1 4/2014 on 6,6 milj. euroa. Ennusteessa asiakaskuljetusten ostoista on siirretty 9 milj. euroa avustuksiin. Nämä vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetukset pitää käsitellä avustuksina, jotta kaupungin kirjanpidosta saadaan selville avustusten määrä tilastointia varten. Liikelaitoksen ennusteessa kokonaismenoihin tällä ei ole vaikutusta. Aineiden ja tarvikkeiden ostojen arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Koko vuoden poistojen määrä arvioidaan olevan 2,7 milj. euroa. Talousarvion mukainen poistojen määrä on 2,8 milj. euroa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 60 11.06.2014 Sivu 26 / 36 Logistiikka -liikelaitoksen rakennuksen siirto Tilakeskus -liikelaitokselle on käsitelty sekä sisäisenä avustuksena että poistoeron muutoksena, jolloin tulosvaikutusta ei ole. Kirjattu summa on 6 149 026,04 euroa. Huomioidaan ennusteen luvuissa 05/2014. 2.4 Tulos Tilikauden tulos ennustetaan olevan 0,2 milj. euroa ylijäämäinen. 2.5 Investoinnit Investointien toteuma 1-4/2014 on 0,6 milj. euroa. Koko vuoden investointien toteuman arvellaan olevan 0,2 milj. euroa budjetoitua pienempi. Tämä johtuu siitä, että asiakkaat ovat varovaisia investoimaan uuteen kalustoon. Kalustotarpeen epävarmuus johtuu kaupunkitasoisesta linjauksesta siirtää alueurakoita ostopalveluun. Auto- ja konepalvelut -palveluyksikkö on määritellyt hankinnoissa noudatettavat investointiperiaatteet. Harmaan talouden torjuntamalli on käytössä. Hankinnoissa on huomioitu kestävän kehityksen periaatteet. 3. Henkilöstö Vakituisen henkilöstön määrässä ei ole tapahtunut muutoksia huhtikuussa. Liikelaitoksen henkilöstömäärä on 50. Auto- ja konepalveluissa aloitti työharjoittelija huhtikuun alussa. Auto- ja konepalveluiden sekä kuljetus- ja materiaalipalveluiden henkilöstö on osallistunut kuljettajan ammattipätevyys-koulutuksiin, tulityökorttikoulutuksiin, tie- ja työturvakoulutuksiin ja SPR Ea1- koulutukseen sekä ennakoivan ja taloudellisen ajotavan koulutuksiin. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 61 11.06.2014 Sivu 27 / 36 1577/02.02.02/2014 61 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen talouden tilannekatsaus 30.4.2014 tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. 043 825 1527 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen talouden tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 8 Tuloslaskelma 30.4.2014 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Talousarvion sitovuutta ja seurantaa sekä noudattamista koskevien Espoon kaupungin sisäisten ohjeiden mukaan tulostavoitteiden, määrärahojen ja tuloarvioiden sekä toiminnan seurannan tavoitteena on antaa päättäjille sekä toiminnan johtamisesta eri tasoilla vastaaville riittävä ja ajantasainen tieto asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja tulojen toteutumisesta. Seurannan tulee antaa pohjatiedot korjaavien toimenpiteiden tekemiseen. Liikelaitoksien seurantaa suorittavat viranhaltijat, toimialat, johtokunnat, kaupunginhallitus sekä valtuusto. Johtokuntien tulee säännöllisesti käsitellä tuloarvioiden, tulostavoitteiden ja niihin olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymistä ja toteutumista. Käsittelyn tulee tapahtua heinäkuun ja lokakuun tilanteiden lisäksi vähintään kerran keväällä. Raporteissa käsitellään myös mahdolliset korjaavat toimenpiteet. 1. Toimintakatsaus Huhtikuussa liikelaitoksen toiminnan painopisteinä ovat olleet TATUsäästöjen vaikutusten arviointi, talousarviokehyksen valmistelu, sähköisten palveluiden projektit sekä tulostavoitteiden saavuttamisen varmistaminen. TATU-säästöt (0,363 milj. euroa) on kohdistettu henkilöstökuluihin (0,054 milj. euroa) ja prosessien automatisointien lykkäämiseen (tietojärjestelmien
Espoon kaupunki Pöytäkirja 61 11.06.2014 Sivu 28 / 36 kehittäminen 0,309 milj. euroa). Henkilöstökulujen säästö muodostuu varhe- ja elme-maksujen vähennyksenä, jotka konserniesikunta kirjaa kuluvähennyksenä. Matkanhallintaprosessin kehittämättä jättämisen (säästö 0,110 milj. euroa) vaikutus Talouspalveluiden henkilöstösuunnitelmaan ensi vuodelle on tässä vaiheessa arvioitu 1,5 2 henkilötyövuotta. Ostolaskujärjestelmän uusimatta jättämisen (säästö 0,150 milj. euroa) vaikutus henkilöstösuunnitelmaan on arvioitu olevan noin 3 4 henkilötyövuotta ja palkanlaskentajärjestelmän kehittämisen viivästyttäminen aiheuttanee noin 2 4 henkilötyövuoden säästön siirtymisen eteenpäin vähintään puolella vuodella. Tänä vuonna tehtävät TATU-säästöt kasvattavat ensi vuoden kehystä arviolta noin 0,250 0,400 milj. euroa Talouspalvelujen osalta. Toimialojen osalta säästöjen vaikutuksia emme ole ehtineet arvioida. Liikelaitoksen puhelinpalveuiden siirtyminen uusiin Contact Center ratkaisuihin päätettiin lykätä pääsiäisen yli toukokuuhun. Sisäiset palvelut aloittivat toiminnan uudessa ympäristössä toukokuun ensimmäisellä viikolla ja ulkoiset palvelut siirtyvät uuteen ratkaisuun maanantaina 12.5. Ostamisen siirtämistä sähköiseen järjestelmään on jatkettu testaamalla ja kehittämällä konserniesikunnan hankinnan ohjaus-yksiön hankkimaa TILDA tietojärjestelmää. Järjestelmä on osoittautunut merkittävästi keskeneräisemmäksi, kuin mitä Konsernihallinnon Hankinnan ohjaus yksikkö antoi ymmärtää luovuttaessaan järjestelmän Hankintapalveluille käyttöönotettavaksi. Länsi-Uudenmaan Pelastuslaitos aloittaa järjestelmän ensimmäisenä pilottikäyttäjänä heti, kun järjestelmä on saatu toimimaan riittävän hyvin Espoon toimintaympäristössä. 2. Talous Espoon Kaupunginvaltuusto päätti 24.3.2014 talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman hyötytavoitteet ja linjaukset. Espoo Talouspalvelut liikelaitoksen kohdalla sopeutustarve on 0,363 milj. euroa joka tulee toteuttaa ulkoisia kuluja pienentämällä. Liikelaitoksen tulostavoite kasvoi samalla summalla. Ensimmäisen neljän kuukauden perusteella liikelaitos tulee saavuttamaan sekä liikevaihtotavoitteensa että uuden tulostavoitteensa. 2.1 Tuotot Tuottojen osalta ennuste on pysynyt maaliskuun lopussa tehdyn ennusteen mukaisena. Liikevaihdon odotetaan olevan 10,285 milj. euroa ja ylittävän alkuperäisen talousarvion 0,298 milj. euroa. Ylitys johtuu liikelaitokseen siirrettyjen uusien palvelujen tuomasta lisälaskutuksesta. Muiden tuottojen odotetaan olevan 0,200 milj. euroa ja toteutuvan alkuperäisen talousarvion mukaisena. Olemme pyytäneet verottajalta arvonlisäverotuksesta tulkintaa sijaismaksajana toimimisesta. Mikäli verottaja päätyy ratkaisussaan kanssamme samaan lopputulokseen, voimme mahdollisesti saada laskennallista arvonlisäveron palautusta vuosilta 2010 2012 arviolta noin 0,2 0,3 milj. euroa. Koska meillä ei ole vielä verottajan kantaa asiaan, emme ole kirjanneet näitä mahdollisia tuottoja ennusteeseen.