Tehokkaat ja yhtenäiset prosessit Hankinnasta maksuun Valtion taloushallintopäivä 18.11.2014 Keijo Kettunen
Hankinnasta maksuun prosessialue (päivitetty 23.4.2014) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun 1. Hankintojen suunnittelu 1.1 Hankintakohtainen suunnittelu 1.2 Kilpailutus ja sopimuksenhallinta 2. Hankintojen tekeminen (Tilha) 2.1 Tuotetietojen ylläpito 2.2 Tilaaminen 2.3 Ostolaskun ja tilauksen täsmääminen 2.4 Hankintojen seuranta ja kehittäminen 3. Menojen käsittely (Kieku, Rondo) 3.1 Perustietojen ylläpito 3.2 Menotositteiden käsittely 3.3 Maksuunpano 3.4 Menotiliotteiden käsittely 3.5 Menojen käsittelyn kaudenvaihde Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 18.11.2014 2
Menojen käsittely pääprosessin painoarvo osana valtion taloushallintoa Valtionhallinnon skaalattu taha htv-määrät pääprosesseittain 1000 976 990 932 800 600 400 501 337 327 477 448 360 370 368 372 431 319 316 200 0 17 Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely 2002 2008 2010/2011 Menojen käsittely sitoo yhä 40 % taloushallinnon resursseista vuonna 2010/2011. Vuosien 2008 ja 2010/2011 välillä htv-määrät ovat laskeneet menojen käsittelyssä (6 %, 58 htv) Htv-muutoksia on menojen käsittelyssä hyvä verrata myös tapahtumamäärien muutoksiin; vuosina 2008-2010/2011 on menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 %. Tietolähde: Taloushallintoselvitys 2003, Htv-kysely 2008 ja Htv- ja tuottavuuskysely 2010/20211. Käytetty htvkäsite: tehollinen henkilötyövuosi (n. 220 työpäivää) 18.11.2014 3
Hankinnasta maksuun prosessin kehittämishanke (HAMA) 18.11.2014 4
18.11.2014 5
Menojen käsittelyn tuottavuus valtionhallinnossa ja kehityspotentiaali suhteessa vertailuaineistoon 2 500 2 000 Hallinnonalat yhteensä: Menojen käsittelyn tuottavuus 2 136 2 264 18 000 16 000 14 000 12 000 Menojen käsittelyn tuottavuuden bench mark 16 000 1 500 kpl/htv 10 000 8 000 8 000 1 000 6 000 4 000 5 000 3 791 500 2 000 0 2008 2010/2011 Valtiohallinnon menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 % vuosina 2008-2010/2011 (htv-määrä vähentynyt 5,6 % ja tapahtumamäärät säilyneet entisellä tasolla) Tuottavuuden laskennassa on huomioitu sekä palvelukeskuksessa että kirjanpitoyksiköissä tehtävä työ. 0 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio Kuntien ja yritysten muodostamaan vertailuaineistoon verrattaessa valtionhallinnon prosessille kohdennetusta työstä on huomioitu vain keskitetyn työn osuus (palvelukeskus, taloushallintoyksiköt). Tämän vuoksi vertailussa käytetty valtionhallinnon tuottavuusluku on eri. Vertailuaineistoon nähden valtiohallinnon tuottavuus jää jopa vertailuaineiston alakvartiilin alapuolelle. 18.11.2014 6
Menojen käsittelyn painoarvo ja työn painottuminen kirjanpitoyksiköihin Valtion taloushallinnon prosessien htvmäärät 2010/2011 Menojen käsittely prosessin työn jakautuminen PK - KPY:t, htv ja %-osuus Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely 142 324 452 Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Tulojen käsittely Palvelukeskus KPY Taloushallintoyksiköt KPY Substanssiyksiköt 0 200 400 600 800 1000 htv 18.11.2014 7
HAMA hankkeen tausta ja tavoitteet Tausta Taha 2020 strategiatyö Menojen käsittely pääprosessiin sitoutuu eniten resursseja valtion taloushallinnossa (Htv- ja tuottavuuskysely 2012) Tilhan käyttöaste (3-5 %) ja laskujen automaattinen täsmäytyminen (1 %) eivät ole tavoitetasolla Sähköistämistä ja automatisointia voidaan kehittää edelleen (mm. tiliöinnit) Tiedostetut tarpeet Tilhan käytön laajentaminen kirjanpitoyksiköissä, edellyttäen muun muassa: Tilattavat tuotteet määritetty Automaattinen täsmäytys toimii Tuoteluettelot ja raportointi toimii Maksuaikakorttihankintojen yhtenäistäminen Rondon sopimuskohdistustoiminnallisuus toiminnassa Rondon tiliöintikoodi toiminnassa Perustietojen ylläpidon, maksuunpanon ja menotiliotteiden käsittelyn sujuvoittaminen Tavoitteet Prosessien sujuvoittaminen > vaikuttavuus (, htv) Toimintamallin muutoksen määrittely ja toteutus Kirjanpitoyksiköt toteuttavat hankinnasta maksuun prosessialuetta yhteistä prosessia, palvelukeskusta ja välineitä hyödyntäen Tulosten perusteella esitys Tilhaa ja Rondoa koskevista kehitystarpeista ja jatkotoimista 18.11.2014 8
HAMA hankkeen viitekehys ja organisointi Kehittämisohjelma Tilha ITpalvelut Tilha asiakastyöryhmä Hankinnasta maksuun tilannepalaverit Rondo ITpalvelut Hankintatoimen neuvottelukunta Strategiakehitysryhmä Strateginen ohjausryhmä Operatiivinen ohjausryhmä Hankintojen tekeminen Vaiheet Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Kirjanpitoyksikkökohtaiset kehittämistoimet Hanke tuki KPY 1 KPY 2 KPY 3 KPY 4 KPY 5 KPY 6 KPY 7 KPY 8 Palkeet palvelutuotanto Kieku -hanke 18.11.2014 9
HAMA hankkeeseen osallistuvien kirjanpitoyksiköiden ja konsernitoimijoiden jäsenet hankkeen strategisessa ohjausryhmässä Etelä-Savon Ely- keskus Ilmatieteenlaitos Maanmittauslaitos Puolustushallinnon rakennuslaitos Rikosseuraamuslaitos Tullihallitus Ulkoasiainministeriö Valtiokonttori Valtiovarainministeriö Verohallinto Hansel Palkeet Tuija Rantanen Eija Pursiainen Matti Hyytinen Jaana Koivurinne Eija-Riitta Nelin Pekka Pylkkänen Risto Hakoila Maritta Fromholtz Juha Halonen, Jukka Nummikoski Mia Räikkönen Susanna Närvänen Helena Lappalainen 18.11.2014 10
HAMAn tavoitteet ja tulokset 18.11.2014 11
Tavoitteet ja tulokset 1/12 Hankintojen tekeminen Tilaustenhallintasovelluksen käyttö on laajentunut. Käyttö on laajentunut euromääräisesti. Käytön laajennus tosin pääosin selittyy kahden kirjanpitoyksikön (PHRAKL ja Vero) toimista. Tilhan kautta tilattavat tuotteet/palvelut on tunnistettu ja nimetty tuoteryhmittäin siten, että tuotteet/palvelut voidaan tilata kustannustehokkaasti ja laskut voidaan automaattisesti täsmäyttää. Tuotteet/palvelut on kuvattu ja nimetty tuoteryhmittäin, automaattinen täsmäytyminen kaipaa vielä toimenpiteitä. Tilauksellisten laskujen automaattisen täsmäytyksen osalta tekniset ja muut esteet on tunnistettu ja poistettu. Esteet on tunnistettu, kaikkia teknisten esteiden poistamistoimia ei ole vielä kuitenkaan siirretty tuotantoon. = osa-alue = tavoite = tulokset 18.11.2014 12
Tavoitteet ja tulokset 2/12 35% Tilaukselliset laskut % 1-9/2014 (Tilauksellisten laskujen lkm / OC verkkolaskut+skannauspalvelu lkm) 32% 30% 25% 21% 20% 17% 15% 15% 10% 10% 5% 0% 2% 1% 0% 0% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tullli Vero VK 18.11.2014 13
Tavoitteet ja tulokset 3/12 Automaattisesti täsmäytyneiden tilauksellisten laskujen %-osuus 60% 55% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 42% 33% 29% 25% 24% 22% 21% 20% 13% 13% 12% 13% 8% 6% 4% 2% 1% 0% 0% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK yht 2013 1-9/2014 18.11.2014 14
Automaattisen täsmäytymisen kehittyminen 120,00% Ulkoasiainministeriö 100,00% Rikosseuraamuslaitos Puolustushallinnon Rakennuslaitos 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% Valtiovarainministeriö Valtiokonttori Tullihallitus Verohallinto ELY Etelä-Savon Elinkeino, - liikenne ja ympäristökeskus Maanmittauslaitos Ilmatieteen laitos 0,00% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 18.11.2014 15
Tavoitteet ja tulokset 4/12 Hankintojen tekeminen Toimittajan on helppo tuottaa Tilhassa tuoteluettelo ja tuoteluetteloiden hyväksymismenettely on kirjanpitoyksiköissä ja Hanselissa selkeää ja helppoa. Ns. Catman työkalua pilotoidaan. Jo tällä hetkellä se on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi. Päätösesitys tuotantoonsiirrosta tehdään seuraavaan operatiivisen ohjausryhmän kokoukseen 20.11.2014. Tuoteluetteloiden käyttöaste on kasvanut. Jokainen kirjanpitoyksikkö laatii kolme luetteloa, yhden itse kilpailuttamansa toimittajan, yhden puitesopimustoimittajan sekä yhden oman tuoteluettelon. Tilhaan on toteutettu toimivat raportointimallit sekä konserni- että kirjanpitoyksikkötasoiseen ohjaukseen ja otettu ne käyttöön. Raportointimallit määritelty sekä konserni että kirjanpitoyksikkötasolla, Raportointivälineestä saatu tarjous, Vero pilotoinut. Päätös tuotantoonsiirrosta tehdään joulukuussa. 18.11.2014 16
Tavoitteet ja tulokset 5/12 Hankintojen tekeminen Tilaustenhallintatoimittajat ja kirjanpitoyksiköt ovat ohjeistettu siten, että tilauksellisten laskujen täsmäytymisaste on vähintään 70 %. Täsmäytymisprosentti on raportointihetkellä noin 34,7 % kaikkien kirjanpitoyksiköiden osalta. Tilauksellisten laskujen osuus on kuitenkin vain noin 3,5 % laskujen kokonaismäärästä. Merkittävää on Veron täsmäytymisaste yli 72 %, tilauksellisten laskujen osuuden ollessa kaikista laskuista yli 15 %. Maksuaikakortilla hankittavat tuotteet on tunnistettu ja nimetty tuoteryhmittäin. Valmistunut, tarkoitus ottaa tuotantoon vuoden 2015 aikana. Rivikohtaisen tiedon saanti maksutapahtumasta on selvitetty siten, että tiedetään niiden käyttömahdollisuudet. Rivitietojen tuottaminen laskulle vähentää skannattavien tositteiden määrää, pilotointi menossa VR:n ja taksimatkojen osalta. 18.11.2014 17
Tavoitteet ja tulokset 6/12 Hankintojen tekeminen Tilaustenhallintasovelluksella ja maksuaikakortilla tehtäviin hankintoihin liittyvä prosessi on kuvattu sekä ohjeistettu. Prosessikuvaukset kesken 18.11.2014 18
Tavoitteet ja tulokset 7/12 Menojen käsittely Perustietojen ja toimittajarekisterin osalta on käyty läpi keskeiset toiminnot siten, että myös ns. kertatoimittajien perustaminen on ratkaistu ja että toimittajilta vaadittava ennakkoperintärekisteriote on aina ajantasainen ja vastaa verottajan vaatimuksia. Kertatoimittajien perustaminen on toteutettu Kiekuun, mutta sitä ei ole vielä otettu käyttöön. Toiminnallisuuden käyttöönotto edellyttää muutoksia Rondoon. Käsittely on kesken, mutta toteutuu helmikuussa 2015. Huom. ERP osalta tarvittava toiminnallisuus on toteutettu Kiekuun, joten online-toiminnallisuutta ei tulla rakentamaan Rondoon. 18.11.2014 19
Tavoitteet ja tulokset 8/12 Menojen käsittely Menotositteiden käsittelyn ja menotositteiden hyväksymisen osalta Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käytössä Raindance- ja Kieku- instansseissa vuoden 2014 loppuun mennessä. Sopimuskohdistustoiminnallisuuden piiriin kuuluvat hankinnat on määritelty ja sopimuskohdistuksen käyttöönotto on aikataulutettu kirjanpitoyksiköissä. Toteutunut. Kaikilla HAMA - kirjanpitoyksiköillä mahdollisuus viedä sopimuksia Rondoon viimeistään 7.11.2014. Määrittely tehty, käyttöönotto aikataulutettu HAMA-kirjanpitoyksikköjen osalta, muiden osalta käyttöönottoaikataulu on suunnitteilla. 18.11.2014 20
Tavoitteet ja tulokset 9/12 Menojen käsittely Menotositteiden käsittelyn ja menotositteiden hyväksymisen osalta Viiden merkittävän toimittajan ostolaskujen osalta määritellään tilauksellisten ja sopimuksellisten laskujen osuus sekä otetaan jäljelle jäävien laskujen osalta käyttöön tiliöintikoodi niin, että se kattaa vähintään 30 % näiden toistuvien laskujen määrästä. Teknisiä esteitä ei olemassa, yhteydenottoja ei ole vielä tehty. Maksuaikakorttiostoista johtuville laskuille laadittu suunnitelma tiliöinnin helpottamiseksi. Suunnitelma/kuvaus valmis (tiliöintikoodin käyttö). Neste tuotannossa raskaan kaluston polttoaineostojen osalta, Nordea tuotantoon 11/2014. 18.11.2014 21
Tavoitteet ja tulokset 10/12 Menojen käsittely Menojen käsittelyn parhaat käytännöt Menojen käsittelyn parhaat käytännöt - ohjeen laadinta etenee suunnitelmien mukaan, ohje kirjanpitoyksiköille vuoden 2015 alkupuolella. 18.11.2014 22
Tavoitteet ja tulokset 11/12 Maksuunpano Maksuunpanon osalta on selvitetty ja mahdollisesti poistettu esteet palkkojen ja reskontra-aineistojen suoralle lähettämiselle pankkiin ilman erillistä maksulupakäytäntöä. Normimuutosehdotus valmistunut. Säädösmuutokset vaativat todennäköisesti sen verran aikaa, että muutos viedään tuotantoon vuoden 2015 puolella. Teknisiä esteitä muutokselle ei ole olemassa. Maksut tullaan joka tapauksessa lähettämään maksuliikesovelluksen kautta SEPA konversioiden vuoksi. Suunnitelma aikatauluineen maksulupakäytännön poistamiseksi on laadittu. Laaditaan heti, kun säädöksen muutoksen läpimeno on varmistunut. 18.11.2014 23
Tavoitteet ja tulokset 12/12 Menotiliotteet Menotiliotteiden tapahtumista vähintään 95 % tiliöityy automaattisesti. Menotiliotetapahtumien automaattinen tiliöitymisaste on raportointihetkellä alhainen. Automaatioastetta voidaan nostaa, kun SAPin maksuaineiston sisältämän Payment Information ID-kentän sisältöä muutetaan sellaiseksi, että se sisältää vakiotiedon, jonka perusteella automaattitiliöinti voidaan maksuliikennejärjestelmässä asettaa. Parhaillaan on menossa selvitykset muiden keinojen hyödyntämisestä automaattisen tiliöinnin osalta. Tavoite voidaan saavuttaa, mutta vasta vuoden 2015 puolella. 18.11.2014 24
Hankinnasta maksuun prosessin tuloksien käyttöönotto 2015 2016 Tilaustenhallintasovelluksen käytön laajentaminen (n. 20 kpy) Tilaustenhallintasovelluksen kilpailuttaminen Valmistelevat tehtävät Sovelluksen tuotantoonsiirto Sopimuskohdistustoiminnallisuuden käyttöönottojen laajentaminen Tiliöintikoodin käyttöönottojen laajentaminen Maksuaikakortin tiliöintien automaation kehittäminen Maksuunpanon automatisointi Tiliotteen tapahtumien käsittelyn automatisointi Menotositteiden käsittelyn automatisointi Prosessin kehittäminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen 2015 2016 2017 18.11.2014 25
Yhteenveto Sähköinen tilaustenhallinta on tullut jäädäkseen - Toiminnallisuuksia on parannettu, laskujen täsmäytymistä parannettu, OpusCapita otetaan mukaan prosessiin helpottamaan toimittajien lähettämien laskujen sisällön tulkintaa. Sopimuskohdistus ja tiliöintikoodit tuotantoon kaikille kirjanpitoyksiköille Kertatoimittajien perustaminen helpottuu ja tehostuu Maksuunpano tehostuu Tiliotteen käsittely automatisoituu Menojen käsittely harmonisoituu parhaiden käytäntöjen ohjeistuksen myötä Prosessissa saatavissa merkittäviä säästöjä - Tilhan hankintasuunnitelman, sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin laaja käyttö auttaa toteuttamaan menojen käsittelylle asetetut tuottavuustavoitteet. 18.11.2014 26