11.02.2015 Sivu 1 / 1 18 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. 043 825 1527 etunimi.sukunimi@espoo.fi 517/02.02.01/2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Espoo Talouspalvelut liikelaitoksen toiminta eteni suunnitellun mukaisesti. Palveluliikelaitoksen hankintojen keskittäminen toteutettiin 1.9.2014 alkaen, jolloin Kaupunkitekniikasta siirtyi yksi henkilö ja Kiinteistöpalveluista kaksi henkilöä Talouspalveluihin. Liikelaitoksen puhelinpalvelut siirrettiin uusiin Contact Center ratkaisuihin toukokuussa. Siirto sujui hyvin, mutta yllätyksen aiheutti Contact Center palveluiden sisällön suppeus. Emme saaneet käyttöömme meille tärkeitä ominaisuuksia (esim. puheluiden luokittelu, puheluiden nauhoittaminen,
11.02.2015 Sivu 2 / 2 raportointi), sillä Espoon kaupunki ei ollut tehnyt niistä sopimusta palveluympäristön toimittajan kanssa. Nämä ominaisuudet oli kuitenkin meille esitelty olemassa olevina ominaisuuksina. Tämä tulee aiheuttamaan isoja haasteita vuoden 2015 hinnoitteluun pohjadatan puuttumisen vuoksi. Projekti puuttuvien ominaisuuksien saamiseksi käyttöön on aloitettu. Ostamisen siirtämistä sähköiseen järjestelmään on jatkettu testaamalla ja kehittämällä konserniesikunnan hankinnan ohjausyksiön hankkimaa TILDA tietojärjestelmää. Järjestelmä osoittautui merkittävästi keskeneräisemmäksi, kuin mitä Konsernihallinnon Hankinnan ohjaus yksikkö antoi ymmärtää luovuttaessaan järjestelmän Hankintapalveluille käyttöönotettavaksi. Länsi-Uudenmaan Pelastuslaitos on aloittanut pienimuotoisesti järjestelmän ensimmäisenä pilottikäyttäjänä. Järjestelmän keskeneräisyys on aiheuttanut Talouspalveluille merkittäviä, talousarvioon sisältymättömiä, kustannuksia. OSKU Ostot kuntoon Espoon kaupungilla -projekti esiteltiin kaupungin johtoryhmälle 21.10.2014. Projektin tavoitteena on muuttaa kaupungin ostokäyttäytymistä ja saada ostosta maksuun (order to pay) -prosessi hallintaan. Projektissa kuvataan ostosta maksuun prosessi, roolit ja resursoidaan prosessiin liittyvät tehtävät yksiköittäin, sekä varmistetaan sähköiset työvälineet tämän toteuttamiseen. Tavoitteena on nostaa Espoon kaupungin sähköisten ostotilausten taso n. 3 % lähtötasosta kattamaan yli 75 % Espoon kaupungin yhteisten ja eri toimialojen tavaroiden ja palveluiden hankinnoista. Espoon kaupungin kentän moninaisuuden johdosta prosessi ja sähköiset tilausjärjestelmät ajetaan sisään vaiheittain, ja tarpeen mukaan räätälöiden eri yksiköiden ja toimialojen vaatimusten mukaan. Projektiin kuuluvan koko kaupungille laadittavan osto-ohjeen kulmakivet on laadittu. Hankintapalveluiden johtaja irtisanoutui virastaan heinäkuussa. Hän lopetti työt Espoon kaupungilla 10.8.2014. Sijaisuus hoidetaan normaalin viransijaisuuspäätöksen mukaisesti kunnes koko kaupungin hankinnan mahdollinen uusi organisointi on saatu valmiiksi. 1.2 TATU-ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU-ohjelmaan liittyen otimme käyttöön useita sähköisiä työvälineitä joilla korvattiin aiemmin manuaalisesti tehtyjä työvaiheita. Näitä olivat esimerkiksi esara jolla hoidetaan ilmoitukset Kelalle, sähköinen palkkaajon tarkistus joka poisti samalla palkka-ajojen paperisen arkistoinnin sekä TILDA ostotilausjärjestelmä joka otettiin pilottikäyttöön Länsi-Uudenmaan Pelastuslaitoksessa ja sillä korvataan mm. paperiset tilauslomakkeet sekä parannetaan tilaustoiminnan seurattavuutta. Rakensimme vuoden aikana myös pohjaa henkilöstön poissaolojen sähköiseen ilmoittamiseen sekä käsittelyyn (eilo). Vuonna 2015 jatkamme suurivolyymisten manuaaliprosessien sähköistämistä ja automatisointia. Painopiste on pitkien prosessien alkupäässä (ostaminen ja asiakasmaksujen kerääminen laskutusdataksi) ja työtä tehdään tiiviisti sisäisten asiakkaittemme kanssa yhdessä.
11.02.2015 Sivu 3 / 3 2. Talous Valtuusto päätti 24.3.2014 talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman hyötytavoitteet ja linjaukset. Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen kohdalla sopeutustarve on 0,4 milj. euroa. Tämä tavoite saavutettiin. 2.1 Tuotot Muutettuun talousarvioon verrattuna liikevaihto ylittyi 0,3 milj.euroa. Ylitykseen vaikuttivat volyymikasvut etenkin myynti- ja ostolaskupalveluissa. Muut liiketoiminnan tuotot ylittyivät 0,6 milj. euroa. Suurin osa ylityksestä johtuu verottajalta saaduista ostolaskujen jälkitarkastuksen alvpalautuksista vuosilta 2010 2012. Myös perintätuotot toteutuivat hieman ennakoitua suurempina. 2.2 Kulut Toimintakulut ylittivät muutetun talousarvion 0,5 milj. euroa. Kuluja nostivat mm. tietojärjestelmien kehityskulut (kertapalkitseminen ja TILDA), ostolaskujen tarkastamisesta maksettu palkkio (alv-selvitys) sekä volyymien kasvusta johtuvat kulujen nousu. 2.3 Tulos Tilikauden tulos on 0,3 milj. euroa muutettua talousarviota parempi. Tuloksen parannus johtuu kasvaneista ulkoisista tuotoista. 2.4 Investoinnit Liikelaitos ei käyttänyt vuodelle 2014 investointiin varattua 0,3 milj. euroa. Varaus oli tehty uuden kirjanpitojärjestelmän hankinnan aloittamiseen. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä oli vuoden 2014 lopussa 168 (vakituiset 148 ja määräaikaiset 20). Edellisen vuoden henkilömäärä vastaavana ajankohtana oli 167 (152 vakituista ja 15 määräaikaista). Lisäksi liikelaitoksessa työskenteli 1 (4) työllistetty. Vuoden 2013 lopulla täytettiin viisi uutta vakituista vakanssia hankintapalveluihin, lisäksi Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksesta siirtyi vuoden alussa hankinta-palveluihin Erp-järjestelmätuki (4 vakituista) ja ostolaskuihin yksi vakituinen työntekijä. Määräaikaisten suuri lisäys johtuu useista kehittämishankkeista, joiden odotetaan vähentävän henkilöstömäärän tarvetta. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 %. Tavoite toteutui. 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui.
11.02.2015 Sivu 4 / 4 3. Liikelaitoksen investoinnit ovat maksimissaan 0,3 milj. euroa. Tavoite toteutui. 4.2 Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet 1. Asiakasyhteistyön ja kumppanuuksien kehittäminen Asiakaskohtaisia kehityskokouksia on pidetty keskeisten asiakasryhmien kanssa ja näiden pohjalta on sovittu yhteistyötapojen muutoksista sekä tärkeimmistä kehityskohteista. Vastuunjakotaulukot on tehty tärkeimpien prosessien osalta ja niiden läpikäynti asiakkaiden kanssa on edennyt hyvin. 2. Henkilöstön osaamisrakenne ja hyvinvointi varmistaa tehokkaat ja laadukkaat palvelut Henkilöstömitoitusta on pyritty optimoimaan sekä varautumaan tuleviin muutoksiin. Osaamiskartoitukset on tehty ja osaamisen kehittämistä tehdään useilla eri tavoilla kaikissa henkilöstöryhmissä. Osaamisen kehittäminen on oleellinen osa jokaisen työntekijän arkea. TVA-työ on käynnistetty. 3. Hankintaosaamisen taso ja laajuus kehittävät yksityisen sektorin tuotantoa ja palvelua 4. Hankinta- ja osto-osaaminen on kehittynyt merkittävästi koko kaupungissa hankintaan liittyvien henkilöiden osalta. Edelleen on runsaasti työtä jäljellä. Markkinoiden kanssa käydään jatkuvaa vuoropuhelua parempien hankintojen ja palvelulaadun aikaan saamiseksi. Terveen kilpailun edistämiseen on kiinnitetty entistä enemmän huomiota. 5. Riskit Liikelaitoksen toiminnan tavoitteiden toteutumista uhkaavat riskit on kartoitettu ja arvioitu niiden vaikutukset toimintaan sekä määritelty hallintatoimenpiteet. Keskeisimpinä riskeinä on heikon taloustilanteen ja meneillään olevien rakenteellisten ja lainsäädännön muutosten heijastuminen palvelutoimintaan. Lisäksi Liikelaitoksen tuottamien palveluiden jakautuminen edelleen eri toimijoille kaupungin sisällä tuo haastetta toiminnan sujuvuudelle ja tehokkuudelle.. Toiminnan tuottavuuden riskinä on, että suunnitteilla olevien sähköisten palvelujen kehittämistoimenpiteet eivät toteudu aikataulussa ja suunnitellusti. Tiedoksi
11.02.2015 Sivu 5 / 5