Hankintojen digitalisointi Tilannekatsaus ja työpaja virastoille 16.3.2016 Tomi Hytönen / VM Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto
Hallinnon kehittäminen: Hallitusohjelman linjauksia Valtiokonttorin hankinnasta maksuun prosessialueen kehittämisprojektin tuotosten käyttöönotto kaikissa kirjanpitoyksiköissä Hankintojen tarjoomapuolen / hankintojen keskittämisen uudet kehittämis- ja ohjaustarpeet Manuaalisista toimintamalleista luopuminen sekä sähköiseen tilaamiseen ja menojen käsittelyyn siirtymisen tuotavuuspotentiaalin hyödyntäminen Parhaiden käytäntöjen käyttöön ottaminen Tilaustenhallintajärjestelmä, sopimuskohdistukset, tiliöintikoodit, verkkolaskutus Alueen tietojärjestelmien kehittäminen ja uudistaminen Säästövaikutus valtion kustannuksiin v. 2016-2019: - 15 milj. euroa 2
Nykytilanne ja tavoitteet Muutostarve suuri: Hankinta manuaalista, automaatioaste matala, yhteisiä palvelut vain osin, yhteentoimivuus heikko Vain verkkolaskutuksessa on edetty laaja-alaisemmin Laskut: 85 % verkko 8 % tilaukselliset 2 % sopimuksellisia 1 % tiliöintikoodilliset Valtio HAMA-tavoitteet ja 2015 toteuma 40,0 % 35,0 % 30,0 % 25,0 % 20,0 % 15,0 % Hallitusohjelman tavoitteiden saavuttaminen edellyttää valtion 5,0 % hankintatoimea tukevia ja 0,0 % 2015 2016 2017 2018 2019 2020 automaatiota mahdollistavia toteuma *) tavoite tavoite tavoite tavoite tavoite tietojärjestelmäpalveluita, ohjausta sekä toimintatapojen laajaa Tilaukselliset Sopimukselliset Tiliöintikoodilliset muuttamista. 3 10,0 %
Yleiskuva tilanteesta ja iltapäivän teema Valtiovarainministeriö on toteuttanut yhdessä Hanselin, Palkeiden ja Valtiokonttorin kanssa tammi-helmikuussa 2016 valmisteluvaiheen, jossa valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitetila täsmennettiin sekä on määritelty hankkeistettu kehittämispolku tavoitetilan saavuttamiseksi. Valmisteluvaiheessa valtion hankintojen digitalisointi kuvattiin kokonaisuutena, tunnistaen rinnakkaiset kehittämishankkeet sekä rajaukset. Valmisteluvaiheen tuloksena valmistunut Valtion hankintojen tavoitearkkitehtuuri. Toimii pohjana valtionhallinnon hankintatoimen ja sen välineiden kehittämisen ohjauksessa ja suunnittelussa. Valmisteluvaiheessa hyödynnetty mahdollisimman runsaasti aiemmin tehtyjä selvityksiä sekä kehittämislinjauksia. Osana valmisteluvaihetta toteutettiin yksityisen ja julkisten organisaatioiden benchmarkkaus sekä alustava markkinakartoitus. Tavoitetilan ja suunnittelun tulosten läpikäynti hallinnon kanssa ja lausuntokierros maalis-huhtikuu 2016. 4
Valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitetila ja kehittämispolku Konsernitoimijoiden johdon työpaja 16.3.2016 VM/HO/Konsernitoiminnot yksikkö budjettineuvos Tomi Hytönen, erityisasiantuntija Tero Meltti
Tausta Valtion hankintojen digitalisoinniksi on meneillään rinnakkaista kehittämistä sekä uusia kehittämisehdotuksia mm. Hanselin, Valtiokonttorin toimesta. Useat hankintaprosessiin liittyvistä nykyisistä tietojärjestelmistä (mm. TILHA, Rondo) ovat saavuttamassa teknologian osalta elinkaareensa pään. Toisaalta valtion yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (Kieku) on vuoden 2016 aikana käyttöönotettu laajasti. Lisäksi Hansel on ottamassa käyttöön hankintoihin liittyviä tietojärjestelmiä (mm. kilpailutusjärjestelmä). Hankintojen kehittämisen nykytilassa ilmeisenä riskinä on, että hankintojen digitalisointi toteutetaan erillisinä organisaatio- ja tietojärjestelmälähtöisinä hankkeina, jolloin digitalisaatioon sisältyvää tuottavuuspotentiaalia ei onnistuta realisoimaan valtiokokonaisuuden kannalta odotetulla tavalla. Prosessiin voi jäädä toiminnan tehostamispotentiaalin hyödyntämistä estäviä katkoksia ja katveita sekä kehittäminen voi muodostua päällekkäiseksi. Lisäksi nykyisillä toimintatavoilla hankintojen menokäsittelyn tuottavuus on heikentynyt. Huhtikuussa 2014 voimaan tulleissa julkisia hankintoja koskevissa direktiiveissä korostetaan sähköistämisen merkitystä. Direktiivi edellyttää julkisten hankintojen sähköistämistä kolmella tasolla; hankinnoista ilmoittamisessa, tarjouspyynnön julkaisuvaiheessa ja siirtymäajan jälkeen vuonna 2018 myös tarjousten vastaanottamisessa. Hankintatoimen kehittämiselle on asetettu sekä kansainvälisiä että kansallisia tavoitteita. Tavoitteita asettavat mm. OECD Hankintatoimen kehittämislinjaukset 2015, EU e-procurement strategia 2012 ja Golden Book of e-procurement Good Practices 2012, Sipilän hallituksen ohjelma 2015, HANKO- ja HAMA-työ, Valtion taloushallintostrategiassa 2020 (2014) sekä Valtion hankintastrategiassa 2009.
Hankinnat hankintatiliryhmittäin v. 2011-2015 (pl. väylähankkeet ja mp-kalusto) 0,00 500 000 000,00 1 000 000 000,00 1 500 000 000,00 Toimitilat ICT-hankinnat (tavarat, palvelut ja ohjelmistot) Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut Hallinnolliset palvelut 2012 2013 2014 2015 alustavat tilinpäätöstiedot Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat 7
Tavoitetilassa Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (suunnittelusta ja kilpailutuksesta aina hankinnasta maksuun ja raportointiin). Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva.
Toimijoiden kokemat hyödyt tavoitetilassa Asiantuntija/virkamies Voi keskittyä omiin tehtäviin, sillä 1) Tarpeeseen on vastattu ennakoivasti valmiiksi hankituilla palveluilla/tuotteilla. 2) Tilaaminen on helppoa (yksi paikka, automaattinen tiliöinti). Johtaja Voi johtaa johtaa organisaatiotaan siten, että hankinnat mahdollistavat 1) organisaation tehtävien laadukkaan hoitamisen, 2) toiminnan strategialähtöisen kehittämisen ja 3) tuottavat organisaatiolle säästöjä. Hankinta-asiantuntija Voi tukea asiantuntijaa ja johtajaa siten, että hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Taloushallinto-asiantuntija Voi tukea asiantuntijaa ja johtajaa siten, että hankinnat toteutuvat sujuvasti, tehokkaasti ja taloudellisesti palvelujen ja tuotteiden tilaamisesta aina maksuun asti. 9
Valtion hankintojen digitalisointi suunnitteluvaiheen, laajuus 10
Nykytilassa tunnistettuja haasteita ja tavoitetilan ratkaisut Haasteet Ratkaisut Hankintatoimessa on paljon toimijoita, mutta johtaminen ja koordinointi on puutteellista Konsernitoimijoiden ja hankintavastuuyksiköiden välillä ei ole riittävästi yhteistyötä eikä koordinointia, palvelujen tuotteistaminen on kesken Hankintatoimen prosessia ei ole kuvattu kokonaisuudessaan integroidusti. Taloushallinnan kokonaisarkkitehtuurissa on keskitytty tilauksesta maksuun -vaiheeseen. Hankintatoimen IT-järjestelmät eivät toimi saumattomasti yhteen, ovat vajaakäytössä, niitä on monta erilaista, niitä on kehitetty taloushallintolähtöisesti prosessin loppupäästä, raportointi ei kata kaikkia hankintoja Asiakkaiden segmentointi on erilainen konsernitoimijoilla, asiakkaiden rooleja ei määritelty (kilpailutus, tilaus, sopimushallinta), asiakasnäkökulmaa ei ole riittävästi huomioitu Hankittavien asioiden tarjoamaa ei ole määritelty, standardoitu eikä tuotteistettu Hankintatarpeita ei suunnitella, eikä priorisoida EU-tason sääntelyn lisääntyminen tuo hankintatoimelle ja toimittajille lisätehtäviä Valtion hankintatoimea johdetaan konserniohjatusti ja yhtenäisesti Hankintatoimen toimintamallit, tiedot ja tietojärjestelmät tulee suunnitella ja toteuttaa koko hankintaprosessin saumatonta elinkaarta ajatellen tarpeesta maksuun Hankintaprosessissa ja sen välineissä korostetaan käyttökokemusta Toimittajavuorovaikutusta parannetaan hankinnoissa Hankintatoimen toimintoja, tietovarantoja ja tietojärjestelmiä keskitetään Poistetaan hankintayksiköiden ja toimittajien hallinnollista taakkaa automatisoimalla tehtäviä Hankintatoimessa käytetään yhtenäisiä rooleja Hankintatoimessa käytetään yhteisiä käsitteitä. Ydinkäsitteet määräytyvät hankintojen pääprosessin mukaisesti Toimintamalleja automatisoidaan ja suoraviivaistetaan pyritään esimerkiksi automaattiseen laskujen kohdistamiseen ja mahdollisuuksien mukaan hyväksymiseen tilauksia vastaan Hankintaprosessin alkupäässä tallennettavat tiedot ovat käytössä myöhemmissä prosessin vaiheissa Eri sopimustoimittajien tilausjärjestelmät integroidaan yhteen verkkokauppakäyttöliittymään. Tämä kytkeytyy automaattisesti tilaustenhallintaan
Nykytila valtion hankintatoimea tukevista keskeisistä tietojärjestelmäpalveluista Käyttöliittymä Kilpailutusnäkymä Matkustusnäkymä Tilausnäkymä Hallinnointikäyttöliittymä Toimittajan profiilin hallintanäkymä Johtaminen ja seuranta Raportointi Tilannekuva Toimijoiden ja sopimusten hallinta Hankintayksikköjen hallinta Toimittajatietopalvelu Toimittajaprofiili Palvelukatalogi Turvallisuusselvityspalvelu Sopimuspalvelu Kilpailutus Tarjouspyyntöpalvelu Markkinaanalyysipalvelu Mallipohjat Vaatimuskatalogi Tilaukset ja taloushallinto Taloussuunnittelu Laskujenvälityspalvelu Tilauspalvelu Sopimuskohdistusja tiliöintipalvelu Matkasuunnitelmien hallinta Ostolaskujen käsittely Sähköisen laskun generointipalvelu Matkalaskujen käsittely Velvoitteidenhoito -tarkistuspalvelu Tarjousten käsittely Maksuliikenne Kassanhallinta Kirjanpito TIlinpäätöspalvelu Yhteiset Useita Kertakirjautuminen YTJ Sähköinen allekirjoitus Integraatiopalvelu Useita tai ei yhtään RoVa Sähköinen asianhallinta Tekniset palvelut Arkisto Yhteinen
Valtion hankintatoimen johtaja Tarpeesta sopimukseen -prosessin omistaja Tilauksesta maksuun prosessin omistaja Kategoriapäällikkö Toimittajatietovastaava Ylläpitäjä, pääkäyttäjä 13
Ydinkäsitteet Hankinta sisältää, käsittää Seuranta Tarve kootaan Hankintasuunnitelma sisältää, johtaa Kilpailutus kohdistuu Tuote rajaa / mahdollistaa konkretisoituu Tarjouspyyntö johtaa Tarjous seuraa Hankintapäätös johtaa Sopimus Johtaa tai sisältää kohdistuu kohdistuu johtaa konkretisoituu seuraa Menopäätös Tilaus Toimitus Lasku vähentää siirtyy hankintayksiköltä toimittajalle Resurssi / raha Hankintayksikkö palveluyhteistyö Toimittaja
Päätason prosessikartta Hankintojen johtaminen ja kehittäminen Sopimuksen elinkaarenhallinta Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Tarpeen tunnistamine n Suunnittelu Kilpailutus Sopimus Tilaaminen Laskutus Maksaminen Arviointi Tietojen ylläpito ja hallinta 15
Valtion hankintatoimea tukevat keskeiset tietojärjestelmäpalvelut Käyttöliittymä Kilpailutusnäkymä Matkustusnäkymä Tilausnäkymä Hallinnointikäyttöliittymä Toimittajan profiilin hallintanäkymä Johtaminen ja seuranta Raportointi Tilannekuva Toimijoiden ja sopimusten hallinta Hankintayksikköjen hallinta Toimittajatietopalvelu Toimittajaprofiili Palvelukatalogi Turvallisuusselvityspalvelu Sopimuspalvelu Kilpailutus Tarjouspyyntöpalvelu Markkinaanalyysipalvelu Mallipohjat Vaatimuskatalogi Tilaukset ja taloushallinto Taloussuunnittelu Laskujenvälityspalvelu Tilauspalvelu Sopimuskohdistusja tiliöintipalvelu Matkasuunnitelmien hallinta Ostolaskujen käsittely Sähköisen laskun generointipalvelu Matkalaskujen käsittely Velvoitteidenhoitotarkistuspalvelu Tarjousten käsittely Maksuliikenne Kassanhallinta Kirjanpito TIlinpäätöspalvelu Yhteiset Kertakirjautuminen YTJ Sähköinen allekirjoitus Integraatiopalvelu RoVa Sähköinen asianhallinta Tekniset palvelut Arkisto
Avoin rajapinta Avoin rajapinta Tietovirtakartta tarpeesta sopimukseen Input Output Toimittaja Rekisteröintitiedot Markkinakartoitustiedot Tarjousasiakirjat, liitteet Hankintakokonaisuus Markkinointiviestintä ja tiedotukset Markkinatietopyyntö Tieto hankintapäätöksestä Toimittaja Talousjärjestelmä Määräraha- ja resurssitiedot Hankintailmoitus Hilma Supo OK/Ei-OK tieto turvallisuusselvityksestä Kaikki viralliset asiakirjat As.hall Vero Viranomaisvelvoitteiden hoito, raksitiedot Riskiluokittaja Riskiluokitukset, luottotiedot Toimittajatieto Määrärahavaraus Taloushallinto Tilaajavastuu.fi TES, työterveyshuollon järjestäminen, urakka- ja työntekijätiedot ORK Rikosrekisteri, velkarekisteri, konkurssi- ja yrityssaneraus, velkajärjestelytieto As.hall Asiatunnus (Diaarinro)
Avoin rajapinta Avoin rajapinta Tietovirtakartta tilauksesta maksuun Input Hankintakokonaisuus Output Toimittaja Tilausvahvistus Toimitusvahvistus Tilaus, tilausviite Toimittaja Lasku Rahoituslaitos Taloushallinto Valuuttakurssit Tilitiedot, maksatustiedot Maksu Toimittajatieto Tilaus Toimitusvahvistus Määrärahasitoumus ERP Rahoituslaitos Taloushallinto Henkilöstöhallinto Rekrytointi, tilauksen käynnistys Arkistoitava tilaus-& laskuaineisto Arkisto
Työskentely (yksin, pareittain, pöydässä) Mikä tavoitetilassa on innostavaa? (väh. 3 asiaa) Mitkä muutokset nykytilanteeseen on ainakin toteutettava? Miksi? (väh. 3 asiaa) Mitä tavoitetilassa kehittäisit? Miten? (väh. 3 asiaa) 19
Tavoitetilan työstäminen 1/2 20
Tavoitetilan työstäminen 2/2 21
Käyttötapaukset 22
Käyttötapaus Käyttötapaus kuvaa käyttäjän ja järjestelmän tai kahden järjestelmän välistä vuorovaikutusta sarjana toimintoja, joita toimija (ihminen tai järjestelmä tai sen osa) suorittaa tai aikaansaa järjestelmällä jonkin tavoitteen saavuttamiseksi.
Seuraavat käyttötapaukset on kuvattu Organisaation hankintojen vuosisuunnitelman laatiminen Sähköinen kilpailuttaminen Dynaaminen hankintajärjestelmä Toimittajaksi valtiolle ja osallistuminen dynaamisen hankintajärjestelmään Sopimusten elinkaarenhallinta Asiantuntijapalvelun (tulkkauspalvelu) tilaaminen valtion tilausportaalista Tavaran tilaaminen verkkokaupasta Automaattinen tilaus, toimitus ja laskun käsittely rekrytoinnin yhteydessä Sopimuslaskun vastaanotto ja automaattinen käsittely Tilauksellisen laskun vastaanotto ja automaattinen käsittely Sisäinen veloitus toimitilakustannukset Matkustaminen, matkan varaaminen ja matkalaskun laatiminen Hankintatoimen raportointi 24
Käyttötapausten työstäminen (yksin, pareittain, ryhmässä) Tutustu käyttötapaukseen Mikä käyttötapauksessa oli hyvää? Entä miten kehittäisit sitä? Miten lähtötilanteen toimijan tarpeeseen vastata jotenkin muuten?) 25
Käyttötapausten työstäminen 1/2 26
Käyttötapausten työstäminen 2/2 27
Seuraavat askeleet 28
Seuraavat askeleet Tavoitetila-arkkitehtuurin viimeistely ja lausuntokierros 15.3.-4.4. (vko 11-14) hyväksyminen. Lausuntopyyntö ja aineisto Kehittämissuunnitelman täsmentäminen ja hankkeen asettaminen ( vko 14). Kehittämistoimenpiteiden ja projektien organisoituminen (n. vko 15-).
Valtion hankintojen digitalisointi - kehittämisen päävaiheet Vaihe/aika 2016 2017 2018 2019 2020 Projektin vaiheet Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Hankkeen ohjaus ja hallinta Toimintamallin uudistaminen Sopimuskohdistuksen laajentaminen Tietopohja xxx xxx xxx Tarjoaman johtaminen ja kehittäminen Valtioyhteinen tarjoama Ostoprosessi Tarpeiden ennakointi Toimittajien ja sopimusten hallinta Esiselvitys Rekisteritietojen automatisointi Toteutus ja käyttöönotto Sopimusten elinkaarenhallinta JK JK Valtioyhteinen kilpailutus/hankint a/tilausportaali Konseptointi & esiselvitys Toteutus JK 1 JK 2 JK 3 JK 4 Tilaaminen ja laskujen kierto Esiselvitys Hankinta Käyttöönotot nyk. Tiljan aktiivikäyttäjät Käyttöönotot muut Ei vastikkeeliset/ valtionavustukset Esiselvitys Hankinta Käyttöönotot 30