Tulossa: Hankintatoimen sähköistäminen

Transkriptio

1 Tulossa: Hankintatoimen sähköistäminen 1

2 Hanselin hankintapalvelut Puitejärjestelyt Kilpailutukset hankintayksikön puolesta Tulossa: Sähköiset työkalut omien kilpailutusten tekemiseen ja puitejärjestelyjen hyödyntämiseen 2

3 Hankintadirektiivien uudistaminen Hankintadirektiivi ehdotus: Sähköisten menetelmien käyttäminen käytännössä pakolliseksi Tarjouspyynnöt sähköisesti saataville ja tarjousten sähköinen toimittaminen: hankintayksiköt: 54 kk kuluttua yhteishankintayksiköt: 36 kk kuluttua direktiivien voimaantulosta Lopullinen äänestys direktiiviehdotuksesta marras-/joulukuussa

4 Miksi sähköistää? 1. Hankintapäällikköjen työmäärän vähentyminen -> - 25,7% 2. Kaikkien hankinnassa mukana olevien henkilöiden työmäärän vähentyminen -> - 46,8% 3. Tarjousten arviointiin käytetty aika -> - 49,8% 1. Hankintamenettelyt, joissa käytetään valmiita tarjouspyyntömalleja -> 42% Tehokkuus Sähköisen hankintatoimen vaikutukset 1. Hintojen aleneminen -> 3,26% 2. Valitusten määrän vähentyminen vuodessa -> -89,7% 3. Tarjouspyyntöihin liittyvät kysymykset / hankintamenettely -> - 77,0% 1. Saatujen tarjousten lukumäärä -> + 42% 2. Hankintamenettelyt, joissa käytetään sähköistä huutokauppaa -> 47% Läpinäkyvyys 1. Paperimäärän väheneminen hankintamenettelyä kohden -> -87,8% 1. Tarjouspyynnöt ja hankintapäätökset kaikkien saatavilla verkossa -> + 33% 4 Lähde: IPPA.ORG: Public e-procurement - Define, Measure and Optimise Organisational Benefits; Francesco Gardenal, Lombardia Regional Procurement Agency

5 Tilanne EU jäsenmaissa Tarjousten sähköisen toimittamisen osuus NL LV SK BG GR HU LU SI BE CY CZ EE FI FR IT MT PL ES AT DK DE RO Ei tiedossa 0 % < 5 % 5-10 % % % yli 50 % IE PT UK SE LT Jäsenvaltioiden lukumäärät Lähde: Komission tiedonanto Euroopan parlamentille, neuvostolle, Euroopan talous ja sosiaalikomitealle sekä alueiden komitealle

6 Komission tiedonanto Jäsenvaltiot laativat kansallisia strategioita ja yksityiskohtaisia toimintasuunnitelmia täysin sähköisiä hankintoja varten varmistaakseen niiden käyttöönoton julkisia hankintoja ja sähköistä laskutusta koskevissa direktiiveissä vahvistettuihin määräaikoihin mennessä: asetetaan välitavoitteita sähköisten hankintojen ja sähköisen laskutuksen käytölle. säännellään siirtymistä sähköisiin hankintoihin valitsemalla strategia, jolla maksimoida hankinnoista saatavat hyödyt. edistetään yksinkertaistamista, hallinnollisen rasitteen keventämistä sekä pk-yritysten ja valtioiden rajojen yli toimivien tarjoajien osallistumista täysin sähköisiin hankintoihin. tuetaan sähköisten todistusten kehittämistä ja käyttöä. seurataan hankintamenoja ja keskeisiä suoritusindikaattoreita (esim. pk-yritysten osallistumista ja täysin sähköisistä hankinnoista saatavia hyötyjä). tarjotaan yrityksille (erityisesti pk-yrityksille) ja hankintaviranomaisille koulutusohjelmia siirtymisen tukemiseksi. Jäsenvaltioilla on mahdollisuus käyttää rakennerahastoja koulutuksen rahoittamiseen ja mahdollisesti tarvittavan infrastruktuurin luomiseen. otetaan sisämarkkinatavoitteet huomioon kansallisissa strategioissa. 6

7 Menestyksen avaimet oppeja EU:sta Hankintaprosessien uudistaminen ei IT-järjestelmä tukemaan NYKYISIÄ prosesseja Poliittinen: Valtiotasoinen ylhäältä alas johdettu muutosprosessi Yhteinen sähköinen palvelu ei ratkaisu, jonka jokainen hankintayksikkö kehittää itselleen Taloudellinen: Prosessimuutoksissa huomioitava kustannukset Helppokäyttöisyys Koulutus hankintayksiköille ja tarjoajille Tuki Tekninen, lainsäädännöllinen ja strateginen tuki etenkin ensimmäisissä sähköisissä kilpailutuksissa Sosiaalinen: Keskitetysti johdettu koulutusja toimintatapamuutos Teknologia: Ei IT käyttöönottoprosessi

8 Toimenpiteitä Suomessa Hilma sähköinen ilmoitusjärjestelmä Uusittava seuraavan kahden vuoden aikana EU-direktiivien muuttuessa Kansallinen sähköinen laskutus Direktiiviehdotus EU-laajuisesta sähköisestä laskutuksesta (1 Direktiiviehdotuksen mukaisuus? Kuntien sähköinen kilpailutusratkaisu KL-kuntahankinnat ja KuntaIT (JulkIT) 1) 8

9 Hanselin toimenpiteitä Hansel käynnisti kilpailutuksen sähköisestä kilpailutusratkaisusta palveluna Neuvottelumenettely Kahdeksan osallistumishakemusta Neuvottelut kolmen tarjoajan kanssa keväällä ja kesällä 2013 Tavoitteena sopimuksen tekeminen vuoden 2014 alkuun mennessä 9

10 Lähde: EU: Siemens TimeLex Study

11 Tuotteistus- ja kehitysprojekti Ratkaisun lokalisoinnin Tarjouspyyntöjen lataaminen kilpailutusratkaisuun Tarjousten vastaanotto kilpailutusratkaisussa Rakenteisen tarjouspyynnön tekeminen Asiakkaille ja tarjoajille suunnattu ohjeportaali Testaus Auditointi Koulutuksen suunnittelu ja toimittajan tukipalveluiden kehittäminen, käsikirja toimintatapamuutoksista => Ratkaisu kaikkien käyttöönotettavissa 2014 lopulla 11

12 Jatkokehityspolku Joulukuu 2014: Sähköinen huutokauppa Puitejärjestelyn hallinnointi kilpailutusratkaisussa Kevennetyt kilpailutukset Sopimustenhallinta ja rakenteinen sopimus Toimittajan palveluiden jatkuva kehittäminen 12

13 Jatkokehityspolku Uuden hankintalain tullessa voimaan 2015: Uuden lainsäädännön vaatimat muutokset Hilma integraatio Dynaaminen hankintajärjestelmä Sähköinen luettelo Toimittajan palveluiden jatkuva kehittäminen 13

14 Nyt Pian Kohta Paperimaailma Tulosteet Paperien käsittely Sähköiset dokumentit Osittain rakenteiset tarjouspyynnöt Helpompi tarjousten tekeminen sähköisesti Strukturoidut dokumentit Kokonaan rakenteiset tarjouspyynnöt Nopeampi tarjousten käsittely Mahdollisuus tiedon uudelleenkäyttöön Tiedon uudelleenkäyttö Sähköinen huutokauppa Dynaamiset hankintajärjestelmät Automaattinen arviointi Estää tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen tekemisen 14