Sähköisen kilpailutusjärjestelmän toteuttaminen: Millaista järjestelmää ollaan kilpailuttamassa ja missä vaiheessa kilpailutus on?

Transkriptio

1 Sähköisen kilpailutusjärjestelmän toteuttaminen: Millaista järjestelmää ollaan kilpailuttamassa ja missä vaiheessa kilpailutus on? Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumi KL-Kuntahankinnat Oy Tapio Koivisto, ICT-hankintapäällikkö

2 Sähköinen kilpailutusjärjestelmä KL-Kuntahankinnat Oy Kilpailutusjärjestelmä ja sen hyödyt Kilpailutusjärjestelmäprojekti Organisoituminen Hankkeen tilanne Lisätietoja Kilpailuttamisjärjestelmä 2

3 KL-Kuntahankinnat Oy KL-Kuntahankinnat Oy Suomen Kuntaliiton omistama, voittoa tavoittelematon kansallinen yhteishankintayksikkö ei jaa osinkoa omistajalleen tulouttaa hyödyn asiakkailleen hyvänä palveluna ja alhaisempana kustannustasona Tehokas organisaatio 5 ½ työntekijää, erikoisosaamista ulkopuolisilta toimijoilta näin kiinteät kulut voidaan pitää toiminnan alkuvaiheessa matalina toiminnan laajentuessa resurssitarvetta kohtuullisesti Kulut katetaan sopimustoimittajien maksamilla palvelumaksuilla alussa 2 %, nyt keskimäärin 1,2 % linjaus: palvelumaksu alenee kun sopimuskanta riittävä Kilpailuttamisjärjestelmä 3

4 KL- Kuntahankinnat Oy Painopisteet keskittyy kilpailutuksiin, joissa suuremmilla volyymeillä on saatavissa hinta- ja prosessisäästöjä hoitaa tilauksesta hankintoja, joissa yhdellä sopimuksella saadaan aikaan laaja peitto (mm. KuntaIT- hankkeet, työterveyshuollon järjestelmä) osallistuu kehittämishankkeisiin resurssiensa rajoissa KL-Kuntahankinnat Oy 4

5 Kilpailutusjärjestelmä Järjestelmä mahdollistaa tarjouspyyntöjen, tarjousten, tarjousvertailujen ja hankintapäätösten tekemisen sähköisesti Tukee hankintayksiköitä kilpailutuksen teossa sekä yrityksiä niiden osallistuessa kilpailutuksiin Tukee palveluiden ja tuotteiden kilpailuttamista yleisesti käytetyillä hankintamenettelyillä Järjestelmän hyödyt Tehokkuutta kuntien kilpailutusprosessiin Sähköinen tarjouslomake ja tarjouskäsittelyn automatisointi tehostavat merkittävästi kilpailutusprosessia Helpottaa myös tarjouspyyntöihin vastaamista Laadukkaampia kilpailutuksia Virheiden ehkäisy tarjouspyynnössä ja vertailussa Virheiden ehkäisy tarjotessa Yhteiskäyttöisyys ja -toiminnallisuus hankintayksiköissä ja niiden välillä Mahdollisuus hyödyntää mallipohjia, kriteerikirjastoja Kilpailutusjärjestelmä 5

6 Kilpailutusjärjestelmäprojekti Taustaa Laaja valmistelutyö Kunta-IT:n Kiva projekteissa Määrittelytyö Liiketoiminta- ja hinnoittelumalli Toteutusprojektin aikataulu Projekti käynnistettiin Päättyy Periaatteet Projektilla Julk-ICT:n rahoitus Palvelun omistaja Kuntahankinnat Palvelusta puitesopimus kilpailutuksen perusteella Kilpailuttamisjärjestelmä 6

7 Projektin tehtävät Projektin tehtävät Päivittää aikaisemmin tehdyt kilpailutusjärjestelmän tekniset ja toiminnalliset vaatimusmäärittelyt Määritellä kilpailutusjärjestelmän käytön palvelu- ja hinnoittelumalli Valmistella kilpailutusjärjestelmän hankinnan tarjouspyyntödokumentaatio Toteuttaa järjestelmän hankinta Kehittää valittu ratkaisu hankinnan vaatimuksia vastaavaksi Auditoida ja pilotoida ratkaisu ja koota käyttäjäpalautetta Laatia järjestelmän jatkokehityssuunnitelma Toteuttaa projektin eri vaiheissa tarvittavat markkinointi- ja viestintätoimenpiteet Tukea ja ohjeistaa projektin aikaisia järjestelmän käyttöönottoja mm. koulutuksin Kilpailuttamisjärjestelmä 7

8 Projektin organisointi JulkICT Projektin koordinointi Kuntahankinnat Projektivastuu Palvelun omistaja Projektiryhmä Palvelumäärittelyjen täsmennys Sitoutuneiden organisaatioiden edustus Ohjausryhmä Projektin ohjaus Sitoutuneiden organisaatioiden edustus Seurantaryhmä Projektin aikana järjestetään esim. valtion ja kuntaorganisaatioiden edustajille sekä elinkeinoelämän etujärjestöille (mm. Kauppakamari, Suomen Yrittäjät, EK) ja tarjoajayrityksille informaatiotilaisuuksia Kilpailuttamisjärjestelmä 8

9 Projektin organisointi Projektiryhmä Helsingin kaupunki Vantaan kaupunki Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Kirkkohallitus KL-Kuntahankinnat Oy Ohjausryhmä Vantaan kaupunki Helsingin kaupunki Virtain kaupunki HUS-logistiikka VM, JulkICT Kuntaliitto, tietoyhteiskuntayksikkö, KL-Kuntahankinnat Oy Kilpailuttamisjärjestelmä 9

10 Hankinnan sisällön periaatteet yhteiskäyttöinen järjestelmä yhdeltä toimittajalta kilpailutusjärjestelmä toteutetaan palveluna (SaaS) selainpohjainen tukee palveluiden ja tuotteiden kilpailuttamista yleisesti käytetyillä hankintamenettelyillä (dynaaminen hankintajärjestelmä on jatkokehityskohde) Sopimuskausi: 4 v. + optiona 4 vuotta Käyttäjäorganisaatio (hankintayksikkö) maksaa Käyttöönottomaksu Käyttäjämäärään perustuva kuukausimaksu Mahdollinen lisämaksu sähköisestä huutokaupasta Mahdolliset integraatiot omiin järjestelmiin Mahdollinen lisäkoulutus Kilpailuttamisjärjestelmä 10

11 Projektin aikataulu ja tehtävät 1. Projektin valmistelu ja käynnistäminen 2. Määrittelyjen päivittäminen ja hankinnan valmistelu 3. Palvelu- ja hinnoittelumalli Q2/11 Q3/11 Q4/11 Q1/12 Q2/12 Q3/12 Q4/12 Q1/13 Q2/13 5-6/11 5-8/11 8-9/11 4. Hankinnan toteutus Sopimus 8-12/11 TaPy 9/ Järjestelmän kehittäminen ja toteutus 6. Integraatiot muihin järjestelmiin 1-4/12 1-3/12 7. Järjestelmän auditointi 8. Käyttöönottopilotointi 3-6/12 4/12 9. Käyttöönotot 10. Jatkokehityssuunnitelma ja jatkokehitys 4/12-6/13 5/12 -> 11. Projektin päättäminen 6/13 Projektinhallinta Markkinointi ja viestintä

12 Hankeen tilanne Projekti Ohjausryhmä, projektiryhmä ja seurantaryhmä toiminnassa Projektiryhmässä määritelty palvelun sisältö vastaamaan kuntien tarvetta Tekninen vuoropuhelu käynnistetty ennakkoilmoituksella, useita kierroksia Viestintä- ja markkinointitoimenpiteiden suunnittelu Hankintailmoitus julkaistu , tarjouspyyntö tarjoajille Tarjousten vastaanotto Palvelun aikataulu Sopimustoimittajan valinta vuoden 2011 aikana Pilotit maaliskuussa ja käyttöönotot toukokuussa 2012 Osa ominaisuuksista 12 kk sopimuksen käynnistymisestä Jatkokehitystä vuoteen 2013 asti Kilpailuttamisjärjestelmä 12

13 Miten hyödyntämään Ilmoittautuminen ja sitoumus Useita suuria ja pieniä organisaatioita jo mukana kilpailutuksessa Kuntaorganisaatio voi liittyä palvelun käyttäjäksi myös puitesopimuskauden aikana Sitoumus puitesopimukseen liittymisestä Kuntahankinnoille Sitoumuspohja saatavissa Kilpailutusjärjestelmäpalvelun käyttöönotosta asiakaskohtainen palvelusopimus palveluntarjoajan kanssa Kilpailuttamisjärjestelmä 13

14 Lisätietoja Valtiovarainministeriö, JulkICT KL-Kuntahankinnat Oy Projektin omistajuus/ohjaus: Raili Hilakari, ohjausryhmän pj, Projektin tekniset kysymykset: Tapio Koivisto, Maria Saari, Kilpailuttamisjärjestelmä 14