Helsingin kaupungin sopimushallinta

Transkriptio

1 Helsingin kaupungin sopimushallinta Seminaari sähköisistä hankinnoista Helsingin kaupunki Kaupunginkanslian oikeuspalvelut

2 Sisällysluettelo 1. Taustaa 2. Tavoitteet I-II 3. Saavutettavat hyödyt I-II 4. Järjestelmä 5. Hankkeen vaihe ja aikataulu 6. Toiminta I-III Kattavuus Järjestelmän peruskäyttö Sopimusten seuranta ja raportointi 7. Mahdollisuuksia 2

3 Taustaa Helsingin kaupungin ja sen virastojen jokapäiväinen toiminta perustuu pitkälti sopimuksiin. Uusia sopimuksia sekä muutoksia olemassa oleviin sopimuksiin tehdään virastoissa päivittäin. Kaikkiaan sopimuksia on kymmeniätuhansia, ja suuri osa koko sopimuskannasta uusiutuu vuosittain Kaupungin sopimuskannan hallinta on nykyisellään hajautettua ja sopimushallinnan käytännöt vaihtelevat suuresti virastoittain. Yhtenäisiä käytäntöjä ei juurikaan ole. Kaupungilla ei myöskään ole käytössään kaupunkitason järjestelmää tai muuta ratkaisua, jolla sopimuksia voitaisiin hallinnoida keskitetysti ja jonka avulla käytäntöjä voitaisiin yhdenmukaistaa Sopimuksia hallinnoidaan usein manuaalisesti eikä kokonaiskuvaa kyetä monestikaan muodostamaan edes virastotasolla 3

4 Tavoitteet I Sopimushallintahankkeen tavoitteena on kehittää kaupungin sopimushallintaa ottamalla käyttöön kaupunkiyhteinen sopimushallinnan työväline eli tietojärjestelmä, jolla helpotetaan sopimusten hallintaa sopimusten elinkaaren aikana ja mahdollistetaan kaupunki- sekä hallintokuntatasolla ajantasaisen ja luotettavan kokonaiskuvan muodostaminen sopimusten tilasta Kaupunkiyhteisen sopimushallintajärjestelmän käyttöönoton myötä mahdollistetaan samalla yhteisten sopimushallintakäytäntöjen luominen Tavoitteena on parantaa sopimustietojen saatavuutta kaupunki- ja virastotasolla sekä samanaikaisesti helpottaa sopimusten kanssa työskentelevän henkilöstön työskentelyä 4

5 Tavoitteet II Tavoitteena on helppokäyttöinen järjestelmä, jonka peruskäyttö ei edellytä mittavaa koulutusprosessia ja jatkuvaa käyttötuen tarvetta Esimerkiksi erilaisten sopimustyyppien, käyttäjäryhmien ja käyttäjäroolien lisäämisen tulee olla jatkossa helppoa ja omin voimin toteutettavissa 5

6 Saavutettavat hyödyt I Sopimusten systemaattinen hallinta ja sopimusvelvoitteiden seuraaminen sopimuksen koko elinkaaren aikana helpottuu Sopimustietojen saatavuus sopimusten käyttäjille paranee Sopimusten (puitesopimukset) hyödyntäminen tehostuu Hankintojen ohjaus paranee kun tilaamisessa tarvittavat sopimustiedot saadaan paremmin sopimusten käyttäjien saataville 6

7 Saavutettavat hyödyt II Sopimusten seuranta ja raportointi sekä virasto- että kaupunkitasolla selkeytyy ja helpottuu Sopimusten toteutumatietojen hyödyntäminen mm. kilpailutuksessa tehostuu Kaupungin sopimuskannasta ja sopimusten tilasta saadaan ajantasainen ja luotettava kokonaiskuva Sopimusten kanssa työskentely helpottuu 7

8 Järjestelmä Järjestelmäksi on valittu Cloudia Oy:n SaaS-palveluna tarjottava valmisohjelmistoratkaisu ( Cloudia Sopimus ), joka on suunniteltu julkisen sektorin sopimusten elinkaarihallintaan Sopimushallinnan ratkaisuksi valitun järjestelmän hankinta perustuu KL-Kuntahankinnat Oy:n ja Cloudia Oy:n väliseen puitesopimukseen Cloudia Oy:n kilpailutusjärjestelmä on jo useiden kaupungin virastojen, kuten hankintakeskuksen ja Staran, käytössä 8

9 Hankkeen vaihe ja aikataulu Kehitys- ja käyttöönottoprojekti Pilottivirastojen koulutukset ja käyttöönotto Muiden virastojen koulutukset ja käyttöönotto Testaus Kehitys- ja käyttöönottoprojekti loppusuoralla Testaus käynnistymässä Pilottivirastojen käyttöönottosuunnitelmaa viimeistellään; koulutus ja käyttöönotto tarkoitus aloittaa alkuvuoden 2015 aikana Muiden virastojen osalta pääkäyttäjien kouluttaminen ja järjestelmän käyttöönotto alkaa porrastetusti vuoden 2015 aikana 9

10 Toiminta I Kattavuus Vastaisuudessa jokainen uusi laadittu sopimus viedään järjestelmään. Tavoitteena on, että siirtymäajan kuluessa järjestelmään viedään valtaosa kaupungin voimassa olevasta sopimuskannasta, siis myös vanhat sopimukset Sellaiset sopimusryhmät tai -kokonaisuudet, joita hallitaan jo nykyisellään keskitetysti ja erillisratkaisuin, voivat ainakin ensivaiheessa jäädä järjestelmän ulkopuolelle. Näin voi olla etenkin tiettyjen massaluonteisten sopimustyyppien (esimerkiksi vuokrasopimukset) kohdalla 10

11 Toiminta II Järjestelmän peruskäyttö Jokainen uusi laadittu sopimus keskeisine meta- eli sopimustietoineen viedään järjestelmään. Järjestelmä antaa jokaiselle sopimukselle yksilöllisen sopimusnumeron Sopimus muutoksineen on myöhemmin haettavissa ja löydettävissä järjestelmästä erilaisten hakuehtojen avulla. Hakuehtoja voidaan yhdistellä ja rajata Sopimusasiat muodostavat kokonaisuuksia. Näin mahdollistetaan esimerkiksi erilaisten puitesopimusten ja niihin perustuvien sopimusten hallinta yhtenä sopimuskokonaisuutena Pääkäyttäjäroolien lisäksi järjestelmässä on eritasoisia oletuskäyttäjärooleja, joita pääkäyttäjät voivat muokata ja lisätä 11

12 Toiminta III Sopimusten seuranta ja raportointi Järjestelmä antaa määriteltyjä herätteitä eli hälytyksiä, kuten sopimuksen keskeisiä määräaikoja koskevia muistutuksia sopimuksen vastuutahoille. Järjestelmä mahdollistaa myös erilaisten sopimusyhteenvetojen ja raporttien laadinnan hakuehtoja yhdistelemällä Sopimusmuutosten hallinta sekä reklamaatioiden hallinta myös osana järjestelmää Järjestelmän kautta voidaan aloittaa ja käydä valittuun sopimukseen liittyvää keskustelua Käyttöoikeushallinta ja käyttäjäroolit mahdollistavat normaalin käyttäjähallinnan lisäksi esimerkiksi sopimusten vastuuhenkilöiden vaihdon useisiin sopimuksiin kerralla esimerkiksi henkilön siirtyessä pois kaupungin palveluksesta 12

13 Mahdollisuuksia Järjestelmä on väline myös sopimusten laadulliseen seurantaan esimerkiksi erityiskäyttäjärooleja luomalla tai määrittelemällä tietosisältöä pakolliseksi Järjestelmään voidaan luoda ja viedä erilaisia sopimuspohjia ja malleja Sopimusten löytäminen ja sopimusasioiden vastuuhenkilöiden tunnistaminen helpottuu 13

14 Sami Sarvilinna Kaupunginlakimies / sami.sarvilinna@hel.fi Aleksanterinkatu 28 Helsingin kaupunki PL 1, HELSINGIN KAUPUNKI Kaupunginkanslian oikeuspalvelut