Hankinnat. Hyvän tiedon hallitsijat Carita Wuorsalo

Transkriptio

1 Hankinnat Hyvän tiedon hallitsijat Carita Wuorsalo

2 Kirkkohallituksen hankintatiimi tukee hankinnoissa Toimii asiantuntijana kaikissa kirkon keskusrahaston hankinnoissa, jotta varmistutaan siitä, että hankinnan kilpailutus ja neuvottelut hoidetaan ammattimaisesti ja sovittujen periaatteiden mukaisesti ja, että hankinta-asiakirjat, sopimukset ja hankintaperiaatteet ovat juridisesti organisaation edun mukaisia. Lakimies ja hankinta-asiantuntija osallistuvat myös sopimusneuvotteluihin. Osastoilla ja yksiköillä on vastuu hankinnan tarpeellisuudesta ja sisällöstä Carita Wuorsalo

3 Kirkkohallituksen hankintatiimi tukee hankinnoissa Rooli seurakuntayhtymien ja seurakuntien hankinta-asioissa: Tiedottaa yhteisistä hyödynnettävissä olevista sopimuksista sekä valmisteilla olevista kilpailutuksista. Kerää tarpeita koko kirkon kattavista hankintatarpeista ja kilpailuttaa hankintoja koko kirkon laajuisesti silloin kun esimerkiksi KL- Kuntahankintojen sopimuksista ei löydy tarkoitukseen sopivaa puitejärjestelyä. Tukee paikallisesti hoidettavia hankintoja esimerkiksi luomalla seurakuntien käyttöön tarjouspyyntömalleja paikallisiin hankintatarpeisiin ja vastaamalla hankintaprosessin aikana esille tuleviin käytännön kysymyksiin sekä juridisiin kysymyksiin 3

4 Kokonaisarkkitehtuurin vaikutukset hankinnoissa Toiminta Kehitetään sähköistä toimintamallia Kehitetään yhtenäisiä toimintatapoja Tuotetaan arvoa asiakkaille Tietojärjestelmä Kehitetään toimintalähtöisesti Ei päällekkäisiä ratkaisuja Toimittajariippuvuus minimoidaan Avoimet rajapinnat Tieto Tieto on yhteiskäyttöistä pääomaa Hyödynnetään jo olemassa olevaa tietoa Teknologia Luotettavaa Käytetään teknologioita joilla on tulevaisuutta Tietoturvallisuus (tietoturva ja varautuminen) 4 Käytettävyys

5 Hankintojen tietovarannot Hankintoihin liittyvät yhteiset merkittävät tietovarannot (missä järjestelmissä tietoa luodaan, julkaistaan, päivitetään ja poistetaan) Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Cloudia (tarjouspalvelu.fi/evl) -> kilpailutusprosessi alusta loppuun kokonaan sähköisesti Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä Domus->asian avaus, päätösesitykset, päätökset, sopimukset, säilytys Nuotta (Hankinnat sivusto ja Projektit -sivusto) -> käytännön valmistelutyö ja ohjeistus SAP -> seuranta ja ohjaaminen 5

6 Avoin hankintaprosessi, asiakirjat ja järjestelmät 6

7 Hankintojen ohjaamiseen tarvitaan tietoa Keskeisenä tietolähteenä SAP Tuote- ja palveluryhmät Hankintakategoriat Ostot (eurot, tapahtumat, tilikartan mukainen jaottelu) Toimittajat (esim. suurimmat toimittajat) Caritaa Wuorsalo

8 Hankintojen ohjaamiseen tarvitaan tietoa- Tuote- ja palveluryhmät Toimittajamarkkinoiden vaikeus voidaan määritellä käyttämällä toimittajavaihtoehtojen määrää (hankinnan merkitys tuottamisessa). Lisäksi voidaan arvioida teknologiavaatimuksia ja riskejä, toimittajan vaihtamisen vaikeutta ja kustannuksia Tarkasteltavat tuote- ja palveluryhmäkokonaisuudet on hyvä muodostaa tarkoituksenmukaisiksi hankintojen ohjauksen näkökulmasta 8

9 Hankintojen ohjaamiseen tarvitaan tietoa - Hankintakategoriat 1/3 9

10 Hankintojen ohjaamiseen tarvitaan tietoa - Hankintakategoriat 2/3 10

11 Hankintojen ohjaamiseen tarvitaan tietoa - Hankintakategoriat 3/3 11

12 Tehdäänkö itse vai ostetaanko muualta? Organisaation tehtävä on tuottaa arvoa asiakkaalle/jäsenelle eli hankintapäätökset lähtevät siitä, mitä loppuasiakas/-käyttäjä (nykyinen ja tulevat) haluaa Pohdittava ja päätettävä, kuinka paljon tehdään itse ja kuinka paljon ostetaan muualta -> keskitytään ydinosaamiseen Kun päätetty, mitä tehdään itse ja mitä ostetaan, niin mietittävä, miten luodaan suhde toimittajaan -> toimittajahallinta ja toimittajien kehittäminen oma osaamisalueensa 12

13 Keskitettynä vai hajautettuna? Keskittämällä hankintatehtäviä on mahdollista yhdistää hankintatarpeita ja saavuttaa volyymietuja Suuremmat hankintavolyymit mahdollistavat paremman neuvotteluaseman Osa hankinnoista hoidetaan keskitetysti ja osa hajautetusti. Huomioitavaa osaaminen Huomioitava myös hallinnolliseen työhön käytetty työmäärä 13

14 Sähköisten toimintamallien kehittäminen Erityisesti rutiinihankintojen osalta tulisi pyrkiä hankintaprosessin aiheuttamien kokonaiskustannusten minimointiin sekä operatiivisen tehokkuuden varmistamiseen. Hankinnasta maksuun prosessin kehittäminen -> Sähköinen kilpailutusjärjestelmä, sähköinen tilaaminen ja ostolaskujen automaattinen täsmäytys 14

15 Neuvottelumenettelyillä neuvotteluvoimaa Markkinat ja toimijat muuttuvat. Neuvottelumenettelyt tukevat innovaatioiden syntymistä ja kehittymistä. Pyritään löytämään innovatiivisia ratkaisuja tehdään niin kuin ennenkin asenteen sijaan. Saadaan avattua kirkon toimintaympäristöä ja sen erityispiirteitä, hinnoittelumallia Käytetty esimerkiksi seuraavissa koko kirkon tasoissa hankinnoissa: Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä Sijoitusten salkunhallintajärjestelmä Kameravalvonta Konesalipalvelut Viestintäjärjestelmä Lukkari (Verkkosivut) 15

16 Kirkkohallituksen hankintastrategian keskeiset toimintaperiaatteet /2 Hankinta-asiantuntemuksen kehittäminen ohjeet, koulutus hankinnat toteutetaan mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina Ennakoiva toiminta ja hankintojen hallinnan kehittäminen hankintakalenteri, projektimalli pääpaino strategisesti tärkeisiin hankintoihin 16 Kestävän kehityksen huomioon ottaminen ympäristö, sosiaaliset ulottuvuudet Kestävä kehitys tulee huomioida tarjouspyynnöissä ehdottomissa vaatimuksissa ja/tai tarjousten vertailussa.

17 Kirkkohallituksen hankintastrategian keskeiset toimintaperiaatteet /2 Innovatiivisuuden huomioon ottaminen Markkinakartoituksen, tietopyyntöjen ja muiden esiselvitysvälineiden käyttöön suhtaudutaan avoimesti. Hyödynnetään tarpeiden ja mahdollisuuksien mukaan menettelytapoja (esimerkiksi neuvottelumenettelyä ja kilpailullista neuvottelumenettelyä), jotka tukevat innovaatioiden syntymistä ja kehittymistä. Hankintayhteistyön kehittäminen ja verkostoituminen Yhteistyö hankintojen suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa KL-Kuntahankinnat Oy:n puitejärjestelyjen hyödyntäminen Kirkon yhteiset hankinnat IT-hankintojen yhteistyö kirkon kattavasti Ekohankintaverkosto ja muut toimijat Keskusrahaston käytössä olevan Cloudia järjestelmä seurakuntien käytettävissä Hankinnat -sivusto 17

18 Kysymyksiä? Kiitos ja olkaa yhteydessä! 18