13.00 Valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitteet budjettineuvos Tomi Hytönen, valtiovarainministeriö

Transkriptio

1 Agenda Valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitteet budjettineuvos Tomi Hytönen, valtiovarainministeriö Tavoitetilan esittely ja työstäminen erityisasiantuntija Tero Meltti, valtiovarainministeriö kahvitauko Käyttötapaukset tavoitetilan peilinä Kehittämispolku ja seuraavat askeleet

2 Hankintojen digitalisointi Tilannekatsaus ja työpaja virastoille Tomi Hytönen / VM Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto

3 Hallinnon kehittäminen: Hallitusohjelman linjauksia Valtiokonttorin hankinnasta maksuun prosessialueen kehittämisprojektin tuotosten käyttöönotto kaikissa kirjanpitoyksiköissä Hankintojen tarjoomapuolen / hankintojen keskittämisen uudet kehittämis- ja ohjaustarpeet Manuaalisista toimintamalleista luopuminen sekä sähköiseen tilaamiseen ja menojen käsittelyyn siirtymisen tuotavuuspotentiaalin hyödyntäminen Parhaiden käytäntöjen käyttöön ottaminen Tilaustenhallintajärjestelmä, sopimuskohdistukset, tiliöintikoodit, verkkolaskutus Alueen tietojärjestelmien kehittäminen ja uudistaminen Säästövaikutus valtion kustannuksiin v : - 15 milj. euroa 3

4 Nykytilanne ja tavoitteet Muutostarve suuri: Hankinta manuaalista, automaatioaste matala, yhteisiä palvelut vain osin, yhteentoimivuus heikko Vain verkkolaskutuksessa on edetty laaja-alaisemmin Laskut: 85 % verkko 8 % tilaukselliset 2 % sopimuksellisia 1 % tiliöintikoodilliset Valtio HAMA-tavoitteet ja 2015 toteuma 40,0 % 35,0 % 30,0 % 25,0 % 20,0 % 15,0 % Hallitusohjelman tavoitteiden saavuttaminen edellyttää valtion 5,0 % hankintatoimea tukevia ja 0,0 % automaatiota mahdollistavia toteuma *) tavoite tavoite tavoite tavoite tavoite tietojärjestelmäpalveluita, ohjausta sekä toimintatapojen laajaa Tilaukselliset Sopimukselliset Tiliöintikoodilliset muuttamista. 4 10,0 %

5 Yleiskuva tilanteesta ja iltapäivän teema Valtiovarainministeriö on toteuttanut yhdessä Hanselin, Palkeiden ja Valtiokonttorin kanssa tammi-helmikuussa 2016 valmisteluvaiheen, jossa valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitetila täsmennettiin sekä on määritelty hankkeistettu kehittämispolku tavoitetilan saavuttamiseksi. Valmisteluvaiheessa valtion hankintojen digitalisointi kuvattiin kokonaisuutena, tunnistaen rinnakkaiset kehittämishankkeet sekä rajaukset. Valmisteluvaiheen tuloksena valmistunut Valtion hankintojen tavoitearkkitehtuuri. Toimii pohjana valtionhallinnon hankintatoimen ja sen välineiden kehittämisen ohjauksessa ja suunnittelussa. Valmisteluvaiheessa hyödynnetty mahdollisimman runsaasti aiemmin tehtyjä selvityksiä sekä kehittämislinjauksia. Osana valmisteluvaihetta toteutettiin yksityisen ja julkisten organisaatioiden benchmarkkaus sekä alustava markkinakartoitus. Tavoitetilan ja suunnittelun tulosten läpikäynti hallinnon kanssa ja lausuntokierros maalis-huhtikuu

6 Valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitetila ja kehittämispolku Konsernitoimijoiden johdon työpaja VM/HO/Konsernitoiminnot yksikkö, erityisasiantuntija Tero Meltti

7 Tausta Valtion hankintojen digitalisoinniksi on meneillään rinnakkaista kehittämistä sekä uusia kehittämisehdotuksia mm. Hanselin, Valtiokonttorin toimesta. Useat hankintaprosessiin liittyvistä nykyisistä tietojärjestelmistä (mm. TILHA, Rondo) ovat saavuttamassa teknologian osalta elinkaareensa pään. Toisaalta valtion yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (Kieku) on vuoden 2016 aikana käyttöönotettu laajasti. Lisäksi Hansel on ottamassa käyttöön hankintoihin liittyviä tietojärjestelmiä (mm. kilpailutusjärjestelmä). Hankintojen kehittämisen nykytilassa ilmeisenä riskinä on, että hankintojen digitalisointi toteutetaan erillisinä organisaatio- ja tietojärjestelmälähtöisinä hankkeina, jolloin digitalisaatioon sisältyvää tuottavuuspotentiaalia ei onnistuta realisoimaan valtiokokonaisuuden kannalta odotetulla tavalla. Prosessiin voi jäädä toiminnan tehostamispotentiaalin hyödyntämistä estäviä katkoksia ja katveita sekä kehittäminen voi muodostua päällekkäiseksi. Lisäksi nykyisillä toimintatavoilla hankintojen menokäsittelyn tuottavuus on heikentynyt. Huhtikuussa 2014 voimaan tulleissa julkisia hankintoja koskevissa direktiiveissä korostetaan sähköistämisen merkitystä. Direktiivi edellyttää julkisten hankintojen sähköistämistä kolmella tasolla; hankinnoista ilmoittamisessa, tarjouspyynnön julkaisuvaiheessa ja siirtymäajan jälkeen vuonna 2018 myös tarjousten vastaanottamisessa. Hankintatoimen kehittämiselle on asetettu sekä kansainvälisiä että kansallisia tavoitteita. Tavoitteita asettavat mm. OECD Hankintatoimen kehittämislinjaukset 2015, EU e-procurement strategia 2012 ja Golden Book of e-procurement Good Practices 2012, Sipilän hallituksen ohjelma 2015, HANKO- ja HAMA-työ, Valtion taloushallintostrategiassa 2020 (2014) sekä Valtion hankintastrategiassa 2009.

8 Hankinnat hankintatiliryhmittäin v (pl. väylähankkeet ja mp-kalusto) 0, , , ,00 Toimitilat ICT-hankinnat (tavarat, palvelut ja ohjelmistot) Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut Hallinnolliset palvelut alustavat tilinpäätöstiedot Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat 8

9 Tavoitetilassa Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (suunnittelusta ja kilpailutuksesta aina hankinnasta maksuun ja raportointiin). Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva.

10 Toimijoiden kokemat hyödyt tavoitetilassa Asiantuntija/virkamies Voi keskittyä omiin tehtäviin, sillä 1) Tarpeeseen on vastattu ennakoivasti valmiiksi hankituilla palveluilla/tuotteilla. 2) Tilaaminen on helppoa (yksi paikka, automaattinen tiliöinti). Johtaja Voi johtaa johtaa organisaatiotaan siten, että hankinnat mahdollistavat 1) organisaation tehtävien laadukkaan hoitamisen, 2) toiminnan strategialähtöisen kehittämisen ja 3) tuottavat organisaatiolle säästöjä. Hankinta-asiantuntija Voi tukea asiantuntijaa ja johtajaa siten, että hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Taloushallinto-asiantuntija Voi tukea asiantuntijaa ja johtajaa siten, että hankinnat toteutuvat sujuvasti, tehokkaasti ja taloudellisesti palvelujen ja tuotteiden tilaamisesta aina maksuun asti. 10

11 Valtion hankintojen digitalisointi suunnitteluvaiheen, laajuus 11

12 Nykytilassa tunnistettuja haasteita ja tavoitetilan ratkaisut

13 Nykytila valtion hankintatoimea tukevista keskeisistä tietojärjestelmäpalveluista Käyttöliittymä Kilpailutus Matkustus Tilaus Hallinnointikäyttöliittymä Asiakkuuksien ja toimittajienhallinta sekä palvelujen ohjaus Palvelukatalogi Arkisto Sopimuspalvelu Raportointi Mallipohjat Kilpailutus Tarjouspyyntöpalvelu Arkisto Tilannekuva Hankintayksikköjen hallinta Tarjousten käsittely Raportointi Mallipohjat Tilaukset ja laskut Arkisto Ostolaskujen käsittely Kassanhallinta Sähköisen laskun generointipalvelu Kirjanpito TIlinpäätöspalvelu Matkasuunnitelmien hallinta Sopimuskohdistusja tiliöintipalvelu Sähköinen tilauspalvelu Maksuliikenne Matka- ja kululaskujen käsittely Toimittajarekisteri Raportointi Tilannekuva Hankintayksikköjen hallinta Taloussuunnittelu Yhteiset Kertakirjautuminen RoVa YTJ VTJ Sähköinen allekirjoitus Tekniset palvelut Sähköinen asianhallinta Useita Useita tai ei yhtään Yhteinen 13

14 Linjauksia Hankintoja johdetaan ja niitä toteutetaan yhtenä valtiokonsernina Kilpailutus ja tilausprosessit kytketään saumattomasti toisiinsa Keskeiset laskunkäsittelyssä tarvittavat tiedot syntyvät jo sopimuksissa ja tilauksissa Toimittajatieto yhteiseksi Tilausportaali yhdistää eri toimittajien omat tilausratkaisut Tietovarantoja käytetään laajalti yhteisesti Järjestelmäkirjoa vähennetään merkittävästi Erillishankintojen määrää vähennetään, hankitaan lisää jatkuvana palveluna 14

15 Ydinkäsitteet Hankinta sisältää, käsittää Seuranta Tarve kootaan Hankintasuunnitelma sisältää, johtaa Kilpailutus kohdistuu Tuote rajaa / mahdollistaa konkretisoituu Tarjouspyyntö johtaa Tarjous seuraa Hankintapäätös johtaa Sopimus Johtaa tai sisältää kohdistuu kohdistuu johtaa konkretisoituu seuraa Menopäätös Tilaus Toimitus Lasku vähentää siirtyy hankintayksiköltä toimittajalle Resurssi / raha Hankintayksikkö palveluyhteistyö Toimittaja

16 Päätason prosessikartta Hankintojen johtaminen ja kehittäminen Sopimuksen elinkaarenhallinta Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Tarpeen tunnistamine n Suunnittelu Kilpailutus Sopimus Tilaaminen Laskutus Maksaminen Arviointi Tietojen ylläpito ja hallinta 16

17 Valtion hankintatoimea tukevat keskeiset tietojärjestelmäpalvelut Käyttöliittymä Kilpailutusportaali Matkustusportaali Tilausportaali Hallinnointikäyttöliittymä Toimittajan profiilin hallinta Asiakkuuksien ja toimittajienhallinta sekä palvelujen ohjaus Toimittajarekisteri Toimittajaprofiili Hankintayksikköjen hallinta Velvoitteidenhoito -tarkistuspalvelu Integraatiopalvelu Palvelukatalogi Turvallisuusselvityspalvelu Sopimuspalvelu Kilpailutus Tilaukset ja laskut Tarjouspyyntöpalvelu Tarjousten käsittely Kirjanpito Ostolaskujen käsittely Maksuliikenne Markkinaanalyysipalvelu Vaatimuskatalogi Sähköinen tilauspalvelu Kassanhallinta TIlinpäätöspalvelu Matkasuunnitelmien hallinta Taloussuunnittelu Matka- ja kululaskujen käsittely Sähköisen laskun generointipalvelu Sopimuskohdistusja tiliöintipalvelu Yhteiset Kertakirjautuminen YTJ Raportointi Hankintayksikköpalvelu Sähköinen allekirjoitus Sähköinen asianhallinta RoVa VTJ Tilannekuva Mallipohjat Tekniset palvelut Arkisto 17

18 Loogiset tietovarannot 18 Toimittajarekisteri Valtiolla vain yksi Sopimukset Tilaukset Laskut Numerot (Tiliöintikoodi tms.) Taloussuunnitelma Matkalaskut ja -suunnitelmat Raportit Palvelu/tuotekatalogi Hankintasuunnitelma Arkisto Hankintailmoitukset Tarjoukset Kirjanpito Asiakirjat (as.hall) Käyttäjät, henkilöt Hankintayksiköt Roolit ja käyttöoikeudet Useita tietovarantoja Mallipohjat Mallivaatimukset Sähköiset allekirjoitukset YTJ Kansallinen perustietovaranto Validointisäännöt

19 Tietovirtakartta tarpeesta sopimukseen Input Output Toimittaja Rekisteröintitiedot Markkinakartoitustiedot Tarjousasiakirjat, liitteet Hankintakokonaisuus Markkinointiviestintä ja tiedotukset Markkinatietopyyntö Tieto hankintapäätöksestä Toimittaja Talousjärjestelmä Määräraha- ja resurssitiedot Hankintailmoitus Hilma Supo Vero Riskiluokittaja OK/Ei-OK tieto turvallisuusselvityksestä Viranomaisvelvoitteiden hoito, raksitiedot Riskiluokitukset, luottotiedot Avoin rajapinta Avoin rajapinta Kaikki viralliset asiakirjat Toimittajatieto Määrärahavaraus As.hall Taloushallinto Tilaajavastuu.fi TES, työterveyshuollon järjestäminen, urakka- ja työntekijätiedot ORK Rikosrekisteri, velkarekisteri, konkurssi- ja yrityssaneraus, velkajärjestelytieto As.hall Asiatunnus (Diaarinro)

20 Tietovirtakartta tilauksesta maksuun Input Hankintakokonaisuus Output Toimittaja Tilausvahvistus Toimitusvahvistus Tilaus, tilausviite Toimittaja Lasku Valuuttakurssit Tilitiedot, maksatustiedot Avoin rajapinta Avoin rajapinta Maksu Toimittajatieto Tilaus Toimitusvahvistus Määrärahasitoumus Rahoituslaitos Taloushallinto Rahoituslaitos ERP Taloushallinto Henkilöstöhallinto Rekrytointi, tilauksen käynnistys Arkistoitava tilaus-& laskuaineisto Arkisto

21 Työskentely (yksin, pareittain, pöydässä) Mikä tavoitetilassa on innostavaa? (väh. 3 asiaa) Mitkä muutokset nykytilanteeseen on ainakin toteutettava? Miksi? (väh. 3 asiaa) Mitä tavoitetilassa kehittäisit? Miten? (väh. 3 asiaa) 21

22 Tavoitetilan työstäminen 1/2 22

23 Tavoitetilan työstäminen 2/2 23

24 Käyttötapaukset 24

25 Käyttötapaus Käyttötapaus kuvaa käyttäjän ja järjestelmän tai kahden järjestelmän välistä vuorovaikutusta sarjana toimintoja, joita toimija (ihminen tai järjestelmä tai sen osa) suorittaa tai aikaansaa järjestelmällä jonkin tavoitteen saavuttamiseksi.

26 Seuraavat käyttötapaukset on kuvattu Organisaation hankintojen vuosisuunnitelman laatiminen Sähköinen kilpailuttaminen Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) Toimittajaksi valtiolle Sopimusten elinkaarenhallinta Asiantuntijapalvelun tilaaminen Tavaran tilaaminen verkkokaupasta Automaattinen tilaus ulkoisen herätteen pohjalta Sopimuslaskun ja tilauksellisen laskun vastaanotto ja automaattinen käsittely Sisäinen veloitus - toimitilakustannukset Matkustaminen, matkan varaaminen ja matkalasku Hankintojen konserniraportin laatiminen 26

27 Käyttötapausten työstäminen 1/2 27

28 Käyttötapausten työstäminen 2/2 28

29 Seuraavat askeleet 29

30 Seuraavat askeleet Tavoitetila-arkkitehtuurin viimeistely ja lausuntokierros (vko 11-14) à hyväksyminen. Kehittämissuunnitelman täsmentäminen ja hankkeen asettaminen (à vko 14). Kehittämistoimenpiteiden ja projektien organisoituminen (n. vko 15-).

31 Valtion hankintojen digitalisointi - kehittämisen päävaiheet Vaihe/aika Projektin vaiheet Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Hankkeen ohjaus ja hallinta Toimintamallin uudistaminen Sopimuskohdistuksen laajentaminen xxx Tietopohja xxx xxx Tarjoaman johtaminen ja kehittäminen Valtioyhteinen tarjoama Ostoprosessi Tarpeiden ennakointi Toimittajien ja sopimusten hallinta Esiselvitys Rekisteritietojen automatisointi Toteutus ja käyttöönotto Sopimusten elinkaarenhallinta JK JK Valtioyhteinen kilpailutus/hankint a/tilausportaali Konseptointi & esiselvitys Toteutus JK 1 JK 2 JK 3 JK 4 Tilaaminen ja laskujen kierto Esiselvitys Hankinta Käyttöönotot Ei vastikkeeliset/ valtionavustukset Esiselvitys Hankinta Käyttöönotot 31