Ostajan opas. Paikallisruokaa omalta talousalueelta

Ostajan opas Paikallisruokaa omalta talousalueelta

Yhteistyössä mukana:

Ostajan opas Paikallisruokaa omalta talousalueelta Sara Syyrakki FCG Efeko Oy 2009

Ohjausryhmä: Kirsi Viljanen, maaseutuylitarkastaja, Maa- ja metsätalousministeriö Liisa Eloranta, johtava konsultti, FCG Efeko Oy Irma Kärkkäinen, hankepäällikkö, EkoCentria Eija Muukka, hankepäällikkö, EkoCentria Marjaana Manninen, opetusneuvos, Opetushallitus Jaakko Nuutila, ruokakulttuuriasiamies, Maataloustuottajien keskusjärjestö Tytti Seppänen, erityisasiantuntija, Kuntaliitto Sara Syyrakki, johtava konsultti, FCG Efeko Oy Heidi Valtari, Ruoka-Suomi -teemaryhmän koordinaattori/turun yliopisto ISBN: 978-952-5704-07-5 FCG Efeko Oy, Kuntaliitto sekä Maa- ja metsätalousministeriö Ulkoasu ja taitto: Heidi Kekälinen, FCG Efeko Oy Painopaikka: Star-Offset Oy, Helsinki

Sisällysluettelo Elintarvikkeiden tilaaminen lähiyrittäjältä päätöksillä vaikutetaan alueen hyvinvointiin...7 Oppaan tavoite...8 Julkinen ruokapalvelu - lähtökohtana suomalaisten terveys ja kansallinen ruokakulttuuri...9 Mitä lähiruoka on...11 Paikallisruokaa omalta talousalueelta...11 Lähiruoan hyödyt...13 Ruokapalveluyksikön näkökulmasta...14 Kunnan näkökulmasta...15 Ruokailijan näkökulmasta...15 Yrittäjän näkökulmasta...16 Paikalliset toimijat mukaan neuvottelupöytiin...17 Esimerkkejä tuotekehitysmahdollisuuksista tavarantoimittajan kanssa...17 Esimerkki yhteistyöstä...18 Miten lähiruokaa...19 Esimerkki...20 Valtakunnalliset linjaukset kestävistä elintarvikehankinnoista tukevat siirtymistä lähiruokaan...21 Tavoitteet kestäville elintarvikehankinnoille...22 Hankintastrategiasta käytäntöön...23 Mitä lähiruokaan siirtyminen edellyttää...24 Paikallisruokaa omalta talousalueelta...25 Strategisilla päätöksillä on vaikutusta...25 Julkinen ruokapalvelu on tärkeä osa suomalaisen elintarvikkeen laatuketjua...26 Hankintatoimi ja hankintamuodot...27 Hankinnan kynnysarvot...29 Lähituotteet mukaan tarjouskilpailuun...29 Esimerkkejä...30 Hankinnan suunnittelu...31 Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja...33 Edellytykset sekä valinta- ja arviointiperusteet...33 Ensisijaisesti kokonaistaloudellinen ratkaisu...34 Hankintaprosessi...35 Yksinkertaistettu esimerkki kunnan tekemästä tarjouspyynnöstä...36

Tarjousten vertailu ja laatukriteerit...39 Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen...39 Tarjouksien edellytykset vertailuun...39 Tarjousten vertailu...39 Sopimusaikaisen yhteistyön menestystekijät...48 Miksi lähiruokaa ja millä perustein...49 Liite 1: Tarjouspyyntömalli, Turku... 50 Liite 2 Tarjouspyyntömalli, Jämsä... 62 6

Elintarvikkeiden tilaaminen lähiyrittäjältä päätöksillä vaikutetaan alueen hyvinvointiin Tämä opas antaa ruokapalvelujen hankinnoista päättäville eväitä yhteistyön kehittämiseen lähiyrittäjien kanssa. Lähtökohtana on yhteinen halu ja päämäärä kehittää alueellista elinvoimaisuutta sekä alueen ruokapalvelutoiminnan laatua, joustavuutta ja kilpailukykyisyyttä. Ruoan tuottaminen ja sen käyttäminen mahdollisimman lähellä tukevat koko Suomen hyvinvointia. Paikallisten yrityksien ja mahdollisuuksien hyödyntäminen edellyttää alkuvaiheessa molemmilta osapuolilta aktiivisuutta, resursseja ja työtä. Ostajalla on aina oikeus määrittää mitä haluaa ostaa. Ostaja määrittää mm. tuotteeseen, pakkauskokoihin ja toimitusajankohtiin liittyvät vaatimukset. Tarjoaja tarjoaa sen tuotteen mitä pyydetään. Positiiviset muutokset edellyttävät suunnitelmallisuutta ja totuttujen käytäntöjen kehittämistä ja strategisia päätöksiä. Ratkaisut resurssien käyttämiseen tehdään kunnassa budjetin valmisteluvaiheessa. 7

Oppaan tavoite Tuoda lähialueen toimijat mukaan neuvottelupöytiin. Parantaa yrittäjien ja elintarvikehankinnoista vastaavien kilpailuttamisosaamista. Lisätä lähiruokatuotteiden käyttöä ja parantaa pienyritysten merkitystä julkisissa hankinnoissa. Kehittää alueellisia ruokajärjestelmiä luomalla edellytyksiä jatkojalostukselle ja logistisille ratkaisuille alueiden sisällä. Hankintalainsäädäntö mahdollistaa myös elintarvikehankinnoissa ympäristövaikutusten huomioon ottamisen sekä makuun ja esteettisiin seikkoihin liittyvän syrjimättömän laatuarvioinnin. Mikäli haluamme myös tulevaisuudessa turvallista, terveellistä ja maukasta ruokaa, sitä on ostettava tänään. Lähellä tuotettu merkitsee yhteisvastuullisuutta suomalaisesta elintarvikejärjestelmästä. 8

Julkinen ruokapalvelu - lähtökohtana suomalaisten terveys ja kansallinen ruokakulttuuri Laki julkisista hankinnoista astui voimaan 1.6.2007. Uusi hankintalaki tarjoaa uusia mahdollisuuksia pienten ja keskisuurten elintarvikeyritysten ja julkisen sektorin keittiöiden yhteistyölle. Julkisen ruokapalvelun päätökset vaikuttavat koko elintarvikeketjuun aina alkutuotannosta kuluttajan lautaselle saakka. Paikallisen maatalous- ja elintarviketuotannon jatkuminen sekä kehittyminen vaikuttavat laajasti kaikkiin suomalaisiin. Maatalous- ja elintarviketuotanto on merkittävä työllistäjä. Tilastokeskuksen mukaan Suomessa oli vuonna 2007 elintarviketeollisuusyrityksiä 1808 kpl. Näistä 79 % työllistää alle 10 henkilöä, 87 % alle 20 henkilöä ja yli 250 henkilöä työllistäviä on vain 25 kpl. Vuonna 2008 yksi suomalainen söi keskimäärin 153 ammattikeittiöiden eli kahviloiden, ravintoloiden, henkilöstöravintoloiden ja julkisten keittiöiden valmistamaa ateriaa. Tämä oli 1,3 % enemmän kuin vuonna 2007. 9

Kunnat tarjoavat noin 440 milj. ruoka-annosta vuodessa. Vuonna 2008 Horeca-rekisterissä (hotelli-, ravintola- ja catering-rekisteri, Nielsen) oli 9141 julkista keittiötä, joista 4887 on valmistuskeittiöitä. Ammattikeittiöt toimialoittain vuonna 2008 Ravintolat, kahvilat, hotellit 10 804 kpl Henkilöstöravintolat 1 440 kpl Julkiset keittiöt 9 141 kpl Lähellä tuotettuihin ja jalostettuihin elintarvikkeisiin käytetyt varat ovat investointi ruoan laatuun, kansanterveyteen, huoltovarmuuteen, oman alueen talouteen ja työllisyyteen, pk-sektoriin, suomalaiseen ruokakulttuuriin ja suomalaisiin makuihin. 10

Mitä lähiruoka on Paikallisruokaa omalta talousalueelta Lähiruokaa ovat yleisimmin vihannekset, juurekset, hedelmät, marjat, sienet, leipä, viljatuotteet, kala ja liha sekä kansallisesti ajatellen myös maito, jalostetut lihatuotteet ja muut kotimaiset elintarvikkeet. Lähiruokaa eivät pelkästään rajaa kunnan tai maakunnan rajat vaan ajattelun periaatteena on tuoreus, turvallisuus, joustavuus sekä tarpeeseen perustuva oikea määrä ja laatu (esimerkiksi pakkaukset ovat juuri tarpeeseen sopivat, jalostusaste on käyttötarkoitukseen sopiva ja tuotteiden laatu säilyy kuljetusten ja varastoinnin ajan). Lähiruokatyöryhmän määritelmän mukaan (YTR 6/2000) lähiruoka on ruoantuotantoa ja kulutusta, joka käyttää oman alueensa raaka-aineita ja tuotantopanoksia edistäen oman alueensa taloutta ja työllisyyttä. Julkisissa hankinnoissa alueen talouden ja työllisyyden korostaminen ei ole kuitenkaan sallittua. Hankintalainsäädännön vastaista ei sen sijaan ole toimitusketjun lyhyyteen liittyvien kriteerien huomioiminen silloin, kun toimitusketjulla on vaikutusta elintarvikehankintojen laatuun ja ympäristövaikutuksiin. Usein on perusteltua ostaa elintarvikkeita läheltä, jotta asiakas saa tuoretta ja turvallista ruokaa joka päivä yhtä varmasti. Lähiruoan käytöllä tavoitellaan myös järkevää ja läpinäkyvää elintarvikeketjua. 11

Se, että tuotamme itse ruokamme ja käytämme sen mahdollisimman lähellä, tukee koko Suomen hyvinvointia. On tärkeää, että ostajat löytävät myyjät, jalostajat ja tuottajat vuorovaikutuksella ja yhteistyöllä. Yksi vuorovaikutuksen ja yhteistyön kanava on www.aitojamakuja.fi. Suomessa on korkea alan koulutustaso sekä kattava elintarvikevalvonta, mikä näkyy laadukkaina, turvallisina tuotteina. Vahvuutenamme on myös koko elintarvikealan yhteistyössä tekemä elintarvikeketjun pellolta pöytään laatustrategiatyö. Suomessa on kehitetty pitkän ajan kuluessa viljelylajikkeita ja jalostettu eläinrotuja, jotka kestävät pohjoisen ankaria olosuhteita. Suomalaisilla on maailmanlaajuinen velvollisuus ylläpitää myös tätä tieto-taitoa. Pohjoinen ilmastomme rajoittaa myös kasvitautien ja -tuholaisten esiintymistä. Näistä syistä raaka-aineitamme ei rasita lääke- ja torjuntaainejäämät. Tavaroiden vapaa liikkuvuus, sekä ilmastonmuutokseen varautuminen vaativat elintarvikeketjulta jatkuvaa yhteistyön tiivistämistä uhkien ennaltaehkäisemiseksi. Tämä on ollut suomalaisen elintarvikeketjun vahvuus. Meillä suomalaisilla on poikkeuksellinen tilanne eläintautien osalta, sillä Suomi on tautivapauden suhteen kirkkaasti paras maa jokaisessa tuotantoeläinlajissa (siipikarja, siat, naudat ja lampaat). Suomen rikkaan ruokakulttuurin siirtäminen sukupolvelta toiselle sekä ruokakasvatus ovat tärkeä osa julkista ruokapalvelua. 12

Lähiruoan hyödyt Lähiruoka työllistää ja antaa toimeentuloa ja tukee näin aluetaloutta. Lähiruoka on tuoretta, laadukasta ja turvallista. Lähiruoka ylläpitää kulttuurimaisemaa. Lähiruoka säästää ympäristöä ja tukee kestävää kehitystä etenkin, jos lähiruoan logistiikka on toimiva. Lähiruoka auttaa maakuntaa menestymään. Lähiruoka on vastuun ottamista tulevista sukupolvista. Kuluttajien vaatimukset ja toiveet ruoan suhteen liittyvät mm. hintaan, turvallisuuteen, tuotantotapaan, jäljitettävyyteen ja alkuperään. Kuluttajat haluavat entistä useammin tietää, mistä tuote on peräisin. Lähiruoka-ajatteluun liittyy myös lisääntynyt tuotetietous. Mikä on ruokani alkuperämaa? Mistä raaka-aineista ruokani on valmistettu? Ilmasto-, energia- ja ympäristöasiat vaikuttavat kuluttajan valintoihin. Ravinto aiheuttaa neljänneksen kotitalouksien kasvihuonekaasupäästöistä. Kuluttajien valinnan kautta vaikutetaan koko tuotantoketjuun pellolta pöytään. Paikallisen maatalous- ja elintarviketuotannon jatkuminen sekä kehittyminen vaikuttavat laajalti kaikkiin suomalaisiin. Kansallisen huoltovarmuuden turvaamiseksi on huolehdittava riittävästä ravinnontuotannosta omassa elinympäristössä. Lähiruokaa eivät pelkästään rajaa kunnan tai maakunnan rajat vaan ajattelun periaatteena on tuoreus, turvallisuus, toimitusvarmuus sekä tarpeeseen perustuva oikea määrä ja laatu. Kunta on merkittävä ja varma elintarvikkeiden ostaja. Suhdannevaihtelut tai vuosittaiset sääolot eivät juurikaan vaikuta kunnan elintarvikehankintoihin. Kaikki suomalaiset ovat jossain elämänsä vaiheessa julkisen ruokapalvelun asiakkaita. 13

Ruokapalveluyksikön näkökulmasta Asiakastarpeisiin soveltuvat elintarvikkeet Pellolta pöytään ketjun läpinäkyvyys lisääntyy Ruokaturvallisuus paranee, asiakkaalle turvallisuuden tunne, tietoa ja kasvatusta ruoan alkuperästä Aidot maut, keittiön kannalta tuotteiden saanti ja tuoreus paranevat Ravitsemus- ja ruokakasvatus: mahdollisuus vaikuttaa elinikäisiin ravitsemustottumuksiin Laajentaa asiakkaan ymmärrystä ravitsemuksesta Erityistarpeet: mm. Lapset, vanhukset ja potilaat tarvitsevat erityistarpeittensa mukaista ruokaa. Lisäksi erityisruokavaliot ja eettiset valinnat (ympäristölaatu, eläinten hyvinvointi, kasvis-, luomu-, jne.) Vaikuttavat tarjottavaan ruokaan kunnissa Sesonkituotteiden monipuolinen käyttäminen mahdollistuu Ammattikeittiöiden käyttöön saadaan tuotantoprosessiin sopivammat tuotteet Tuotteeseen liittyvät ominaisuudet: jalostusaste, uutuusarvo, helppous, soveltuvuus suoraan tarjoiluun ja muut keittiön työaikaa säästävät ominaisuudet ja ratkaisut Työaikatarpeen väheneminen keittiössä, esimerkiksi ei yksittäispakattuja kurkkuja. Pakastemarjoja ei tarvitse kuumennuskäsitellä Tuotteiden tulee olla riittävästi ja turvallisesti pakattuja, mutta ei ylipakattuja. Pakkaukseen liittyvät ominaisuudet: ympäristöystävällisyys, pienempi pakkausjätteen määrä, helppous, sopivat toimituserät, pakkauksen koko, esimerkiksi liha tarpeen mukaan tai pakkaaminen suoraan keittiön tarjoiluastioihin Toimituksiin ja tilauksiin liittyvät hyödyt: tuoreus, oikea-aikaisuus, keskitetyt tilaukset ja toimitukset, ajansäästö kaikille osapuolille, yksinkertainen laskutus, toimitusvarmuus ja helppous. Sähköisen tilausjärjestelmän hyödyntäminen Hävikin väheneminen ja hyötysuhteen paraneminen Turhien pakkausten ja varastoinnin väheneminen Palvelun joustavuus (elintarvikkeiden jalostus- aste, käyttöominaisuudet ja soveltuvuus) 14

Kunnan näkökulmasta Alueen elinvoimaisuus ja työllisyys parantuvat Lapset, aikuiset ja vanhukset tuntevat paikallisen ruokatuotannon Paikallista ruokakulttuuria ylläpidetään ja kehitetään Kuntalaisten kokema huoli lisä- ja säilöntäaineiden liikasaannista vähenee Elinkaaren aikaisten ympäristövaikutusten väheneminen ja kestävän kehityksen periaatteen konkretisoituminen Julkisessa ruokailussa edistetään terveyttä Toimitaan kokonaistaloudellisesti Ruoka on maittavaa, hävikki pienenee Ruokailijan näkökulmasta Varmuus ruoan puhtaudesta Ruoan parempi maku Turvallisuuden tunne: ruoan alkuperä tiedossa ja tiedetään tuotteiden gm-vapaus ( geenimuunneltu elintarvike ) sekä atsoväriaineiden ja muiden tarpeettomien lisäaineiden käyttö Kuntalaisten kokema huoli lisä- ja säilöntäaineiden liikasaannista vähenee Lapset, aikuiset ja vanhukset tuntevat paikallisen ruokatuotannon Sesonkiaikainen vaihtelu tuo monipuolisuutta ruokavalioon Paikallisen ruokakulttuurin ylläpitäminen ja kehittäminen Nautinto paikallisista perinnetuotteista Vitamiinien ja hivenaineiden säilyminen elintarvikkeissa Elinkaaren aikaisten ympäristövaikutusten väheneminen ja kestävän kehityksen periaatteen konkretisoituminen Terveyden edistäminen julkisessa ruokailussa Kokonaistaloudellisuus Ruoka on maittavaa, hävikki pieni Alueen elinvoimaisuus ja työllisyys parantuu 15

Yrittäjän näkökulmasta Lapset, aikuiset ja vanhukset tuntevat paikallisen ruokatuotannon Sesonkiaikainen vaihtelu sekä paikallisen ruokakulttuurin ylläpitäminen ja kehittäminen antaa pk-yrityksille mahdollisuuden tarjota tuotteitaan Sopimuksella viljelijä tai tuottaja tai niiden yhteenliittymä voi keskittyä ostajalle sopiviin tuotteisiin ja kehittää niitä yhdessä ostajan kanssa Yritys pystyy työllistämään Alueen elinvoimaisuus ja työllisyys parantuu Tuotekehitysyhteistyöllä luodaan tarvetta vastaava jalostusaste ja pakkauskoko, uutuusarvo, helppous, soveltuvuus suoraan tarjoiluun, muut keittiön työaikaa säästävät ominaisuudet ja ratkaisut 16

Paikalliset toimijat mukaan neuvottelupöytiin Lähiyhteys yrittäjiin ja päättäjiin tuo joustavuutta kaupankäyntiin ja yhteistyöhön. Lähituottajat voivat vastata suoraan ostajan tarpeisiin. Ostajan tulee kartoittaa alueen elintarviketarjonta tarjouspyynnön tavoitetilan määrittelyä varten. Kunnan päättäjät, hankinnoista ja ruokapalveluista vastaavat määrittelevät tavoitetilan ja osoittavat tarjouspyyntöjen kautta kiinnostuksensa yhteistyöhön lähialueiden yrittäjien kanssa. Esimerkkejä tuotekehitysmahdollisuuksista tavarantoimittajan kanssa Tuotteeseen liittyvät ominaisuudet: jalostusaste, uutuusarvo, helppous, soveltuvuus suoraan tarjoiluun ja muut keittiön työaikaa säästävät ominaisuudet ja ratkaisut Työaikatarpeen väheneminen keittiössä, esim. ei yksittäispakattuja leipiä 17

Pakkaukseen liittyvät ominaisuudet: ympäristöystävällisyys, pienempi pakkausjätteen määrä, helppous, sopivat toimituserät, pakkauksen koko, esimerkiksi liha tarpeen mukaan tai pakkaaminen suoraan keittiön tarjoiluastioihin. Tuotteiden tulee olla riittävästi ja turvallisesti pakattuja, mutta eivät ylipakattuja. Toimituksiin ja tilauksiin liittyvät hyödyt: tuoreus, oikea-aikaisuus, keskitetyt tilaukset ja toimitukset, ajansäästö kaikille osapuolille, yksinkertainen laskutus, toimitusvarmuus ja helppous. Sähköisen tilausjärjestelmän hyödyntäminen. Esimerkki yhteistyöstä L & J Alastalo Oy:n edustaja kertoo: Olemme toimittaneet perunatuotteita Hyvinkään kaupungille jo yli 10 vuoden ajan. Tänä aikana yhteistyötä on pyritty kehittämään molempia osapuolia tyydyttävään suuntaan. Yhdessä on mietitty parhaat mahdolliset toimitusajat, kuljetus- ja pakkausmuodot. Emänniltä saatu palaute on ollut korvaamaton apu yritystoiminnan kehittämisessä. Vuosien saatossa yhteistyöstä on kehittynyt joustavaa ja hyvin toimivaa. Joitakin vuosia sitten mietimme, miten voisimme nostaa tuotteidemme jalostusastetta. Asiaa oli alettu samaan aikaan pohtia myös Hyvinkään kaupungin ruokahuollossa. Luontevinta oli alkaa tehdä kuutio-, suikale- ja viipaleperunoita. Aluksi hankimme pienen silppurikoneen ilman sen suurempia linjastoja, ja aloimme erään asiakkaan kanssa kokeilla miten nämä tuotteet soveltuisivat Hyvinkään kaupungin tarpeisiin. Vähitellen sana levisi kaupungin sisällä ja tuotteita alettiin käyttää myös muilla keittiöillä. Investoimme isompiin laitteisiin sekä linjastoon, joka helpotti meidän työtämme sekä mahdollisti aiempaa isompien määrien tuotannon. Tällä hetkelle melkein kaikki Hyvinkään kaupungin keittiöt käyttävät valmiiksi pilkottuja perunoita. Tarjosimme tuotteita myös muille asiakkaillemme ja monet ovat siirtyneet käyttämään vähitellen näitä tuotteita niiden helppouden, syntyvän ajansäästön sekä hävikin vähenemisen vuoksi. 18

Miten lähiruokaa Ajantasainen tieto paikallisista yrittäjistä ja tuotteista on kunnan kokonaisedun mukaista ja on edellytys paikallisten tuotteiden saamiselle. Ostajien on löydettävä tuotteiden myyjät, jalostajat ja tuottajat helposti. Yritykset tuotteineen ovat esillä mm. valtakunnallisessa elintarvikealan yritysten internet- portaalissa www.aitojamakuja.fi sivustolla. Paikallisten yrityksien ja mahdollisuuksien hyödyntäminen edellyttää alkuvaiheessa molemmilta osapuolilta aktiivisuutta, resursseja ja työtä. Ratkaisut resurssien käyttämiseen tehdään kunnassa budjetin valmisteluvaiheessa. Kunta tiedottaa tietyn tuotteen tai palvelun tarpeesta hyvissä ajoin ennen tarjouspyyntöä. Tällöin mahdollistetaan yrityksen toiminnan laajeneminen tai uuden yrityksen syntyminen. Pk-yritysten osallistumismahdollisuuksia voidaan edistää mm. ottamalla osatarjouspyynnöt ja puitejärjestelyt hankinnoissa käyttöön, laatimalla tarjouspyyntöasiakirjoista mahdollisimman informatiiviset ja yksiselitteiset sekä esim. luomalla tarjouslomakkeita, joita on helpompi täyttää kuin lähteä tyhjältä sivulta täyttämään vapaamuotoista tarjousta. Direktiivien mukaisella puitejärjestelyllä laajennetaan perinteisesti käytettyjen puitesopimusten soveltamisalaa. Puitejärjestelyssä sopimuksen perusteet kilpailutetaan. 19

Sopimuksen yksityiskohdat esim. tavara- ja palvelumäärien osalta tarkentuvat sopimuskauden aikana. Hankinnat suoritetaan puitesopimuksen mukaisesti joko suorina tilauksina sovittujen ehtojen pohjalta tai kilpailuttaen vielä yksityiskohdat puitejärjestelyssä mukana olevien yritysten kesken (ns. minikilpailu). Jälkimmäinen kilpailuttaminen erottaa ne perinteisistä puitesopimuksista. Esimerkki L&J Alastalo OY: Tärkeää olisi että peruna ja muut kuoritut vihannekset pidettäisiin omana ryhmänään, eikä liitetä niitä muihin elintarvikkeisiin. Silloin meillä pikku kuorimoilla ei ole mahdollisuutta kilpailla mukana, koska valikoima yleensä käsittää vain perunaa, porkkanaa ja lanttua ja muita juureksia. Käytetään hankintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta. Määritellään vähimmäisvaatimuksin esim. leivän ikä, kuoritun perunan säilöntäaineettomuus ja säilytysaika, mahdollisuus käyttää pakastettuja marjoja ja vihanneksia ilman kuumennuskäsittelyä. Kunnan tulisi määritellä hankintatoimea organisoidessaan, mitkä tuotteet kilpailutetaan, mitkä tuotteet kilpailutetaan laajasti hankintarenkaassa tai kuntakohtaisesti. Kaikkia tuotteita ei ole pakko kilpailuttaa hankintarenkaassa, mikäli se ei ole on tarpeenmukaista ja perusteltua. Esim. teemaviikon elintarvikehankinnat voidaan sisällyttää osatarjouspyyntöön tai hoitaa puitejärjestelmin. Tuotteen ikään (esim. leipä 6 tuntia paistamisesta, peruna 24h kuorimisesta) voi asettaa kohtuullisia vaatimuksia silloin kun sillä on vaikutusta tuoreuteen ja tuotteen laatuun. Elintarvikelainsäädäntö antaa pk-yrityksille mahdollisuuden lyhytaikaisille poikkeamille liittyen helposti pilaantuvien elintarvikkeiden lämpötilavaatimuksiin. Paikallinen kuljetus ja pienimuotoinen elintarvikemyynti on helpompaa. Tuoreen luonnonkalan ja viljellyn kalan nostopäivä on selvästi kirjallisesti ilmoitettava myynnin yhteydessä. Tämä auttaa ostamaan mahdollisimman tuoretta kalaa ja tukee paikallisen kalan käyttöä. 20

Valtakunnalliset linjaukset kestävistä elintarvikehankinnoista tukevat siirtymistä lähiruokaan Kuntien on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että ne noudattavat valtioneuvoston periaatepäätöstä kestävien valintojen edistämisessä julkisissa hankinnoissa. Periaatepäätöksessä pyritään konkretisoimaan julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007), 2 :n tavoitetta järjestää hankintatoiminta siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. Siinä esitetään tavoitteita julkisten varojen käytölle sekä toimenpiteitä, joihin ryhdytään kasvihuonekaasupäästöjen, jätemäärän ja ympäristön kemikalisoitumisen pienentämiseksi sekä luonnonvarojen kestävän käytön ja ympäristömyötäisten innovaatioiden edistämiseksi. Tavoitteena on myös luoda julkisiin organisaatioihin ympäristöjärjestelmä tai ohjelma, sisällyttää ympäristönäkökulma hankintastrategioi hin ja ohjeistukseen sekä päivittää julkisten hankintojen energiatehokkuudesta annetut suositukset. Kuntien olisi laadittava myös ohjeistus kestävien elintarvi kehankintojen periaatteista. 21

Kestävä tarjoomus tai elintarvike on mahdollisimman lyhyen toimitusket jun tai sesongin mukainen tuote, tai se on tuotettu luonnonmukaisesti tai todennettavasti vastuullisten periaatteiden mukaisesti. Ympäristö-, luomu- ja vastuullisuusmerkkien kriteereiden soveltamisessa keskeistä on, että kriteerit liittyvät hankinnan kohteeseen ja että ne on laadittu avoimesti, yhteistyössä eri osapuolten kanssa sekä kolmannen osapuo len todentamana (Hankintalain 45 :n mukaisesti ja ISO 14024 kriteeri en mukaisesti) Tavoitteet kestäville elintarvikehankinnoille Ruokapalvelujen elintarvikehankintojen kestävyyttä lisätään: luonnonmukaisesti tuotettua, kasvisruokaa tai sesonginmukaista ruokaa on tarjolla valtionhallinnon keittiöissä ja ruokapalveluissa vähintään kerran viikossa vuoteen 2010 mennessä ja vähintään kaksi kertaa viikossa vuoteen 2015 mennessä. Suosituksena todetaan, että julkisen sektorin ruokapalveluissa sitoudutaan ottamaan huomioon koko elinkaari raaka-aineiden tuotantotavoista, jalostuksesta, säilytystavoista ja kuljetuksista biojätteisiin. Energian ja veden kulutus optimoidaan ja biojätteiden määrä sekä elintarvikkeiden ilmastovaikutus minimoidaan. Kestävissä hankinnoissa tavoitteena on löytää erityisesti ympäristön ja talouden kannalta paras ratkaisu suunnittelemalla toiminta niin, että tarvitaan mahdollisimman vähän hankintoja, luonnonvaroja, energiaa, materiaaleja ja kuljetuksia. Tavoitteena on hankkia tuote, jonka käytön aikaiset ympäristökuormitukset ovat mahdollisimman pienet, jonka käyttöikä on mahdollisimman pitkä, joka on korjattava ja huollettava ja jonka valmistuksessa otetaan huomioon koko elinkaaren aikaiset ym päristövaikutukset. Hankinnoissa pyritään myös varmistumaan tuotteen alkuperästä, jotta esimerkiksi raaka-aineet eivät ole peräisin ympäris töistä, joilla on suuri biologinen ja/tai sosiaalinen suojeluarvo. Niissä tapauksissa, joissa tuotantomenetelmillä on suuri vaikutus tuotteen tai palvelun ympäristölaatuun, asetetaan mahdollisuuksien mukaan vaati muksia tuotantomenetelmille, ja palvelun tarjoajalta edellytetään selvi tyksiä palvelun suorittamisessa toteutettavista ympäristötoimenpiteistä. 22

Hankintastrategiasta käytäntöön Kaikilla päätöksentekotasoilla toimimisen tulee perustua kokonaisedun tavoitteluun ja päätöksien olla linjassa toistensa kanssa. Erityisen tärkeää on, että tiedottaminen on avointa ja tavoitteet ovat kaikkien toimijoiden tiedossa. Valinnat edellyttävät tarvittaessa muutosta myös hankintamenettelyyn sekä valmiutta pidentää sopimuskautta ja hyväksyä osatarjouksia. Vain pidemmän sopimuskauden avulla lähiyrittäjällä on mahdollisuus panostaa tuotannon suunnitteluun ja investoida tuotantovälineisiin. Osatarjousten hyväksyminen ja puitejärjestelyt hankinnoissa ovat keino pitää yllä vaihtoehtoista kilpailua. Valintojen lähtökohtana ruokapalveluissa ja hankintatoimessa tulee olla myös yhteiskunnallinen ja ekologinen vastuu. Organisaation selkeä hankintastrategia edesauttaa hankintaprosessin läpivientiä. Strategiassa määritellään organisaation yhteiset linjat, myös pehmeät arvot, kuten vastuullisuus. Hankintastrategiaan kuuluu myös päätös siitä, pyritäänkö hankintoja keskittämään vai hajauttamaan. Toinen, osittain hankintojen keskittämiseenkin liittyvä, tärkeä päätös on se, ostetaanko elintarvikkeet suoraan tuottajilta vai käytetäänko tukkukapan palveluita. Hankintastrateginen päätös on osatarjousten mahdollistaminen. Tarjouspyynnössä kerrotaan, millaisista osista tai osa-alueista tarjouksen voi 23

antaa ja miten se pitää antaa. Esimerkiksi on pohdittava, voiko tarjouksen antaa vain yhdestä osa-alueesta vai pitääkö tarjota useampia osa-alueita ja mitä tarjouksen on kunkin osa-alueen osalta pidettävä sisällään. Kaikilla päätöksentekotasoilla toimimisen tulee perustua kokonaisedun tavoitteluun ja päätöksien olla linjassa toistensa kanssa. Erityisen tärkeää on että tiedottaminen on avointa ja tavoitteet ovat kaikkien toimijoiden tiedossa. Mitä lähiruokaan siirtyminen edellyttää Kaikki toivovat, että oma kunta ja seutu voivat hyvin, ruokapalvelulle riittää asiakkaita, kunnalle veronmaksajia ja seudulla tuottajia ja yrittäjiä. Lähiruoan hankkiminen edistää usein paikallisalueen elinvoimaisuutta, mutta hankintalainsäädäntö kuitenkin rajoittaa näiden näkökohtien huomioimisen tarjouskilpailussa. Lähiruoan käyttäminen on kuitenkin mahdollista. Jopa pohjoisissa kasvuolosuhteissa kunnallisten keittiöiden lähiruoan käyttöaste voi olla yli 50 %. Kysymys on tahdosta ja halusta kehittää yhteistyössä toimivat mallit ja ratkaisut. Kehittäminen lähtee siitä, että saman pöydän ääressä keskustelevat avoimesti: Kunnan ja seudun päättäjät Ruokapalvelusta vastaavat Seudun elintarvikeyrittäjät ja -tuottajat Alueelliset kuljetusyrittäjät Asiakkaan edustajat Maaseudun ja elintarviketalouden kehittäjätahot Tarvittaessa myös ulkopuoliset asiantuntijat. Aloitteen tekijänä voi toimia kuka tahansa em. tahoista, ensisijainen vastuu on päättäjillä ja viranhaltijoilla, jotka vastaavat yhteiskunnan rahoista, kunnan taloudesta, elinvoimaisuudesta, kuntalaisille tarjottavista palveluista ja niiden laadusta. Kestävät hankinnat edellyttävät, että koko organisaatio sitoutuu niihin. Johdon on oltava hankinnoista vastaavien tukena ja sitouduttava valittuihin tavoitteisiin. Ostajan on ennen tarjouspyyntöjen laatimista hankittava tietämys alueen elintarvikkeiden tarjoajista. Lähituottajat voivat vastata suoraan ostajan tarpeisiin. Kunnan päättäjät, hankinnoista ja ruokapalveluista vastaavat määrittelevät tavoitetilan ja osoittavat tarjouspyyntöjen kautta kiinnostuksensa yhteistyöhön lähialueiden yrittäjien kanssa. 24

Paikallisruokaa omalta talousalueelta Elinvoiman eväät Strategisilla päätöksillä on vaikutusta Alueen elinvoimaisuuteen ja tasapainoiseen kehitykseen talouteen ja työllisyyteen Yrityksien menestymisen mahdollisuuksiin asukkaiden terveyteen ympäristöön ja kestävään kehitykseen Turvallisuuteen Toimiviin markkinoihin ja omavaraisuuteen Kulttuuriin ja kehitykseen Kuntalaisten ja muiden asiakkaiden palvelun laatuun 25

Moni työikäinen suomalainen syö päivän ainoan lämpimän aterian työpaikalla. Siksi joukkoruokailun kansanterveydellinen merkitys on suuri. Kesäkuussa 2008 annettu valtioneuvoston periaatepäätös terveyttä edistävän liikunnan ja ravinnon kehittämislinjoista velvoittaa julkista sektoria noudattamaan joukkoruokailusta annettuja suosituksia aiempaa tarkemmin. Käytännössä periaatepäätös tarkoittaa sitä, että ravitsemus ja liikunta täytyy kirjoittaa kunnan hyvinvointisuunnitelmaan. Periaatepäätös antaa myös esimerkiksi kouluruokailusuosituksille erityisen painoarvon, kun niissä todetaan, että kouluruoan tulisi olla ravitsemussuositusten mukaista. Julkinen ruokapalvelu on tärkeä osa suomalaisen elintarvikkeen laatuketjua Lähellä tuotettuihin ja jalostettuihin elintarvikkeisiin käytetyt varat ovat investointi ruoan laatuun, kansanterveyteen, huoltovarmuuteen, oman alueen talouteen ja työllisyyteen, pk-sektoriin, suomalaiseen ruokakulttuuriin ja suomalaisiin makuihin. Kaiken lähtökohtana on yhteinen halu ja päämäärä kehittää alueellista elinvoimaisuutta sekä oman ruokapalvelun laatua ja kilpailukykyä 26

Hankintatoimi ja hankintamuodot Julkisia hankintoja säätelee hankintalainsäädäntö. Avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteiden noudattaminen luo lähtökohdan ja perustan julkisen sektorin hankkijoiden työlle. Hankintamuotoja on erilaisia: avoin-, rajoitettu- ja neuvottelumenettely sekä harvoissa tapauksissa suora hankinta (esim. hankinnan vähäinen arvo/täydennyshankinta). Hankinnat luokitellaan suuruudeltaan kynnysarvoihin perustuen. Hankinnan ennakoitua arvonlisäverotonta kokonaisarvoa (on koko sopimuskauden arvo) verrataan kynnysarvoon. Hankinnan ylittäessä kynnysarvon se on kilpailutettava hankinta-asetuksen sääntöjä noudattaen. Kiellettyä on hankinnan jakaminen osiin siten, että keinotekoisesti pyrittäisiin alittamaan kynnysarvo. Hankinnoista ja kilpailuttamisesta saa lisätietoa mm. osoitteesta www.hankinnat.fi ja www. hankintaohjeistus. fi paikallisista hankintakäytännöistä omasta kunnasta. Julkisten ruokapalvelujen suurimmat toteuttajat ovat kuntia. Kuntien ruokapalveluasiakkaita ovat päiväkotilapset, koululaiset, ikäihmiset, potilaat ja henkilöstöruokailijat. Ruoan tuoreus, turvallisuus sekä maittavuus ovat näille asiakasryhmille erittäin tärkeitä. Tutun kalastajan pyytämä muikku maistuu ikäihmiselle. Kunta etsii sopimuskumppaneikseen luotettavia yrityksiä, jotka tarjoavat hinnaltaan kilpailukykyisiä, laadukkaita ja ammattikeittiöön sopivia elintarvikkeita. Olennaisia kriteerejä laadukkaalle tuotteelle ovat turvallisuus, tuoreus, oikea jalostusaste, pakkauskoko, toimitusvarmuus ja rytmi. 27

Tuotekehitysyhteistyöllä luodaan tarvetta vastaava jalostusaste ja pakkauskoko, uutuusarvo, helppous, soveltuvuus suoraan tarjoiluun, muut keittiön työaikaa säästävät ominaisuudet ja ratkaisut. Kunnan elintarvikkeiden ostamisesta ja palvelujen järjestämisestä vastaavat eri kunnissa eri toimissa olevat henkilöt. Tyypillisesti kunnassa on erikseen hankintaorganisaatio, joka valmistelee suuremmat tarjouspyynnöt ja tekee hankintasopimukset yhdessä ruokapalveluista vastaavien henkilöiden kanssa. Pienemmissä hankinnoissa ratkaisuja tekevät myös yksittäiset keittiöt. Yksittäiset keittiötkin odottavat tavarantoimittajiltaan yhtenäistä ja koordinoitua palvelua. Elintarvikkeiden hankintasopimukset ovat yleensä kestoltaan 1 3 vuotta. Hankintoja säätelevät tarpeet, markkinat sekä hankintalaki. Kaikissa hankinnoissa noudatetaan tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteita. Kansallisen kynnysarvon (yli 15.000 euroa) ylittävät hankinnat ilmoitetaan julkisten hankintojen ilmoituskanava HILMAssa osoitteessa www. hankintailmoitukset.fi. HILMAssa tehdään ja julkaistaan ilmoitus EU-laajuisesta sekä kansallisesta hankinnasta suomen tai ruotsin kielellä. Ilmoittamisvelvoite kansallisissa hankinnoissa astui voimaan 1.6.2007 uusien hankintalakien myötä ja koskee 1.6.2007 ja sen jälkeen käynnistettäviä hankintoja. Hankintalain 17 :n mukaan hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Jos sopimuksen arvoa ei makseta yhtenä eränä, käytetään sopimuksen pituutta: kolmen vuoden sopimuksessa kolmen vuoden arvo, kahden vuoden sopimuksessa kahden arvo jne. Maksimirajan muodostaa neljä vuotta: yli neljä vuotta tai toistaiseksi voimassa olevien sopimuksen arvo lasketaan neljän vuoden sopimuksen mukaan. Sen jälkeen kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa, voi hankintayksikkö julkaista hankintailmoituksen myös muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä, kuten sanoma- tai ammattilehdissä taikka omilla internet-sivuillaan. Muualla julkaistavassa ilmoituksessa on mainittava päivä, jona ilmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAssa. Mahdollisille tarjoajille voidaan lähettää myös suoraan tarjouspyynnöt hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. 28