Palvelutuotannon lautakunta 90 27.08.2015 Palvelutuotannon lautakunnan vastine tarkastuslautakunnan arviointikertomukseen vuodelta 2014 592/02.02.01/2015 Palvelutuotannon lautakunta 90 Tarkastuslautakunta on arviointikertomuksessaan vuodelta 2014 pyytänyt palvelutuotannon lautakunnalta sen näkemys siitä, miten lautakunnan toimintakate vuoden 2014 talousarvion tilinpäätöksessä oli n. - 0,9 milj. euroa kun lautakunnan budjetoitu toimintakate oli - 2,7 milj. euroa. Tämä myönteinen poikkeama oli merkittävä, jopa 1,8 milj. euroa. Näin suurta toimintakatteen poikkeamaa olisi tullut tarkastuslautakunnan mielestä analysoida tarkemmin. Tarkastuslautakunta pyytää palvelutuotannon lautakunnan näkemystä siitä, miten poikkeamat vaikuttavat kunnan palvelutuotannon laatuun ja asiakastyytyväisyyteen. Lisäksi pyydetään selvitystä siitä, miten seurataan ostopalveluiden suoritteita ja laatua, miten asetetut tavoitteet kuvaavat palvelutuotannon lautakunnan ydintoimintoja ja ohjaavat toimintaa. Kiinteistöjen ylläpito-, huolto- ja korjaustoiminta. Rakennuskannan ylläpito-, huolto- ja korjaustoiminnan talousarvion tehtäväalueiden yhteenlaskettu toimintakate vuonna 2014 oli 1 040 180 euroa kun se saman vuoden tilinpäätöksessä oli 1 856 000 euroa eli tilinpäätöksen toimintakate poikkesi käyttösuunnitelman toimintakatteesta n. 0,82 milj. euroa. Seuraavassa syitä toimintakatteen varsin suureen poikkeamaan: Henkilöstökulujen ja henkilöstön sivukulujen vähentyminen talousarviovuoden aikana Koko henkilöstön kahden viikon kestävä lomautus sekä työnjohdon supistaminen: 1 työnjohtaja irtisanottiin ja toinen työnjohtaja jäi loppuvuonna eläkkeelle, säästö yhteensä n. 230.000. Myös rekrytointikielto aiheutti säästöjä henkilöstökuluissa vuonna 2014. Käyttösuunnitelmassa oli huomioitu 1 2 aluehuoltomiehen palkkakulut talousarviovuoden aikana. Henkilöstökulujen supistus aiheutti arviolta n. 230.000 euron säästöt vuonna 2014. Poikkeuksellisen lauha talvi Lauha talvi tuotti säästöjä kiinteistöjen lämmityskuluissa ja vähentyneessä talvi kunnossapidossa. Kiinteistöjen lämmityskulut pienenivät arviolta n. 100.000 ja ja piha alueiden talven kunnossapitotyöt arviolta n. 30.000. Lauhan talven tuottama kokonaissäästö arviolta n. 130.000. Ostopalvelujen vähentyminen
Ostopalvelujen kustannukset olivat vähentyneet vuonna 2014 merkittävästi. Osasyy ostopalvelujen vähenemiseen lienee työnjohdon supistuminen eikä organisaatio ollut riittävästi ennakoinut vuoden aikana tapahtuvia muutoksia. Alkuvuonna työnjohdollisissa tehtävissä toimi 6 henkilöä mutta vuoden aikana tapahtuneiden henkilöstön supistusten jälkeen lukumäärä supistui 4:ään (- 35 %). Jäljelle jäävä työnjohto ei pystynyt eikä ehtinyt järjestää ja valvoa niin monta työkohdetta vuoden aikana kun olisi ollut tarpeen. Ostopalveluihin esitettyjen määrärahojen kokonaiskäyttö oli tilinpäätöksessä n. 92 % ja käyttämättä jäi n. 450.000. Osa käyttämättä jääneestä määrärahasta johtuu myös lauhasta talvesta ja vähentyneestä talvikunnossapidosta (pihojen auraus ja hiekoitus). Em. perusteella voidaan arvioida, että ostopalvelut supistuivat ja säästö n. 400.000. Ostopalvelujen väheneminen, kokonaissäästö n. 400.000. Palvelutuotannon palvelujen laatu on kärsinyt ja asiakastyytyväisyys on laskenut mm. henkilöstöresurssien ja riittävän työnjohdon vähentämisestä sekä siksi, että organisaatio ei ollut riittävästi valmistautunut henkilöresurssien vähenemiseen vuoden aikana. Ostopalveluiden suoritteiden ja laadun seuranta Vuosittain suoritettavan asiakaskyselyn tulosten perusteella palvelutuotannon lautakunta arvioi kouluarvosanoilla palvelutuotannon toiminnan laatua ja suoritteita. Suoritteiden ja palvelujen laadun vastausten keskiarvoa käsitellään asiakkailta tulleiden palautteiden perusteella. Suoritemittausta suoritetaan vuosittain myös niin, että seurataan rakennusten korjauksiin, ylläpitoon, ruokahuoltoon ja siivoukseen käytettyjen määrärahojen kokonaiskäyttöä vuosittain ( / k-m2 / kk tai suorite ). Myös valtakunnallisesti seurataan toimitilojen tehokasta käyttöä. Vuosittain suoritetaan laskelma opetuskäytössä ja päiväkotikäytössä olevien rakennusten asiakasmäärästä / h-m2. Kirkkonummen tulosta verrataan eräiden kuntien keskiarvoihin. Miten asetetut tavoitteet kuvaavat palvelutuotannon lautakunnan ydintoimintoja ja ohjaavat toimintaa. Palvelutuotannon tavoitteena on asiakkaiden kasvavan palvelutarpeen parantaminen ja kustannustietouden sekä asiakastyytyväisyyden lisääminen. Tavoitteet liittyvät palvelustrategian kaikkiin näkökulmiin ja erityisesti päämääriin väestön hyvä elämä, tavoitteisiin ja yhteistyöhön sitoutunut hyvinvoiva henkilöstö, kuntaorganisaation ja työyhteisön toimivuus, asiakaslähtöiset ja vaikuttavat palvelut sekä tehokkaat palvelujen järjestämistavat ja toimivat prosessit. Tavoitteiden toteutumista seurataan vuosittain lautakuntatasoisesti asiakastyytyväisyysmittauksilla. Sisäisille asiakkaille toimitetaan sähköinen kyselylomake, johon asiakkaat voivat merkitä oma arvionsa kouluarvosanoilla korjaustoiminnan, ylläpitotoiminnan,
huoltomiestoiminnan, siivoustoiminnan ja ruokahuollon järjestämisestä, palvelujen laadusta ja palvelujen toimivuudesta. Tarkoitus on, että aluehuollon toimintaa tarkastetaan lähiaikoina ja että joku alue ulkoistetaan kokemusten ja kustannustietouden saamiseksi. Tarjouspyyntö on parhaillaan tekeillä. Sisäilman laatuun on viime aikoina panostettu ja korjaustoimenpiteitä sisäilman laadun parantamiseksi on lisätty vuosittain. Yhteistyötä on lisätty kuntaorganisaatioiden välillä mm. piha-alueiden hoidossa (kesä- ja talvihoito sekä leikkivälinehoito). Lautakunnan vuosittain päivitettyyn korjausohjelmaan sisällytetään asiakkailta tulleita korjaus- ja muutostöitä myönnettyjen määrärahojen suhteen. Kunnallistekniikan investointipalvelut ja kunnossapitopalvelut Kuntatekniikan tulosalueen suurimmat kustannuserät muodostuvat katu- ja muiden yleisten alueiden kunnossapitokustannuksista. Tarkastelujaksolla suurimmat säästöt aiheutuivat siitä, että vuoden 2014 talvikuukausien aikana oli vähän lunta ja sen ansiosta kunnossapitotöiden määrä oli keskimääräistä pienempi. Kesäkaudella yksikön henkilöresurssit olivat mm. lomautusten ja ei palkattujen kausityöntekijöiden vaikutuksesta alimitoitetut ja siten yksikkö ei kyennyt suorittamaan kaikkia viheralueiden ylläpito- ja siivoustöitä. Tämän vaikutuksesta osa tarvittavista ostopalveluista jäi myös suorittamatta. Tarkastelujaksolla ei saavutettu kaikin osin haluttua laatutasoa ja saadun kuntalaispalautteen perusteella yleinen tyytyväisyys palvelutasoon on vähentynyt. Yksikössä kukin toimihenkilö valvoo ostopalvelujen laatua tehtäväkuvauksensa ja esimiehen antamien ohjeiden mukaisessa laajuudessa. Palvelutuotannon lautakunnan asettamat tavoitteet kuten esim. merkittävien julkisten alueiden kunnossapitoa on kehitetty nostamalla kunnossapidon tasoa kuntakeskuksen alueella. Valitettavasti kunnossapidon tasoa on vastaavasti jouduttu laskemaan muilla alueilla kokonaiskustannukset huomioiden. Vesihuoltolaitos Vuodelle 2014 vesihuoltolaitos asetti tavoitteeksi Upinniemen varuskunnan vesihuollon käytön ja ylläpidon siirron osaksi vesihuoltolaitoksen normaalitoimintaa. Tavoitteessa onnistuttiin hyvin ja Upinnimen vesilaitos ja verkostot ovat laitoksen henkilöstön käytössä saatu optimoitua hyvään käyttökuntoon. Vedenjakelun häiriötön toimittaminen on vesihuoltolaitoksen kannalta
ydintoimintaa ja sen tulee toimia kaikissa tilanteissa. Näin ollen uuden verkoston ja vesilaitoksen käyttöönotto oli erityisen tärkeää vuonna 2014. Myönteinen tuloskehitys vesihuoltolaitoksen kannalta syntyi monista osatekijöistä. Vuosi 2014 oli melko vähäsateinen, joka vähensi jätevesiviemärin vuotovesiä. Suurin osa Kirkkonummen jätevesistä ohjataan HSY:n verkostoon ja jokaisesta kuutiosta maksetaan korvaus. Näin ollen vuotovesien vähentyminen vaikuttaa suoraan laitoksen tulokseen. Menoja karsi myös vuodelle 2014 tehdyt toimistohenkilöstön lomautukset sekä 1,5 henkilön irtisanomiset. Tällä oli kuitenkin laitoksen kannalta myös huomattava työllistävä vaikutus, joka lisäsi osittain kuluja. Vesihuoltolaitoksen tulot olivat myös hieman ennakoitua paremmat. Tämä johtui lähinnä veden myynnin lisääntymisestä. Tuloja pienensi arvioidusta Siuntion jätevesien liittämisen myöhästyminen Kirkkonummen verkostoon. Kirkkonummen vesihuoltolaitos veloittaa sopimuksen mukaisen taksan Siuntion kunnalta jokaisesta jätevesikuutiosta. Ruokapalvelut Ruokapalvelujen henkilöstökuluissa säästettiin lomautusten ja pitkien sairauslomien takia 123 500 euroa. Lisäksi ruokapalvelujen tarvikemenojen kohdalla säästettiin 162 000 euroa johtuen siitä, että lomautusten ja sairauslomien aikana ruokatuotantoa supistettiin ja ja yksinkertaistettiin. Sen lisäksi joidenkin elintarvikkeiden hintoja halpuutettiin. Tästä johtuen vuosikate oli ennakoitua arviota korkeampi. Ostopalveluja seurataan ja laatua valvotaan hankintasopimusten mukaisesti. Lisäksi ruokapalvelun suoritteita seurataan ja raportoidaan sovitun mukaisesti. Ruokapalvelun laatua ja asiakastyytyväisyyttä seurataan asiakastyytyväisyys- kyselyjen avulla. Tulokset osoittavat ruokapalvelujen toimivan hyvin ja ruuan- ja palvelunlaadun olevan hyvää. Henkilökunnalle vuosi oli todella raskas lomautusten ja lukuisten sairauslomien vuoksi, sillä sijaisia ei palkattu. Ruokapalvelu on voimakkaasti aikaan sidottua toimintaa ja toimipisteitä on paljon, joten alimitoitettuna toiminta on helposti haavoittuvaa. Siivouspalvelut Siivouspalveluissa säästö oli 182.000 Henkilökunta oli kovilla lomautusten vuoksi, siivouspalveluihin ei palkattu yhtään sijaista koko vuoden aikana. Ostopalvelujen osalta laatua valvottiin yksiköittäin hankintasopimusten mukaisesti. Ikkunoita jätettiin pesemättä koko kunnassa. Näin säästettiin oman
henkilökunnan voimavaroja ja tehtiin säästöjä myös ostopalveluissa. Kaikista muista palveluun kuuluvista työtehtävistä suoriuduttiin kunnialla kaikesta huolimatta. Toivotaan, että mikäli jatkossa lomautuksiin joudutaan menemään, siivoushenkilökuntaa ei lomautettaisi. Ilman siivouspalvelua toiminta joudutaan keskeyttämään monissa toimipisteissä, niin herkkä ja tärkeä asia se kuitenkin on. Valmistelijat: - talonrakentamisen kunnossapitopäällikkö Ralf Lönngren, puh. 040 044 8932 - kuntatekniikkapäällikkö Eero Vartiainen, puh. 050 414 0615, - vs. vesihuoltopäällikkö Jarno Köykkä, puh. 0400 442 753 - ruokapalvelujohtaja Toini Linnanmäki, puh. 040 084 9154, - siivouspäällikkö Nina Sandström, puh. 050 364 7825 sähköposti: etunimi.sukunimi(at)kirkkonummi.fi Ehdotus Yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja: Palvelutuotannon lautakunta päättää antaa yllä olevan vastineen kunnanhallitukselle tarkastuslautakunnan vuoden 2014 arviointikertomukseen. Päätös Palvelutuotannon lautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti. Tiedoksi Muutoksenhakuohje jatkokäsittelyyn kunnanhallitukselle muutoksenhakukielto, koska asia on valmistelua