Sivu 1 / 5 Tarjouspyyntö monitoimilaitteista Tilaaja Epilepsialiito ry Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki Y-tunnus: 0221136-2 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu www.epilepsia.fi - verkkosivuilla. Hankinnan ennakoitu arvo ei ylitä kansallista kynnysarvoa neljän vuoden sopimuskaudella. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustelluista syistä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Hankinnasta on julkaistu tarjouspyyntö www.epilepsia.fi sivulla 30.11.2015. Hankinnan kohde Tilaaja pyytää leasingsopimustarjousta kahdesta (2) monitoimilaitteesta oheislaitteineen ja ohjelmistoineen (kopiointi, verkkotulostus ja verkkoskannaus), tarjoustanne kahdesta (2) monitoimilaitteesta oheislaitteineen ja ohjelmistoineen (kopiointi, verkkotulostus ja verkkoskannaus) sekä tarjoustanne edellä mainittujen laitteiden huoltopalveluista. Huoltopalveluilla tarkoitamme laitteiden ohjelmistopäivityksiä, sekä huolto- ja korjauspalveluja, käyttäjäkoulutusta, käyttäjätukea, väriaineita, osia, tarvikkeita, niittejä, pois lukien paperit. Sijoituspaikkana ovat Epilepsialiiton pääkonttori osoitteessa Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki ja Epilepsialiiton aluetoimisto osoitteessa Hämeenkatu 13 B, 33100 Tampere. Tilaaja hankkii laitteet 48 kuukaudeksi (4 vuotta) leasingsopimuksella ja niihin tehdään huoltosopimus 48 kuukaudeksi (4 vuotta) tai tilaaja ostaa laitteet omakseen ja niihin tehdään huoltosopimus 48 kuukaudeksi (4 vuotta). Molemmat laitteet hankitaan samalta toimittajalta ja molempien laitteiden kohdalla noudatetaan samaa hankintatapaa (molempien kohdalla optio 1 tai molempien kohdalla optio 2). Sopimusten alkamisajankohta on 1.1.2016. Päätös hankinnasta tehdään viimeistään 18.12.2015. Laitteille asetetut yleiset vaatimukset Monitoimilaitteiden tulee olla liitettävissä verkkotulostimina tilaajan tietoverkkoon sekä niiden tulee olla yhteensopivia tilaajan Windows -käyttöjärjestelmän kanssa. Lisäksi molemmissa monitoimilaitteissa tulee olla seuraavat ominaisuudet: mustavalko- ja väritulostus
Sivu 2 / 5 A3- ja A4-kokoisten arkkien yksi- ja kaksipuoleinen tulostus-, kopiointi- ja skannausmahdollisuus Useasivuisen dokumentin kerralla kopioiminen ja skannaaminen Kopio- ja tulostusmäärien kustannuspaikkakohtainen seuranta Suomenkielinen käyttöjärjestelmä Skannaus sähköpostiin, palvelimelle ja Sharepoint-ympäristöön. Nidonta, rei itys ja lajittelutoiminnot Syöttölaite Viimeistelijä Skannaa kerran, kopioi useita -toiminto Henkilökohtaiset tulostuslaatikot Usean sivun tulostaminen yhdelle sivulle Paperikasettien minimikapasiteetti 2000 arkkia. Helsingin laitteen vaaditut ominaisuudet: min 40 MV A4-kokoista tulostetta / kopiota minuutissa Mahdollisuus tallentaa kopioitavat tiedostot laitteelle (min 160 GB) Tampereen laitteen vaaditut ominaisuudet: min 30 MV A4-kokoista tulostetta / kopiota minuutissa Mahdollisuus tallentaa kopioitavat tiedostot laitteelle (min 100 GB) Arvioidut kopio- ja tulostusmäärät (sisältävät A4 ja A3 -paperikoot): Mustavalko / vuosi Väri / vuosi Helsinki 100 000 kpl 35 000 kpl Tampere 50 000 kpl 8 000 kpl Laitteiden tulee olla arkistointilaitoksen hyväksymiä, pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistamiseen soveltuvia (arkistolaki 831/1994, 11 ). Laitteiden tulee olla CE-merkittyjä ja niillä on oltava vaatimuksenmukaisuusvakuutus. Laitteiden käyttöliittymän, käyttöohjeiden sekä käyttöpaneelien näkymän on oltava suomenkielisiä. Laitteiden huollolle asetettavat ehdottomat vaatimukset Laitteille tarjottavaan huoltoon on kuuluttava koneesta johtuvat huoltokustannukset varaosineen, sekä kaikki väriaineet koko sopimuskauden (48 kk / 4 vuotta) ajan. Tarjottavaan huoltoon on myös sisällyttävä matka- ja ym. korvaukset. Kaikki huoltoon liittyvät palvelut on toimitettava suomenkielitaitoisen henkilön toimesta. Huollon vasteajan on oltava sellainen, että huolto tehdään huoltotarpeen ilmoittamista seuraavana arkipäivänä, mikäli huoltotarve ilmoitetaan ennen klo 17. Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Sivu 3 / 5 Toimitusehdot Tarjoushinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina (alv. 0%) nettohintoina. Laitteiden huoltohintojen osana tulee ilmoittaa kaikki toimittajan velvoittamat kustannukset, jotka liittyvät laitteiden toimittamiseen ja asentamiseen toimintavalmiiksi tilaajan verkkoon ja käyttäjien opastamiseen laitteiden käyttöön. Hinnat ilmoitetaan liitteenä olevan lomakkeen mukaisesti (Liite 3 - Hintalomake). Maksuehto ja laskutus Maksuehto on vähintään 14 pv netto, kun laite on toimitettu ja asennettu käyttövalmiiksi. Option 1 mukainen leasingvuokra ja huoltosopimuksen maksu laskutetaan 3kk jaksoissa ja huoltosopimuksen hinta tasataan jokaisen vuoden viimeisessä erässä toteutuneiden tulostusmäärien mukaan. Option 2 mukainen huoltosopimusmaksu laskutetaan 3kk jaksoissa ja tasataan jokaisen vuoden viimeisessä erässä toteutuneiden tulostusmäärien mukaan. Ylläpitomaksua ei laskuteta erikseen, vaan kaikki kulut on sisällytettävä huoltosopimuksen hintaan. Maksuajan on oltava vähintään 14 pv netto. Erillisiä lasku-, rahti-, lähetys-, ym. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskun tulee täyttää siltä vaadittavat edellytykset. Verkkolaskuosoite: 003702211362 Välittäjän tunnus: 003708599126 Välittäjä: Liaison Technologies Alihankinta Alihankintaa ei hyväksytä. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajalla tulee olla tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Verot ja lakisääteiset maksut tulee olla suoritettuna. Tarjoajan tulee tarjouksen mukana toimittaa selvitykset seuraavista seikoista: Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus), sekä Y-tunnus (tulostettavissa osoitteessa www.ytj.fi ). Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä, sekä sosiaaliturvamaksuista Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta Tarjouksen mukana toimitettavat selvitykset ja todistukset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi suoritetaan ennen tarjousten vertailua.
Sivu 4 / 5 Tarjouksen laatiminen Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla (liitteet 1, 2 ja 3). Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoukseen tulee liittää suomenkieliset esitteet tarjotuista laitteista. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankintapäätös ja sopimus Päätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille sähköpostitse viimeistään 18.12.2015. Tarjoajien on ilmoitettava tarjoajan kelpoisuutta käsittelevässä liitteessä (liite 1) sähköpostiosoite, johon päätös lähetetään. Option 1 mukaiset hankintasopimukset (leasingsopimus ja huoltosopimus) laaditaan, kun tarjoajan valinta on tehty. Option 2 mukaiset hankintasopimukset (ostosopimus ja huoltosopimus) laaditaan, kun tarjoajan valinta on tehty. Hankintasopimukset laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä) 1. Hankintasopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009, tavarat) 5. Tarjous Huoltosopimus ja mahdollinen leasingsopimus tehdään tarjouspyynnön mukaisin ehdoin, 48 kk. Tarjouksen voimassaolo ja vastaanotto Tarjouksen on oltava voimassa 31.1.2016 saakka. Tarjous liiteasiakirjoineen ja esitteineen lähetetään kirjallisena sähköpostiosoitteeseen epilepsialiitto@epilepsia.fi. Sähköpostin aihe tulee olla muodossa: Tarjous: Monitoimilaitteet <yrityksen nimi>. Tarjous esitteineen tulee toimittaa myös postitse osoitteeseen: Epilepsialiitto Jussi Korpimäki Malmin kauppatie 26 00700 Helsinki Kuoreen tulee merkitä Tarjous: Monitoimilaitteet <yrityksen nimi>. Sähköpostitse toimitettavan tarjouksen on oltava perillä 10.12.2015 klo 12.00. Postitse toimitettavan tarjouksen lähetyspäivän oltava sama 10.12.2015. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon.
Sivu 5 / 5 Eri toimitustapoja käyttäen toimitettujen tarjousten poiketessa toisistaan käytetään paperisena toimitettua tarjousta ensisijaisena. Lisätiedot ja kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee lähettää 4.12.2015 klo 15.00 mennessä osoitteeseen epilepsialiitto@epilepsia.fi. Sähköpostin aihe tulee olla muodossa: Kysymys: Monitoimilaite. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan osoitteessa www.epilepsia.fi viimeistään 7.12.2015 klo 12.00. Jussi Korpimäki Epilepsialiitto Liitteet: Liite 1: Tarjoajan kelpoisuus Liite 2: Laitteiden ominaisuudet Liite 3: Hintalomake