ESAVI-kirjanpitoyksikön Kieku-kokemuksia Valtiokonttorin Kieku-tilaisuus 02.04.2014 Talouspäällikkö Pasi Katajisto
Yleistä Kirjanpitoyksikön virallinen nimi on Etelä-Suomen aluehallintovirasto ESAVI-kpy koostuu 6 aluehallintovirastosta ja 11 maistraatista Henkilöstömäärä 31.12.2013 on Aluehallintovirastoissa 1248 henkilöä Maistraateissa 779 henkilöä Toimipisteitä valtakunnan koko alueella 2
Kiekun käyttöönotto Kieku otettiin käyttöön aluehallintovirastoissa ja maistraateissa 01.10.2013 Kieku korvasi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät Maistraattien VAKAVA-kassajärjestelmän päivitys Kiekuyhteensopivaksi Yhteistyö Palkeiden kanssa korostuu käyttöönottovaiheen aikana mutta myös tuotantokäytön aikana 3
Kokemuksia käyttöönotosta AVIen ja maistraattien käyttöönotto venyi pitkälle aikajaksolle; välillä oltiin tyystin tauolla, mutta tietty järjestelmän kehitystyö jatkui taustalla Hanke oli erittäin työllistävä, työllistävyyttä lisäsi vielä käyttöönoton ajoittuminen loppuvuoteen Kokouksia ja palavereita oli runsaasti; mentiinkö aina eteenpäin Testikannan puute hankaloitti suunnittelutyön toteuttamista Lopputuloksena nykyaikainen järjestelmä, jota on opittava käyttämään tehokkaasti 4
Hyvää: Henkilöstöhallinto SAP-järjestelmä toimii ammattikäyttäjien osalta hyvin Työajan kohdentaminen on helpompaa kuin aiemmin, kunhan omat tiedot ja asetukset on laitettu kuntoon Poissaolojen hallinnointi on helpompaa Raportointiominaisuudet ovat aiempaa parempia ja kattavampia Kehitettävää: Ammattikäyttäjän rooli kuormittuu Ajanhallintajärjestelmän kokonaisuus on ollut eniten ongelmia ja kysymyksiä aiheuttava Ohjelmalliset puutteet ja virhetilanteiden runsaus Kehittämisehdotukset toteutuvat huonosti 5
Taloushallinto Seurantakohteiden rakentaminen todella tärkeää. Korostuu etenkin monivirastoisessa kpy:ssä. Tähän kannattaa panostaa projektin alussa kaikkien osapuolten toimesta AVIen laskutus lähti takkuillen käyntiin; ollaan menossa kohden parempaa ja työ prosessin tehostamiseksi käynnissä Raportoinnin koulutus käynnistymässä virastoissa AVIen jakopalkkojen raportointikoulutus järjestetään Palkeiden toimesta 4/2014 Jakopalkkojen tietojen luotettavuus arveluttaa Järjestelmäkoulutusta voisi järjestää myös käyttöönoton jälkeen (esim. HAUS:n toimesta) Uusien validointisääntöjen tuotantoon saaminen on hidasta, prosessi pitäisi saada joustavammaksi 6
Maistraatit Pääosin Kiekun kanssa menee tulojen käsittelyn puolella (VAKAVA) hyvin Laskusuoritusten tarkistaminen on osoittautunut hyväksi toiminnoksi. Tämä toiminto tuli maistraatteihin käyttöön Kiekussa Maistraattien lähettämät maksukehotukset ongelmallisia, koska maksukehotuksiin pystyy asettamaan vain yhden lähettäjätiedon Maistraateilla on Kiekun aikana vain yksi tulotili; tulojen käsittely valtakunnallisessa poolissa tehostaa merkittävästi toimintaa Jatkokehityshankkeet: Maistraatit tarvitsevat mahdollisuutta sähköiseen laskutukseen ja asiaa selvitellään parhaillaan Valtiokonttorin kanssa. Kieku -taloushallinnon raportoinnin opetteluun kuluu aikaa; uudet monipuoliset ominaisuudet 7
HTH Kiekun mukana tullut uusittu LKP-kartta ja tulosyksikköseuranta olivat parannus toimitilojen talousseurantaan; kun toimitila on korotettu seurattavaksi tulosyksiköksi, myös tämä menoerän seurattavuus/kiinnostavuus lisääntyy ja raportointi tarkentuu. Tarkempi raportointi, paremmin kohdistetut kehittämistoimet. Myös Kiekun KPY-tasoinen BI-raportointi on loistava parannus Meritt-maailmaan verrattuna (suodatukset, raporttien rakenteet, tulosteet ym.) kun vain käyttäjä osaisi kaiken ottaa irti. Lisä- /kertauskoulutus raportoinneista ei olisi pahasta, mikä vinkkinä vaikka VK:lle 8