PAYREF EROTUOMARIMAKSU- JÄRJESTELMÄ

Transkriptio

1 PAYREF EROTUOMARIMAKSU- JÄRJESTELMÄ Yleistä Seurojen ohjeet Päivitetty

2 PayRef - erotuomarimaksujärjestelmä Erotuomarimaksutapojen yhdenmukaistaminen ja lain mukaan toimiminen Verokirjalla toimiminen, kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset, ennakonpidätysten tilittäminen Maksujen maksaminen sovitulla tavalla Lajiliitot menossa kaikki tähän toimintatapaan Seurojen taloushallinnon keventäminen Liitto ottaa huolehtiakseen erotuomarimaksuista syntyvän taloushallinnon seurojen resurssien ohjaaminen urheiluun Kehitystyö aloitettu syksyllä 2012 valmista Ensimmäisessä vaiheessa luotiin järjestelmä määritykset ja haettiin kumppanit toteuttamaan projektia Syksyn 2013 aikana valmistui järjestelmän prototyyppi Käyttöliittymän koodaus talvella valmista toukokuussa Manuaalien laadinta kevät-kesä 2014 ja käyttäjäkoulutukset elokuussa Järjestelmän parissa työskentelee kolme liiton virkailijaa sekä liiton muuta henkilöstöä tarvittaessa, kaksi testaajaa ja kaksi koodaajaa Järjestelmää varten hankitaan järjestelmävalvoja valvomaan maksujen oikeellisuutta ja siirtämään ne maksatukseen

3 Erotuomarimaksujärjestelmä Seuroilta kerätään ennakkomaksu sarjailmoittautumisten yhteydessä Kyseessä ei ole laina seuroilta liitolle vaan ennakkomaksu Seuroilta kerättävät maksut omalle tilille Ennakkomaksuilla varmistetaan maksujärjestelmän likviditeetti ei vaikutusta liiton likviditeettiin oman tilihallinnon vuoksi Järjestelmän kassavirta laskettu ja rahoitustarve on Kerätyt ennakkomaksut palautuvat seuroille nollalaskuina ja tarvittaessa palautuksina kauden jälkeen Hallintomaksulla saadaan taloushallinto Maksu kattaa järjestelmästä syntyvät taloushallinnon kustannukset Kyseessä on läpikulkuraha ei liiton varainkeruuvero Kuukausittainen seuralaskutus Seuraa laskutetaan kuukausittain toteutuneista erotuomarikustannuksista hallintomaksuineen Kauden lopussa seuroille ns. nollalaskut sekä tarvittaessa palautukset Seura maksaa siis vain toteutuneista erotuomarimaksuista Seura saa erittelyn otteluista ja ottelusta syntyneistä kustannuksista Erotuomari saa kuukausittain palkkakuitin hänelle maksetuista maksuista Erotuomari saa vuosi-ilmoituksen kalenterivuoden vaihduttua Taloushallinnon palvelut toteuttaa Rantalainen Oy

4 Erotuomarijärjestelmä - kokonaisprosessi Erotuomari Nimeäjä Ottelu Joukkue Järjestelmä valvoja Hallinto Seura Yhteystiedot Verokortti Pankkitiedot Tietojen ylläpito Nimettävät tuomarit Nimetyt erotuomarit Reklamoi vääristä tiedoista Ottelutietojen kuittaaminen Vahvistaa muutokset Palkkioiden maksaminen Lakisääteiset ilmoitukset Maksu Ottelu- ja tuomaritiedot tarkistus Laskun tarkistus Virheellisen laskun korjaus Laskutus

5 Erotuomarimaksujärjestelmä Prosessiaikataulu Pelipäivä 1. päivä 2. päivä 3. päivä 4. päivä 5. päivä 6. päivä Ottelu pelataan Poissaolo- Ilmoitus - kotijoukkue - erotuomari Erotuomari tekee matkalaskun 48h kuluessa Nimeäjä ja joukkue tekee mahdolliset tarkistukset Maksu Valvoja tarkistaa laskun Korjaukset tuomarille Laskun tarkistus Lasku siirtyy maksuun

6 Organisaatio Kilpailutoimenjohtaja Tom Westerholm Prosessin omistajuus Hallinnollisten päätösten tekeminen ja esittäminen hallitukselle Kilpailupäällikkö Ulla Karlsson Järjestelmän toimivuus Järjestelmävalvoja Erotuomaripalkkioiden tarkistaminen Yhteistyö erotuomari nimeäjien kanssa Hallinto Rantalainen Oy Palkkioiden maksu Seuralaskutus Vuosi-ilmoitukset

7 Hallintomaksu

8 Sarja- ja ennakkomaksu laskutus IKÄLUOKKA SARJA ENNAKKO ENNAKKO- 1.SEURA- LASKUTUS MAKSU LASKUTUS LASKUN LASKUN YHTEENSÄ PVM PVM A- ja B-nuoret C-nuorten I-, II- ja III-divisioonat Minit, I-, II- ja III-divisioonat Mikrot, I-, II- ja III-divisioonat Supermikrot Miesten II-divisioona Miesten III-divisioona Miesten IV-divisioona Miesten V-divisioona Miesten kuntosarja Naisten I divisioona 800 (1.6.) Naisten II-divisioona Naisten III-divisioona, muut naisten sarjat Naisten IV divisiooa naisten kunto- ja mammasarja A-nuorten SM-sarja ja I-divisioona B-nuorten SM-sarja ja I-divisioona Senioreiden SM-sarjat

9 Joukkueen tehtävät 1) Ilmoita poissaollut erotuomari erittäin tärkeää, että poissaolot ilmoitetaan heti, että ne saadaan selvitettyä 2) Ilmoita eri erotuomari kuin nimetty erotuomari erittäin tärkeää, että saadaan oikeat erotuomarit pelattuihin peleihin 3) Tarkista erotuomarin lasku maksujärjestelmässä voi tehdä n. 72 tuntia ottelun päättymisen jälkeen mahdolliset isoimmat virheet heti valvojalle 4) Tarkista seuralasku seuran edustajan kanssa

10 Joukkueen näkymää Ilmoita poissaollut erotuomari tai eri kuin nimetty erotuomari

11 Ilmoita poissaollut erotuomari (ketään ei ollut tilalla) Ilmoita eri tuomari paikalla kuin nimetty

12 Joukkueen näkymä Joukkue näkee kaikki omien otteluidensa erotuomareiden hyväksytyt laskut PayRef-välilehdellä

13 JOUKKUEEN NÄKYMÄÄ Yhteenveto = lyhyt yhteenveto tuomarin matkalaskusta

14 Joukkueen näkymä Tarkat tiedot = yksityiskohtainen raportti erotuomarin kuluista, tämän voi printata (A4)

15 Joukkueen näkymä Muutetut tiedot = muutoshistoriassa näkyy, jos erotuomarin matkalaskussa on tehty jotakin muutoksia Valvoja muuttaa/korjaa matkalaskua

16 Joukkueen näkymä Make reclamation = tee ilmoitus valvojalle erotuomarin virheellisestä laskutuksesta

17 Seuran tehtävät laskun tarkistaminen yhdessä joukkueiden kanssa tarvittava reklamointi Valvojalle SEURALASKUTUS laskut seuralle kuun 10. päivä, mahdollinen reklamointi eräpäivä 14 vrk SEURATUNNUKSET BASKETHOTELLIIN - PAYREF Seuran virallinen edustaja voi hakea seurakohtaisia tunnuksia baskethotelliin, lomake tällä sivulla:

18 Seuran näkymää => Erotuomarien laskut

19 Helpdesk kuka auttaa ketä? toimija Helpdesk kuka auttaa? Seura Tähän helpdesk kaavio => Yleinen asia kokonaisuudesta Tom Westerholm => Seuralaskun reklamaatio valvoja Timo Nieminen Joukkue => Laskun reklamaatio Valvoja Timo Nieminen => erotuomarimuutos erotuomarinimeäjät => Järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson => ottelusiirto sarjavastaavat Sarjavastaava => ottelusiirto joukkue ja kenttäpäälliköt => yleisiä asioita kenttäpäälliköt ja Ulla Karlsson Kaikki PayRef järjestelmän materiaalit löytyy tästä linkistä

20 Helpdesk kuka auttaa ketä? toimija Helpdesk kuka auttaa? Erotuomari => tuomarimuutos erotuomarinimeäjät => Matkalaskun korjaus Valvoja Timo Nieminen => Apua, miten teen matkalaskun? erotuomarinimeäjä tai kouluttaja sekä valvoja => Järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson Erotuomarinimeäjä => Järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson => Tuomarimuutos erotuomari ja valvoja Timo Nieminen => selvitetty tuomarin poissaolo valvoja ja kurinpitopäällikkö/-ryhmä Kenttäpäällikkö => järjestelmä ei toimi Ulla Karlsson =>