14.02.2019 TARJOUSPYYNTÖ TULKKAUSPALVELUISTA 1. YLEISTÄ Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry hallinnoi ja toteuttaa ESR-rahoitteista Tarmo-hanketta. Osatoteuttajana on Riveria. Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry pyytää tarjouksia tulkkauksen toteuttamisesta Tarmo-hankkeessa. Kilpailutus on hankintalain kynnysarvon alittava hankinta. Tarmo-hankkeella kehitetään yhdessä monialaista työllisyystoimintaa Pohjois-Karjalassa. Hankkeen toiminta-aika on 1.1.2019-31.12.2020 ja hanke toimii Ilomantsissa, Joensuussa, Kiteellä, Kontiolahdella, Rääkkylässä, Tohmajärvellä ja Valtimolla. Hankkeen tavoitteena on työttömien henkilöiden työllistymisen varmistaminen kokeilemalla uudenlaisia työllistymistä tukevia ratkaisuja ja toteuttamalla työllistymistä tukevia palveluja yksilöllisesti. Hankkeen aikana laajennetaan, syvennetään ja monipuolistetaan yritysyhteistyötä sekä tuotetaan tietoa maakunnalle vaikuttavista palveluista. Hankkeen toisena tavoitteena on, että hankkeen jälkeen yhdistyksillä on selkeä ja tunnistettu rooli työttömien tukemisessa tulevilla kasvupalvelumarkkinoilla; osa yhdistyksistä toimii markkinalähtöisesti palveluntuottajina ja osa tarjoaa työllistymistä tukevia toimintoja yleishyödyllisinä toimijoina. 2. HANKINNAN KUVAUS 2.1 Hankinnan perusta: tulkkauspalvelut Tarjouspyyntö koskee tulkkauspalvelua. Tulkkauspalveluihin kuuluvat läsnäolotulkkaus ja simultaanitulkkaus. Tulkkauspalveluita tarvitaan maahanmuuttajataustaisten asiakkaiden työhönvalmennustapaamisissa, koulutuksissa ja tapahtumissa sekä heidän työllistyessään työpaikoilla tapahtuvissa perehdytystilanteissa. Yleisimmät asiakaskohtaamiset, joihin tulkkauspalvelua hankitaan, tapahtuvat esimerkiksi seuraavien palvelukokonaisuuksien arjessa: - Asiakkaan opiskeluja ja/tai työllistymistä koskevien suunnitelmien tekeminen - Asiakkaan ansioluettelon ja työhakemusten tekemisen ohjaustilanteet - Asiakkaan työpaikalla tapahtuva perehdyttäminen - Asiakkaan ja työnantajien kohtaamiset - Mahdollisesti muut hankkeen järjestämät tilaisuudet
Kilpailutus sisältää alla listatut kielet, jotka on valittu hankintaprosessiin aikaisempien tarpeiden pohjalta. Mainittujen kielten pohjalta vaaditaan riittävä substanssisanaston hallintaa suhteessa yllä mainittuihin palvelutilanteisiin. Arabia, Sorani, Dari, Farsi, Badini, Somalia, Thai, Venäjä. Tilaaja ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. 2.2 Hankinnan perusta: etätulkkaus Tarjouspyyntö koskee etätulkkauspalvelua puhelimitse. Tulkkauspalvelua voidaan tarvita työhönvalmennustilanteissa tai työpaikoilla. Tulkkauspalvelua tarvitaan erityisesti sellaisissa tilanteissa, joita ei pysty ennakoimaan etukäteen, esimerkiksi työturvallisuusriskiin liittyvä tilanne työpaikalla. Lisäksi tulkkauspalvelun pitäisi olla sellainen, että hankkeen työnantaja-asiakas voi tilata sen suoraan. Tulkkauspalvelun tulee olla käytössä viiden-kymmenen minuutin sisällä tilauksesta. Työpaikoilla ei ole käytössä videoyhteyksiä, joten tulkkauksen tulee tapahtua puhelimitse. Tulkkaustilanteet ovat pääsääntöisesti lyhyitä, alle 15 minuuttia kestäviä. Tulkkauksen pituutta ei pystytä määrittämään tarkasti tilauksen yhteydessä. Tulkkauspalvelun tulee toimia niin, että hanke tilaajana voi määritellä kullekin työnantajalle rajan tulkkausten tilauksiin ja laskusta on pystyttävä erittelemään tulkkauksen käyttäjät. Kilpailutus sisältää alla listatut kielet, jotka on valittu hankintaprosessiin aikaisempien tarpeiden pohjalta. Mainittujen kielten pohjalta vaaditaan riittävä substanssisanaston hallintaa suhteessa yllä mainittuihin palvelutilanteisiin. Arabia, Sorani, Dari, Farsi, Badini, Somalia, Thai, Venäjä. Tilaaja ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. 2.3 Osatarjoukset Osatarjoukset hyväksytään. Tarjoaja voi jättää tarjouksen kohtaan 2.1 tai 2.2 tai molempiin. Tarjouksessa on käytävä selkeästi ilmi, mistä osatarjouksesta on kysymys. Tilaukset toteutetaan koko Tarmo-hankkeen toiminta-alueella (Ilomantsi, Joensuu, Kitee, Kontiolahti, Liperi, Nurmes, Polvijärvi, Outokumpu, Rääkkylä, Tohmajärvi, Valtimo). Tilaaja ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
3. HANKINNAN VAATIMUKSET 3.1 Tulkkauspalvelun tuottajien kelpoisuusvaatimukset Tulkkauspalvelujen toteuttajien, tulkkien, tulee hallita riittävä substanssisanasto liittyen työhönvalmennuksen sisältöihin eli osaamisen tunnistamiseen, koulutus- ja/tai työllistymisen suunnitelmiin, työnhaun asiakirjojen laatimiseen sekä työhaastatteluihin. Lisäksi työhönvalmennuksen sisältöihin kuuluu työhön ja työpaikkaan perehtyminen. Tulkeilla tulee olla ammatillista osaamista asioimis- sekä yleisötapahtumisen tulkkauksesta. 3.2 Sopimusaika Tarjouksen voimassaoloaika tulee määritellä tarjouksessa. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.5.2019 saakka. Sopimusaika on 31.12.2020 asti. 3.3 Muuta Tarjous ja sen liitteet tehdään suomen kielellä. 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU Osatarjous 2.1: tulkkauspalvelut Tarmo-hanke toimii 11 kunnan alueella. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjottavan palvelun hinta ja hinnoittelun perusteet sekä vähimmäislaskutuksen määrä. Hinnassa on eriteltävä selkeästi arvonlisäveron osuus. Tarjoushinnan on oltava kiinteä koko sopimuskauden ajan. Kiinteän kokonaishinnan tulee sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä määritellyt hankinnan kohteeseen liittyvät asiat, kuten henkilöstökustannukset ja palvelua koskevat hallinto-, materiaali-, tiedonhankinta- ja muut kustannukset. Matkakulut sisältyvät tuntihintaan Joensuun ja Kontiolahden alueella. Muiden Tarmo-hankkeen toiminta-alueiden (Liperi, Polvijärvi, Outokumpu, Ilomantsi, Tohmajärvi, Rääkkylä, Kitee, Nurmes, Valtimo) osalta hintaan lisätään matkakustannukset valtion matkustussäännön mukaisesti. Osatarjous 2.2: etätulkkaus Tarjouksessa on ilmoitettava tarjottavan palvelun hinta ja hinnoittelun perusteet sekä vähimmäislaskutuksen määrä. Hinnassa on eriteltävä selkeästi arvonlisäveron osuus. Tarjoushinnan on oltava kiinteä koko sopimuskauden ajan. Kiinteän kokonaishinnan tulee sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä määritellyt hankinnan kohteeseen liittyvät asiat, kuten henkilöstökustannukset ja palvelua koskevat hallinto-, materiaali-, tiedonhankinta- ja muut kustannukset. Mahdolliset matkakulut sisältyvät tuntihintaan.
5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Tarjouksen valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. 2.1 Osatarjouksen valintaperusteet ja niiden tarkemmat perustelut ovat: 1. Tulkkien osaaminen (60 %) - Lähipalveluna toteutettavan asioimistulkkauksen osaaminen - Työhönvalmennuksen substanssisanaston hallinta - Asioimistulkkauksen (tai vastaava) koulutus - Kokemus simultaanitulkkauksesta 2. Tarjoushinta (40 %) Tarjouspyyntö ei johda automaattisesti tilaukseen, vaan tulkkauspalvelu hankitaan asiakkaiden sekä työnantajien tarpeiden mukaisesti. Tilaaja ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Jos mikään tarjous ei sellaisenaan ole hyväksyttävissä, voidaan yhden tai useamman tarjoajan kanssa jatkoneuvotella tarjouksen sisällöstä. Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjouspyyntöä vastaamattomat ja/tai puutteelliset tarjoukset hylätään. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. 2.2 Osatarjouksen valintaperusteet ja niiden tarkemmat perustelut ovat: Etätulkkauksen osalta kokonaistaloudellisuuden edullisimman tarjouksen arviointikriteereinä ovat palvelun sopivuus käyttötarkoitukseen ja tarjoushinta. 1. Palvelun sopivuus käyttötarkoitukseen (60 %) - Tavoitettavuus, nopeus - Kielivalikoiman laajuus - Helppokäyttöisyys - Asioimistulkkauksen (tai vastaava) koulutus 2. Hinta (40 %) Tarjouspyyntö ei johda automaattisesti tilaukseen, vaan tulkkauspalvelu hankitaan asiakkaiden sekä työnantajien tarpeiden mukaisesti. Tilaaja ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Jos mikään tarjous ei sellaisenaan ole hyväksyttävissä, voidaan yhden tai useamman tarjoajan kanssa jatkoneuvotella tarjouksen sisällöstä. Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjouspyyntöä vastaamattomat ja/tai puutteelliset tarjoukset hylätään. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida.
6. TOIMITUS- JA MUUT EHDOT Palvelun toteuttamisesta tehdään hankintasopimus tilaajan ja tuottajan välillä. Palvelu maksetaan erikseen sovittavissa jaksoissa. 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT Kysymykset pyydetään jättämään sähköpostilla hilkka.pirhonen@pksotu.fi viimeistään 26.2.2019. Kysymykset vastuksineen ovat luettavissa hankkeen nettisivuilla 28.2.2019. 8. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjoukset toimitetaan 7.3.2019 klo 15.00 mennessä osoitteeseen hilkka.pirhonen@pksotu.fi. Asiakirjojen julkisuus Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin sisältyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa. 9. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjoukseen on liitettävä - tulkkien CV:t (vain osatarjouksen 2.1 osalta) - selvitys mahdollisista alihankkijoista Hankinnan toteuttajaksi valittavan on toimitettava ennen sopimuksen tekemistä - kaupparekisteriote tai vastaava selvitys - verovelkatodistus