Kokemuksia kokonaiskustannusmallista OPM:n työpaja 4.5.2010
Kokonaiskustannusmallin käyttö Vuonna 2006-2007 pilotointi Tekesin kanssa yhden TKK:n osaston (automaatio- ja systeemitekniikka) voimin. Työajan kohdentaminen käyntiin kattavasti vuonna 2007 (huhtikuu), edellytykset mallin käytölle laajemmin. Kokonaiskustannusmalli käytössä tällä hetkellä: o v. 2008 alusta lähtien kaikki uudet Tekes hankkeet o ns. vanhojen Tekes hankkeiden henkilöstökustannusten raportointi fc-mallin mukaan (v. 2010 lähtien) o 10/2008 lähtien maksullisen palvelutoiminnan hankkeet o EU:n 7. puiteohjelman hankkeet (sovellettu malli) o Suomen Akatemian hankkeet v. 2009 hauista lähtien 2
Kokemuksia (1) Rahoittajien rahoitusehtojen erilaisuus > käytössä sekä kokonaiskustannus- että lisäkustannusmalli sekä muita malleja. Myös kokonaiskustannusmallista erilaisia sovelluksia > vaikea omaksua. Esimerkkejä: - EU:n 6. puiteohjelma: lisäkustannusmalli - EU:n 7. puiteohjelma: sovellettu kokonaiskustannusmalli - Tekes: sekä lisä- että kokonaiskustannusmalli - Suomen Akatemia: sekä lisä- että kokonaiskustannusmalli - Rakennerahastot: vaihtelee rahastoittain ja ohjelmittain. Samat henkilöt työskentelevät eri rahoitusmuotojen projekteilla, haastavaa mallintaa esim. palkkakohdennukseen. Kokonaiskustannusmallissa rahoitusrakenne muuttuu läpinäkyvämmäksi > projektin kannattavuus riippuu paljolti rahoitusrakenteesta > omarahoitusosuuden ymmärtäminen laitoksille haaste. 3
Kokemuksia (2) Rajanvedot sen suhteen, mitkä ovat projektin suoria kustannuksia ja mitkä epäsuoria > esim. ei voida nimetä tiettyjä kp-tilejä, joiden kirjaukset ovat aina suoria kustannuksia > ohjeistus! Organisaation koko huomioiden pakko automatisoida mahdollisimman paljon, laskentamallien päällekkäisyys aiheuttaa kuitenkin korjausten korjauksia.. Sujuvasti toimiessaan palkkakohdennus vähentää käsityötä. Kokonaiskustannusmalli lisää toivottavasti harkintaa hakuvaiheessa > mihin kannattaa lähteä mukaan > strategian toteuttaminen. Muutoksia järjestelmiin > kirjanpitoon lisätty seurantakohteita ja raportteja pyritty muokkaamaan toiminnan seurantaa tukeviksi. Hyvien työkalujen merkitys korostuu! Suunnitteluun ja seurantaan tarvitaan toimivat välineet. Oma ymmärrys lisääntynyt tekemisen myötä > tarkennuksia laskentaan, ohjeistukseen ja talon käytäntöihin. Pitkien poissaolojen kustannusrasitusten tasaus > äitiyslomat ja työterveys maksetaan keskitetysti, eivät rasita yksittäisiä projekteja eivätkä laitoksia. 4
Kokemuksia (3) Päädytty työajan kohdentamisessa ja palkkakohdennuksessa ensisijaisesti kokonaiskustannusmallin tukemiseen, muiden osalta tehdään tarvittaessa oikaisuja kirjanpitoon. Toiveena, että myös rakennerahastorahoitus ja ministeriöiden sektoritutkimusrahoitus saataisiin noudattamaan kokonaiskustannusmallia Kokonaiskustannusmalliprojektit raportoidaan rahoittajasta riippuen joko raportointikauden kertoimilla tai hakuvaiheen kertoimilla > tilanne elää osittain pitkissä projekteissa vuosittain > ohjeistus! Budjetoinnissa huomioitava yliopiston kokonaisbudjetti, koulun/tiedekunnan/ laitoksen budjetti ja yksittäisen projektin budjetti. Tulojen käsittely > rahoituksella katetaan myös yhteisiä kustannuksia > yleiskustannusveloitukset. laitosjohtajan päätöksellä oikeus periä tuloista ns. laitosveroa kattamaan laitostason kustannuksia. ns. johtavan dekaanin veloituksella katetaan hallinnon kustannuksia. Kertoimissa pientä vaihtelua vuosittain > Tekesille ja SA:lle ilmoitetaan vuosittain. 5
Kokemuksia (4) TYÖAJAN KOHDENTAMINEN: MUUTOKSET V. 2010 Prosessia mietitään parhaillaan uusiksi; tavoitteena kevennetty malli. Uusi työehtosopimus (TES) tuo muutoksia, mm. 1600-tuntilaisten joukko kasvaa. Tavoitteena hoitaa prosessi pääosin tukitoimintojen palveluna, rasittamatta mm. huippututkijoita. Aalto yo:n kolmella schoolilla keskinäisiä eroja: TKK:lla ja HSE:llä ennestään sama järjestelmä, TaiKilla eri -> järjestelmien yhtenäistäminen ajankohtaista viimeistään v. 2011 > prosessit yhtenäisiksi jo aiemmin. Prosessi pyritään rakentamaan niin, että paitsi kustannuslaskennan ja rahoittajien näkökulma huomioidaan, se myös palvelee johtamista -> mahdollisesti seurantakohteita uusitaan. Työaikatiedot poimitaan järjestelmästä suoraan esim. Suomen Akatemian laskutukseen > tiedot oltava kunnossa. 6
Automaattinen palkkakohdennus Automaattinen palkkakohdennus tehdään ns. kokoomaprojektilta maksetuista palkoista. Palkkakohdennusta varten sähköinen työaikailmoitus tulee olla kunnossa viimeistään seuraavan kuukauden 8. päivä > ilmoituksista muodostetaan työaikatiedosto. Kirjanpidosta poimitaan kokoomaprojektilta maksetut palkat ja projektinhallintajärjestelmästä kyseisten henkilöiden työaikatiedot (%-osuudet) > myllytetyt palkat jakautuvat projekteille ja muille kohteille kirjanpitoon. Vastinparit kirjanpidossa > kaikki kirjaukset päätyvät euroina jonnekin. Kohdennus tehdään kuukausittain, aina ennen kirjanpitokauden sulkeutumista > tiedot raportoitavissa aina ko. kuukaudelle. Työaikatietojen puuttuessa palkka kaadetaan laitoksen perusrahoitukseen, selviteltäviin palkkoihin > laitoksen vastuulla hoitaa kirjanpidon korjaukset ja työajat kuntoon. Vain peruspalkka kohdennuksessa mukana, erilliskorvattavat työt (esim. ylityöt) ei. 7
Järjestelmätilanne v. 2010 Taloustietojen master järjestelmänä Raindance: erilaisten seurantakoodien, tilipuitteiden yms. ylläpito, palkkakohdennus. Raportointi ja analysointi QlikView järjestelmällä, johon tiedot kulkevat tietovaraston kautta. Reportronicin järjestelmällä ( Halli ) tehdään työajan kohdentaminen. Uusi järjestelmähankinta käynnissä toiminnanohjausta varten (Cerion): budjetointi ja resursointi tullaan toteuttamaan uudella järjestelmällä. Henkilöstöhallinnon järjestelmä Personec F: henkilöiden palvelusuhteisiin liittyvien asioiden ylläpito, poissaolot, palkanlaskenta Tieto syötetään kerran yhteen järjestelmään, järjestelmät keskustelevat keskenään > esim. Personecin henkilötiedot päivittyvät Halliin joka yö automaattisesti. Kustannuslaskenta (mm. kertoimet) toteutettu excelillä. V. 2010 tehdään paljon työtä järjestelmien kehittämisen ja yhtenäistämisen eteen. 8
Nykytilanne V. 2010 kullakin Aalto-yliopiston schoolilla käytössä omat kertoimet, v. 2011 tarkoitus siirtyä käyttämään yhteisiä kertoimia > todennäköisesti yksi yhteinen hsk-kerroin, mahdollisesti useampia yk-kertoimia. Prosesseja ollaan parhaillaan muokkaamassa, mm. työajan kohdentamista tullaan yksinkertaistamaan. Uusi yliopisto hakee toimintatapojaan, v. 2010 pyritään miettimään mm. mitä asioita todella halutaan seurata ja millä välineillä. Organisaation rakentaminen kesken > talousvastuuta tullaan keskittämään myös tiedekuntiin entistä enemmän, uudessa toimintaympäristössä talousasioiden merkitys korostuu. Järjestelmäarkkitehtuurin rakentaminen kesken, haastavaa toimia keskeneräisessä ympäristössä. Sertifiointi lisää luotettavuutta; ajankohtaista ainakin EU:n 7. puiteohjelmaan liittyen, prosessi käynnistymässä > pyritään benchmarkkaamaan jotain organisaatiota, joka toteuttanut sertifioinnin. 9
Yhteystiedot Aalto-yliopisto Puh. 09-470 27123/ 050-5974709 E-mail: tiina.raivio@tkk.fi 10