Kieku jakopalkat. Uusi toimintamalli alkaen. Kieku käyttäjäfoorumi Juho Ajo

Transkriptio

1 Kieku jakopalkat Uusi toimintamalli alkaen Kieku käyttäjäfoorumi Juho Ajo

2 Sisältö Mikä muuttuu? Toimintatapojen muutokset ajanhallinnassa Raportointi

3 Mikä muuttuu? Kiekun Palkanlaskenta-sovelluksessa toteutettu nykyinen palkkakustannusten jaon laskentamalli (nk. jakopalkkalaskenta) on osoittautunut liian monimutkaiseksi, joten jatkossa laskenta tehdään Kiekun SAP BI -tietovarastossa. Samassa yhteydessä laskentamallia muutetaan seuraavasti: 1. Sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta eriytetään 2. Jatkossa eurot käsitellään kirjauskaudelta, työtunnit tehdyn työn ajoittumisen mukaan 3. Ylityön käsittely eroaa yleisessä jakopalkkalaskennassa ja rahoittajaprojektilaskennassa 4. Sisäisen laskennan tietoja ei siirretä kirjanpitoon

4 Mikä muuttuu? 1. Sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta eriytetään yleinen jakopalkkalaskenta Sisäisen laskennan tarpeisiin toteutettava yleinen jakopalkkalaskenta perustuu palkkojen kirjanpito- ja tuntiaineistojen koko laajuuteen Laskenta tehdään henkilötasolla ja myös raportointi on mahdollista seurantakohdekombinaatioittain henkilötasolla Tulosten raportoinnissa samoilla raporteilla ovat mukana sekä laskennassa mukana olevat erät että suorakohdistettavat erät

5 Mikä muuttuu? 1. Sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta eriytetään - rahoittajaprojektilaskenta Rahoittajaprojektien raportoinnin tarpeisiin toteutetaan tarkempi palkkalajitasoinen laskenta ja raportointi, joka rajoittuu rahoittajaprojektien aineistoon. Tämän ansiosta mm. eri palkan erien erottelu kokonaisuudesta on jatkossa mahdollista. Myös rahoittajaprojektilaskennan tulosten raportoinnissa samoilla raporteilla ovat mukana sekä laskennassa mukana olevat erät että suorakohdistettavat erät.

6 Mikä muuttuu? 1. Sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta eriytetään - työroolit Henkilötasoisen jakopalkkatiedon raportointiin otetaan käyttöön uusi, henkilötasolla nimettävissä oleva työrooli. - Rooli koskee jakopalkkaraportointia ja rahoittajaprojektiraportointia Lisäksi kaikki talousraportoinnin käyttäjät voivat uudistuksen jälkeen raportoida jakopalkkatietoja summatasolla (perustuu seurantakohdekombinaatioihin ilman henkilötasoa). - Sisäisen laskennan raporteille pääsy olemassa olevilla talouden raportointioikeuksilla

7 Mikä muuttuu? 2. Jatkossa eurot käsitellään kirjauskaudelta, työtunnit tehdyn työn ajoittumisen mukaan Jatkossa laskennassa käytettävät eurot käsitellään kirjanpidon kirjauskauden mukaisina ja työtunnit sen kauden mukaisina, jolloin työ on tehty. - Näin ylityön kustannus rasittaa kautta, jolloin ylityökorvaus maksetaan, ei kautta jolloin ylityö tehdään. Esimerkiksi maaliskuussa tehty ylityö maksetaan vasta huhti- tai toukokuussa

8 Mikä muuttuu? 3. Ylityön käsittely eroaa yleisessä jakopalkkalaskennassa ja rahoittajaprojektilaskennassa Ylityöt käsitellään yleisessä jakopalkkalaskennassa osana jakopalkkalaskentaa. - Ylitöiden tekemisen katsotaan johtuvan henkilön kokonaistyömäärästä, ei vain esimerkiksi tietystä projektista. Rahoittajaprojektilaskennassa taas ylityöt käsitellään suorakohdistettavina (ajanhallinnassa tapahtuvan tiliöinnin mukaisina).

9 Mikä muuttuu? 4. Sisäisen laskennan tietoja ei siirretä ulkoiseen kirjanpitoon Sisäisen laskennan seurantakohteita (toiminto, projekti, suorite, seurantakohde 1, seurantakohde 2) ei jatkossa siirretä palkkaaineiston (maksupalkat) mukana lainkaan kirjanpitoon. Palkanlaskenta-sovelluksesta siirretään ulkoiseen kirjanpitoon (SAP Fico) vain ulkoisen laskennan seurantakohteet sekä toimintayksikkötieto.

10 Jakopalkkalaskennan prosessi, UUSI Raporttien käyttäjät Raporttien hyödyntäminen Esimies Kohdennuksen tarkastaminen ja hyväksyminen *) *) vastuu saattaa olla myös ajanhallinnan vastuuhenkilöllä - virastokohtaista Ajan hallinnan vastuuhlö Siirtotiedoston muodostaminen Virkamies Työajan kohdennus Työaikakorvaukset Palkeet Palkkaaineisto Kirjanpitoaineiston muodostaminen 1 2 Jakopalkka-ajo ja tarkastaminen Viesti jakopalkkaraportoinnin alkamisesta Tietojärjestelmä Ajanhallinta/ Cats Palkat SAP FiCo BI Palkat BI Ajanhallinta/ Cats BI Ajanhallinta/ Cats BI Palkat BI Kirjanpito Hyväksymättömien/ hyväksyttyjen tuntien raportointi Henkilötasoinen kirjanpitoaineisto Summatasoinen palkka-aineisto (YC) Henkilötasoinen jakopalkkaaineisto (BI-tositelaji) Tarkistetaan data ennen jakopalkka-ajoa 2 Tarkistetaan laskennan tulos 10

11 Toimintatapojen muutokset ajanhallinnassa

12 Palkeet Virasto Jakopalkkalaskennan viitteellinen aikataulu Jakopalkkalaskenta toteutetaan laskentakuukautta seuraavan kuun aikana. Laskenta tehdään vain edelliselle kuukaudelle. Virastot voivat valita kahdesta vaihtoehtoisesta ajokerrasta Tähän aikatauluun on tarkoitus siirtyä kun uutta jakopalkkalaskentaa on toteutettu muutama kuukausi, arviolta 4/2015. Tämän viitteellisen aikataulun lisäksi laaditaan vuosiaikataulu, joka toimitetaan virastoille Huom! Ajanhallinnan käytännöt vaihtelevat virastoittain Kiekun käyttöönoton yhteydessä virastoilla on tästä poikkeava aikataulu (tehostetun tuen ajan) Tarkastusaikajakso (riippuu valitusta aikataulusta) Työajan rekisteröinti Työajan seurannan tarkastaminen ja hyväksyminen Edellinen kuukausi Kuluva kuukausi Raportit käytettävissä n. 7. pv (vaihtoehto 1) Raportit käytettävissä 15. pv (vaihtoehto 2) Kirjanpidon sulkeminen Vaihtoehto 1 Kirjanpidon sulkeminen Vaihtoehto 2 (vim. 11.pv) Maksupalkkaajo Jakopalkka-ajo ja tarkastaminen (vaihtoehto 1) Jakopalkka-ajo ja tarkastaminen (vaihtoehto 2)

13 Takautuvien muutosten huomiointi 1/2 Jakopalkkalaskenta toteutetaan laskentakuukautta seuraavan kuun aikana. Virastot voivat valita kahdesta vaihtoehtoisesta ajokerrasta Laskenta tehdään vain edelliselle kuukaudelle - Varhemmille kuukausille jakopalkka-ajoa tehdään ainoastaan poikkeustapauksissa (sovitut kriteerit täyttyvät) Kirjanpitoyksikön vastuulla on tuntiaineiston oikeellisuus sillä tarkkuudella kuin se viraston toiminnan kannalta on tarpeen (sisäisen laskennan tarve vs. rahoittajaraportoinnin tarve)

14 Takautuvien muutosten huomiointi 2/2 Laskennassa käytettävät eurot määräytyvät suoraan ko. kuussa maksetuista palkoista (maksupalkka-aineistot) - Palkkavaikutteiset takautuvat korjaukset ovat mukana maksukuukauden aineistossa euroina Laskennassa käytettävät tunnit perustuvat jakopalkka-aineiston muodostamishetken hyväksytyt tunnit aineistoon - Takautuvien korjausten tunteja ei huomioida tämän jälkeen jakopalkka-aineiston muodostamisessa

15 Tarkistussäännöt ajanhallinnassa 1/2 Ajanhallinnassa on tekeillä pakollisuustarkistustoiminnallisuus - Kirjanpitoyksikkökohtaisesti määriteltävissä, mikä tai mitkä seurantakohteet pakollisia kaikissa ajanhallinnassa tehtävissä kirjauksissa - Tyypillisesti Toimintayksikkö ja Toiminto Ajanhallinnassa ei ole tällä hetkellä tarkistussääntöjä CATS:ssä validointisäännöt ovat käytössä

16 Tarkistussäännöt ajanhallinnassa 2/2 Kehitysehdotuksena (toistaiseksi ei päätöstä toteutuksesta): Kausi suljetaan ajanhallinnassa työaikakirjauksilta määrättynä ajanhetkenä - Toteutusvaihtoehto 1: Kausi suljetaan ajanhallinnassa kokonaan. Mikäli tulee tarve kirjauksiin joilla on palkkavaikutuksia, nämä tehdään ajanhallinnan kauden sulkemisen jälkeen suoraan palkkajärjestelmään - Toteutusvaihtoehto 2: Kausi suljetaan ajanhallinnassa virkamiehiltä. Kauden sulkemisen jälkeen muutoksia on mahdollista tehdä ainoastaan ajanhallinnan vastuuhenkilön toimesta

17 Raportointi

18 Tulosten raportointi Rondo, M2, substanssijärjestelmät Ajanhallinta / CATS On Kiekussa Muu kirjanpidon aineisto (sisältäen seurantakohteet) Maksupalkat Palkat Jakopalkat Toteutus 2014 aikana Kieku taloushallinto (SAP FICO) Kirjanpidon raportointi Kustannuslaskennan raportointi Maksupalkat (hlötaso) Jakopalkat Kustannuslaskennan ratkaisu (kohdennukset) Tuntikorjaukset Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit Erisisältöistä raportointia eri lähteistä (seuraava sivu) Rahoittajaprojektit BI raportointi Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Jakopalkkalaskenta Projektiraportointi

19 Tulosten raportointi Kirjanpidon raportointi - Sisältää palkkakustannusten osalta ainoastaan maksupalkkatiedot. - Osio kirjanpidon raportit pitää sisällään suurimman osan Kiekussa tällä hetkellä tarjolla olevista talouden raporteista. Maksupalkat - Maksetut palkat henkilö- ja palkkalajitasolla. Nykyisen mallin mukaisesti. Käytettävissä henkilöstöhallinnon raportointioikeuksilla Jakopalkat - Yleisen jakopalkkalaskennan mukaisesti seurantakohteille kohdennetut kustannukset. Sisältää myös suorakohdistetut erät. Käytettävissä erillisellä raportointiroolilla - Sisältää henkilötasoista tietoa Kustannuslaskennan raportointi - Yhdistää kirjanpidon raportoinnin ja jakopalkkaraportoinnin. Jakopalkkalaskennan tiedot eriteltävissä kirjanpidon tiedoista tositelajin (tositelaji BI) avulla. - Tässä vaiheessa rajallinen joukko raportteja (vrt. tällä hetkellä Kiekussa käytössä olevat kolme raporttia) - Palkoista kirjanpitoon siirrettävä aineisto rajataan pois (tositelaji YC) Projektiraportointi - Ulkopuolisten rahoittajien raportointitarpeet riittävällä tasolla täyttävä raportointimalli työaikakohdistusten perusteella jyvitettävistä kustannuksista

20 Raporttien läpikäynti Esityksessä käydään läpi - Kirjanpidon raportointia (1) - Jakopalkka-aineistoa sisältävää raportointia (2, 3) - Maksetut palkat -raporttia (4) - Maksupalkat-raporttia (5) - Maksupalkat/jakopalkat vertailua (6) Juho Ajo, Valtiokonttori

21 Jakopalkkalaskenta Rondo, M2, substanssijärjestelmät SAP HCM Poissaolot Ajanhallinta On Kiekussa Toteutus 2014 aikana Muu kirjanpidon aineisto (ml. sis. lask. seurantakohteet) Maksupalkat Palkat Jakopalkat Kieku taloushallinto (SAP FICO) Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Kirjanpidon raportointi Maksupalkat (hlötaso) Tuntikorjaukset Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit Maksetut palkat (hlötaso) BI-raportointi Kustannuslaskennan raportointi Jakopalkat Rahoittajaprojektiraportointi BI jakopalkkalaskenta Yleinen jakopalkkalaskenta Rahoittajaprojektilaskenta

22 Seuranta- ja vertailuraportti, suppea Kirjanpidon raportoinnissa ei enää raportoitavissa lisä- ja ylitöitä sisäisen laskennan seurantakohteilla (kuten projekti). Ylityöt raportoitavissa jatkossa sisäisen laskennan seurantakohteittain jakopalkkaraportoinnissa ja sisäisen laskennan raportoinnissa Juho Ajo, Valtiokonttori

23 Jakopalkkaraportointi Kuten vuoden 2014 aikana: palkkakustannusten jaon tulokset seurantakohteittain henkilötasolla Uusi työrooli. Tämän avulla voidaan raportointioikeuksia jakaa joustavasti KPY:n määrittämälle käyttäjä joukolle (esim. henkilötasoiset palkkatiedot sisältävät jakopalkkaraportit suppeammalle käyttäjäjoukolle kuin talouden raportointi) x.x

24 Sisäisen laskennan analyysiraportti Kuten vuoden 2014 aikana: yhdistetään - A: jakopalkkalaskennan (yleinen jakopalkkalaskenta) tulokset - B: kirjanpidon toteumat, ja Raportin käyttöoikeus talouden raportoinnin käyttäjille Ylitöiden kohdennus yleisen jakopalkkalaskennan mukaisesti A: tositelaji BI B: muut tositelajit x.x

25 Vertailuraportti Palkeiden tarpeisiin Tarkistusta varten Onko maksu- ja jakopalkkatietoja vertaava raportti tarpeen myös virastokäyttäjille? x.x

26 Maksetut palkat Henkilöstöasiantuntijoille kuten ennenkin, perustuen suoraan palkkajärjestelmän tapahtumiin (kuva alla) Uudelle raportoija-roolille rajatumpi sisältö, kohdennettuna jakopalkkalaskennassa käytettävään kirjanpitosiirtoa vastaavaan aineistoon Juho Ajo, Valtiokonttori

27 Mitä laskentatarpeita jakopalkkalaskenta ei ratkaise? Tukitoimintojen kustannusten kohdentamista ydintoiminnoille Ydintoimintojen kustannusten kohdentamista edelleen laskentakohteille Loma-ajan palkkojen kohdentamista projekteille

28 Viraston muistilista jakopalkkalaskentaan liittyen Uusi jakopalkkamalli on käytössä ensimmäisen kerran tammikuun 2015 tunneille (helmikuussa 2015) Jakopalkkojen aikataulu uudistuu, virasto voi valita toisen tarjolla olevista ajokerroista Kirjanpitoyksikön vastuulla on tuntiaineiston oikeellisuus Laskenta tehdään vain edelliselle kuukaudelle Rahoittajaprojektilaskenta tehdään niille projekteille joilla on projektien perustiedoissa määritetty projektilaji tai prioriteetti ). Käytössä uusi BI-raportti rahoittajaprojektilaskentaan Jakopalkkaraportit löytyvät jatkossa portaalista, Jakopalkat-otsikon alta

29 Yhteystiedot Juho Ajo Ratkaisupäällikkö, taloushallinto / Productchef, ekonomiforvaltning Kieku Valtiokonttori / Statskontoret Puhelin/telefon