Tilinpäätösraportointi ja johdon laskentatoimi korkeakouluissa

Transkriptio

1 Tilinpäätösraportointi ja johdon laskentatoimi korkeakouluissa Hannele Mäkelä, Timo Hyvönen (UTA), Jukka Pellinen (JyU) & Antti Fredriksson (UTU) Korkeakoulujen KOTA-seminaari

2 Laskentatoimen nykykäytännöt -kysely Laskentatoimen nykykäytäntöjä selvitettiin joulukuussa 2015 ja keväällä 2016 yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa Uusi tutkimus koettiin tarpeelliseksi korkeakoulusektorilla tapahtuneiden muutosten vuoksi Mm. uusi yliopistolaki, korkeakoulujen uusi rahoitusmalli, korkeakoulusektorille levinnyt uuden julkisjohtamisen malli Tutkimusryhmä Antti Fredriksson (Turun yliopisto), Timo Hyvönen, Hannele Mäkelä (Tampereen yliopisto) ja Jukka Pellinen (Jyväskylän yliopisto) yhteistyössä OKM

3 Kyselyn toteutus Kysely toteutettiin sähköisesti Webropol-ohjelmistolla, ja sen teknisestä laatimisesta ja lähettämisestä vastasi tutkimusapulainen Yliopistojen talousjohdolle suunnattu kysely lähetettiin joulukuussa 2015 kaikkiin Suomen 14 yliopistoon, vastauksia saatiin 13 kpl Ammattikorkeakouluista 18/23 vastausta

4

5 Kyselyn osa-alueet 1. Johdon raportointi 2. Kustannuslaskenta 3. Taloushallinnon organisointi ja voimavarat 4. Ulkoisen rahoituksen projektien taloushallinto 5. Työajanseuranta 6. Tilakustannusten laskenta 7. Budjetointijärjestelmä 8. Investointisuunnittelu 9. Riskienhallinta 10. Aineettomat voimavarat 11. Tulevaisuuden suunnitelmat

6 Johdon raportointi: yliopistot

7 Johdon raportointi: AMK

8 Johdon raportointi Johdon raportointia on kehitetty voimakkaasti viimeisten vuosien aikana Ajantasainen raportointi tuo tukea tehtäville päätöksille ja raporttien helppo saatavuus järjestelmistä koetaan auttavan tulevaisuuden suunnitelmien hyväksymistä Raportointimenetelmät vaihtelevat kohteittain, myös sisäisesti

9 Kustannuslaskenta Mihin kustannuslaskentaa käytetään? Yliopistot Ulkoisen rahoituksen projektien laskutus Yliopistojen toimintojen, koulutus- ja tutkimusalojen arviointi Tehokkuuden arviointi Palautteen antaminen tulosyksikön johdolle suoriutumisesta Koulutuspalveluiden hinnoittelu Ammattikorkeakoulut Toimintojen, koulutus- ja tutkimusalojen arviointiin Ulkoisten projektien laskutukseen ja koulutuspalveluiden hinnoitteluun Voimavarojen uudelleen kohdentamiseen

10 Kustannuslaskenta Laskentaa toteutetaan lähinnä tiedekunta- ja laitostasoilla, AMK:ssa koulutusyksikkö Tukipalveluyksiköiden kustannuksia kohdennetaan päätulosyksiköille pääosin vyöryttämällä Vyörytysperusteina käytetyt neliöt, suoritetut opintopisteet, henkilötyövuodet, muut henkilöstökustannukset, AMK: opiskelijamäärät Yliopistoissa myös sisäisen veloituksen kautta (6/13) Kustannuslaskentaa toteutetaan kuukausitasolla (50 %), tai tarpeen mukaan / kerran vuoteen / vuosikvartaaleittain Jonkin verran eroavaisuutta suoritteiden taloudellisen kannattavuuden seuraamisessa Yliopistoissa vähäistä, AMK:ssa alempi ja ylempi AMK-tutkinto

11 Kustannuslaskennan kehittäminen Tärkeimmät syyt kustannuslaskennan kehittämiseen Taloudellisen tilanteen muuttuminen on luonut tarpeita säästöjen kohdentamiseen tuloksellisuutta vaarantamatta Taloushallinnon asiantuntijoiden arvio johtamistilanteen uusista vaatimuksista Yliopiston strategisten painopisteiden määrittely on luonut tarpeita voimavarojen uudelleen kohdistamiseen vaikutukset yliopiston kokonaistalouteen huomioiden

12 Kustannuslaskennan kehittäminen Avoimista vastauksista poimittua: Kustannuslaskenta vaatii perusteellisen uudistamisen, jotta se palvelee yliopistojen strategiaa paremmin Raportointia ja ennustettavuutta pitäisi kehittää Yliopiston akateeminen johto ei välttämättä ymmärrä kustannuslaskentaa eikä sen merkittävyyttä Rajallisissa olosuhteissa pyritään priorisoimaan tärkeimmät kustannuslaskentakohteet, ja jotta järjestelmä toimisi kunnolla, pitäisi henkilöstön olla kunnolla perillä kerättyjen tietojen käyttötarkoituksista Tarkan tiedon kerääminen pitäisi pystyä tapahtumaan ilman että se luo lisää hallinnollista kuormaa

13 Kustannuslaskennan kehittäminen Mutta mitä tämä edellyttäisi kustannuslaskennalta? Tuloksellisuusmittareiden määrittely ja kustannusten kohdentaminen todennäköisesti monia rinnakkaisia toisiaan täydentäviä laskelmia erilaisiin tuloksellisuuden määrällisiin tietoihin suhteutettuna jotta voitaisiin tehdä päätelmiä hyvästä ja huonosta kannattavuudesta Ymmärrystä tulosten tulkinnasta!

14

15 Ulkoisen rahoituksen projektit Selkeyttä ja tehokkuutta toivotaan täydentävän rahoituksen taloushallintoon Monet kokevat rahoittajien erilaiset ehdot hankalina, ja niiden koetaan lisäävän hallinnollista työtä Täydentävä rahoitus tuo kolmasosan yliopiston liikevaihdosta, mutta siihen liittyvä taloushallinto vie % taloushallinnon työajasta. Automatisointi, prosessien sekä käytänteiden yksinkertaistaminen ja yhtenäistäminen? Suunnitteluun ja talouden seurantaan toivotaan lisää resursseja

16 Työajanseuranta Työajanseuranta tapahtuu yliopistoissa lähinnä koko yliopiston kattavan järjestelmän kautta, kun taas ammattikorkeakouluissa seurataan lähinnä projektien parissa työskentelevien opetus- ja TKIhenkilöstön ajan käyttöä. Kohdentamiseen käytetään pääasiassa henkilökunnan omia työaikakirjanpitoja Enemmistön mielestä työajanseurannan käytännöissä on runsaasti haasteita sekä kehitettäviä osa-alueita: Henkilökuntaa on toisinaan vaikea sitouttaa työajanseurantaan ja työaikakirjanpitoon Kirjaukset saatetaan tehdä jälkikäteen, mikä voi johtaa virheellisiin kirjauksiin joita pitää korjata myöhemmin Tutkimustyö syö työaikaa opetukselta, koska projektien työaikaa seurataan tarkemmin laskutuksen vuoksi (toisaalta myös toisin päin)

17 Budjetointi Tavoitteet samankaltaisia, joskin käyttötarkoituksessa hajanaisuutta: Resurssien allokointi Toiminnallisen ja taloudellisen kokonaisuuden koordinointi Tuloksellisuustavoitteiden asettaminen, toiminnan suunnittelu ja budjettiperusteinen arviointi kehittyviä käytäntöjä Talouden ennakointi tapahtuu suurimmassa osassa yliopistoja ja ammattikorkeakouluja 3-5 vuoden aikajänteellä. Budjetointitapa koetaan kummallakin sektorilla vuorovaikutteiseksi Ilmenee keskustelemalla strategisista kehittämistarpeista ja resurssien jakamisen kautta

18 Budjetointi Tieteenalayksiköitä arvioidaan budjetin noudattamisen ja yksikön parin edellisten vuosien tulosten perusteella (5/13) budjetin noudattaminen ja tuloksellisuustavoitteiden saavuttamisen perusteella kuluvana vuonna (5/13) Ammattikorkeakoulujen koulutusyksiköitä arvioidaan yleensä budjetin noudattamisen ja OKM:n tuloksellisuusindikaattoreiden perusteella Ylijäämä budjetista siirtyy yleisimmin koko korkeakoulun tasolle Ei kannusta yksikköjä säästämään tai tehostamaan toimintaansa Alijäämän suhteen käytännöt vaihtelevat

19 Muita havaintoja Taloushallinnon voimavarat kasvussa Henkilöstökustannusten kohdistaminen sekä käyttämättömän tilakapasiteetin kustannusten käsittely haasteellista Kummallakin korkeakoulusektorilla on hyvin selkeä suunta laskentatoimen tietojärjestelmien kehittämiseen, byrokratian vähentämiseen ja yhtenäisempiin käytäntöihin (esim. yk-lisien vaihtelu rahoittajien kesken) Tarkoituksena saada järjestelmät luontevaksi osaksi työtä, ilman että se aiheuttaa niin sanottua turhaa hallinnointiin liittyvää työtä Liiallisen tiedon tuottamista pyritään tulevaisuudessa rajoittamaan. Tietoa voidaan tuottaa vaikka kuinka paljon, mutta oleellisen tiedon poimiminen rajallisessa ajassa luo omia haasteita ja tuo laskentatoimen kehittämiselle oman tavoitteensa.

20 Tilinpäätösraportointi: Toimintokohtaiset tuloslaskelmat Koulutus, tutkimus ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen tilikauden tuottojen ja kulujen valossa Missä määrin raportointi heijastelee todellisuutta? Suuret erot eri yliopistojen välillä Kuitenkin vuosittaiset muutokset suhteellisen pieniä Mitkä ovat keskeisimmät poikkeavuudet yliopistoissa? Kustannuslaskennan erot? Työajanseurannan prosessit ja järjestelmät? Projektilaskennan erot? Yhteisten kulujen kohdentaminen?

21 Laskentajärjestelmien kehittäminen Kustannuslaskenta ja talouden seuranta vaativat perusteellista uudistamista, jotta palvelisivat yliopistojen strategiaa paremmin Tehokkuus myös laskentakäytännöissä mihin tarpeeseen tietoa kerätään / tuotetaan? Tarkan tiedon kerääminen pitäisi pystyä tapahtumaan ilman hallinnollisen kuorman lisäämistä Rajallisissa olosuhteissa pyritään priorisoimaan tärkeimmät kustannuslaskentakohteet, ja jotta järjestelmä toimisi kunnolla, pitäisi henkilöstön olla kunnolla perillä kerättyjen tietojen käyttötarkoituksista Haasteena esim. yliopiston akateeminen johto ei välttämättä ymmärrä kustannuslaskentaa eikä sen merkittävyyttä

22 Laskentajärjestelmien kehittäminen Korkeakoulujen tulosohjauksessa tulee kiinnittää erityistä huomiota laskentatoimen rekisteröimien taloudellisten, numeeristen arvojen ja määreiden, sekä korkeakoulujen tavoitteiden väliseen dynamiikkaan Korkeakoulujen tavoitteiden määrällistäminen sekä työn tuloksellisuuden ja tehokkuuden osoittamisen problematiikan ymmärtäminen, sen kriittinen tarkastelu sekä konkreettisten soveltamisen reunaehtojen analyysi ovat tällöin avainasemassa