XDW-TIETOVARASTO TALOUSHALLINNON OSA-ALUEEN TOTEUTUS

Transkriptio

1 XDW-TIETOVARASTO TALOUSHALLINNON OSA-ALUEEN TOTEUTUS

2 SISÄLLYS 1 TALOUSHALLINNON OSA-ALUEPROJEKTIN TAVOITE RAPORTOINNIN PERUSTA HAMKISSA TESTIRAPORTTI, OPH KUSTANNUSTIETOJEN RAPORTOINTI Miksi valittiin testiraportiksi Opetushallituksen kustannustietotilasto Mitä tehty testiraporttivalinta aiheuttaa Hamkin sisällä Mitä toivomme tältä projektilta PROJEKTIIN KÄYTETTY AIKA Palaverit... 3 LÄHTEET... 3

3 1 TALOUSHALLINNON OSA-ALUEPROJEKTIN TAVOITE Projekti on osa opetusministeriön käynnistämää RAKETTI-hankekokonaisuutta (RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto) ja sen XDWosahanketta. XDW -osahanke puolestaan jakaantuu käsitemallin kehittämiseen ja ylläpitoon sekä tietovaraston rakentamiseen. Testiprojektin tarkoituksena on rakentaa taloushallinnon osa-alueen toteutus, joka on osa korkeakouluille tarkoitettua tietovarastoa. Testin tavoitteena on; - testata XDW -käsitemallia - tuottaa Hamkille ulkoisen ja sisäisen raportoinnin tarpeita tukevan tietovaraston ensimmäinen toteutus, jota voidaan myöhemmin laajentaa. - luoda määrittelyt, joita voidaan monistaa muille korkeakouluille Projektin tuloksena tuotetaan: - tietovarastokanta testin kohteena olevasta osa-alueesta - lataukset ja menetelmät, joilla tiedot perusjärjestelmistä siirretään tietovarastokantaan - rajattu joukko sisäisiä ja ulkoisia raportteja 2 RAPORTOINNIN PERUSTA HAMKISSA Hamkissa on käytössä Personec Wintime kirjanpito-ohjelma, jossa raportointi perustuu kohdenumeroihin (kustannuspaikkoihin). Kohdenumeron taustatiedoissa on mahdollista yhdistää kohdenumero kymmeneen eri lajitteluryhmään. Esimerkiksi Opetushallituksen kustannustilastoa varten on kerrottu kahdessa eri kentässä, mihin koulutusalaan kohde kuuluu sekä mille Opetushallituksen kustannustilastoriville kohde menee. Kohdetiedoista muodostuu siten 100 % kattava tieto tilastointia ja raportointia varten. Kuntayhtymän tulos saadaan raportoitua esim. toimipisteittäin tai koulutusohjelmittain. Laskujen käsittelijä ottaa kantaa vain yhteen numerosarjaan (max. 8 nroa) ja kohteen taustatiedot ohjaavat valinnan tiettyihin ryhmiin. Jokaisessa koulutusohjelmassa on sama pääryhmittely, jonka alla on kohdenumerot. Hamkissa olevien yli 20 koulutusohjelman lisäksi kiinteistöillä ja tukipalveluilla on omat ryhmittelynsä. Tästä johtuen kohdenumeroita on avattu vuodesta 2001 lähtien noin kappaletta, tällä hetkellä aktiivisia kohteita on noin kappaletta. 1

4 3 TESTIRAPORTTI, OPH KUSTANNUSTIETOJEN RAPORTOINTI 3.1 Miksi valittiin testiraportiksi Opetushallituksen kustannustietotilasto Opetushallituksen kustannustietotilasto tehdään vuosittain maalishuhtikuussa. Kustannusten keruuta varten kuntayhtymän vuoden tulos jaotellaan amk ami liikenneopetus osioihin. Jokaisesta osiosta selvitetään koulutuksen osuus koulutusaloittain sekä maksullisen palvelutoiminnan osuus. Haasteena on yhteisten kustannusten jakoperusteet esim. miten kiinteistöjen kustannukset jaetaan koulutusalojen kesken. Tällä hetkellä Opetushallitus toimittaa tilastointia varten excel -pohjan, johon tiedot kerätään ja syötetään sen jälkeen netin kautta Opetushallituksen tallennusjärjestelmään. Hamkissa kyseinen excel -pohja kopioidaan ammattikorkeakoulun puolella 8:lle eri koulutusalalle, ammatti-instituutin puolella 4:lle eri koulutusalalle. Näiden lisäksi on vielä lomakkeet muille kysytyille asioille. Hamk ilmoittaa Opetushallitukselle kustannustiedot 17 eri lomakkeella. Ennen tietojen lopullista syöttämistä pitää yhteiset kustannukset jakaa eri lomakkeille. Jakoperusteina voi olla opiskelijamäärä, opiskelijaraha, kiinteistön neliöt, toimipiste, arvio. Tilastotietojen keruu on nyt manuaalista erilaisten exceleiden pyörittämistä ja virhemahdollisuudet kasvavat. Tilastoa tekee Hamkissa pääsääntöisesti kolme taloushallinnon henkilöä pari viikkoa. 3.2 Mitä tehty testiraporttivalinta aiheuttaa Hamkin sisällä Hamkissa pitää käydä läpi kohdenumeroiden taustalla olevat Opetushallituksen tilastoon liittyvät ohjaustiedot, tämä koskee lähinnä yhteisiä jaettavia kustannuksia. Näistä pitää selvittää, voiko jotain kohdenumeroita kohdistaa suoraan tiettyyn koulutusalaan ja mitkä kohdenumerot jäävät jaettaviin kustannuksiin. Jaettavien kustannusten jakoperusteet pitää päättää, jaetaanko esim. amkin koulutusalojen kesken jne. Todennäköisesti joudumme avaamaan uusia jakoperustetunnisteita, joita tuleva tietovarasto käyttää hyväkseen. Pääasia on, että jokainen Hamkin kohdenumero on linkitetty johonkin Opetushallituksen tilastomääritykseen. Tämän lisäksi joudumme käymään läpi muutkin raportoinnin perustana olevat ohjaustiedot, ovatko ne kaikki tarpeelliset, tarvitaanko muutoksia jne. 2

5 3.3 Mitä toivomme tältä projektilta Toivomme, että tämän projektin lopuksi meillä on tietokanta, josta saataisiin seuraava Opetushallituksen kustannustilasto. Tilastonteko toivottavasti helpottuu, ei vie niin kauan aikaa kuin aikaisemmin, kaikki kuntayhtymän kustannukset tulee huomioitua ja että manuaaliset virheet vähenevät. Voimme käyttää enemmän aikaa oikeiden jakoperusteiden määrittämiseen. Sivutuotteena saamme toivottavasti muun talousraportoinnin joustavan perustan, johon voimme yhdistää muiden tietovarastohankkeiden tuottamat tiedot. 4 PROJEKTIIN KÄYTETTY AIKA 4.1 Palaverit Palavereita on ollut kesäkuusta lähtien viisi, joista neljä on keskittynyt taloushallinnon osa-alueen testauksen valmisteluihin. Hamkista palavereissa on ollut 4-6 henkilöä taloushallinnosta, tietotuotannosta sekä it - palveluista. Tähän mennessä eniten selvittelyä on ollut Hamkin laskentakäsitteiden ja XDW käsitteiden vastaavuuden määrittelyssä. alustava tapaaminen , jossa sovittiin testin tavoite, rajaukset, testattavan osa-alueen valinta (taloushallinto), projektiryhmän jäsenet , jossa käytiin läpi Hamkin laskentakäsitteiden ja XDW - käsitteiden vastaavuuksia sekä raporttiesimerkkien käytiin läpi laskentakäsitteitä käytiin läpi laskentakäsitteitä ja lähtötietojen poimintaa käytiin läpi laskentakäsitteiden vastaavuuksia, OPH - tilaston vaatimia jakosääntöjä sekä lähtötietojen poimintaa LÄHTEET Lähteet XDW tietovaraston projektisuunnitelma 3