SoleTM: työsuunnitelmat ja työajan kohdentaminen

Transkriptio

1 SoleTM: työsuunnitelmat ja työajan kohdentaminen TES-päivä ja Ketkä kohdentavat työaikaa? Työajan kohdentaminen koskee kaikkia Muutamia poikkeusryhmiä Tarkkuus ja menettelytavat eri henkilöstöryhmien ja rahoitusmuotojen välillä vaihtelevat SoleTM järjestelmään pääsyn edellytykset Voimassa oleva palvelussuhde Voimassa oleva käyttölupa HY:n verkkoon

2 Täydentävään rahoitukseen kohdistuva työ kohdennetaan tunnin tarkkuudella oikeille päiville Yliopiston rahoittama työ Työsuunnitelma lukuvuosittain (1600 h piiriin kuuluvat) Kohdennetaan työaika oikean kuukauden kohdalle (muut) Kaikki työaika täytyy kohdentaa, ei vain projektityö Projekteille kohdistuvan työn projektin johtaja vahvistaa Rahoittaja- tai yksikkökohtaiset eritysohjeet Käyttäjä ottaa kantaa projektiin ja tehtävään Järjestelmä tarjoaa kaikille omat projektit Kaikilla näkyy oma tulosyksikkö Tarvittaessa täydentävän rahoituksen projekteja Tehtävärakenne: OPM:n määrittelemät tulosalueet Rahoittajakohtaiset tai yksikkökohtaiset eritystarpeet

3 Roolit järjestelmässä: Projektivastaava näkee oman projektinsa tunnit Tulosyksikkövastaava näkee oman tulosyksikkönsä tunnit Tiimivastaava näkee oman ryhmänsä tunnit (työn alla) Hallinnossa tietoja käsitellään vain yksikkö- tai ammattiryhmätasolla Henkilötasoiset tiedot ovat projektien raportointia varten yksiköiden käytössä Ohjeistus antaa perusteet, käytännön soveltaminen jää usein käyttäjälle Ei liity UPJ:hin, kulunvalvontaan tai palkanmaksun perusteisiin, vain kustannuslaskentaan Tietoja ei saa käyttää työsuoritusten arviointiin tai työajan valvontaan Ei pikkutarkkaa kohdentamista vaan olennaisen erittelyä

4 Aikataulut Työsuunnitelmat Tehtynä ennen lukuvuoden alkua Vahvistettuna elokuun loppuun mennessä Työajan kohdennus Tehtynä seuraavan kuukauden 4. päivään mennessä Projektien tunnit vahvistettuna 7. päivään mennessä Edellinen kuukausi lukitaan 8. päivänä Siirto kirjanpitoon seuraavan kuukauden 10. päivä Tämän jälkeen korjaaminen vaatii paljon käsityötä HUOM! Alustavat päivät! kokonaistyöaikaa noudattavat Työsuunnitelma tehdään ajalle Miten 1600 h jakautuu syys- ja kevätlukukaudelle Miten 1600 h jakautuu tulosalueille Opetus, tutkimus, yvv ja hallinto Täydentävän rahoituksen toiminta Esimies vahvistaa työsuunnitelmat, jolloin järjestelmä tekee niitä toteutumia tasaisesti koko vuodelle Projekteille kohdistuva työ: kohdennus kuukausittain niille päiville, jolloin työ on tehty

5 Muu henkilökunta Projekteille kohdistuva työ: kohdennus kuukausittain niille päiville, jolloin työ on tehty Muu työ: kohdennus kuukausittain oikealle kalenterikuukaudelle Varsinainen työ projekteille tai tulosyksikölle Lomat yms. aina tulosyksikön alle Työaikojen vahvistaminen Täydentävän rahoituksen projektit: Projektin johtaja vahvistaa kuukausittain Samalla hän hyväksyy sen, että projektille kertyy palkkakustannuksia Perusrahoituksen projektit Vahvistaminen ei ole välttämätöntä Tiimikohtainen vahvistaminen tulossa pikapuolin UPJ-esimies/alainen tai muu tiimi

6 Korjaaminen Suljettuja kausia on mahdollista korjata erityisellä korjauslomakkeella Vastuukäyttäjät tekevät > loppukäyttäjä ei pääse itse tekemään korjauksia Korjatut tunnit näkyvät miinus-merkkisinä alkuperäisellä projektilla Korjaus näkyy kirjanpidossa korjauspäivän mukaan h henkilöstön työajan käsittely Suunnitelma toimintamenoihin kohdistuvasta työstä Opetus ja tutkimus 1400 h / h / kk Täyd.rahoituksen toiminta 200 h / h / kk Yhteensä 1600 h Työajan kohdentaminen, kk taso Tulosyksiköllä 116 h 64 % Projekti 1 20 h 11 % Projekti 2 45 h 25 % Yhteensä 181 h

7 Palkkakustannusten kertyminen SoleTM tuntikertymät Proj.1 50 % Proj 2 30 % Muu toim. 20 % Palkkajärjestelmä: kuukauden aikana maksettu palkka 4000 Ilmi: palkkakust. jako Proj Proj Muu Projektin henkilöstövoimavarasuunnittelu Sähköinen lomake toiminnanohjausjärjestelmässä Lomaketta voi täyttää laitos tai palvelukeskus Tavoite: yhdessä paikassa on tieto henkilöstön suunnitellusta työpanoksesta Näkökulmana voi olla laitos, projekti tai henkilö Lomakkeen tietojen perusteella projekti näkyy tai ei näy henkilöillä Solessa